行政管理制度及细则.docx

公司《行政管理制度及细则》2016版的已完成修订，有几项内容进行了调整，主要涉及：员工行为规范、作息与考勤管理、通讯资费管理、接待及费用管理、差旅费管理、办公设备管理及车辆交通补贴管理,现将调整后的内容公布，3月1日开始正式按照2016版《行政管理制度及细则》执行，请各部门负责人在此之前也将修订后的管理制度在本部门内传达到位.
第三章 员工行为规范（重新梳理后的内容如下)：
为规范员工行为，维护企业形象，培育良好的企业文化,特制定本规范。本规范适用于公司全体员工。
第十一条 遵守公德
公司员工必须遵纪守法、做维护社会公德的模范,公司绝对不允许违背公德、违反法律的现象存在。
第十二条 爱岗敬业
1、热爱自己的工作，勤奋努力，不断提高工作效率和工作质量。
2、尽职尽责:要求员工必须做到三负责，即对社会负责,对公司负责，对自己负责。全力以赴地完成工作任务和履行职能，对自己的失误承担责任。
3、服从领导：员工必须服从领导安排，与领导保持一致把工作做好，不与领导背道行事。
4、逐级上报：员工有事应向所属直接领导汇报，除直接领导有重大失误或特别情形下，不得越级汇报.
第十三条 团结协作
1、紧密团结，精诚合作，工作中相互协调，相互支持，建立起融洽的人际关系。
2、严以律己宽以待人，相互关心，相互尊敬，开展批评与自我批评。
3、不搞小团体、小帮派，倡导同事间密切和谐的关系.
4、不拨弄是非，无中生有，挑拨离间,说不利于团结的话.
5、保持积极的生活态度和工作态度，以积极包容的心态对待公司管理中的问题，主动提出改进性的建议和意见，以成熟的方法解决问题。
第十四条 遵守纪律
1、下级服从上级是公司管理的基本原则，员工应自觉服从领导的安排和工作调动，不得公开顶撞领导，不得无故拒绝、拖延、敷衍或擅自终止领导安排的工作。
2、遵守公司制定的作息时间，不迟到,不早退，上下班要打考勤卡。
3、公司员工必须严格遵守工作纪律,上班下班时间不擅离职守，不串岗及私自外出、不聊天、听音乐、嬉闹、大声喧哗.未经他人允许，不得翻阅他人文件、资料，动用他人物品。
4、工作时间要专心工作、精神振作、紧张有序，不用办公电话打私人电话、上班期间不在公司岗位接待亲友、不办理个人私事，不在禁烟区吸烟，不阅读与工作无关的杂志书刊和不做其他与工作无关的事.
第十五条 诚实自律
1、遵守职业道德,不贪污受贿，自觉抵制社会上的不正之风.
2、不得利用职务和工作之便向他人索取钱财和为个人亲友谋私利。
3、不得挪用公司财物,更不得利用职务之便将公司财务占为己有或转送他人。
4、对于其他有业务往来的公司和个人赠送给公司或个人的礼品、财物，必须上交到公司办公室、财务部。
第十六条 安全保密
1、要随时随地地注意防火安全，发现不安全隐患要及时报告处理。每个员工都要熟知防火设施的位置和使用方法.
2、注意公司现金和贵重物品、财物的安全存放，办公室无人时要随手关门。
3、严格执行公司的保密制度，严守公司秘密。公司一切未经公开披露的业务信息、财务资料、人事信息、招投标资料、合同文件、客户资料、设计方案、营销方案、管理文件、会议记录和内容等,均属公司秘密，员工有保守该秘密的义务。当不确定某些具体内容是否为公司秘密时,应由公司鉴定其实质.
第十七条 仪表大方
1、员工必须仪表端庄、整洁。
1)头发:职员头发要经常清洗，保持清洁,男职员不留长发。
2）指甲：应经常注意修剪指甲。
3）胡子:不留胡须，保持面部清洁。
4)口腔:保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。
5）女职员化妆应给人清洁健康的印象,不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水.
2、工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。其他按照公司岗位安排着工作装。
1）衬衫：无论什么颜色,衬衫的领子与袖口不得有污垢.
2）领带：外出前或要在众人面前出现时,应佩带领带，并注意与西装、衬衫的颜色相配。领戴不得肮脏、破损或歪斜松弛。
3)鞋子应保持清洁.
4）女员工要保持服装淡雅得体,不得过分华丽,不穿过于露的衣服,不带装饰品。
第十八条 言行文明
言谈举止要礼貌、文明。
1、站姿：会见客户或出席仪式站立场合，或在领导、上级面前，不得把手交叉抱在胸前.
2、坐姿：坐下后,应尽量端正,把双腿平行放好，不得傲慢地把腿向前或向后伸，或俯视前方.
3、公司内与同事相遇时应点头行礼表示致意，以职务称呼上司。
4、握手时用普通站姿,并目视对方的眼睛，脊背要挺直,不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。
5、出入房间的礼貌:进入房间,要先轻轻敲门，听到应答再进。进入后，回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候，不要中途插话，如必须要打断说话，也要看准机会，而且要说:“对不起，打断一下您们的谈话”.
6、递交文件：如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是笔、小刀、剪刀等，要把尖锐的一面对着自己，使对方容易接。
7、走通道、走廊时要放慢脚步.无论是在自己公司还是访问的公司，在通道和走廊里不能一边走，一边大声说话更不能唱歌或吹口哨等.遇到上司或顾客、客户要礼让，不得抢行。
第十九条 待人礼貌
1、在规定的接待时间内，不得缺席；有客来访，马上起身接待，并让坐，接待时要主动、热情、大方、微笑服务。
2、直接见面介绍的场合下，应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断，可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司关系上，可把本公司的人先介绍给别的公司的人。
3、一个人介绍给很多人时，应先介绍其中地位最高的人或酌情而定。
4、男女间的介绍,应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给女性.
5、名片应先递给龄长或上级，把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交，一边清楚的说出自己的名字.
6、接受对方的名片时,应双手去接，拿到手后，要马上看,准确记住对方姓名后，将名片收起。
第二十条 电话接听处理
1、办公人员和接待人员接听电话时必须礼貌用语，应有较强的随机应变能力.
2、重要电话接听应做好电话记录工作，将电话接听内容并及时传达、回复。
3、语言要求：规范礼貌、简洁耐心。
4、电话接听时要说：“您好+单位名称"；电话结束时要说：“再见”。
5、对方打错电话时，不要说：“打错了”就马上挂电话，而应礼貌的说:“我想你拨错号码了”.
6、接听电话要及时，一般电话响铃不得超过3声。
7、为防止电话长时间占线，接听电话一般不宜超过3分钟(特殊情况可以适当延长).
8、不允许用办公电话打私人电话,接听私人电话不得超过3分钟。
9、领导无暇接听电话或拒绝接听电话时，要灵活处理,可询问对方详细情况与来电事由以决定领导是否接听。
第二十一条 美化环境
1、养成讲卫生的美德,不随地吐痰、丢纸屑、果皮、烟头及杂物，不乱涂乱画，如在办公室区域发现纸屑、杂物等应随手拾起来。
2、创造优美的办公环境,不得损坏公司配置的各种器具、设施，不得随意乱堆乱挂各种物品，不得随便带人进入办公现场。
3、保持办公环境的肃静,不要在办公区域内大声暄哗、聊天或随意制作噪音，接打手机、电话尽量保持轻声轻语，不影响他人。
4、保持清洁卫生,及时清理办公用品。处理完毕的文件、资料应及时销毁或存档，不得堆积在办公现场.
5、办公用品实行定位管理，以利于提高工作效率.
第二十二条 爱惜财物
爱护公司财物,养成勤俭节约的良好习惯,提高成本意识。
1、不浪费水、电、纸等资源和办公易耗品。
2、按照相关要求使用办公用品和公司各种设备，下班后要关好设备再离开公司。
3、爱护公司财物，不随便损坏公司财务，不得随便损坏公司财务,不得随意挪用公司财物.
第四章 作息与考勤管理:
第二十四条 考勤规定（考勤、作息时间修改如下)
1、实行定时工作制，每天工作8小时，每周40小时，具体作息时间为:
1)日工作时间：8：30-17：30 其中 12:00—13:00午餐时间；
2)每月两周六上午为例会、培训、学习时间，计加班。
（单周:IT产业和监审、行政部，双周：自主产业和财务、总裁办）
7）外出、技服员工必须严格执行移动考勤制度，随时随地进行移动签到。
第六章 通讯工具及通讯费费管理办法
第三十八条 通讯费(额度及发放方式调整如下）
1、通讯费额度（在工资中体现）
工作岗位
报销额度
备注
副总裁以上岗位
300
特殊情况说明事由,可据实报销
业务部门经理
200
助理总裁
骨干业务员
150
业务副经理、产品经理、售前支持人员，管理类总助
后系统部门经理
100
职能管理部门主管、司机、骨干技术和技服人员
后系统特定岗位
60
采购商务、销售商务、出纳、一般技术和技服人员
2、因工作需要，事先由部门经理核定所属人员的报销额度,报主管总裁审批;
3、外派、长时间出差或施工的人员，漫游费经核定可额外报销；
4、手机报销费用必须与考勤及业绩挂勾发放。
第七章 接待及费用管理
第四十六条 接待费用（第5小点修改如下)
5、原则上，预计300元以内的餐费由部门经理批准，经办人事先垫付;一次性餐杂费300-1000元，事先必须经主管总裁先批后用；一次性接待超过1000元必须经财务主管总裁审批，一次性接待超过3000元必须经总裁审批。
第四十七条 接待原则(新增“接待原则"内容如下)
1、接待工作本着热情、礼貌、细致、勤俭、周到的原则。实行分级负责、对口招待。
2、杜绝非业务性接待，控制业务接待。可接待可不接待的，不接待；可参与可不参与接待人员，不参与；可发生可不发生费用，不发生；态度热情，费用从简。
3、根据公司制定的接待标准，严格分档次接待，按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度,对应接待，禁止越档次接待。
4、接待用餐时，严格控制陪同用餐人数。原则上陪同用餐人数不得超过3人,若陪同用餐人员多于3人时,应事先申请或得到批准后方可。
5、各兄弟单位、关联企业因公出差到公司，原则上用工作餐接待, 严禁相互宴请。
6、外协单位除合同标明、或事先申请并得到批准允许提供食宿及接风、送行外， 一律不安排免费食宿。即使得到批准允许的，也要严格按照公司接待管理规定开支，严禁大手大脚 ，无故浪费。
第八章 出差及差旅费的管理办法
第四十八条 出差的相关规定（第6小点修改如下）
6、外出参加会议或培训,不报市内出租车费，出差往返时间在22：00－7:00之间，可报交通费20元;
第四十九条 差旅费包干额度（标准调整如下）
工作岗位
费用名称
特区
含京广沪
省会
城市
外省
地市县
本省地市县
副总裁
所有费用额度
450
350
300
250
部门经理
(含总助）
住宿费
250
230
200
150
餐费
50
40
30
20
市内交通费
50
30
20
20
合计
350
300
250
190
业务、产品经理/高级技术人员
住宿费
220
200
180
120
餐费
50
40
30
20
市内交通费
30
30
20
20
合计
300
270
230
160
一般员工
住宿费
—
150
120
100
餐费
—
30
20
20
市内交通费
-
20
20
20
合计
—
200
160
140
备注:（新增了第5小点如下）
5、多人同时出差要求只能在一张出差单上同时报销，不允许分开报销.
第九章 办公设备、用品用具的采购及管理办法
第五十三条 员工补贴购机规定（第4、5小点修改如下）
4、补贴标准及额度：额度为部门经理2000元、骨干员工1500元；劳动合同期不满三年或尚待稳定的员工,具体视情况主管总裁核定；
5、补贴发放方式:笔记本电脑购机补贴按额度分两年每月发放，部门主管及中层以上的人员一次性发放,（提出一次购机申请后，使用满四年才可再次申请)；
第十一章 车辆、驾驶员及交通补贴管理办法
第六十二条 交通费（调整如下）
为了缓解用车紧张和缩短班车在途停靠时间，公司对不乘坐班车上下班的员工发放交通费200元/月。
第六十三条 车贴（标准调整如下）
根据工作需要，公司对总裁室成员、部门经理和业绩突出骨干员工核定相应的车贴，享受车贴人员必须开车上下班,不得乘坐公司交通车,无市内交通补贴。
1、审批流程:车贴申请—-部门经理--主管总裁批准（资格及标准）——行政部复核备案——造表发放；
2、补贴方式及标准:通过购置油卡方式补贴，补贴金额与出勤率挂钩。
类别
补贴对象
补贴金额
备注
1
总裁室成员
小于等于1200实报
报销常规保险
2
业务部门经理及业务总助
800
行业和仪器销售部
3
业务部门副经理及技术和管理总助
700
46级、地市营销、分销经理
4
技术和管理部门经理
600

5
骨干业务和售前支持人员、技术和管理部门副经理
500

6
经核定的非骨干销售人员
300

3、享受购车补贴员工，因违反交通法规导致驾驶证扣满12分或被暂扣、吊销而不能驾车的，取消发放购车补贴。
4、长途自驾，事先经核准并在行政部备案，可另报0.6元/公里汽油费补贴.