知识管理制度(V1.0).docx
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1、知识管理制度(V1.0) 文件编号:HR-TDKM01 版 本:V1.0 页 数:7页(含封面) 编制部门:培训部 生效日期:2011。12版本版本更新记录日期V1.02011/12制订人审核审批发布王超颜王刚许振杰培训部第一部分 目的与适用范围为了保证知识管理的正常运作,达到为公司在知识管理的过程中,形成知识的积累、知识的共享、知识的利用、知识的创新一个循环的知识管理状态,并逐步形成一个内部知识共享文化的环境,特制定本知识管理制度。具体目标是:1、 加强知识管理工作的规范化、制度化和科学化管理,防止知识流失;2、 通过将知识从内隐到外显的转化、沉淀与共享,提高企业的应变能力、决策能力和创新能
2、力;3、 能高效率地为公司股东、全体员工、合作伙伴和顾客提供实用性强的信息与知识;4、 使全体员工逐步建立起自我学习的意识与习惯,培养“知识分享 互相信任”的文化。本制度主要是针对知识管理中的知识的积累、共享、使用和创新,此要求适用于全体员工.制度术语说明KM: 知识管理KMS:知识管理专员JIT: 准时生产方式内隐知识:未经正式化的知识,包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等,是属于个人经验与直觉的知识,属难以形式化、无法被具体化的技能.外显知识:一切以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的知识。第二部分 知识管理分类与使用制度1、 知识的范围(1) 公司资料
3、如公司简介、制度、规范、流程、表格、相片、视频、宣传手册等资料;(2) 知识地图指每个岗位涉及到的所有相关知识内容,包括但不限于:岗位的基础行政工作、岗位工作职责、岗位工作内容、岗位工作流程、岗位相关支持知识、一些外部可参考资料;(3) 日常工作及项目涉及到的知识,如工作总结、方案设计、活动分享、项目总结、案例、会议记录、客观数据、分析结果、工作方式与习惯等;(4) 个人隐性知识,包括与工作相关的专业领域知识,个人兴趣爱好所获取的知识、经验和技能,其他有价值的知识等。本制度内容涉及到的知识文档包括以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的资料。2、 对于知识采集内容,KMS
4、有责任保证知识内容的准确性和严肃性。3、 每位员工应积极分享知识,尽快生成文档并发布到OA系统,以便知识得到最快速的传播与使用。4、 公司内部的文档交流,最好使用文档模块而不是EMAIL或RTX,这样可保证公司内部所有的文档都可在系统中找到,也可避免重复索取。5、 文档发布应按照文档发布规范进行(1) 文档的命名规则如下:方案文档:公司_内容_类型_版本(A公司_元旦销售项目_方案书_V1。0)项目文档:项目名称_项目阶段_文档名称_版本号 (知识管理项目_系统实施_上线计划_v1.0)日常工作类:文档名称(关于婴线会员店协议及相关流程合并的通知)部门文档:部门_文档名称_版本号(培训部_知识
5、管理制度_V1.0)(2) 工作文档必须注明版本或制作时间:所有的对外文档和需要共享给同事的工作文档,只要以后还有改版可能性的,都必须注明版本或时间。带附件的,也必须对附件标题注明版本(注意两者的版本必须一致)。(3) 格式为:DOC、TXT、JPG、GIF的文档直接发布,其他格式的文档如PPT 、PDF(PDF需转化成图片格式)以及有需要让使用者直接下载使用的表格、流程等则以附件形式上传。(4) 发布新版本文档:如果就相同主题发布不同版本的文档,每个版本的标题必须相同,唯一不同的是版本号.发布新版本文档时,也请对新版本文档与旧版本相比的修改作一说明,这样可更好方便大家工作。(5) 对于失去使
6、用价值、失去时效或重复的知识文档: 发布人及其所在部门的负责人确定是否需要删除,由发布人及时清理,并告知KMS。(6) 为了让使用者能通过关键字进行搜索,发布文档时可先填写关键字一栏的内容(路径:新建文档选择文件夹显示属性-关键字栏)。第三部分:知识管理发布与更新制度1、 公司资料发布与更新(1)目的a. 为新员工提供全面了解公司制度文化等信息的渠道;b. 让全体员工及时了解公司的发展与变化;c. 让员工知悉个人权利、责任和行政流程;d. 起到对外沟通、交流与宣传的作用,为公司和产品的传播提供最新资料。(2)流程1、职能部门人员如了解到上述资料最新变化则需及时更新,并通过邮件告知KMS。2、K
7、MS每个季度向各部门了解最新变化,并定期监控OA文档的变化情况,及时更新至知识地图。(3)负责人总部各职能部门知悉信息变化的人员、KMS(4)周期及时性与定期性结合,一方面知悉信息变化的人员需及时更新并告知,同时KMS会定期了解情况.2、 知识地图的发布与更新 (1)目的a. 新员工加入公司后可快速地了解本岗位的知识技能与流程规定,以便快速融入到岗位角色中来,提高工作效率;b. 有效避免员工离职或者工作交接造成组织大量知识资产流失,新人需要从头做起;c. 给予岗位的其他同事的一个借鉴,明晰各阶段对自身的要求以及发展的方向;d. 给予培训部门设计培训体系和课程的最新依据,根据岗位知识地图可了解员
8、工在各个发展阶段所需要具备的知识技能,最终达到JIT培训效果。(2)流程a. 发布文档流程每个岗位的知识地图内容包括公司简介、制度规范、工作职责与权限、业务流程、岗位知识以及管理知识等,KMS将按照知识地图以上分类和内容,向各部门搜集已在OA发布的文档或者需要新增的知识文档, 进行整合并以超链接的形式发布在“知识地图门户相应的岗位目录下。在此过程中,各部门相关工作流程的人员包括管理人员与实施团队应积极配合KMS的知识搜集工作,及时提供相关的知识信息与资料(例如已发布的文档OA地址、推荐可咨询的对象、对相关知识的解释说明等) 。对于需要新增的知识文档,负责制作的部门和人员请合理安排时间,尽快制作
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