某公司样机管理规定.doc

样机管理规定
归属体系：××有限公司经营管理手册-销售系统分册
文件编号：××—销—卖场005
撰写单位：××销售中心卖场部
版 本:第一版
生效日期：2004年4月1日
机密等级:□ 机密 ■ 一般
合计页数：13页 正文页数：8页
附件个数：4个
制度正文目录：
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页次
1、目的
1
2、范围
1
3、名词解释
1
4、职责
1
5、作业内容
2
6、注意事项
8
7、附件
8
总裁审批

管理研究室审核

撰写
人

制度名称:
样机管理规定
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××—销—卖场005
1.目的：卖场样机的数量、陈列方式、外观感觉、性能演示效果等对销售都起着不可忽视的作用，因此以各门店必须保证较高的出样率、良好的外观及演示效果，并加速样机的周转.为加强样机的管理,提升门店形象，避免因样机问题给公司带来的损失，维护公司利益,特制订本管理规定.
2.范围：
2。1适用范围:××总部销售中心卖场部；各分部采销中心
2.2发布范围：××总部各中心、各部门；各分部
3。名词解释（无）
4。职责：
4。1采购部门：
4。1。2采购部负责与厂家签订样机政策(在年度合同中),同时负责对相同政策厂家的归类和汇总，汇总表需转交销售部门。
4。1.3当新品上柜时,采购部门负责协调厂家按时送货，回收包装；样机淘汰时，协调再次提供包装。
4.1。4当机型淘汰或样机满陈列周期时,采购部门负责协调样机返厂或提供新样机。
4.1.5样机折扣处理前，采购部门负责协调厂家发“确认函”.
4。2销售部门
4.2。1分部市场部负责门店出样机型的确定:市场部须根据单品表、各门店相关品牌陈列面积（可出样数量）和区域商圈的消费特点，确定“出样通知单”并下达给卖场部.另当机型淘汰、更新或展位调整时，只要涉及出样机型的变化,市场部均须下达“出样通知单”（门店没有出样的决定权）。市场部负责制作样机销售“优惠单"（根据厂家政策）。
4。2。2市场部负责与采购部门的直接沟通，反馈和落实其它部门需厂家配合的各项内容。
4。3财务部
4。3。1财务部门应在现有“一元样机库”（或“零元样机库”)基础上，进一步细化管理。

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4。3。2门店财务负责严格按规定控制样机的打折出售，打折出售时必须有厂家“确认函”、分部或门店相关领导签字。
4。3。3门店财务负责按月组织样机盘点（含免费、折扣、无政策样机），及时发现并反馈问题。
4.3。4门店财务负责按月对样机打折处理情况进行统计,分部财务负责汇总，并对照样机政策计算相关损益。
5.作业内容
5。1出样管理流程
5。1.1由门店根据展柜的陈列面积，确定每一个品牌的可出样数量，并报分部卖场部。
分部卖场部汇总各门店的资料，将相关信息分七大品类制成表格分别提供给市场部各科主管。
5。1.2市场部各科主管参照每一品牌“单品表”及卖场部提供的资料,制作“出样通知单"（明确各门店、各品牌哪款机型出实机、哪款出价签)，其中重点主推机型要注明“突出陈列"，该“出样通知单"转交卖场部。
5。1。3卖场部将“出样通知单”及“单品表"整理后转各门店，严格监督并指导门店执行。
5。1。4当门店整改或展位调整涉及样机数量变化时，市场部各科主管须将新的“出样通知单"立即转卖场部,由卖场部指导和监督门店执行.
5.1。5如“单品表”出现新增或淘汰机型，市场部相关品类主管须以文件的形式下达门店并转卖场部监督实施。如需要更换出样型号，市场部同样须制作“出样通知单”，明确新的出样机型和对应的撤样机型。
5.1。6门店正常销售的商品在出现暂时缺货时,门店无权出售样机。
5.1.7卖场部须加强日常的巡店检查，组织门店建立样机管理档案（卡），严格监督各项管理规定的执行情况。
5。2商品的出样原则
5.2。1原则上公司配送中心有库存的商品都必须出样，部分体积较大的品类如:冰箱、洗衣机、热水器、彩电等，在门店陈列面积有限时,须严格按照市场部的“出样通知单”执行；系列产品不能全部出样的，须保证价签，宣传单页等齐全。

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5。2.2商品需要重复出样时,如同型号样机在一个柜台内陈列，应集中并尽量保证外观色彩上有所差异,每台样机都必须有一张价签，可以只出一张功能卡；如同一机型须在不同的柜台陈列,则每一个型号都必须保证有一张价签和一张功能卡（大件商品重复出样时,必须确保每一台样机都有一张价签和一张功能卡）。
5.2。3各门店接到的新品“出样通知单”后，原则上要求于样机送达门店的当天上柜，且要有明显的标识,厂家的各种宣传品须摆放到位。
5.2。4公司包销和主推的型号须“突出陈列"，要放置在展台最醒目的位置，各种宣传品、POP须齐备。
5。2.5门店接市场部“淘汰单品”的通知后,要迅速进行处理。厂家可回收样机的，应立即通知厂家返厂;有样机优惠处理政策的，应根据授权立即折价处理（不得低于授权的折扣率）.如7天内仍未售出,则应办理退库，同时通知市场部争取厂家更优惠的销售政策，然后由卖场部安排将其集中在一家门店,统一以折价促销的形式处理，以保证场地资源的高效利用。
5.2。6如无特殊情况,特价机不允许摆在最好的展示位置，也不允许通过POP刻意地突出。特价机的作用是吸引人气，并非公司的主卖商品,销售人员要有意识地引导顾客选择其它高利润的商品，实现销售的转化。
5。2.7门店陈列商品时，应有主推和常规之别，高、中、低档之分.原则上主推机型（包销机、新品、高利润商品）要放置在最佳陈列位置,具体为:高展架置于人眼平视位置（或接近），岛屿式展架放最上层，地台置于最靠近通道的位置；常规商品原则上应将高端品置于陈列架上方,低端品置于陈列架下方。
5。3样机的日常管理
5.3.1各门店须实行样机的“三级管理”,由门店经理总负责，七个商品主任负责所属品类样机的管理,营业员和促销员具体负责各品牌样机的管理.
5.3。2高端品（如等离子彩电）样机和无政策的样机(所有权归公司)必须由促销人员和各品类主任共同负责管理（两个责任人),样机必须有加封热塑膜等保护措施，一定要保证样机在展示期内完好无损.
5.3。3各门店必须实行“样机卡管理”。即门店首先细化管理责任,将样机按品牌划分给每一个营业员和促销员，并制作相应的样机卡：
5.3。3。1“随机样机卡"：内容应包括品牌、型号、机号（厂家的流水号）、出样日期和管理责任人。要求粘贴于样机的背后，且出样前必须粘贴好。
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5。3。3。2“分品牌样机管理卡”：为便于门店随时了解样机的出样、更新等情况，各门店须汇总制作“分品牌样机管理卡",该卡一式三联，责任人一联，各商品部主任一联,门店办公室一联，以便随时检查。.
5。3.4样机在展示期间,从外观到性能都应处于良好的状态,要保证陈列品与未开箱
产品从外观到性能的基本一致。
5。3.5遇布局或陈列调整时，必须做到轻拿轻放，严禁野蛮操作。出现人为因素造成的
磕碰、划伤、破损或功能故障,相关损失由直接责任人承担;找不出直接责任人,
损失由管理责任人承担,另门店经理须承担连带和领导责任.
5。3.6如样机本身出现功能故障,门店必须于24小时内通知厂家维修或更换，不得影
响正常的操作和演示。
5.3.7营业员在讲解和演示时,不仅应注意自身操作的规范，同时要引导顾客正确的使用，以免造成人为的损坏.
5。3.8样机管理责任人应同时负责展台的维护。营业时间内必须保证样机和展台的完整和清洁，样机摆放应整齐、有序。如展台出现破损、射灯和灯箱不亮等影响销售的问题时，门店应要求促销员立即通知厂家维修或更换。每天营业前，管理责任人要将卫生和相关整理工作做好,样机和展台上不得有浮土、水渍、污渍，营业中要将宣传品随时归整到位。
5。3.9样机管理责任人要负责营业期间样机的安全.每天结束营业前，责任人要在保安在场的情况下对样机进行清点,交接单须由双方签字；每天开始营业前，同样要清点数量,一旦发现问题要及时反馈.如营业期间出现样机和附件的丢失和损坏，责任人须照价赔偿。
5。3。10卖场部和门店经理要进行经常性的检查和监督，堵住管理中的各种漏洞，发现不负责任的违规行为，要坚决处罚。
5.3.11大件商品样机(彩电、冰箱、洗衣机、音响和影院等)的附件、说明书明确由厂家促销员保管(厂家不派促销员的由营业员负责保管)，外包装在厂家送样后由厂家拉回（自有样机外包装由分部统一保管)，最终出售时厂家须另提供外包装；小件商品的附件、包装留门店统一保存,由商品主任或门店经理组织集中管理。附件和包装的去向必须在“分品牌样机管理卡”中明确记录。

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5。4样机的更新:样机可分为代销商品样机和经销商品样机两大类,其中代销样机因不占用流动资金，故原则上只采取厂家调换的更新方式(包括机型更新），门店不再做打折处理(因此类样机数量很大)。代销样机的标准陈列周期为3个月，如在陈列周期内样机外观已较差,门店可要求促销员通知厂家更换，7日内厂家未予更换,则门店经理有权将样机退库（一并退残），并提新机器出样;经销商品样机对公司而言风险较大,为避免在样机更新时公司蒙受损失,各门店首先必须充分了解厂家的样机政策,并严格按照公司的管理规定执行。
5。4.1经销厂家的样机政策
5。4。1。1样机由厂家免费提供，且所有权已归我公司（如同赠送）；
5.4.1。2样机由厂家免费提供,但所有权仍归厂家（仅免费提供展示);
5。4。1。3样机为我公司采购，厂家按折扣价提供（优惠价购入）；
5。4.1.4样机为我公司按正常价采购，但样机处理后,厂家可按合同约定的折扣给予相应的补偿（后补折扣）；
5。4。1。5厂家无样机政策,样机均为公司按正常价购入，打折处理时厂家原则上也不予承担。
5.4.2样机更新办法
5.4。2。1免费提供展示样机的更新(第2类）
A、 此类样机更新的唯一标准是展示效果。如样机展示时间较长(不得短于标准陈列周期），因正常磨损（非人为损坏）与未开箱产品已有明显的差异，门店则可通知市场部联系厂家给予优惠销售政策或予以调换。
B、 如厂家给予了优惠销售政策,则市场部须将厂家“确认函”传门店，门店经理有权按高于厂家确认的折扣价5％的价格出售。为避免展台出现空位,相关部门须协调厂家及时将新的免费样机(同型号或更新的型号）送门店。
C、 如门店依据厂家“确认函"定价，7日内仍无法售出，则应立即通知市场部，争取更优惠的销售政策。
D、 厂家主动淘汰旧机型,采购部门应争取厂家在出新品样机的同时，将淘汰样机退回。
5.4.2。2赠送样机和有折扣样机的更新（第1、3、4类)：因厂家提供了特惠政策或打折空间，管理和操作得当会给公司带来一定的收益，所以，各部门须密切配合，从严要求。

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5。4.2。2.1采购部门应争取将明确的样机陈列周期和最大折扣率(仅指折扣样机）一并写入合同，为最终实现收益创造有利的条件。
5.4。2.2。2采购部门在签订合同时,应争取折扣样机与正常商品享受同等的补偿待遇,即:当商品降价时，厂家应同意根据降幅给予样机同比例的降价补偿.
5。4.2.2。3此几类样机在门店的最长陈列周期为20天，门店应采取轮换出样的方式以确保样机按正常商品出售（销售流程见附件),具体办法为：
5。4.2.2.3。1当门店此类样机陈列周期在10-20天之间、且实现了样机对应型号商品的销售时，门店有权通知配送将商品先送至门店。
5.4。2。2。3。2门店样机责任人先将配送送来的商品拆箱出样,再将原样机做彻底的清洁处理，后按厂家的封箱标准原样包装(配件一定要齐全)，经门店及配送确认已还原无异后，由配送送货。
5。4.2.2。3.3如商品有一定的帐面毛利，门店能够以不低于最低限价的零售价直接售出样机（可适当加大赠品力度）,则门店有权让利销售（须有门店经理签字)。
5。4。2。2。3。4样机售出后，相关样机管理责任人需在“样机管理卡”上注明已处理，处理的日期和金额。新机器出样前要粘贴“随机卡”,并按要求将新样机的相关信息记录于“分品牌样机管理卡”。
5.4。2。2。3.5如合同条款中含厂商共同确认的标准陈列周期，则不论样机流转的次数，当满标准陈列周期后,门店应立即通知市场部，由市场部通知采购部联系厂家按合同提供下一轮赠送样机、折扣样机或补收打折款。
5.4。2.2.3.6当机型淘汰时，市场部须将厂家“确认函"传门店,门店经理有权以高于厂家样机政策10%的价格出售（参考样机的出样时间，尽量按较高的价格出售）。也可由卖场部将上述样机集中，安排一家门店统一以折扣促销的方式处理。
5。4.2.2。3.7后补折扣样机（第4类）处理前，门店须根据厂家“确认函"先办理折扣价入库。
5。4.2。3无政策样机的更新（第5类)
5.4。2.3。1此类样机的最长陈列周期为20天，门店必须在20天内按正品售出或轮换出样.
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5。4。2.3。2如20天内实现同型号销售,各门店可采取与折扣样机相同的方式轮换出样。
5.4。2。3.3如20天内未实现销售,门店须先从配送提一台新机器出样,并将原样机重新包装、返大库，配送须保证日后实现销售时，首先将还原样机出货。
5.4.2.3。4高端商品（等离子、背投、大容积冰箱、大容积滚筒洗衣机）的陈列周期可放宽到50天。
5。4。2。3。5此类样机原则上不得低于供价出售，特殊情况须经销售总监签字确认（5%以内的让利）.
5。4.2。3.6低于供货价格销售此类样机后,门店须书面将原因和结果通知市场部，由市场部协调采购部以争取厂家特例的政策支持。分部卖场管理部每月应根据规定的样机更新周期，核定每个门店各类样机的理论应更新数量,统计实际更新数量，计划完成率。门店应统计每一品牌的样机更新率。样机更新关系到公司的直接利益，各分部必须加强管理，通过下达任务、加大促销费和促销赠品力度(争取厂家提供），鼓励此类样机的销售。
5。5经销样机的分类管理
5。5。1所有经销厂家的免费样机一律不入配送中心库，由采购部门要求厂家直接送门店样机库，包装由厂家收回。
5。5.2折扣样机和无政策样机凭市场部的“出样通知单”由大库送门店，此类样机门店须自建台帐。
5。5.3门店处理样机时，财务应根据样机性质的不同，进行以下财务处理:
5.5.3.1厂家免费赠送的样机:因所有权已归我公司，原则上如厂家不能提供新的赠送样机(含机型更新），不允许折价处理,只能采取轮换出样。
5。5。3。2免费展示的样机：因样机所有权归厂家,门店无权折价销售，处理样机时必须有厂家“确认函”(一般指机型淘汰时)和门店经理签字,销售让利符合授权。样机售出后，须先办理“一元样机"退库，再按市场部“优惠单”的折扣价办理入库，最后按售出价办理出库。
5。5。3。3折扣价提供、后补折扣的样机，只能轮换出样（库存不发生变化），门店无权直接销售样机.当机型淘汰时，必须有厂家“确认函"和门店经理签字（定价符合授权),方能销售。
5.5。3.4无政策样机也只能轮换出样,打折销售时必须有采销总监符合授权的签字确认。
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样机管理规定
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5。6奖惩办法
5。6.1凡违反本流程规定，给公司造成损失的，除照价赔偿外，给予口头指导以上的行
政处分。
5。6.2凡样机管理执行及时,在销售样机的过程中能将折扣样机按较高的零售价出售，公司将奖励相关销售人员。提奖方案由各分部总经理上报经总部销售中心审批后执行。
6注意事项（无)
7。附件
7.1《样机管理流程图》
7。2《门店分品牌样机管理卡》
7。3《随机样机卡》
7.4《样机管理月报》

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附件7。1：
样机管理流程图
分部采购部
分部门店
分部卖场部
分部市场部
与厂家洽谈样机政策，联系出样事宜。

提供展台实际可出样数

对出样数进行整理，分品类提供给市场部各科主管

根据单品表及展台可出样数，制作“出样通知单”

门店执行

将“出样通知单”及“单品表”整理后转至各门店

单品表出现淘汰机型

否

是

提前3天通知卖场部，并将“确认函”传门店

门店根据“确认函”出价无法处理时，及时反馈市场部

市场部通知采购部与厂家再次协调；

与厂家再次协调；催促厂家提供“确认函”

门店执行

附件7.2：
门店分品牌样机管理卡
品类:

样机责任人:

机型
机号（厂家编号）
出样日期
标准展示周期
应折价处理日期
售出价格
售出日期
备注

制表时间:

注：应于出样日填写此表，前六项内容必须在出样之前填齐。

附件7.3：
随机样机卡
品牌

型号

机号

出样日期

预计更换日期

出样门店

管理负责人

附件7。4:
200年月样机情况月报
品类：

品牌
种类
数量
价值
样机性质
备注

情况汇总：

填表人:

填表时间：

填报说明：

1、品类:按经销样机品类划分,分为彩电、冰箱、洗衣机、电脑、数码等。
2、种类：以各品类经营品种划分,如彩电可分为17寸、21寸、25寸、29寸、34寸、背投、等离子；冰箱可分为冰箱、冰柜、帝奥斯等；洗衣机分为半自动、全自动、滚筒,以此类推。
3、价值：按样机入库价计算。
4、样机性质:根据样机政策分为免费样机、折扣样机(折扣率）、全价样机。
5、情况汇总:填写该品类分种类样机数量合计数量、该品类分样机性质数量合计及该品类样机总价值。
6、各品牌做小计，各品类做合计.
7、此表每月10日以邮件形式上报总部卖场部.