物业公司财务管理办法.doc

物业财务管理办法
为加强和规范物业公司财务管理,及时、准确、完整地记载、反映公司财务状况，提供真实、可靠的财务数据,结合物业财务特点和房产公司的要求，特制定本办法。
本规定依据《中华人民共和国会计法》、《物业企业财务会计制度》和《物业服务定价成本监审办法（试行)》等有关法规、制度制定。
第一章 收入管理
一、收入内容：
根据物业相关法律、法规的规定，结合本公司实际情况，收入包括个小区物业费、水电费、取暖费及其他。
二、收入管理：
1、各小区必须设定专门收费人员，财务部门每月应及时作好各小区收费监督工作，与各小区同步建立以管理区域为单位的收费档案，及时了解掌握各物业区域收费动态情况.
2、收费金额必须按照公司制定的收费标准执行，不得擅自减免，如需减免必须由物业部长请示上级主管领导并取得审批后才能执行.收费员必须作好收费登记,逐笔登记客户房号、缴纳费用所属月份、金额、出具发票编号；每日下班前,将收到款项与收费记录进行核对，如有不符，查明原因,及时调整。
3、各小区收费员收取的现金管理权归属公司财务部,各小区收费员只负责收费工作安排和催缴，无权支配收取的现金。各物业区域每日收取的现金，应于当日及时存入指定银行账户，不得坐支.如有特殊情况无法存银行,及时与财务人员沟通解决。各小区收费员应按财务部的要求，认真做好费用收取的核算工作,坚持收支两条线的原则,如有业务用途必须走财务手续流程，借备用金，业务完成后及时核销。违规者给予罚款处分或辞退.
4、对于房地产的拨款,应专款专用，不得擅自挪用。由于物业公司财务人员同时兼职地产公司项目部财务的特殊性,要求财务人员必须将双方经济业务分开核算，不得窜用资金。
第二章 成本管理
一、成本管理内容:
成本管理包括：物业公司的职工工资、公共照明水电费、日常物料消耗、小区公共维修费、垃圾清运费及间接费等费用.
二、成本管理：
1、工资管理:
工资发放执行地产公司薪金管理办法，物业人员次月20日前向地产公司行政部报本月考勤表，地产公司财务人员按照行政部提供的考勤做工资表,审批后于25日发放工资。各区域考勤设专人管理,必须逐级把关最后经物业部长签字确认才能生效。
2、水电费管理：
水电费设置专人负责与电力公司人员配合抄表、核算.公司自行承担的公共照明、办公室用电等费用经区域物业经理和物业部长审核，公司领导批准签字后按照取得发票金额支付.
3、维修费管理:
小区维修费用1000元以内的，经物业部长审批后支付；维修费用1000-5000元的由物业部长提出资金申请，地产公司主管副总审批;维修费用5000元以上的，需签订正式合同,上报地产公司工程部,按地产公司工程审批手续执行。所有费用的支付必须提供有工程技术人员和区域经理现场签字的完工证明,入户维修的还要有业主签字。
4、物料消耗管理:
物料消耗分为保洁用料及维修用料，每月由区域经理（技术人员）做备料计划，物业部长汇总，按性质分报主管副总审批后方可购买.由经办人填制费用报销单,物业部长和主管副总签字方可报销。各区域要分别建立物品进料发放三级帐，设专人管理，收入有计划，支出有批准，日清月结做到帐物相符。
5、垃圾清运费管理:
每年通过招投标选定合适的垃圾清运公司，由物业签订正式合同，报地产公司主管领导审批后，按照合同约定的业务内容及付款方式支付.
6、年度及季度成本计划：
对于成本的管理，每年年末参照本年度及历年成本发生标准提出下一年度维修费及物料消耗等费用总计划，报由主管副总审批。每季度末应提下一季度各项费用计划，报由主管副总审批。计划内发生的成本费用由物业经理审批物业工作人员严格按照计划执行。超出计划范围的，由物业经理说明情况,上报公司主管副总审批。
第三章 费用管理
一、费用管理内容：
费用管理内容包括：管理人员工资、福利费、办公费、差旅费、车辆费、折旧费、招待费等费用。
二、费用管理：
1、办公用品设定专人管理，统计每季度所需办公用品，编制办公用品计划有物业部长审批后方可购买。报销时除经办人签字，外还要凭购买计划方可报销.办公用品要建立收发台账,支领必须签字。
2、车辆费及差旅费报销，往来丰润宽城两地,宽城峪耳崖两地车辆费经办人员需在报销单上注明往来日期、地点、任务及同行人数，加油费、过桥票等还要在发票上注明公里数。中午不能回公司用餐尽量在项目部食堂解决,解决不了在外用餐每人20元标准。加班用餐也可参照执行。用私家车须经主管副总批准,并到行政部记录公里数后，按实际耗油量凭票报销。
3、业务招待费报销,200元以内物业部长审批，200-1000元主管副总审批，1000以上地产公司总经理审批,报销时要注明发生日期事由。
认真贯彻归口管理的原则,所有成本费用由工程主管副总全面负责。并且以物业公司所报支出预算或计划为依据，按月汇总、对比，对于超出部分应说明情况,阐明超支原因。
第四章 原始票据管理：
一、使用收据管理：
各小区收费员使用的收据由物业公司财务统一提供，每次收费开出的收据一式三份,一份存根联，一份交给业主,一份由财务记账。一本收据用完后，将存根联上交财务，再领取新收据，每一本收据存根联不得断号，如有作废收据，将客户联及记账联都粘在存根联后，打上作废标记,更换收据时统一上交财务.收据存根保存三年到期销毁登记造册，经地产公司总经理批准后执行.
二、取得票据管理：
财务人员应在原始票据审核方面严格把关,用于报销的原始票据应符合国家相关法律法规的规定，除特殊情况外必须是发票，单据项目必须填写齐全,特别是本公司全称、费用项及开票单位全程等信息必须准确无误。票据应整洁，无涂抹修改。对于不符合上述规定的票据，财务人员一律不予核销。财务人员在取得发票时必须检查发票的真实性，未能查出真伪的发票不予核销。
第五章 固定资产管理:
物业公司购买办公用固定资产、小区公共设施，需要由物业公司提出申请,权限范围内的经主管领导审批，超权限的报地产公司总经理审批，行政部登记备案。购置后的固定资产要及时入帐，做好固定资产统计台帐，并注明使用人或保管人，如有丢失，要查明原因，承担赔偿。每年10月份盘点核实与财务对帐，保证账实相符。各小区固定资产如需要报废,填写固定资产报废单，由管理人员和物业部长确认后,报地产公司主管副总审核同意后方可处理，不得擅自变卖。处理收入必须入账。
本办法自2013年7月1日起施行。
房地产开发有限公司
二零一三年七月一日
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