行政办公人员管理制度.doc
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1、行政办公人员管理制度制度名称行政办公人员管理制度受控状态编 号第1章 总则 第1条 目的 员工的言行是公司企业文化形象的具体表现,为规范员工办公室言行,建立良好的办公秩序,树立良好企业形象,特制定此制度.第2条 适用范围本制度适用于公司全体行政办公管理人员。第2章 行政人事日常工作安排第3条 整理、分类、存档工作包括各种会议记录、周(月)工作总结等文件的收集、整理和上报;各类文件的整理、分类、存档工作;杂志、信函的整理、报送工作;公司杂志、报刊等书籍的管理工作。第4条 招聘培训在公司需要招聘时做好信息发布工作,对来面试人员根据公司的相应流程进行接待和安排。同时对于公司的常规培训做事先安排,包括
2、人员通知、场地时间安排及材料准备等。第5条 其他日常工作包括公司员工每日中午的订餐和定期订水工作;办公用品的整理、发放、登记和购买申请登记;协助采购部做好产品的配送;接听电话,接待客人;每天认真完成责任区域的卫生工作,并做好其他区域的检查工作;公司定期活动的策划、安排;重要节日时公司环境的装饰安排。第3章 行政办公管理人员日常工作要求 第6条 电话使用及接待礼仪 1。电话接线员和公司员工的电话行为应符合规范,语言要求亲切、简练、礼貌、和气,要具有“自己就代表公司”的强烈意识。 2.应在电话铃声响起后三声之内接听电话;接听总机应使用“您好!”,接听分机应使用“您好!部”等规范用语。 3.接听电话
3、时声音清晰,语气亲切,音量、语速适中。 4.通话结束时应与客人道别,并让对方先挂机。 5.原则上禁止在公司打私人电话,如确有需要,每次不宜超过2分钟。6。电话铃声响起后,如当事人不在,其他员工有义务代为接听、做好记录,并及时转告当事人。7。遇客来访,前台文员应将访客带入会客区稍等,并马上通知被访者,原则上外来人员未经带领,禁入办公区域。 8。如遇被访者不在,应详细问清来访事由,以转告被访者或另约时间。9。如需来访者较长时间等候,接待人员应主动向客人致歉,并提供公司宣传资料、报刊供客人阅读。第7条 卫生保洁及花木养护 1。车间及办公室的卫生由相应人员负责,具体时间为下班前后。 2。打扫工作台、接
4、待桌及办公桌时,先用沾有洗洁精的抹布擦拭,再用干净的湿抹布和干抹布分别轻轻擦拭干净,电脑、打印机另用干净抹布擦拭干净,认真清理纸篓内的一切废弃物,更换垃圾袋。 3。前台人员应对公司所有的花木进行养护,定期浇水,修剪黄叶。 4.打扫时要用先用湿墩布清洁地面后,再用较干的墩布擦干。 5。每次打扫完卫生后,应将抹布、墩布清洗干净、晾晒,保持干燥无异味。 6。员工应保持办公场所及其周围环境的整洁,维护正常的气氛。如需外出工作,亦须维护工作对象场所的整洁。7。员工必须于每天下班前将自己的工作区域收拾干净,将各类文件和文具用品安放整齐,处理完毕的文件及时归档。锁好抽屉方可离开.第8条 报刊、邮件、函电的收
5、发 1.报刊、邮件、函电由前台文员负责统一签收、发放。邮件不论公私,都应随到随清,及时分发,不得丢失、损坏.2.前台收到邮局送来的报刊后,应在半小时内将报刊发送到订阅人手中,不得拖延。3。公司各部门需外发的邮件应提前送交前台文员,由前台文员统一寄发。(续表) 第9条 上网1.如工作需要,在正常上班时间可以上网查阅各种资讯。2。非工作需要,不得在正常上班时间上网浏览和进行网上聊天。 第10条 仪容仪表 1。员工在工作时间应衣着整齐,保持整洁的仪容、仪表。 2.着装要求服装整洁、端庄、大方。办公区域内禁止女士穿着过分暴露的服装。 3。员工应保持头发、手指清洁,男女员工均不得梳理怪异或过于新潮的发型
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