票据传递管理办法-定稿10.31.doc

礼泉海螺水泥有限责任公司票据传递管理办法第一章 总则 第一条 目 的为防范票据过期和遗失风险，规范票据传递流程，明确票据传递过程中相关部门和人员的责任，杜绝出现因工作人员责任心不强给公司造成的税收和资金损失,根据中华人民共和国发票管理办法、增值税专用发票使用规定、中华人民共和国票据法等国家法律法规，并结合公司有关规定，特制定本管理办法。第二条 适用范围 本办法适用于礼泉海螺水泥有限责任公司。第三条 释 义本办法所称票据是指发票和商业汇票，中华人民共和国票据法中所指的银行汇票、银行本票、支票等其他票据同样参照本办法执行。发票是指在购销商品、提供或者接受劳务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证.它是会计核算的原始凭证，也是财政、税收、审计等部门进行财务税收检查的重要依据。公司所涉及发票主要有增值税专用发票、增值税普通发票、公路与内河货物运输业统一发票、铁路运费发票、海关进口增值税（关税)专用缴款书、装卸劳务和建安工程专用发票等.商业汇票是出票人签发的，委托付款人在指定日期无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据。包括银行承兑汇票和商业承兑汇票。第二章 票据传递管理第四条 各类合同执行人或业务经办人（以下简称经办人）系取得、传递票据的第一责任人，合同签订部门或业务经办部门负责人系取得、传递票据的主要负责人.以上人员应认真履行合同，及时取得、登记、传递票据，并办理结算手续。第五条 对于涉及经济业务往来的票据,无论是公司与外部单位之间的票据交接，还是公司内部部门之间或部门内部人员之间进行票据交接，均须履行书面交接程序,交接双方应签字确认，并注明签收日期、票据种类、票据号码、开票日期、开票单位和票据金额等必备要素。第六条 为确保票据传递的安全性和及时性，原则上公司票据传递不得以挂号信、平信等普通方式邮寄.各公司之间采取邮政快递方式传递的票据，邮寄人应及时跟踪快件传递过程，并通过电话、传真或邮件等形式做好与收件人的收妥确认工作。邮寄人在寄送票据的同时应将票据交接明细清单一并放入快递信封内,并在快递邮件详情单的内件品名处注明邮件内容。收件人应仔细核对,确认票据与清单无误后，于当日将签字后的清单传真给邮寄人.对于具备条件的公司，可考虑安排两人共同邮寄和拆封快件，确保票据传递过程的安全。外部单位以邮寄方式传递票据，公司负责邮件处理的办公室工作人员必须在1个工作日内登记台账，并通知相关人员签收邮件.如收件人出差、休假或因工作调动不在公司，办公室应通知业务部门负责人授权安排其他人员签收邮件，以免造成票据过期.各公司对外邮寄票据，邮寄人应跟踪快件传递过程。如果邮寄人自行通过邮局邮寄，交寄时即应取得邮局签收回执。如果是通过公司办公室统一邮寄，邮寄人应与办公室经办人做好登记交接，办公室经办人应取得邮局签收回执，并及时将回执反馈至邮寄人.第三章 票据传递流程第七条 发票传递流程1、取得供应商提供发票的传递流程业务部门在签订合同时，应在合同条款中约定货物发票开具和传递的具体时间，以便公司凭有效发票及时抵扣进项税金。经办人收到供应商提供的发票，应对发票要素进行初审,并在5个工作日内办理审批手续。财务部门审核签收发票，在5个工作日内办理进项发票的认证、抵扣手续，并进行账务处理财务部门发现因发票要素错误等原因导致进项税不能认证抵扣，应将发票及时退回经办人，由其联系发票提供单位重新开具正确发票.如果需要到税务机关办理增值税专用发票红字通知单,业务部门应积极协助财务部门办理相关手续.2、向销售客户开具发票的传递流程销售部门审核、确认开具发票的客户名称、金额及类型销售开票岗位复核并在3个工作日内开具、传递发票财务部门在3个工作日内审核、盖章、传递、入账销售部门在5个工作日内将发票交给客户。第八条 商业汇票传递流程1、取得商业汇票的传递流程经办人对商业汇票进行初审,并及时交给财务部门,财务部门在3个工作日内审核、签收并交银行代保管。如果财务部门发现商业汇票票面存在重大瑕疵，应及时退回销售部门，并暂停对该客户发货，由其联系销售客户重新更换商业汇票，并按照公司银行承兑汇票传递及后续问题处理的补充规定要求，完善各项手续后再给予发货.2、支付商业汇票的传递流程经办人审核、确认支付汇票的金额及类型等财务部门将背书后的商业汇票交接给经办人,并办理交接签收手续，同时留存商业汇票完整复印件备查经办人在3个工作日内负责转交供应商，并取得供应商的签收手续。3、已经背书但被供应商退回的商业汇票处理流程供应商由于商业汇票到期未收到货款或其他原因要求退回，业务经办部门应分析原因，如果确系公司背书的票据存有瑕疵所致，各公司应按照股份公司下发的银行承兑汇票传递及后续问题处理的补充规定要求出具相关证明。在出具证明后出票银行仍然拒付，业务经办部门可以收回该票据，经财务部门审核后转交销售部门，由其联系客户予以更换。同时，财务部门根据业务经办部门提供的书面换票函件为供应商更换。第四章 注意事项第九条 发票收取、传递过程中注意事项1、由于进口货物增值税专用缴款书、国内增值税专用发票、公路内河运输业发票、铁路运费发票等是可用于抵扣进项税金，抵扣期限是自开具之日起90天内有效，逾期将不能抵扣进项税，并导致公司税收损失。因此相关业务部门应加快进口货物增值税专用缴款书、国内增值税发票以及公路内河运输业发票、铁路运费发票的传递速度，交接给财务部门的最迟日期原则上应不迟于发票开具日期起60天。2、遇特殊情况，业务部门交付财务部门的发票自开票之日起已超过了60天，但尚未达到90天，财务部门应积极与税务部门联系并办理发票认证手续.如果发票认证通过，财务部门可以收取该发票.否则应将发票及时退回业务部门经办人,同时业务部门经办人应及时与供应商取得联系，并协商重新开具发票，避免因退回供应商不及时导致发票过期或遗失造成税收损失。3、如果各公司内部会签或审批手续不全,而发票又临近抵扣期限，可由业务部门书面说明情况及完成期限，由财务部门审核经济业务的真实可靠性，经各公司领导审批同意后，财务部门视情况可将发票先进行认证抵扣，但业务部门应在发票抵扣后5个工作日内补齐相关入账手续,逾期未完善手续的对经办人纳入考核。4、经办人发生岗位变动,应将发票交接登记簿及办结进度纳入岗位工作交接书内容，尤其对未办结事项应予以明示，并由部门负责人签字确认。第十条 商业汇票收取、传递过程中注意事项1、经办人取得商业汇票应对票面情况进行审核，重点审核各单位之间背书关系是否真实、连续，背书过程各印鉴章是否清晰等，对存在瑕疵的银票应取得相关单位证明,并经银行确认后方可收取.2、经办人应在收到商业汇票的5个工作日交给财务部门，驻外市场部收取的商业汇票每旬送交财务,但原则上最迟日期不得超过汇票到期前10天送回。如遇特殊情况，经公司主要领导审批后，在不影响货款回笼的前提下，财务部门可以收取。3、财务部门应在商业汇票到期前10天向银行办理托收,并跟踪货款回笼进度.银行以背书过程印鉴章不清等理由拒付的，业务部门应配合财务部门补充相关证明。4、商业汇票保管人发生岗位变动，应将商业汇票原件及交接的登记簿纳入岗位工作交接书内容,尤其对未办结事项应予以明示,并由部门负责人签字确认.第五章 经济责任第十一条 发票管理1、由于发票传递滞后或者因发票遗失导致进项税金不能抵扣，所产生的损失事后又无法弥补的，各公司不得隐瞒事实、擅自处理,否则股份公司将予以严肃处理，情节严重的将加倍处罚。各公司应认真调查损失产生的原因，明确相关人员应承担的赔偿责任，并向股份公司书面汇报。2、由于业务部门移交财务部门滞后导致发票过期不能抵扣给公司造成的损失，由业务部门相关责任人承担赔偿责任。若发票规定的传递时间内已经交接给财务部门，因财务人员工作失职导致发票过期不能抵扣给公司造成的损失,由财务部门相关责任人承担赔偿责任。3、通过邮寄方式传递的发票，出现发票遗失或过期的情况，应结合过程中的实际情况，界定赔偿责任。4、各公司如果出现发票遗失，经办人应及时告知财务部门，由财务部门书面报告主管税务机关，协调通过采取补救措施以减少公司损失。发生的相关费用和损失，由相关责任人承担.5、由于业务部门发票催办不及时，导致货款支付后发票未能及时取得或无法取得，造成进项税不能及时抵扣或往来账长期挂账不能清理，应纳入业务部门经办人和负责人的月度工资考核，产生的利息损失和税金损失由相关责任人承担。第十二条 商业汇票管理1、由于业务部门移交财务部门滞后导致商业汇票过期，由此产生的费用和损失由业务部门责任人承担.若商业汇票在有效时限内已经交给财务部门，因财务人员工作失职导致过期而无法收回货款，由财务部门责任人承担赔偿责任。2、通过邮寄方式传递的商业汇票，出现商业汇票遗失或过期的情况,应结合过程中的实际情况，界定赔偿责任。3、如果发生商业汇票丢失或被盗,经办人应及时告知财务部门,不得隐瞒事实真相,以免延误补救的最佳时机.财务部门需积极配合并通知银行先进行口头挂失,之后需根据相关规定程序办理正式挂失手续。发生的相关费用或损失，由责任人承担。4、因销售部门收取、传递商业汇票滞后，造成公司货款回笼不及时，纳入销售部门经办人和负责人月度工资考核,产生的利息损失由相关责任人承担.第六章 附则第十三条 本办法授权财务处负责解释;第十四条 本办法于二九年十二月二十五日发布并实施。附件：1、国函1993174号-中华人民共和国发票管理办法2、国税发1993157号-国家税务总局关于贯彻实施中华人民共和国发票管理办法实施细则的通知3、国税发2006156号国家税务总局关于修订增值税专用发票使用规定的通知4、国税发200718号-国家税务总局关于修订增值税专用发票使用规定的补充通知5、中华人民共和国主席令第22号-中华人民共和国票据法6、海股财字200710号银行承兑汇票传递及后续问题处理的补充规定二九年十二月二十五日8