行政部日常管理制度.doc

行政部日常管理制度目录第一章 印章管理第一条 印章保管第二条 印章使用第二章 文件收发归档、文印管理第三条 文件收发规定第四条 文印管理规定第五条 文件归档管理第三章 办公用品管理第六条 办公用品购置第七条 办公用品发放和使用第八条 话费、油料使用规定（待定）第四章 会议管理第九条 公司办公会议例会制度第十条 部门联席周例会制度第十一条 部门会议制度第十二条 公司工作述职会议制度第十三条 其他会议管理第十四条 会议纪律第十五条 会前准备和会后工作第五章 固定资产管理第十六条 固定资产的定义第十七条 固定资产管理体制第十八条 固定资产增加的管理第十九条 固定资产验收登记第二十条 固定资产使用的管理第二十一条 固定资产减少的管理第二十二条 部门管理职责第二十三条 固定资产移交第二十四条 定期进行固定资产清查第二十五条 普通资产的购置使用管理第六章 日常行为规范第二十六条 仪容仪表第二十七条 沟通第二十八条 来访来客接待第二十九条 电话接听第三十条 日常行为第七章 卫生管理第八章 车辆管理第九章 后勤管理第一章 印章管理第一条 印章保管1。1 公章、领导人名章应有专人负责保管，专业印章由各部门指定专人负责保管;财务专用章和主管领导私章必须分开由专人保管.1.2 印章要放在保险、安全的地方，放置印章的柜子钥匙不得乱放。1。3 印章保管人外出时，由领导批准后交给指定人代为保管。1。4 如印章遗失，立即报告领导和上级机关，及时到当地公安部门登记，并声明作废,其补刻按印章颁发权限再行刻制,新刻制印章应与原印章有明显的区别。第二条 印章使用2.1 凡盖公章、领导人名章，必须经公司领导批准或授权.2.2 凡盖专业印章，须经部门主管批准。2。3 印章保管人在盖章前应认真检查领导签字，审阅用章文件和全部资料。2。4 印章保管人用章须登记，并填写印章使用登记表。2。5 盖章要符合要求、位置恰当、字迹端正、字图清晰.2.6 不准在空白信纸、信封、纸张和介绍信上盖章。2。7 在文件、文书、资料上盖错了章要及时销毁。2。8 严禁私自带印章外出,如因投标、签订合同须携带时,须经公司领导批准，由印章保管人或指定保管人携带，并按规定实施使用。第二章 文件收发归档、文印管理第三条 文件收发规定3。1 外来文件 1）外来的文件由行政部负责领取、签收、统一编号登记。 2)接件当日送交主管领导阅批，按照批示要求复印下发有关部门,原件由行政部负责存档。属急件的，应在接件后即时报送. 3）各部门必须及时阅读文件并提出相应的处理建议（呈领导传阅、转发、制定实施细则等）报相关领导审批。4）对有阅办要求的文件，相关部门应在三日内办理完毕，并将办理情况反馈至行政部。三日内不能办理完毕的，应向行政部说明原因。3。2 内部文件1）董事会和公司的文件由行政部拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发. 2）业务文件由相关部门拟稿,分管领导签发。当年的相关业务文件由业务部门主管保管和使用，同时应于次年元月份装订、归档。3）属于秘密的文件，应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件由专人印制、报送。 4)已签发的文件由行政部登记，并按不同类别编号后,按文印规定处理.经签发的文件原稿行政部存档. 5)文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章. 6）董事会和公司下发的文件由行政部负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并报告报送结果. 第四条 文印管理规定 4。1 所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。 4.2 打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，然后送交打印。各部门草拟的文件、合同、资料等,由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记,以备查验。 4.3 文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务. 4.4 文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。 4.5 严禁擅自为私人打印、复印材料,违者视情节轻重给予处罚。第五条 文件归档管理5.1 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。5.2 各类文档由行政部按照发文或收文日期及文件编号统一编号归档，归档的文件材料均应齐全完整,并按年立卷。5。3 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后;印件在前,定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。5。4 借阅文档应报请主管领导批准，登记后借阅,两周内经手人负责追回。5.5 因办理需要，复印后发给各部门的文件，由涉及部门按照收文日期编号造册管理。第三章 办公用品管理第六条 办公用品购置 6.1 办公用品购买本着实用、节约的原则，每月由行政部统一购买.各部门所用的专用表格等印刷品,由部门自行制定格式,报主管领导审批后，由行政部统一印制。6.2 办公用品管理实行需求审批、计划采购、入库建帐、领取登记和使用专人负责制度。6。3 各部门根据实际需求填写办公用品申请（领用）表,每月25日交行政部,由行政部核定汇总后报主管领导批准,再购置发放,并建立台帐。6。4 临时急需使用的办公用品由行政部报主管领导同意后采购。大型办公用品采购必须报请主管领导审批后方可购买。6.5 采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用,质量可靠，价格合理的办公用品。6。6 办公用品入库前,办公用品管理人员应认真检查验收，建帐登记,妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续.第七条 办公用品发放和使用7.1 本着节约的原则使用办公用品.7。2 购置回的办公用品统一放在行政部管理、登记和发放。7。3 行政部管理人员须清楚的掌握办公用品库存情况,经常整理清点，库存不足及时申请和购进。7。4 已配发的各种用具，由使用部门和个人认真保管、爱惜使用，不得私自转借和处理。对无故损坏者,由个人负责。7.5 领用办公用品用具必须认真履行手续，应填写办公用品申请(领用）表。7。6 各部门的电脑、打印机、复印机等设备由部门主管指定专人负责，禁止其他人员随便使用；出现故障需以报告形式交行政部,由行政部报请主管领导批准后联系维修，并对故障原因予以追查，属人为造成的对相关责任人给予物品价值一至三倍处罚.7.7 严禁员工将办公用品带出单位挪作私用。员工离职时应将所负责保管和使用的物品退回行政部，并填写物品交接表。7。8 办公用品费用由行政部统一报销,其他部门不能报销办公用品费用。7.9 非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废时，使用人应填写办公用品报废申请单，经本部门主管审核并报主管领导同意后，到行政部办理报废手续，由财务部扣除损耗。第八条 话费、油料使用规定（待定）第四章 会议管理第九条 公司办公会议例会制度9。1、主持与记录：办公会议由行政部负责召集，总经理主持，总经理未出席会议时，由副总经理或其他公司领导主持。行政部负责会议记录。 9。2、召开时间：办公会议召开的时间为每月xxx.特殊原因需要延期召开、停开及临时增加会议的由行政部提前通知。 9.3、参加人员：总经理、副总经理、各部门总监、各部门经理等。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假，并报请主持人批准。9。4、办公会议事规则是总经理决策制。会议原则上每月度召开一次，也可以视工作情况适时召开.9.5、会议内容：1)、学习贯彻落实国家法律、政策、行业规划、主管部门决议、决定和批示；2）、讨论和决定公司工作中的重大问题；3)、按照干部管理权限，研究决定干部的任免、调动、培养和管理；4）、研究制订公司经济发展战略、中长期规划、年度计划、内部机构设置和重要管理制度（年度）；5）、研究公司价值观、廉政建设和纪律检查方面的重要问题并提出指导性意见；6）、各与会人员在上月的工作情况汇报，包括工作内容、原定计划的执行情况及所遇到的问题等。全体与会人员共同总结上月工作情况、商议所提议内容或问题、计划未来工作规划等。7）、研究其他各部门提出议案需要审议的重大问题。第十条 部门联席周例会制度 10.1、主持与记录：工作例会由行政部负责召集，总经理主持，行政部负责会议记录。总经理未出席会议时，由副总经理或其他公司领导主持。10。2、召开时间：行政例会召开的时间为每周xxx。特殊原因需要延期召开的由行政部提前通知。 10。3、参加人员：各部门经理、主管级人员。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。 10.4、会议内容:1）各部门主管及部门经理汇报上周工作完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题解决办法。 2）各部门按照工作要求和指标提出下周工作计划。 3）各部门将工作的最新动向通报与会人员。 4)出席工作会议最高级别领导作总结和指导布置工作第十一条 部门会议制度11。1、主持与记录：部门会议由总监指定专人负责召集，部门总监主持，由总监指定专人进行会议记录。 11。2、召开时间:根据部门需要确定每月召开次数，具体时间由部门总监安排。 11.3、参加人员：部门需要参加人员,如有必要还可通知相关部门人员列席会议。11.4、会议内容：1）、本部门遇到的问题2）、需要有关部门配合解决协调的问题第十二条 公司工作述职会议制度 12。1、主持与记录：工作述职会议由行政部负责召集,总经理主持，行政部负责会议记录。 12.2、召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由行政部预定并报总经理批准。 12。3、参加人员:公司全体员工.由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向行政部请假。 12.4、会议内容：与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况,如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。 第十三条 其他会议管理13.1、行政部每周一应将公司例会和各种临时会议，统一编制会议计划并印发给公司领导和各部门及有关服务人员。13。2、凡已列入会议计划的会议，如需改期,或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前一天报请行政部调整会议计划。13。3、对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政部应当建议合并召开。第十四条 会议纪律 14。1、会议应按规定时间准时召开,组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律.14.2、参会人员应提前进入会场，确保准时参加会议。会前准备好与会议有关的资料（包括提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案等），会中做好会议记录，对要求传达的会议内容会后要及时进行传达.14。3、会议记录人要确保会议记录准确、完整，注意录音笔、摄像机等器材的使用正确，保证录音录像效果。14.4、发言人员要尽量做到语言精练，主张鲜明，切忌长篇大论。行政部文员要做好递送茶水的服务工作，做到轻手轻脚，不要制造响动,影响会议效果。14。5、会议中途不允许无故退席，不允许接打私人电话.特殊情况,需向主持人请示，禁止长时间离开会议坐席。14.6、会议如涉及公司机密，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密。14.7、会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况.第十五条 会前准备和会后工作15。1、会议前行政部需专人通知应与会人员，明确以下内容：1）会议时间 2）会议地点3）会议议题4)参会人员5）主持人员6)记录人员7）会议所需的有关文件及资料的准备15.2、会前场地与设备检查1）会议场地的卫生清洁，需提前完成2）会议所需用品及设备支持，包括：电源线、录音笔、音响、电脑、投影仪、相机、话筒、参会人员的用纸、用笔、纸杯、白板、书写笔、板擦等。3)做好与会人员的座次安排，必要时应制作与会人员姓名标示牌，并放置于合适座次。15。3、会后工作1）及时打扫会议室卫生，做好物品回收摆放，关好门窗，切断电源等.2）记录人员要及时做好会议记录和文字整理工作，于会后一日内打印会议纪要,并呈报相关领导阅批。3）行政部要及时跟进会议中各项精神和工作计划的落实和完成情况，对于会议提出的有关重大事项和问题，行政部需指派专人进行督查和落实.第五章 行政部固定资产管理第十六条 固定资产的定义固定资产是指使用年限超过1年以上、物品单位价值超过500元，专用设备单位价值超过800元，并在使用过程中能够基本保持原来物质形态的资产;单位价值虽不足规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类物资，按固定资产管理。包括电脑、打印机、U(硬）盘等设备，印刷设备，办公桌椅等行政办公设备,摄像、录音设备，文体设备，陈列品，图书等。对达不到规定标准的物品，作为普通资产进行管理。第十七条 固定资产管理体制固定资产管理是指对固定资产自购置（取得）至处置整个过程的管理，包括固定资产的购置、验收、登记、领用、保管、维护、移交、处置等环节。公司固定资产管理实行统一管理与谁使用、谁管理、谁负责相结合的管理体制。第十八条 固定资产增加的管理一般情况下，由各部门根据工作需要提出购置、更新固定资产的需求，行政部汇总，经公司领导研究同意后报财务部门审核并协同采购。第十九条 固定资产验收登记增加的任何资产都必须经行政部或使用部门的验收，并由行政部登记。验收、登记应在固定资产取得之后两个工作日内完成。验收的重点是核对数量与型号。登记应使用专用的固定资产登记簿，登记内容应包括固定资产名称、型号、购置金额、购置时间以及验收人等。登记工作由行政部确定专人负责。第二十条 固定资产使用的管理使用部门领用固定资产时,需填写“固定资产使用单”,经公司领导批准后，到行政部办理资产领用手续。固定资产使用部门变更时,新使用部门重新办理使用手续。第二十一条 固定资产减少的管理固定资产减少包括报废、出售、非正常损失及其他方式处置等。各部门需要处置固定资产，先提出初步意见报行政部；待公司领导批准同意后统一处置，各部门一律无权自行处置固定资产。出售处置固定资产的收入，应及时足额上缴财务部，按有关规定统一管理使用，任何部门和个人不得截留挪用。第二十二条 部门管理职责各部门对其占有、使用的固定资产实施日常专人管理，负责固定资产的日常使用和维护保养,落实防火、防盗、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作，对重要设施以及容易发生安全事故的仪器设备，应指定专人进行操作，确保固定资产完好和使用安全.凡因管理不当而造成丢失或损毁的，照章赔偿。 固定资产使用出现故障需要维修的，由行政部报请公司领导批准后联系维修.第二十三条 固定资产移交部门负责人由于工作调动等原因离开原部门的,应及时办理固定资产移交。否则,不予办理相关调动手续。第二十四条 定期进行固定资产清查以行政部为主、其他部门配合，每年年末对固定资产进行一次清查。清查时以固定资产登记为主要依据,逐项核对固定资产实物，如有盘盈、盘亏,按规定程序报批后,及时调整固定资产登记薄.盘亏资产属于过失人责任事故造成的,根据情节轻重，给予责任人必要的处罚，构成犯罪的，依法追究责任。第二十五条 普通资产的购置使用管理普通资产是指那些价值较低、使用期限短、需要随时更换领用的办公用品.普通资产由行政部统一采购、保管、发放。第六章 日常行为规范第二十六条 仪容仪表 男同事要求服装整洁得体，不要过于休闲，禁止穿背心、拖鞋等上班；禁止留长发、应及时修剪胡须、指甲。女同事要求服装得体、大方、不要穿颜色太艳或过于暴露的服装，可略施淡妆，佩带简单首饰。第二十七条 沟通1）、工作中要及时沟通，避免问题积累。2）、与同事沟通，要使用文明礼貌语言,注意沟通的语气、语法和语态，避免个人情绪宣泄，影响和干扰其他同事的工作。3）、改善沟通环境、注重沟通质量、关注沟通结果。第二十八条 来访来客接待1）、对待来客要积极热情，询问来客来访事由,及时向领导汇报。2）、接待过程中注意文明礼貌，做好茶水接待、迎来送往工作。注重维护个人及公司形象。第二十九条 电话接听1）、要在电话铃声响起三声内接听，使用规范语言，“您好，宏昌物流！”；或者“您好，宏昌物流，请问您找哪位？”。2）、作好电话接听记录，对于需转达或转交的信息,要及时联系相关人员，就落实情况进行汇报。3)、首问负责制。对于需要及时回复或其他重大事项询问等，要及时汇报有关领导并负责落实。第三十条 日常行为1）、上班时间不翻阅与工作和学习无关的资料，不浏览与工作和学习无关的网站；提倡在工作中学习.2）、不在办公室内交头接耳大声喧哗，出入办公室、行走和关门等动作尽量放轻，避免制造响动，影响他人工作.3）、避免长时间离开坐席，不做与工作无关的事情。4）、不用办公室电话拨打私人电话，不聊与工作无关的事情。5)、公司人员禁止在办公室抽烟、用餐.6）、公司员工应自觉爱护公共财物，节俭用纸、用水、用电等，树立成本意识.7）、来访来客接待尽量言简意赅,避免漫谈长谈，影响工作。8）、不接待与公司业务无关的来访者。9)、外来人员进出公司办公区域要留意询问,并做好登记。第七章 卫生管理第三十一条 卫生清理的标准卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、电风扇、空调上无浮尘；书橱、镜子上无浮尘、污迹，书橱、文件柜内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正，各类座套干净整洁；微机、打印机等设备保养良好,无灰尘、浮土；卫生间墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味;花坛、绿地内无杂草、杂物。第三十二条 公共环境卫生32。1 公司所有部门都应当协同做好环境卫生的管理工作，提高公司员工的环境卫生意识,养成良好的环境卫生习惯.专职环境卫生清扫保洁人员应当认真履行职责,文明作业。任何人都应当尊重环境卫生工作人员的劳动成果。32.2 公司各部门应当按照行政部划分的卫生责任区,负责清扫与保洁，并实行“门前三包的责任制管理.公共卫生责任区实行区域负责，区域划分为：32.3 责任区卫生清理每周集中进行一次，日常保洁由行政部牵头进行卫生检查评比。卫生检查评比结果累计存档汇总，列入年终评先树优工作的内容.32。4 公司统一使用的建筑物、宣传设施、公告栏、卫生间由行政部负责安排人员清扫与保洁。各部门使用的建筑物、办公室、办公设施等，由各部门自行负责保持清洁. 32。5 临时占用通道或场地的部门，负责占用区域和占用期间的清扫与保洁。 32。6 公司会议室的日常卫生由行政部负责。但其他部门使用后应保持清洁. 32.7 不得在公司内部公共场地倾倒、堆放垃圾；不得随地吐痰和乱扔果皮、纸屑、烟头及各种废弃物。 32.8 公共走道及阶梯,至少每日清扫一次，并须采用适当方法减少灰尘的飞扬.偏僻地段（房前屋后等地角)，每周至少清扫两次，做到无垃圾、无积水、无死角. 第三十三条 室内卫生的管理 33。1 各部室都要建立每日轮流清扫卫生的制度。 33。2 室内应保持整洁，做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净；室内无蜘蛛网、无杂物。 33.3 办公室内办公用品、报纸等摆放整齐有序,不得存放与工作无关的物品,个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。 33。4 各部门产生的垃圾、废弃物，应当按照行政部规定的地点、方式处理。 第三十四条 食堂的卫生管理 34.1 食堂的环境卫生、个人卫生，由行政部督导,炊事员包干负责,明确责任。 34。2 炊事员必须每年体检一次，并进行卫生知识培训.新上岗的炊事员必须先体检后上岗。 34.3 食堂操作间和设施的布局应科学合理，避免生熟工序交叉污染。操作间及其环境必须干净、整洁，每餐清扫，保持整洁，每周彻底大扫除一次. 34。4 食堂门窗、沙窗无灰尘、油垢，玻璃明亮；墙壁、屋顶经常打扫，保持无蜘蛛网、无黑垢油污。食堂的灶台、抽油烟机、工作台、放物架等应洁净,无油垢和污垢、异味。室内的灯具、电扇见本色。各种饮具、用具（大小塑料菜筐、盆、帘子等）要放在固定位置，摆放整齐，清洁卫生,呈现本色. 34.5 各种蔬菜加工时,必须严格遵守一摘二洗三切配的程序进行.凡洗完的各种蔬菜，不得有泥沙、杂物，用干净菜筐装好，存放架上，不允许中途落地。 34。6 待食用的菜肴、米饭，加盖防蝇、防尘罩。拿取直接入口的食品必须使用工具,不得用手直接拿取食品。剩余的饭菜应尽可能放置在冷藏柜里，但放置时间不能超过24小时.剩饭、剩菜食用时，必须先经食堂负责人鉴别确保无变质、变味后，加温热透才可. 34。7 炊事人员上岗工作时必须穿戴工作服、帽,上岗前必须先洗手和消毒. 炊事员上班不准带戒子、手镯，也不能涂指甲油。操作时不许吸烟，不得随地吐痰。 34.8 食堂的盆、碗、盘、碟、杯、筷等餐具都要实行严格的消毒制度,使用中的餐具必须每天消毒。消毒程序必须坚持“一洗、二清、三消毒”。34。9 食堂采购的原材料必须新鲜，存放的环境应通风、干燥，避免霉变.严禁使用过期或变质的原材料和食品。 34.10 炊事用具必须生熟分开，生、熟菜板应有文字标识。冰箱要求清洁、无血水、无臭味，不得存放私人物品 第三十五条 宿舍卫生标准及要求35.1 每个宿舍设宿舍长，卫生工作由每个值日人员负责，随时清扫.35.2 地面每天最少用拖布清洁两次，不许有污迹；垃圾随时清理,不许堆放。35。3 被罩、床单定期清洗，保持干净、卫生、整洁.被子按标准叠放，排列整齐,方向一致.衣服放在衣架上，鞋、洗漱用品统一放在指定位置，不许乱堆乱放。床下要干净、整洁，严禁堆放杂物.搞好个人卫生，宿舍要保持通风、干燥，无异味。35。4 宿舍管理员每日至少早晚两次对宿舍廊区、上下楼梯通道、洗漱间等进行清扫和整理，要求地面整洁、光亮、无水渍。第三十六条 奖罚 36。1 行政部要结合公司的具体情况，制订具体的卫生奖惩制度，定期进行检查. 36.2 违反本制度规定，有下列行为之一者，由行政部责令其纠正违规行为，采取整改措施并在通告栏予以通告，并可视情节严重程度给予经济处罚： 一随地吐痰、乱扔果皮、烟头、纸屑及废弃物; 二垃圾不装袋、不入桶(箱）随意弃置的; 六占用、损坏环境卫生设施的; 七不履行环境卫生责任区清扫保洁义务、影响环境卫生的。 第八章 车辆管理第九章 后勤管理 17 / 17