行政办公室岗位职责(实用版).docx

行政办公室岗位职责定岗定编
1、 行政办公室设置岗位为8人，岗位同组织架构所示；
2、 打假工作由于还没有开展，暂没有专人负责，由行政主管兼职，因此目前行政办公室编制为7人;
一、 行政办公室各人员职责细分
1、行政助理
（1） 前台接待：
A来访接待;无关人员的阻挡;
B公司电话的接听与转接；掌握公司概况，能够回答一般性问题,提供常规非保密信息；
C票务预订、酒店宾馆等预订；需要发生的相关费用的支付等；
D收发邮件,快递等；相关费用的谈判以及支付;
E及时记录公司其他部门人员的对行政办公室的需求,并及时汇报给相应的负责人员；
（2） 办公用品的管理；
A办公用品的种类以及使用说明（采购价格，预计使用数量）；
B每月8日到10日对各部门及办事处办公用品的需求调查,主要是特殊办公用品；
C办公用品的管理，即库存盘点,台账管理（采购记录,派发或领用记录）；
D办公用品的费用统计，按部门统计后汇总,每月28日完成；
E对于行政库的管理，物品寄存以及提取要用相应的登记表格支持,行政库要符合6S规范；
（3） 考勤管理及假期管理
A熟练掌握公司考勤制度以及请休假制度，并严格监督执行情况;
B每月5日完成各部门及办事处的月考勤表格的收集及审核，7日前将月考勤汇总上交人资办公室；
C每月5日完成本部打卡考勤人员的考勤记录，并按照相关制度做好备注;
D对于需要打卡考勤人员的指纹录入以及工号记录工作;
E对于每月员工请休假情况的收集以及审核，并填入月考勤汇总表;
F对于每月员工加班情况的收集以及审核，并填入月考勤表格；
G本部常驻办公室员工的外出登记留档工作的开展与相关制度维护;
（4） 行政费用交纳
A公司驻哈尔滨各机构电费、水费等交纳；按月交纳；并记录费用；
B公司驻哈尔滨各机构电话费以及网络费用交纳，按季度交纳；并记录费用;
C名片制作的申请审核、制作以及相关费用核销；
（5） 办公用品的采购
A公司办公用品的市场价格调查,每月更新一次，并和目前的价格进行对比；
B公司办公用品采购定点采购的实施,以及相关合同的签订;
C办公用品采购记录的更新以及每月提交；
D办公用品采购集中化，即每月进行一次采购；特殊需求保持每半月一次采购；
（6） 会议的协调与开展
A会议通知的拟制与下达，即会议时间、地点、出席人员以及会议流程等；
B会议服务，会场布置以及相关物品的准备；参与人员的食宿安排事宜；
C会议结束后，收尾工作的进行；即相关款项的结算,会场整理，会议纪要及相关产出的留档等。
（7） 公司各种形式活动的组织、协调
A活动的创意沟通、方案拟定以及活动通知事宜；
B活动的准备，执行以及效果评估,如参与人数、奖励形式等等;
C活动中与各部门的沟通协调工作；
（8） 公司车辆管理
A行政及仓储车辆的加油管理，油卡充值以及费用核销工作；
B行政车辆的派车单审核及里程统计，里程以及用油情况的记录与监控（每10天一次)；
C行政及仓储车辆驾驶员的加班以及考勤管理工作；
（9） 公司本部办公区管理
A公司内部位置图整理与规范，各人员位置卡的监督与实施；
B会议室、洽谈室等公共使用空间的预定以及监督使用;
C公司员工午餐管理，即午餐地点以及相关设备的监督使用；
D公司所有房间、办公室、本部办事处机构、文件柜等的钥匙管理，以及钥匙备份保管；
E公司行政库的库存管理；
（10） 公司本部卫生保洁以及办公家具管理
A每日上午11点到12点之间在公司本部各办公室巡查卫生情况；填写卫生巡查打分表;
B每日与保洁员沟通,发现问题及时解决；确立清洁卫生标准;
C每周观察并调查办公家具的使用情况,发现问题及时记录；
D根据办公家具出现的问题选择与维修工或者家具公司联系解决问题；
E公司绿化以及饮水管理,饮水每天巡查一次，及时更换以及订购；绿化每天观察一次;
F公司报刊杂志书籍等物品的日常维护以及保管工作；
（11） 日常办公
A完成部分文件的打印、复印以及文字工作（拟制等)；各种制度文件的通知、发放以及备档;
B公司OA系统中公共信息模块的日常维护,将维护要求提交网络管理员;
C公司通讯录的及时更新，以便别人查询；
D对工作中出现的问题及时汇报，提出改进意见或解决方案；
E自己职责中相关项目的制度的拟制、执行、改善以及重新制定；
F公司领导交办的临时其他工作；但需综合部经理的许可；
G每日、每周以及每月工作计划和总结；
2、网络管理员
（1）办公室装修管理以及整体布线管理
A公司办公室租赁后的装修设计，装修公司的选择，预算的审核以及费用支付；
B公司办公室功能设计，工位设计以及配合功能和工位的电气化网络化布线工作；
C布线图、装修图的保管以及后期改善时的维护工作；
D后期装修出现质量问题时，与装修公司的沟通以及问题解决；
（2）办公设备以及办公家具保养维护、管理工作
A办公设备，如打印机、传真机、电话机、一体机、电脑等设备的维护维修工作，保证日常使用;
B办公家具，如桌椅、文件柜等的定期检查，出现问题及时解决；
C办公设备耗材的及时更换以及必要的行政备库，保证日常使用；
D办公设备以及家具的验收、确实无法修复或者使用的报废申请以及审核工作；
（3)公司各机构网络运行和维护
A规划整体公司本部的网络接入情况，确保各个工位以及电脑的网络畅通；
B对公司办事处机构的网络做好登记，以便出现问题时能够及时协助解决;
C公司整个地区的网络及IP地址的登记制度，以及各种人员网络使用的监控；
D公司电话网络的维护以及分机号的管理与登记；
(4)公司OA系统的开发、维护以及管理
A公司OA系统的ID开通以及人员离职时的ID删除;
B公司OA系统在办公用电脑上的安装以及登入调试;出现问题协助解决;
C公司OA系统的功能设计、模块开发、故障排除等工作；OA中重要信息的及时备份;
D公司OA系统的未审批文件或者滞留文件每隔一个月列出,请请示综合部经理进行删除；
E公司OA通讯录的更新，以及相关文件的定期整理归类工作；
F公司OA各功能模块的不断完善，根据需求提供更好的方便；
（5)办公设备及家具的采购事宜（即大部分固定资产类）
A办公设备及家具的采购申请阅读并与采购要求人的详细沟通；
B办公设备及家具的询价以及比价(询价至少三家）；
C办公设备及家具的供应商谈判，有合适的申报为定点采购单位并记录在案;
D办公设备及家具的借款，购买，核销以及交付使用人的过程掌握和监督；每周一进行采购;
E特殊办公设备以及家具采购时需与综合部经理或总经理沟通确认后方可进行；
F采购记录以及每月费用列表,要求每月28日提交综合部经理；并加入采购分析；
G采购出现问题时，售后的处理；
（6)公司本部固定资产管理及外阜办事处机构固定资产协助管理
A在公司本部会同财务部进行固定资产的巡查盘点，对盘点情况进行汇总，整理;
B建立固定资产台账，即对固定资产进行登记;固定资产卡片或标签的制作以及编码;
C对固定资产保管人进行列表以及签字确认，重要人员离职时要完成固定资产交接;
D结合采购记录以及财务相关数据，对固定资产定期核对，做到账账相符,账实相符;
E固定资产的第一负责人为各部门及办事处负责人,配合各机构完成固定资产管理以及台账建立；
F固定资产的折旧的制定、审核以及相关处理;
G固定资产的外借、调拨、其他处理以及盘点出现盘亏时候的审核、报批的工作;落实处理结果;
H负责安排，组织、检查以及督促各兼职固定资产管理员(各部门助理）以及负责人的工作；
I固定资产报废审核以及报批工作;报废固定资产的处理结果的执行与落实;
J各机构每月10日固定资产汇总的收集，以及整体公司固定资产汇总在20日提交综合部经理；
（7）计算机信息资料管理，公司服务器维护
A公司电子文档类信息资料定期收集及保管，含员工办公电脑以及服务器内部；
B公司OA服务器，财务服务器的维护；确保公司正常的工作运行;
(8）日常办公
A协助行政助理进行行政库房的管理(行政助理因事外出时）;
B对工作中出现的问题及时汇报，提出改进意见或解决方案；
C自己职责中相关项目的制度的拟制、执行、改善以及重新制定；
D公司领导交办的临时其他工作；但需综合部经理的许可；
E每日、每周以及每月工作计划和总结；
3、维修管理（万能工）
（1)组织协调公司员工宿舍的管理
A制定以及监督执行员工宿舍管理制度，包含入住登记以及清洁卫生等；
B负责宿舍内部公共用品的管理，水、电、锁、暖等设施等维护；
C负责宿舍内固定资产的盘查与保管，保证每周进行一次清点；
(2）公司新开设机构以及现有机构装修的验收工作
A对于装修使用材料的监督以及价格审核；
B全程跟进整个装修过程,对于装修的时间进度和出现的问题及时解决；
C装修完毕后，结合装修图纸以及报价单等，对整个装修进行验收，问题记录与反馈；
D保管好装修图纸以及布线图纸,及时备档给公司；
（2）公司本部及办事处机构装修、家具、水电的维修工作
A保证每周一次对于公司在哈尔滨各机构的巡视巡查工作，出现问题及时记录并提出解决方案；
B与物业、房东等的沟通以及相关协调工作;
（3）公司哈市各售点商场装修工作，以及日常维护工作
A按照维修需求申请单的信息,完成各商场出现的维修工作,并填写维修记录单;
B保证每月对哈市商场至少一次的维修拜访，观察哈市各商场固定资产情况（柜台、灯箱以及必要设备）;
C建立哈市各商场固定资产手工账目，逐个商场与财务核对，从而规范哈市各商场的固定资产管理；
（4）公司库房损坏物料的维修
A每月在库房维修物料的时间不超过3天，并尽量集中进行维修；主要是柜台维修；
B已维修好物料的入库办理；
C无法进行维修物料报废的申请以及审核；
（5）维修用各种物料及工具的采购、使用以及库存管理；
A维修用品的采购流程的执行,以及尽量保证定点采购的完成；采购记录的汇总；
B维修用品的合理使用，以节约节省为原则；
C维修用品的库存保管，即购买、保管以及使用情况的详细记录;尽量保持零库存运作；
(6)日常办公
A协助行政助理进行一些费用交纳的工作；
B对工作中出现的问题及时汇报，提出改进意见或解决方案；
C自己职责中相关项目的制度的拟制、执行、改善以及重新制定；
D公司领导交办的临时其他工作；但需综合部经理的许可;
3、 打假专员
（1）对公司、品牌以及产品性能的了解
A及时了解公司产品；产品外观与专利情况；
B清楚公司的品牌内涵，品牌要求以及侵权的体现;
（2）侵权产品的初步调查
A在全省范围对侵犯我公司权益产品进行定期调查，每月15日到20日进行；
B发放调查表以及收集汇总相关表格；
C随时接受全省销售人员的举报，并完成记录核实工作；加强与销售人员的合作和沟通;
D根据调查情况以及举报情报，确定打击的重点侵权产品；
E与工厂方面沟通，询问该侵权产品的打击情况以及打击价值；
（3）侵权产品的深入调查
A深入了解确定调查侵权产品的销售地点、渠道以及货源地点，存放仓库等信息;
B调查侵权产品的销售资料,以及销售证据，请公司同事协助进行取证工作;
C调查侵权产品主要负责人的有关情况,综合所有调查信息，汇报总经理;
D调查工作的准确性，保密性以及调查分析;
（4）打击方案的制定与实施
A综合分析后，制定有效的打击方案和打假流程，并经公司总经理批准；
B与工厂和有过此侵权产品的打击经验的省份方面沟通,获得一定的帮助;
C组织协调工商、质检、公安以及媒体等方面；进行有效投诉；
D密切联系和公关当地执法部门，保证打击工作的顺利开展；并注意个人信息的保密以及安全;
E完成打击方案，对每次打击进行拍照以及总结记录工作；
（5）打假的后续工作
A打假进行前后与工厂的有效沟通，相关资料的整理；
B整个打击活动后的费用申请及报批，以及后期核销工作；
C打击后的跟踪监测,以防打击的侵权产品死灰复燃；必要的情况进行刑事打击;
(6)打假的系统性工作
A建立长期信息情报网络以及专门的信息库，倚靠各办事处负责人和打假专员与当地执法部门建立沟通;
B建立侵权情况档案库，针对侵权人、侵权商家或区域、以及侵权产品进行重点监控；持续跟进；
C能够接受经常出差的工作性质，根据工作需要调整自己的作息时间;
D能够不断总结、计划、改善、执行各种打假工作中的流程以及方法，并推广到全省范围；
（7）日常办公
A协助行政办公室其他同事进行外阜办事处机构的巡查监督的工作，汇报相应的情况;
B对工作中出现的问题及时汇报,提出改进意见或解决方案；
C自己职责中相关项目的制度的拟制、执行、改善以及重新制定；
D公司领导交办的临时其他工作；但需综合部经理的许可；
E每日、每周以及每月工作计划和总结；
4、 保洁员
（1） 公司本部清洁卫生工作
A熟悉并清楚公司清洁卫生制度以及清洁卫生标准，并在工作中进行落实；
B公司本部各房间每日卫生保洁,上午进行保洁，下午进行清理以及查漏补缺；
C公司哈市宿舍每半月一次的卫生保洁工作;
D公司专用清洁工具的使用以及保管；
（2） 公司绿植简单养护工作
A公司绿植相关维护知识的了解和掌握；
B对于公司绿植进行定期浇水、施肥、松土以及病虫防治工作；
C保管好绿植使用工具，化肥以及农药；
（3）日常办公
A协助行政助理做前台接待工作（每天中午及行政助理外出时)；
B对工作中出现的问题及时汇报,提出改进意见或解决方案；尤其是6S管理情况；
C向公司员工宣导卫生常识,劝导并制止不卫生、不文明的现象和行为;
D公司领导交办的临时其他工作；但需综合部经理的许可；
5、 行政车辆
（1） 对于公司关于车辆和人员相关制度与流程的了解
A认真执行公司各项规章制度和工作流程；
B对于交通法规的学习和了解；按照交通法规以及相关要求进行驾驶；
C及时掌握哈市道路通行情况以及全省主要交通道路情况；
D遵守并服从公司行政主管的车辆调度，如公司高层管理人员调度车辆，需向行政主管报备;
E保证在外行车时,公司综合管理部以及行政办公室人员能够联系上。
（2） 安全行车,并做好行车记录
A按照公司要求每次派车都做好行车记录，即出行时间、本次出车里程、车辆用途以及使用人签字；
B负责公司所分配车辆的驾驶，严禁除公司高级管理人员外的其他人员驾驶所分配的车辆；
C严禁疲劳驾驶，超速驾驶以及在车辆存在故障的情况下驾驶；适当休息；
D出差期间，协助车辆使用人完成出差期间的工作；尽量配合车辆使用人的用车习惯，安全为第一原则；
E负责所分配车辆的管理与存放（除公司高级管理人员自保管的情况外）。
F自觉做到不违章行车、不私自用车、不酒后开车、不开赌气车。
（3） 车辆保洁、保养与维修
A保持车辆的内外整洁,每日上午擦洗车辆，每天下午进行车内整理；
B根据车辆行驶情况,经常进行车辆保养，保持车辆以良好的状态运行；保养尽量在4S店进行；
C车辆出现故障时,到指定地点或者合适的地点维修，并提供详尽、有效的费用明细及发票；
D每月对车辆进行一次较为详细的检查检修，查看车辆情况；
（4） 车辆相关手续以及费用缴纳
A保管好车辆随车证件、手续等；出车时保证证件齐全；
B协助办理停车场、牌照、年检以及相关车辆证件手续；
C协助公司进行保险报案、理赔等事宜的处理；负责协助公司车辆安全事故的调查；
D根据实际情况提出车辆使用物品的采购需求，并按照公司流程主导完成采购工作；
E车辆相关费用的缴纳以及费用的初步审核，和核销工作；
（5） 日常办公
A协助行政助理完成一些必要固定费用的外出缴纳工作；
B必要时候协助仓储办公室驾驶面包车辆送货；或者使用行政车辆进行发货；
C满足公司各部门的用车需求,根据车辆需求单以及行政主管的安排协助各部门工作；
D及时使用油卡完成加油工作,并记录每次加油金额以及间隔的里程数,汇报给行政助理记录;
E协助行政办公室完成物品采购工作，协助车载物品的搬运和看管;
F出差时负责整个过程中差旅费用的支出、票据保管以及费用报销工作;
G对工作中出现的问题及时汇报，提出改进意见或解决方案；
H公司领导交办的临时其他工作；但需综合部经理的许可；
6、 行政主管
（1） 对行政助理的管理
A每日来访纪录,对于有价值信息的纪录，以及及时反馈的跟踪;要求每日表格更新；
B对于办公用品采购记录，派发纪录以及费用明细表格的审查；随时表格更新；
C定期了解采购价格情况，以及确定供应商情况；主管自己定期审核价格表;
D不定期抽查行政小库情况，盘点，至少保证一个月一次；库存清点表要在小库内悬挂并及时填写；
E每月审核考勤制作情况，不断改善考勤和请休假的制度；OA上跟进，并审核表格；
F行政费用表格的设计、安排填写以及定期抽查；每次报销费用时，将表格电子版先审核过才能签字；
G公司会议以及各种活动的组织协调,计划方案提出以及费用审核；行政主管自己制作计划方案；
H公司车辆里程审核以及用油计算的审核；表格每周更新一次相关数据和信息;
I公司内部办公室位置以及保洁卫生、家具等巡查.保证每周一次,行政主管记录问题；
（2） 对网络管理员的管理
A公司办公室装修工作的设计参与以及价格谈判，定期巡查办公室发现问题并记录沟通;
B每半月和网络管理员对公司OA各模块进行检查，做OA的清理和OA工作的检查;
C保持每月一次和各部门及办事处助理的沟通，了解OA使用需求，增加模块,要求沟通记录;
D固定资产的台账，对于公司本部的固定资产的定期盘查，与台账的核对；
E采购流程的监控，采购纪录，不定期抽查价格;每次采购报销费用时，将表格电子版先审核过才能签字；
F保证对公司重要信息资料的备份,对于公司网络系统以及计算机使用不定期检查并按制度进行处罚；
（3） 对维修管理的管理
A每月拜访一次员工宿舍，查看宿舍人员入住登记情况（悬挂在墙)，以及宿舍内固定资产盘查;
B维修记录申请单以及维修记录的审查；维修工乘车路线表的审核以及与维修记录的对应情况；
C月维修情况汇总表格的设计、填写以及维修费用的汇总和分析；
D维修采购工作的审核，不定期抽查价格；每次采购报销费用时，将表格电子版先审核过才能签字；
（4） 对打假专员的管理
A要求打假专员填写每日行程以及工作简单记录，描述一天的工作概况;
B侵权产品调查表的设计、检查以及后期调查计划的设计、参与；
C打击方案的设计以及具体实施的操控;
D哈尔滨市区打假的主导与参与,打假专员的职责履行；
E打假工作中公关、客情以及沟通工作的申请、以及实施;
F打假系统性工作的跟进和掌控，相关表格的产出；
（5） 对保洁员的管理
A不定期的办公室巡查，宿舍巡查,检查保洁情况，发现问题并与保洁员沟通；
B公司绿植的申请、购买以及安置；
（6） 对行政司机及车辆的管理
A行政车辆的调度管理;
B要求行政司机出车在行政助理处填写出车情况一览表；
C车辆相关手续的办理、管理；
D每个行政车辆做一个费用情况记录,要求行政司机随时填写，按月上缴；
E对于有关车辆的费用审核;费用报销时，需提供已经填写的表格；由行政助理按月做成电子版;
（7） 行政办公室会议管理以及沟通
A每月5日前将所有行政相关表格电子版完成汇总,做好分析，召开月工作会议；尽量是所有人员；
B每周如有必要，可召开行政小规模会议，建议多采取1对1或者1对2的小规模沟通形式；
C每月不少于两次与各下属沟通工作问题（1对1），行政主管需提交工作沟通记录，即问题和解决方式;
D每月根据OA上的采购需求以及其他需求，与各部门或办事处负责人进行不少于两次的沟通；
E每月与各办事处销售助理进行不少于1次的沟通，以巡查各办事处的行政运作情况；
F每周保持一次不少于1小时的与上级主管的沟通,要求做好沟通准备；
G如有必要，与公司高层沟通后负责召集公司办公会议;解决公司问题;
（8） 各办事处结构的行政管理
A依托于办事处负责人以及助理对各办事处进行行政管理;
B做出外阜办事处行政管理制度以及相关的数据表格要求；表格的设计与收集汇总；
C行政主管、打假专员的巡查职责,公司管理人员的检查；检查表格的设计；
（9） 日常办公
A贯彻落实本部门岗位职责以及工作标准，对下属做出工作要求、安排、考核方式以及每月进行绩效评分;
B每月行政事务数据表格以及相关资料的汇总、分析以及汇报;
C行政类事务的制度、流程的拟制,审核以及向上汇报；
D处理行政事务中出现的突发事件、投诉以及给予回馈；
E对于公司员工及部门违反行政制度奖罚建议以及获得总经理批准后的沟通、发布；
F协调行政部门与各部门之间的工作,协同合作；
G负责组织编写公司大事记,以及企业文化的更新等；
G对工作中出现的问题及时汇报，提出改进意见或解决方案；
H公司领导交办的临时其他工作；但需综合部经理的许可