文档资料管理制度及实施措施.doc

9、 文档资料管理制度及实施措施
（一）目的 ：为了规范工程文件资料管理，明确工程中有关文件资料的接收、分发、回收、存档的具体工作程序，划分各部门的职责，确保各有关方均能及时获得,顺利进行工作，特制定本文件资料管理制度。
（二)管理内容及要求 
1、文件资料的接收、分发 
1。1、对施工方、监理方、质监站等相关单位发送至工程部的文件资料进行收集登记、分类、归档，需传递的及时传递。      
1.2、设计院发来的的图纸和设计变更,资料员分类、编号、登记、并留一份原件归档，需发放的报部门经理批准后按规定的份数分发至相关单位，并做好发放记录台帐,电子版及时报备公司工程部. 
1。3、为避免工程文件资料图纸分发过程中可能出现的错发重发现象,领取单位应指定领取人名单,并书面备案工程部资料员；工程部资料员按报备名单发放工程文件资料图纸.
2、版本更新 
2。1、工程文件、资料、图纸均应做明显状态标识,以确认是否为有效版本. 
2。2、新接收改版文件、资料、图纸，如是整卷、整册、整袋改版的则在图纸袋上加注版次，如是对前版文件某一张(某几张、某一部分）进行改版的,要在文件袋上清楚的注明将前卷册文件哪一张（哪几张，哪一部分)作废更换.
3、图纸资料的补遗和索赔 
3.1、图纸资料如遇交付清单不符、短缺，难以辩认等问题时,工程部应立即通知设计部门，限期补齐和更换。 
3。2、如图纸资料未按合同日期提供，资料员应及时报告工程部经理，督促落实。 
4、图纸不符的处理 
收到图纸资料，工程部认为该图纸资料与工程项目不符不能执行应注明原因，及时将图纸资料送还设计部门.
5、对单位、分部（分项）工程的有关要求 
5。1、工程部所有文件按单位工程或分部（分项）工程分类，并在工程的施工组织过程中不断补充、完善.单位分部（分项）工程验收前应组编完毕，并作为验收必要条件，不符合要求者不予验收。 
5.2、归档文件资料要字迹清晰，图面整洁。编制文件资料应打印或使用黑、红墨水书写。 
5。3、在竣工后移交给有关单位和部门,移交单签字齐全后扫描件报备公司工程部。
5.4、工程技术资料的编制流程：工程技术资料应采用国家统一的格式、表格. 
5.5、工程技术资料应随施工进度同步收集、整理、整编，应做到齐全、准确、真实、可信，不得弄虚作假，对确认归档的资料,不得涂改、删除、更换。
6、工程档案的鉴定和销毁 
对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，报公司副总经理批准后方可销毁.