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中小型企业信息化人力资源管理发展状况分析
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摘要：现如今，由于企业信息化基础设施的改造需要大量资金,在运行系统维护管理时还需要高素质的人才，这在大型企业可能已经不是问题；但对于众多中小型企业来说,这恰恰是一道难以逾越的门槛.就中小型企业的实力而言，怎么进行信息化的改造?如果不进行信息化改造的话，其竞争力就上不去，企业的实力又如何提升?这似乎是一个恶性循环，许多中小型企业都陷入了这个怪圈里.那么如果企业可以借助人力资源信息化这个手段有效地推进人力资源工作由传统的人事管理向现代人力资源管理转型,增加人力资源管理的附加值，将工作重点从事务性工作向战略方向转变。中小型企业是否能跳出这个怪圈呢？本文将对中小型企业中人力资源管理信息化存在的问题及解决对策进行阐述.
关键字：中小型企业 信息化 人力资源管理 对策
正文：
一、信息化人力资源管理的发展过程
　　人力资源管理信息化的出现极大地提高了人力资源管理的效率，促进了人力资源管理理论的发展，为人力资源管理实践开辟了新的领域。在近四十年的发展过程中，人力资源管理信息化的理论不断完善，应用领域越来越广阔，系统的功能日益强大，其发展经历了以下四个阶段；
　　1、薪酬计算系统时代
　　人力资源管理信息化的发展历史可以追溯到二十世纪六十年代末期.由于当时计算机技术已经进入实用阶段,同时企业的规模也越来越大，为了及时、准确发放薪酬，人力资源专业人士必须及时掌握相关情况，并提供与组织的发展相适应的薪酬政策和激励策略，这对于规模较大的组织来说，工作量比较大,用手工计算薪酬和发放既费时费力又非常容易出错。为了解决这个问题，第一代的人力资源管理系统即薪酬管理系统应运而生。与任何其他应用系统一样，最初的人力资源信息化也是针对人力资源管理工作中最复杂、最繁重的部分进行的，对当时的人力资源管理来说,这部分就是薪酬的计算。当时由于技术条件和需求的限制，用户非常少，而且那种系统充其量也只不过是一种自动计算薪酬的工具.
　　2、薪酬人事管理系统时代
　　第二代的人力资源管理系统出现于二十世纪七十年代末期.随着计算机技术的飞速发展，无论是计算机的普及还是计算机系统工具和数据库技术的发展,都为第二代系统的出现创造了条件。第二代薪酬管理系统在解决了薪酬计算问题的基础上,开始记录员工的其他基本信息,包括薪酬的历史数据.此外,它的报表生成和薪酬数据分析功能也都有了较大改善。这个时代的管理系统以薪酬处理为主,并兼具了一部分人事信息管理的功能。另外,与薪酬管理密切相关的财务管理的标准化也对薪酬信息化的发展起到了重要的推动作用.在这个阶段，计算技术仍是整个人力资源信息化的关键技术,另外电子表格技术的发展也是当时人力资源信息化的重要技术基础。
　　3、人力资源信息系统时代
　　人力资源管理系统的第一次革命性变革出现在二十世纪九十年代初期。由于企业管理理论,特别是人力资源管理理论的发展，使人们认识到人力资源在企业发展和企业竟争优势中的关键性作用。另外，随着信息技术的发展,把一些人力资源管理理念和理论应用到企业管理中也变为可能。这一阶段企业最关注的是员工的培训管理系统和薪酬管理系统，以及绩效考评管理系统。第三代人力资源管理系统的特点是从人力资源管理的角度出发，用集中的数据库将几乎所有与人力资源相关的数据如个人职业生涯的设计、岗位描述、招聘、培训、薪酬、福利、职位管理、绩效管理、个人信息和历史资料统一管理起来,形成了集成的信息源，并通过规范和完善的业务流程，实现流程的自动化协同工作.友好的用户界面、强有力的报表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力资源管理人员在摆脱繁重的日常工作时能够集中精力从战略的角度来考虑企业人力资源规划和政策。
　　4、人力资源管理信息化时代
HRMS仅是面向企业人力资源部门的业务管理系统，用户对象主要为企业人力资源管理者.随着网络技术的出现，企业内外部的信息流变得更快捷更通畅，信息流对企业管理体系的影响也变得越来越深远。对于人力资源管理而言,网络技术将使得人力资源管理体系随着信息流的延伸或改变而突破封闭的模式,延伸到企业内外的各个角落,使得企业各级管理者及普通员工也能参与到人力资源管理活动中来，并与企业外部建立起各种联系.这就是所谓的网络自助服务概念。网络自助服务是建立在HRMS基础之上的,是对HRMS功能的扩展.HRMS与网络自助服务一起,就形成了企业完整的人力资源管理信息化的解决方案。
二、信息化人力资源管理的意义
信息化人力资源管理是企业信息化的重要组成部分，它的意义可以归结为以下几个方面。
1、促进人力资源管理理念的变革
信息化人力资源管理的实现不仅是一种高新技术的应用,更是一种全新的管理理念和管理思想的导入.
(1)信息化人力资源管理促进了管理理念的转变
信息化人力资源管理实现了开放式管理，实现部分功能的外包以及虚拟组织的设立,最终的目的是达到革新企业的管理理念，优化人力资源管理。当人力资源管理从单一的、自上而下的管理，向互动、多方位、全面、专业化的方向发展的过程中,人力资源的管理理念逐步提升，人力资源部门逐渐成为企业的核心部门.信息化人力资源管理的实施不但使人力资源向人力资本转变成为可能,使人力资源部门创造的价值得到认可,更促进了全员参与管理，使每一位员工都可以参与到人力资源部门的工作中来，改变了传统的员工在管理过程中处于被动地位的状况，形成了新的互动管理的局面.
（2）信息化人力资源管理促进了管理角色的转变
信息化人力资源管理使人力资源管理部门从提供简单的人力资源管理信息转变为提供人力资源管理知识和解决方案，随时随地向管理层提供决策支持，向人力资源管理专家提供分析工具和建议，建立支持人力资源管理部门积累知识和管理经验的体系。信息化人力资源管理的实施转变了传统的人力资源部门是“花钱的”部门的印象，通过对成本的分析,人力资源部门创造的价值可以以定量的形式表示出来。通过授权员工进行自助服务、外协及服务共享，使人力资源部门日益从琐碎的行政事务中解脱出来,扮演起企业的战略性合作伙伴的角色.
2、实现了人力资源管理与主流管理系统的有效衔接
信息化人力资源管理是企业整体信息化建设系统的组成部分，相对于当前主流信息管理系统，如ERP、MRP、MIS而言，它更多地是提供信息支持，同时，也可以通过与上述系统的衔接，获得参考数据。企业在经营过程中发生的信息流，通过与经营有关的信息系统进行记录，与人力资源相关的工作信息通过信息化人力资源管理与其衔接获得准确的记录，支持了人力资源管理工作；反过来信息化人力资源管理对现有数据的统计分析又可以为现有经营中工作的合理安排提出相关依据，指导生产安排和工作流程的设计。这种相互的信息交换,促进了企业整体信息系统的完善，推动了企业管理依据的精细化;同样，人力资源管理系统自身也获得了基础依据.
3、促进管理结构与信息渠道的优化
信息化人力资源管理作为一种基于网络结构的全员信息系统，其一大功能优势就是缩短了各级员工的反馈时间,开辟了更加丰富的沟通渠道，员工可以不拘泥于公司传统的层级制度，可跨部门、跨级别表达和传递各种思想.这种技术特点,最终转变了企业的管理模式和组织结构，促进了组织机构的扁平化，企业的反应也更加灵敏.
网络技术的应用，还可以为人力资源管理部门之外的其他管理人员及员工提供各种形式服务，例如，企业高层管理人员可以在网络管理实践的应用中起到关键性的推动作用。
4、避免企业人事决策的盲目化，规避风险
信息化人力资源管理在企业中的运用，为企业经营管理中的各级机构的人事决策提供了更加翔实和丰富的信息来源，而不仅仅是凭借专业部门的只言片语或简单的就事论事，避免了决策的盲目化,使每一项决策都有据可循。在企业进行重要的人事决策和经营决策前,大量的信息收集，分类整合要进行有效信息的筛选,这些都需要信息技术的支持，才能够快速准确地完成.同时，人力资源系统运行的程序化和层级及功能授权，也避免了擅自行事或权责不明。工作流程和权力分配的设定，明确了工作中的各级关系，每项工作都有明确的责任人。信息系统对不同权限的负责人提供不同的功能，从而避免越权带来的潜在风险,减少不必要的损失。
5、人力资源管理业务流程优化
信息系统的投入,消除了手工作业分散、隔离、盲目等现象，实现了各管理功能的关联，保证了信息共享,促使流程规范化,从而使各项人力资源管理职能在实际运用中得到衔接.一套合理而完善的信息化人力资源管理，还将为人力资源管理者带来另外一个好处：由于各项业务流程规范清晰,数据库将完整准确地记录企业所有员工的人事、考勤、绩效、培训、薪资、福利等各方面信息，系统将能快捷、方便地获得各种统计分析报告,为企业管理与决策提供准确、全面、及时的人力资源信息支持.
6、管理方式更加人性化
信息系统的投入，使员工与企业之间在根本利益方面的互动成为可能，体现了实时管理的优越性。信息化人力资源管理是管理技术与信息技术之间的完美融合，在消化吸收先进的人力资源管理理念的基础上，可以在系统中体现人力资源管理的全部内容与业务流程，从而使得人力资源管理系统可以被用来定义专业部门的工作内容，优化和规范其业务流程，从而成为企业人力资源部门信息化、职业化、个性化的管理平台，真正实现管理方式的人性化。
三、信息化人力资源管理的未来的发展趋势
1、强化人力资源门户和人力资源局域网建设
因为企业门户已经发展成为提高员工生产效率的工具，人力资源网络将更多地得益于新的在线解决方案，包括e-health工具、定制的健康关怀方案、薪酬系统和绩效管理工具。其他人性化的方案将通过由网络为组织和员工提供所需数据而得到扩展。
2、为更多员工提供更多利用技术的机会
企业将会继续在人力资源管理系统方面进行创新，以便使更多的员工与网络连接，使他们无论是在家里还是在旅途,都能有更多的机会更容易地进入企业信息系统和人力资源管理信息平台。
3、优化现有的人力资源管理信息化系统
敏感性是企业进行现有系统优化和集成的主要因素。优化的趋势将包括改善旧有的系统，并且使孤立的各个系统连接起来。这种优化侧重于代替现有的人力资源系统，更趋理智地寻求完善的整合方案。系统的完善主要是指改变原有的系统,并将不同的系统连接起来。
4、提高虚拟办公（职场）的利用率
在线会议、项目团队工作空间、网络会议、录像会议等虚拟办公方式将继续盛行，以对企业当前的生产力保持密切关注，诸如这些虚拟办公方式也会由于对办公成本进行严格控制而带来收益,同时也会产生员工安全和时间管理方面的收益。
5、重视系统的集成性和协同性
人力资源管理部门将会仔细、认真地选择人力资源管理信息化系统所运用的技术,以便能够满足企业的各种需求,并将认真检查系统供应商提供的服务是否可以与其他解决方案进行捆绑.所以，供应商所提供的服务与其他解决方案集成的容易性成为选择eHR系统的关键因素。人力资源部门为企业整体经营谨慎选择各项技术,并且考虑各供应商的服务能力,其对供应商服务能力的评估和其技术与其他方案的兼容性是关键因素。
总之，人力资源管理信息化技术上的创新和应用仍然是最重要的趋势，但企业会对此持谨慎的态度。在可预见的未来，对现有人力资源管理信息化的技术投资将优先于购买或使用新的技术和实施新的系统。
四、中小型企业人力资源信息化存在的问题
1、决策者的观念误区
大多数中小型企业的决策者最关心的莫过于企业的利润,而人力资源信息化的投入往往是长期效应，其效益短期内无法体现，很多企业的高层决策人员看不到加强人力资源管理信息化对提高员工绩效及企业竞争力的意义，因此不愿意对人力资源信息化进行投入，这在一定程度上阻碍了企业的人力资源信息化.
2、从业人员的素质低下
人力资源管理信息化建设需要相应的专业人才,不少中小企业缺乏熟练掌握人力资源软件的从业人员，这直接导致企业开展人力资源管理信息化的进程缓慢.此外，企业在刚开始推进人力资源管理信息化时，从业人员要改变原有的工作习惯和方式，需要学习和适应计算机网络环境，造成部分使用者心理上的抗拒。
3、选择人力资源信息化系统的急于求成心理
很多企业在进行人力资源管理信息化的过程中都存在一步到位的心理,希望功能越多越好，力争一步做到位，加长其使用期，以免以后重复开发。但此心理脱离了企业的人力资源管理的现实需求，既加大投资成本、延长实施周期,也增加了未来升级换代的成本.企业在选择人力资源信息化系统时,应选择贴合自身实际的人力资源信息化系统。
4、人力资源基础管理工作薄弱
基础工作作为人力资源管理信息化重要内容，将直接关系到人力资源管理信息化的成败。很多中小企业管理粗放,缺乏一套稳定的人事基础管理体系.由于基础管理不到位,使得企业人力资源信息化运作的基础平台缺乏。
五、提高企业人力资源管理信息化发展水平的对策
1、电子化数据方面的对策
(1)针对信息化数据的特点采取有针对性的措施。要求在项目规划阶段任用专人负责数据问题，对数据整理进行规划，包括动态数据与静态数据的整理、现行数据和历史数据规划、集团与分公司统一数据规范等；在上线前必须事先完成当前业务组织最新数据的更新，保证上线过程中不会出现大的数据混乱。
（2）充分评估数据整理的工作量与难度，做好相关人员培训。在项目启动前期，必然要充分考虑数据整理、数据规范的工作量与难度。从需求调研阶段开始,做好相关人员的培训，通过问卷、文档等手段，充分考虑各个层面对HR数据的要求与已有数据的情况，扎实做好数据规范整理工作。
（3）高层参与，同时项目团队成员步调一致。项目的成功离不开领导的支持,项目组应该时时刻刻保持和公司高层的有效沟通,了解高层对项目的期望与看法，告知高层项目阶段目标与可能碰到的问题，以利于资源的协调与问题的解决.同时,项目组内部各个层面的关键成员，包括HR部门和IT部门，必须在各个阶段保持思想和步调的一致性,清楚了解项目的进展与面临的问题，形成合力，达成阶段目标。
2、对企业是否适合导入信息化人力资源管理进行认真分析
不少人认为eHR是一剂良方,有病治病,无病强身，有经济实力支付购买和实施费用的企业都可以导入.这种看法是对国内企业现状不了解的表现.目前国内企业形态的复杂程度远远超过发达国家—-既有跨国大公司，也有家族大企业，还有数不清的中小企业，而这些企业可能分别处于不同的企业发展阶段，而企业管理的方式也是千差万别，所有制、行业、发展阶段再加上管理模式的巨大差异形成的排列组合，形成了五花八门的企业特色.因此，找到一个完全适合企业现状的eHR解决方案简直与大海捞针无异,完全有必要先评估一下企业是不是适合导入eHR。
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