著名集团公司完整岗位说明书-职能部门-总裁办.doc

总裁办岗位规范
（总裁办主任）岗位规范 2
（总裁办副主任）岗位规范 4
（总裁秘书）岗位规范 6
(涉外专事）岗位规范 8
（事务专事)岗位规范 10
（企业文化专员）岗位规范 12
(档案管理员)岗位规范 14
（法务专员）岗位规范 16
(车队队长）岗位规范 18
(小车司机）岗位规范 20
（总裁办主任）岗位规范
基本
情况
职位名称
总裁办主任
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁
直接下属
副主任
设置目标
负责公司行政工作，组织对外宣传、接待等工作
职责
1. 负责部门内部制度的建立和完善
2. 负责与各相关政府管理部门或机关进行沟通
3. 负责公司行政行政文件审核、发布与管理
4. 负责组织公司各类档案的管理
5. 负责公司级会议的组织和管理
6. 负责组织公司对外宣传和接待活动
7. 负责公司对外宣传材料（非营销类)的审核
8. 负责总裁要求的文字资料的组织
9. 负责秘书管理工作
10. 负责内部网上传工作计划、总结、制度文件的发布

日常工作
1、与有关部门交流沟通；2、与员工交流；3、听取下属汇报，督导各项工作推进;4、组织协调多岗位参与的工作；5、批阅有关文件、资料、报告、申请等；6、新工作的计划、安排
定期工作
1、组织公司级会议；2、组织部门例会
职权
1. 总裁办制度和流程修改的审核权
2. 部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权
3. 公司对外宣传材料的审批权
4. 新闻媒体选择的审批权
5. 授权范围内费用支出的审批权
6. 授权范围外费用支出的审核权、建议权

工作条件
办公室、电脑、电话
关键业绩指标
（KPI）
考核指标
指标权重
参见总裁办责任状

工作关系
内部工作关系
汇报
向总裁汇报各项工作进展

督导
监督下属工作开展，并就具体问题做出指导
协调
不定期与各相关部门进行沟通

外部
工作
关系
不定期与新闻媒体进行沟通
不定期与有关政府部门或机关保持联系

任职资格
学历
本科以上
专业
企业管理相关专业
年龄
30岁以上
性别
不限
性格
细致，稳重，热诚
工作经验
5年以上企业管理工作经验
2年以上企业综合管理经验

岗位所需
知识
当地与本企业相关的行政法规或法律
企业行政管理知识，行业知识

岗位技能要求
优秀的组织能力,沟通能力，表达能力，写作能力和应变能力
熟练使用Office系统和Internet
熟练的英语阅读和会话能力
岗位技能培训要求
科目名称
课时数
行政管理
二周
行业知识
一周

职前培训
企业发展战略培训

职业发展
可晋升的职位
行政总监
可转换的职位
总裁助理,人力资源部经理
修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004-2—10
版本建立

2005-4-1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

（总裁办副主任）岗位规范
基本
情况
职位名称
总裁办副主任
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁办主任
直接下属
档案管理员、秘书、法务专员、涉外专员、事务专员
设置目标
协助主任负责公司行政工作,组织对外宣传、接待等工作
职责
1、协助负责部门内部制度的建立和完善
2、负责与各相关政府管理部门或机关进行沟通
3、协助主任负责公司行政行政文件审核、发布与管理
4、协助主任负责组织公司各类档案的管理
5、协助负责公司级会议的组织和管理
6、协助负责组织公司对外宣传和接待活动
7、负责公司对外宣传材料（非营销类)的审核
8、负责总裁要求的文字资料的组织
9、负责秘书管理工作
10、负责内部网上传工作计划、总结、制度文件的发布

日常工作
1、与有关部门交流沟通；2、与员工交流;3、听取下属汇报，督导各项工作推进；4、组织协调多岗位参与的工作;5、批阅有关文件、资料、报告、申请等;6、新工作的计划、安排
定期工作
1、组织公司级会议;2、组织部门例会
职权
1、总裁办制度和流程修改的审核权
2、部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权
3、公司对外宣传材料的审批权
4、新闻媒体选择的审批权
5、授权范围内费用支出的审批权
6、授权范围外费用支出的审核权、建议权

工作条件
办公室、电脑、电话
关键业绩指标
（KPI）
考核指标
指标权重
参见总裁办责任状

工作关系
内部工作关系
汇报
向总裁汇报各项工作进展

督导
监督下属工作开展，并就具体问题做出指导
协调
不定期与各相关部门进行沟通

外部
工作
关系
不定期与新闻媒体进行沟通
不定期与有关政府部门或机关保持联系

任职资格
学历
本科以上
专业
企业管理相关专业
年龄
30岁以上
性别
不限
性格
细致，稳重,热诚
工作经验
5年以上企业管理工作经验
2年以上企业综合管理经验

岗位所需
知识
当地与本企业相关的行政法规或法律
企业行政管理知识，行业知识

岗位技能要求
优秀的组织能力，沟通能力,表达能力，写作能力和应变能力
熟练使用Office系统和Internet
熟练的英语阅读和会话能力
岗位技能培训要求
科目名称
课时数
行政管理
二周
行业知识
一周

职前培训
企业发展战略培训

职业发展
可晋升的职位
总裁办主任
可转换的职位
人力资源部副经理
修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004—2-10
版本建立

2005-4—1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

（总裁秘书）岗位规范
基本
情况
职位名称
总裁秘书
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁/总裁办主任
直接下属

设置目标
1．协调组织总裁日常工作
2．公司级会议管理（会议安排、追踪落实）
3．建立各分管领导与总裁的日常沟通程序
职责
11. 1、总裁办会议管理工作（会议精神贯彻、会务管理安排、决议事项追踪落实）
12. 2、依据公司有关政策制度，负责总裁整体日程计划安排；
13. 3、起草公司年度工作总结及总经理讲话稿；
14. 4、起草公司股东会和董事会的会议材料；
15. 5、协调公司各分管领导之间的工作衔接（及时汇报总裁关心事项之进度、进展状况等）；
16. 6、作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理；
17. 7、对各决议事项进行预审及推动；
8．协助企业管理部进行各项政策机制及有关制度的推动;
9．总裁交付的其它工作.
日常工作
日常关注:
会议管理、事项追踪、总裁日常工作
定期工作
1、 周工作总结、月度工作总结;
2、 司务会议安排及管理

职权
1、司务会议时间、地点安排建议权；

工作条件
办公室、电脑、电话
关键业绩指标
(KPI)
考核指标
指标权重
员工满意度

工作完成率

工作关系
内部工作关系
汇报
定期向总裁汇报关键事务进展情况；
不定期向总裁汇报工作中存在的问题，解决办法，效果，需要的支持
督导

协调
与各高管积极联系沟通运营工作
与总裁办、企业管理部进行制度化的协调
与各分管领导沟通以便及时追踪落实公司决议定期完成的工作
与其它秘书协调，更好安排总裁的各项工作
外部
工作
关系
与各相关政府等保持联系
与各主要客户保持联系

任职资格
学历
大专以上学历
专业
秘书等相关专业
年龄
25-32岁
性别
不限
性格
冷静、坚韧、沟通能力强,思维敏捷
工作经验
5年以上企业管理工作经验；
2年以上同职位工作经历

岗位所需
知识

岗位技能要求
良好的组织协调能力和沟通能力
岗位技能培要求
科目名称
课时数
熟练使用电脑

良好英语阅读和会话能力

较强的谈判能力

职前培训

职业发展
可晋升的职位

可转换的职位

修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004—2—10
版本建立

2005—4-1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭
（涉外专事)岗位规范
基本
情况
职位名称
涉外专事
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁办副主任
直接下属

设置目标
负责公司涉外事务
职责
1. 完成涉外事务经理交办的对外联系、联络事项
2. 负责涉外事务信息的收集并及时向主管汇报
3. 提前办理公司人员出国所需的票务及出国所需的有关手续
4. 负责出国参展人员的有关手续办理
5. 负责商标注册有关手续
6. 负责国外客户邀请电的发送
7. 负责办理出口贸易交易会的票务工作
8. 负责公司涉外事务的经办工作
9. 负责公司涉外事务信息的收集并及时向主管汇报
10. 总裁出外票务安排及出国所手续的办理
11. 负责公司向外注册商标工作
12. 完成总裁办主任临时交办的事项

日常工作
办理出国相关手续
办理商标注册相关手续
票务工作、名片印制
与相关部门沟通
定期工作
1、 每月提交对外联系工作总结报告交涉外事务经理
2、 经办的有关资料及时汇总整理
职权

工作条件
办公室、电脑、电话
关键业绩指标
（KPI）
考核指标
指标权重
办事差错次数

工作关系
内部工作关系
汇报
定期向总裁办主任提交工作计划与工作总结

督导

协调
涉及出国手续、接待等各方面事宜与公司各部门协调沟通

外部
工作
关系
不定期与公安、外办、公证处、商标事务所、各酒店等相关问题进行磋商及保持联系

任职资格
学历
大专
专业
不限
年龄
28—40
性别
不限
性格
外向开朗、耐心尽责
工作经验
1年以上相关经验

岗位所需
知识
文秘知识
文档管理
熟悉涉外联系工作流程
岗位技能要求
对外联系沟通技巧
岗位技能培训要求
科目名称
课时数
会计计算机操作
商务礼仪
一周

职前培训
新员工入职培训

职业发展
可晋升的职位

可转换的职位
事务专事
修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004-2—10
版本建立

2005—4—1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

（事务专事)岗位规范
基本
情况
职位名称
事务专事
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁办副主任
直接下属
小车司机
设置目标
负责小车班调度及其他事务性工作
职责
1. 负责公司小车班的调度与管理，交通事故处理
2. 部门文件管理、接收、登记、传阅
3. 制度文件上传
4. 内部网上传报表管理
5. 负责本部门文件、资料的打印工作
6. 临时交待事务及协调其他同事

日常工作
1、公司小车班的调度与管理
2、本部门的文件、资料的打印工作
定期工作
小车班汽车月里程统计、费用计算
职权
小车班的车辆调度权

工作条件
办公室、电脑、电话
关键业绩指标
（KPI）
考核指标
指标权重
相关部门小车调度满意度

办事差错次数

工作关系
内部工作关系
汇报
定期向总裁办主任递交工作计划与工作总结

督导

协调
与各部门做好沟通
为各位领导和各部门做好车辆的调度服务

外部
工作
关系

任职资格
学历
中专以上
专业
不限
年龄
22岁以上
性别
不限
性格
细心
工作经验
1年以上工作经验

岗位所需
知识
车辆调度，文件管理

岗位技能要求
工作计划能力，应变能力
岗位技能培训要求
科目名称
课时数
熟悉电脑操作技能
文件管理
半周

职前培训
新员工入职培训

职业发展
可晋升的职位

可转换的职位
档案管理员
修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004-2—10
版本建立

2005-4—1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

（企业文化专员）岗位规范
基本
情况
职位名称
企业文化专员
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁办副主任
直接下属

设置目标
负责企业文化建设，营造良好工作气氛,做好企业对内对外宣传工作.
职责
1、企业形象建设和企业内部报刊编辑和发行；
2、负责与新闻媒体及社会组织的联系和沟通；
3、负责对外宣传、组织、接待；
4、负责对外宣传材料的审核;
5、负责公司各种活动或接待工作中的照相、摄像工作；
6、股改工作。

日常工作
与媒体沟通、联系、对外宣传、接待等
定期工作
每月定期出版企业报
职权
1、对外宣传材料的建议权、审核权；
2、选择新闻媒体的建议权；
3、改善公司行政工作的建议权。

工作条件
办公室、电脑、电话
关键业绩指标
（KPI）
考核指标
指标权重
企业内刊质量

工作关系
内部工作关系
汇报
定期向总裁办主任递交工作计划与工作总结。

督导

协调

外部
工作
关系
与有关部门协调、工作上配合、服务

任职资格
学历
大专及以上
专业
不限
年龄
25—35岁
性别
不限
性格
沉稳、耐心
工作经验
3年以上企业管理工作经验，
1年以上企业文化建设工作经验。

岗位所需
知识
策划知识、新闻知识、文化建设知识

岗位技能要求
沟通表达能力强，擅长策划,文笔优
岗位技能培训要求
科目名称
课时数
美，总结能力强。
企业文化
二周
熟练的office系统操作能力和
商务礼仪
一周
internet应用能力

职前培训
新员工入职培训

职业发展
可晋升的职位

可转换的职位

修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004—2-10
版本建立

2005—4—1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

（档案管理员）岗位规范
基本
情况
职位名称
档案管理员
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁办主任
直接下属

设置目标
负责公司档案管理工作
职责
1. 具体工作是负责收集全公司的文件资料工作
2. 协助各部门的查询及借阅的服务工作
3. 具体收集技术档案的整理归档工作
4. 具体收集财务会计档案归档工作
5. 具体收集单证档案江整理归档工作
6. 具体收集专利档案的归档工作
7. 具体负责全公司图书借阅服务工作
8. 负责全公司红头文件及制度文件的发放工作
9. 积极完成上级交办的其他工作

日常工作
日常关注：
协助各部门的查询及借阅的服务工作；
1、 与各部门的交流沟通
2、 随时收集各类文字资料工作
3、 为各部门做好服务工作
定期工作
定期关注：
收集关于全公司的文字材料及资料归档，并且整理、输入电脑
职权

工作条件
办公室、电脑、电话
关键业绩指标
（KPI）
考核指标
指标权重
办事差错次数

工作关系
内部工作关系
汇报

督导

协调

外部
工作
关系
与各部门做好沟通
为公司各部门做好服务工作

任职资格
学历
高中
专业
档案管理
年龄
25岁以上
性别
女
性格
细致，有耐心
工作经验
在公司5年的管理档案工作

岗位所需
知识
档案管理

岗位技能要求
较强的操作能力
岗位技能培训要求
科目名称
课时数

档案管理
一周

职前培训
新员工入职培训

职业发展
可晋升的职位

可转换的职位
企业文化专员、事务专事
修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004-2—10
版本建立

2005—4-1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

(法务专员)岗位规范
基本
情况
职位名称
法务专员
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁办主任
直接下属

设置目标
负责公司法律事务,使公司各项事务更趋正规化，保护公司知识产权，减少公司经济损失。
职责
1. 审核公司合同中的有关条款；
2. 负责公司知识产权管理;
3. 负责公司打假维权工作；
4. 负责对公司员工法律知识的培训工作；
5. 处理公司其它法律事务；

日常工作
处理公司有关法律事务。
定期工作

职权

工作条件
办公室、电脑、电话
关键业绩指标
(KPI）
考核指标
指标权重

工作关系
内部工作关系
汇报
向直接上级或总裁汇报工作情况

督导

协调

外部
工作
关系
与有关政法部门联系有关法律事务
寻找社会资源进行打假维权工作

任职资格
学历
本科及以上
专业
法学
年龄
28岁以上
性别
不限
性格
尽职负责
工作经验
5年以上相关工作经验

岗位所需
知识
熟悉与公司管理和公司业务相关的法律知识

岗位技能要求
良好的组织协调能力和沟通能力
岗位技能培训要求
科目名称
课时数
熟练使用Office系统和Internet

掌握基本英语阅读和会话能力

职前培训
新员工入职培训
公司知识产权现状培训
职业发展
可晋升的职位

可转换的职位

修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004-2—10
版本建立

2005-4—1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

（车队队长）岗位规范
基本
情况
职位名称
车队队长
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
总裁办副主任、主任
直接下属
小车司机
设置目标
及时准确完成运输任务和确保行车安全
职责
1、根据公司领导的安排，及时准确的将员工送到指定的地点
2、负责监督小车司机的日常工作，确保在
3、如果货物在运输过程中有损坏现象,及时通知运输调度员
4、确保车辆、货物安全
5、定期对车辆进行维护保养

日常工作
1、 出车前,检查车辆状况,做好车辆清洁卫生
2、 按照运输调度员的安排，及时、准确、安全的将货物送到目的地
3、 安全行驶，遵守交通规则
定期工作
1、 车辆定期加油、维护及保养
2、 做好保养维修记录
3、 做好运行记录
职权
有合理化建议权

工作条件
有驾驶经验5年以上
关键业绩指标
（KPI）
考核指标
指标权重
工作责任心强
30％
安全行车,服从领导安排
30％
爱护车辆,及时完成任务
40%

工作关系
内部工作关系
汇报

1、及时将车辆运行过程中遇到的问题，反映给领导
2、及时将送货回单上交

督导
装卸工安全装卸，确保货物安全
协调

外部
工作
关系

任职资格
学历
初中以上
专业
驾驶
年龄
25-40
性别
男
性格
仔细、认真、开朗
工作经验
3年以上小车驾驶经验

岗位所需
知识
1、了解公司各项规章制度，
2、熟悉交通法规和省内交通线路
3、能对车辆出现的问题进行简单修理
岗位技能要求
1、会汽车的日常维护和保养
岗位技能培训要求
科目名称
课时数
2、能修理汽车的简单故障
新员入职培训
1天
3、有驾驶证

职前培训

职业发展
可晋升的职位

可转换的职位

修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004—10-10
版本建立

2005—4-1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

（小车司机）岗位规范
基本
情况
职位名称
小车司机
职位编号

所属部门
总裁办
薪金级别

直接上级
车队队长
直接下属

设置目标
及时准确完成运输任务和确保行车安全
职责
1、根据公司领导的安排，及时准确的将员工送到指定的地点
2、负责监督小车司机的日常工作，确保在
3、如果货物在运输过程中有损坏现象，及时通知运输调度员
4、确保车辆、货物安全
5、定期对车辆进行维护保养

日常工作
1、出车前，检查车辆状况，做好车辆清洁卫生
2、按照运输调度员的安排，及时、准确、安全的将货物送到目的地
3、安全行驶,遵守交通规则
定期工作
1、车辆定期加油、维护及保养
2、做好保养维修记录
3、做好运行记录
职权
有合理化建议权

工作条件
有小车驾驶经验3年以上
关键业绩指标
（KPI)
考核指标
指标权重
工作责任心强
30％
安全行车,服从领导安排
30％
爱护车辆，及时完成任务
40％

工作关系
内部工作关系
汇报

1、及时将车辆运行过程中遇到的问题，反映给领导
2、及时将送货回单上交

督导
装卸工安全装卸，确保货物安全
协调

外部
工作
关系

任职资格
学历
初中以上
专业
驾驶
年龄
25-40
性别
男
性格
仔细、认真、开朗
工作经验
3年以上小车驾驶经验

岗位所需
知识
1、了解公司各项规章制度,
2、熟悉交通法规和省内交通线路
3、能对车辆出现的问题进行简单修理
岗位技能要求
1、会汽车的日常维护和保养
岗位技能培训要求
科目名称
课时数
2、能修理汽车的简单故障
新员入职培训
1天
3、有驾驶证

职前培训

职业发展
可晋升的职位

可转换的职位

修订履历
修订时间
修订内容
修订者
审核者
审批者
2004-10-10
版本建立

2005-4—1
版本修订
丁明杰
柯金财
邱智铭

26