计算机管理制度.docx

GMP管理文件
文件名称
计算机使用管理规程
页数
共 页
文件编码

编制依据
《GMP》2010修订版本
起草人

审核人

批准人

起草日期
年 月 日
审核日期
年 月 日
批准日期
年 月 日
颁发部门
GMP办
颁发日期
年 月 日
执行日期
年 月 日
版次
04
修订号
00
分发部门及份数：质量部（ 份)生产部（ 份）供销部（ 份）行政部( 份)工程部( 份）
1、目的：为使公司网络及计算机管理规范化，确保计算机系统正常可靠地运转，特制定本制度.
2、适用范围:计算机管理。
3、责任人:计算机管理员、各部门(车间）、设备使用人员
4程序：
4.1系统安全管理制度　　
4.1.1 未经公司和计算机管理员批准，任何人不得改变网络拓扑结构，网络设备布置，服务器、路由器配置和网络参数。
4。1。2 任何人不得进入未经许可的计算机系统更改系统信息和用户数据.
4.1.3任何人不得利用计算机技术侵占其他用户合法利益,不得非法侵入他人电脑,不得以任何方式破解系统密码，不得制作、复制、和传播妨害公司计算机稳定的有关信息，违者将报公司领导，并进行相关处罚.
4。1.4 各部门定期对本部门计算机重要数据进行备份以防发生故障时进行恢复。并于每月底将公司规定的相关数据拷贝，到行政部办公室存盘备份工作.
4.1.5 重要资料、电子文档、重要数据等不得放在桌面、我的文档和系统盘（一般为C盘)以免系统崩溃导致数据丢失。
4.1。6公司电脑与通信工具登录用户名由计算机管理员负责分配和登记,使用人员需保管好自己的帐号、密码，不得转借他人使用，因使用者保管不善帐号丢失，并造成恶劣影响的由使用者承担一切责任。操作权限、登陆帐号及密码设置由行政部负责，严格保密不得泄漏。.
4。2计算机日常管理制度
4。2。1计算机办公设备管理
计算机办公设备是指各部门/个人日常办公使用的计算机办公设备,包括服务器、网络设备、打印机、复印机、扫描仪等专有设备；
个人日常办公使用的计算机设备主要有计算机主机（包括机箱内的各种芯片、功能卡、内存、硬盘、软驱、光驱等）、显示器、打印机、。外设（键盘、鼠标、音箱）等。
（1）公司计算机统一由微机室贴上标签,只有管理员进行维护时有权拆封，其它员工不得私自拆开。（由行政部执行)。
(2）分配到个人或部门使用的设备，部门负责人对设备的安全和完整负有责任。员工须爱护、珍惜分配给自己使用的计算机设备。
(3）员工原则上只能使用本部门分配的计算机。非必要时，不能将机器交由他人操作（特别是非本部门人员).未经当事人同意,不能擅自在他人的计算机上进行任何操作。
(4）员工不得私自拆卸、增加、减少或试用新配件。由此出现不良效果，一切责任由使用者自负。（由行政部执行）。
(5)计算机外部设备不使用时，应关掉外部设备的电源。禁止长期打开不使用的外部设备电源，显示器应设置节能模式,要求必须做到人走机关。若发现人走未关机,则处以处罚（由行政部执行）.
（6)及时按正确方法清洁和保养设备上的污垢，保证设备正常使用。
（7）打雷闪电时应暂时关闭计算机系统及周边设备，防止出现雷击现象.
(8）未经允许，员工不应将不属于公司的计算机整机或配件接入公司网络系统。
（9）如果需要将系统内的计算机设备搬离办公地点（或借给外部门或单位)使用，必须预先报上级管理部门批准，并做登记后，在不影响正常办公的前提下方可搬离或借出（必要时将相关数据删除）。
(10）当设备在使用过程中发生故障时,请及时告知计算机管理员，管理员在电话沟通无法解决问题时应安排到现场处理。不能自行拆除设备的任何组成部分。违者处以50-200元罚款（由行政部执行)；
4.2。2计算机设备领发、召回、盘点
（1）新进员工或者其他需要申请计算机使用,本人申请经部门负责人同意后报上级主管部门批准，批准后，计算机管理员根据公司现有资源给予调配使用。
（2)部门/个人需要添加新配件或者报废和换领的,部门负责人申请经分管副总同意后报总经理批准，批准后方可添加新配件或者报废和换领。
（3)员工办理离职时，如登记有OA、金算盘、计算机及相关设备，应在离职登记表中逐一填写，以便管理员进行删除、收回等相关操作.若员工没有办理离职手续，直接不来上班的，或者人事部直接开除的,由人事专员通知计算机管理员停止其计算机一切使用资源。
（4）在检查中发现该部门计算机使用管理混乱,未按相关规定执行者，将收回所配给的计算机及相关设备，待部门管理整顿改善并做出相应处理之后,再酌情恢复配给.
（5）设备在使用过程中发生毁坏时，须将原设备交回行政部，不能自行拆除设备的任何组成部分。否则，后果由当事人承担。
（6)行政部不定期清点各部门/个人计算机设备的使用情况，如设备有毁坏、缺失、与原记录未匹配等不良情况且未上报主管部门的，行政部将收回其设备，追究负责人相关负责，并给予处罚警告。
4.3计算机文件管理制度
（1） 所有存储于计算机内的文件都应实行文件保密性分级管理存放，终稿文件都应设为只读属性,文件分为：绝密性文件、机密性文件、普通性文件。
绝密性文件：1、财务分析报告；2、对高层管理者的考核报告;3、对工资分配方案及所属文件;4、涉及项目成本、利润的报告或论证材料；5、公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料、GMP文件；6、公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。
机密性文件：１、公司注册及相关文件；２、技术资料、工程建设的重要图纸；３、立项报告、业务进度分析报告；４、涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本;５、公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。
一般性文件:1、平时各种工作条例、规章制度;２、一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；３、各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；４、行政管理工作的计划、总结、报告;５、一般性的月、季工作计划与总结报告；６、有关干部任免、调配、定级等的文件；７、财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。
（2） 绝密与机密性文件都应在存储时进行加密管理，文件及密码由专人管理，未经授权，其他人员不得调取、复制、删除等操作。同时,对协同文件应做好多层加密设置.
（3） 一般性文件尤其是公共文件在存放时，原则上不要求设置密码，如编写者和管理者认为有必要设置时，自行设置并保管好密码.
（4） 各部门或科室的办公软件系统用户登录密码由部门（车间）负责人统一设置和管理，密码设置后，一份上报行政部存档,一份交由系统使用人员。所设密码一律不得告知无关人员。
（5） 具体文件所设密码应由文件起草人设置并告知其所在部门负责人存档。所设密码一律不得告知无关人员。
对协同文件的操作,应取得管理员的同意，并由管理员对协同文件作好相关的修改权限后方能交予修改人.注:协同文件指由两个或两个以上的管理者或使用者，协同一致地完成的文件及数据。
（6） 密码管理：
1、计算机系统用户登录密码由行政部和各部门负责人各存档一份。
2、办公软件系统用户登录密码由行政部和各部门负责人各存档一份。
3、具体文件密码由文件起草人和部门负责人各存档一份.
4、计算机系统管理员用户登录密码的变更由行政部管理设置变更并更新存档，其它用户登录密码的变更由部门负责人负责管理设置变更并更新存档.
5、如密码使用或管理员离职或变更工作岗位，在其离职或变更工作岗位前应向上级密码管理人员完整移交相关的密码存档文件,接收人在收到存档后应立即验证密码是否和存档一致，并在一天内变更相关的文件、系统等密码。
4。4病毒的防治管理制度
4.4。1任何人不得在公司的内网上制造传播任何计算机病毒，不得故意引入病毒。
4.4。2网络使用者发现病毒应立即运行杀毒软件进行杀毒，如遇到用杀毒软件无法清除的病毒应向计算机管理员报告以便获得及时处理。
4。4.3因工作需要使用QQ、MSN的,不得随意接收别人发过来的未知文件，以免感染上病毒。
4。4。4各部门应定期查毒，（周期为一周或者10天）。
4.5U盘文件管理制度
4.5.1各部门专用U盘应有专人专用责任人,未经部门负责人同意，其他人员不得借用,禁止调用、拷贝其中文件、资料,严禁泄露公司机密。公司内网、财务、ERP、质保检验系统不得使用私人U盘，不得与外网连接。
4.5。2各部门使用的U盘文件必须在相关计算机上留有备份，使用U盘时,须长期保存的文件，须在原稿上加以注明,如无注明,将被视作一般文件,予以保存两周.属于规章制度、GMP制度、上报文件、项目文件专档保留.
4。5。3各部门因业务特殊性,而认为无须与其它部门共享的部分信息、资料，可填写"密码设置申请单"向公司提出申请，被批准后，密码设置部分将不列入信息共享范围，但不得擅自指令操作员增减密码的设置范围。
4.5.4各部门操作员应及时整理、删除U盘内的文件资料，以便充分利用可读写信息空间。
4。5.5未经许可不得将公司的U盘转借他人或带出公司，违者处以50—200元罚款（由行政部执行).
4。5.6各部门因业务特殊性，须转借他人使用的,应经部门负责人同意后,方可借用，并做好借用登记记录。
4。5.7为防止U盘发生意外故障，造成损失，操作人员应每周做好U盘备份，以便文件恢复。
4.5。8财务部U盘由财务专员自行管理,并将信息知会总经理即可。
4.5.9与外界交流的U盘必须先检测病毒后才能在公司使用，或带出公司。公司U盘与外界交流需要带出时,应事先经部门负责人同意。
4。5。10禁止在U盘读写或驱动器灯亮时插入、取出U盘。
4。6其它常见问题处理
4。6.1关于打印
（1）打印服务器(装有打印机共享出来的电脑称为打印服务器），一律由管理员分配IP地址，一经设定，未经允许不得随意更改打印服务器的IP地址。
（2)装有打印机的电脑,必须装打印机共享出来，让其它用户可以使用。
（3）各部门电脑使用者应该学会安装网络打印机。自行添加需要使用的打印机。
4。6。2计算机设备开机顺序：先开打印机、扫描仪、显示器等外部设备，再开主机；关机顺序相反,不得强行开/关机.
4。6.3所有连接到公司内网的电脑，在进入系统时必须使用正确的用户名与密码进入.同时所有电脑必需设置密码。
4.6.4对于常常要访问的共享文件，应该做磁盘映射，将其映射为网络磁盘。
4.7质量控制科电子数据的管理
4.7.1质量控制科涉及的电子数据主要有高效液相色谱法分析方法、色谱图、原子吸收分光光度计检测图谱、紫外分光光度计的光谱图。涉及的计算机系统设密码进行限制管理，密码持有人仅为质量控制科科长和仪器管理员。
4。7。2高效液相色谱法的分析方法应有专人编制，未经授权不得擅自更改,如需更改应向质量控制科长审核批准后方能修改。待检测完成后生成的色谱图应及时打印，并在色谱图上注明操作人和日期，附于检验记录后，数据应以纸质打印文稿为主数据。若纸质文稿因受污染或破损不易辨认时，应及时再次打印文稿，并在文稿上注明出原文稿内容外，还需注明重新打印时间和重新打印原因,与原始文稿同时附于检验记录后。高效液相色谱系统中的数据每周由信息科备份一次,确保系统内数据的安全性.
4。7。3原子吸收分光光度法的检测数据的保存和备份同高效液相色谱法数据的管理。
4.7.4紫外分光光度法的检测数据只有紫外光谱图是采用联机方式取得，保存于计算机内,照上述方法管理。采用紫外分光光度计测量的光度值是单机检测,不需要进行保存备份管理。
4。8电子监管码系统管理
4。8.1监管码系统包括运行所需的计算机、打印机、无线路由器、扫描终端等设备。
4。8.2电子监管码系统设置密码登录制，只能经授权用户进行登录系统操作。
4.8.3每个品种的监管码申请下载量以季度为单位进行申请下载。不得一次申请下载超过该产品一个季度生产计划量.
4。8。4监管码申请下载与解密必须是经授权的外包车间管理人.
4.8。5监管码系统运行所需的计算机、打印机、无线路由器、扫描终端等设备需每月进行一次全面的系统检查维护。
4.8.6监管码上网、上传、销售与入库数据，基药与特殊药品的数据监管，由仓储负责；各单位执行人每周检查一次，信息中心负责人每2周检查一次.杜绝数据错误，防止报警。检查情况列入相关人员月工作报告。
本制度中的规定若与其它文件内容有冲突之处，以本制度为准.本制度解释权归公司所有，公司有权根据实际情况对本制度作合理化修改.
第 7 页 共 7 页