行政部岗位职责及定员方案.doc

行政部经理岗位职责行政部经理岗位职责岗位名称行政部经理岗位编号所在部门行政部岗位定编1岗位设置目的协助行政副总裁统筹管理公司计划、公共关系、行政、后勤管理工作在组织中的关系行政副总裁行政部经理行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导计划管理1. 建立、健全公司计划管理体系，并组织实施2. 协助公司领导编制公司年度工作计划3. 组织各部门制定部门年度、季度、月度工作计划和管理费用预算,并定期监督、评估工作计划执行效果管理体系建设及文件档案管理1. 组织公司各部门进行制度、流程管理体系建设和完善2. 进行信息网络建设的可行性研究，并具体组织实施工作3. 审核公司内部行政公文和对外行政方面的信函、传真、申请、报告、证明等管理体系建设及文件档案管理4. 签署各类外来公文拟办意见，督促公文落实5. 组织档案文件的收集、整理、保存,处理过期/失效档案6. 审核公司档案借阅申请印章管理1. 组织印章的刻制、保管、分发、回收、登记、销毁管理2. 审核印章的刻制和行政公章用印、作废申请会议管理1. 组织公司会议的协调、准备和会议服务2. 审核公司会议申请、会议纪要3. 组织公司会议决议事项的督查督办车辆管理1. 审核公司公务车辆年度费用预算并监督实施2. 审核公司用车申请，调度公务车辆，指派出车司机3. 组织公司司机安全、接待礼仪、保密培训4. 组织公司维修厂商的评估、确定5. 审核公司车辆维护维修、加油、路桥等费用报销申请6. 协助处理公司交通事故和保险理赔工作办公用固定资产管理1. 建立办公用固定资产管理制度并组织实施2. 审核办公用固定资产的采购、内部调拔、报废申请3. 配合财务部开展非经营性固定资产的盘点后勤服务1. 督促公司礼品、福利品的采购、保管和发放等管理2. 督促公司办公环境的清洁工作3. 督促员工食堂和宿舍管理4. 督促公司安全保卫、综合治理等工作5. 督促公司的报纸、刊物征订及发放6. 安排平日工作值班和节假日值班日常工作1. 编制部门工作计划和预算,并控制、分析计划与预算执行情况2. 组织建立计划、行政后勤管理等有关的流程和制度3. 指导、协助部门员工完成工作,监督其工作质量和进度4. 培训、发展部门员工与公司文化相适应的综合素质5. 对本部门的员工进行考核，分析其不足，并帮助其改进6. 建立接待标准及相关制度，协助公司领导进行接待7. 建立公司保密管理制度并组织落实和改进8. 起草公司综合性的经营管理报告、总结、计划、决议等文件和函件9. 组织办理公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的注册、年审及变更手续10. 组织内部文件编辑、发放工作11. 建设与审核网站内容和组稿12. 建设与维护公司的公共关系,协助处理公司危机事件13. 审核公司办公用品及低值办公设施采购计划及申请其他1. 指导下属公司行政后勤管理工作2. 完成公司领导指派的其他工作任职要求/条件学历要求大学本科以上学历专业要求法律、行政、文秘或工商管理等相关专业知识要求掌握现代经营管理的理念、理论和方法 经验要求至少在行政管理工作五年，并具有公司企业中高层职务经验基本技能计 算 机熟悉掌握常用办公操作系统和软件写 作善于编撰有关公文、公函、方案、计划以及制度等文件其它要求良好沟通、协调、组织能力素质要求理解并认同公司的企业文化良好职业道德和素养,公正廉明高强度的抗压能力,有面对困难挑战的勇气亲和力强，能促进内部团结行政专员岗位职责岗位名称行政专员岗位编号所在部门行政部岗位定编1岗位设置目的协助行政部经理完成公司行政、后勤管理在组织中的关系行政副总裁行政部经理行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导督查督办1. 督办事项的立项申请2. 立项批准后的督办事项的登记、通知3. 跟进、协调督办事项进展并跟催逾期未办结事项证照管理1. 公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的日常保管2. 办理公司营业执照、组织机构代码证、资质证等的年审年审及变更手续办公用品及办公用固定资产管理1. 制订办公用品采购计划和预算，并实施采购2. 本公司办公用固定资产实物的核实、登记3. 办理办公用固定资产的内部调拔手续4. 核实、提报办公用固定资产维护、报废申请并组织处置5. 配合财务部开展非经营性固定资产的盘点车辆管理1. 建立车辆技术档案，办理车辆保险手续2. 公务车辆年度费用预算及统计3. 协助经理组织司机安全、接待礼仪、保密培训4. 参与维修厂商的评估、确定接待管理1. 组织重要接待准备工作:食宿准备、接待用车准备、接待面谈场所准备、参观现场准备及参与接待人员通知等IT系统管理和维护1. 公司内部网络建设和维护2. 计算机硬件设备维护后勤服务3. 协调、管理总公司办公场所的清洁工作4. 协调、管理总公司安全保卫、综合治理等工作5. 公司礼品、福利品的采购、保管和发放等管理6. 管理电话费用，对费用控制效果负责7. 领用、发放员工劳保用品、印制名片8. 制定节能降效方案，并组织实施，并控制效果9. 员工食堂和宿舍管理其他1. 完成部门经理指派的其他工作任职要求/条件学历要求大学本科以上学历专业要求行政,文秘，工商管理等相关专业知识要求接待礼仪、行政管理、劳动法律法规等经验要求三年以上行政管理工作经验基本技能计 算 机掌握计算机办公应用操作写 作熟练掌握常用公文的拟写其它要求良好的沟通、协调能力素质要求工作积极、认真、细致，处事公平,待人接物热情大方总裁秘书岗位职责岗位名称总裁秘书岗位编号所在部门行政部岗位定编1岗位设置目的协助总裁完成日常事务性的文案、督办等管理工作在组织中的关系行政副总裁行政部经理行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导文秘工作1. 签收、传递送达总裁的公文2. 督促各部门按时上报相关文件，审查后报总裁阅批3. 收集与企业发展和运营有关的资料、信息，翻译文件4. 询查、转接总裁办公室来电5. 总裁重要讲话及其他重要综合性文字材料的起草，管理相关材料，做好公司大事记总裁会议管理1. 协调安排总裁参加的各类会议2. 负责总裁办公会的会议记录，起草会议纪要、简报总裁会议管理3. 协调、督促各单位贯彻落实会议决议4. 向总裁反馈总裁会议决议的执行情况协助总裁工作1. 深入基层单位调研,做好总裁的参谋和助手2. 总裁活动、差旅接待方面的安排3. 总裁和政府有关单位的联络工作4. 协助总裁协调各单位及岗位的工作关系其他1. 完成部门经理指派的其他工作任职要求/条件学历要求大学本科以上学历专业要求行政、文秘等相关专业知识要求掌握企业管理知识、组织行为管理知识、心理学知识、写作知识和国家法规经验要求至少从事文秘工作3年基本技能计 算 机熟悉掌握常用办公操作系统和软件写 作善于编撰有关公文、公函、方案、计划以及制度等文件其它要求良好沟通、协调、组织能力素质要求工作认真仔细、工作踏实，良好职业道德、素养和形象气质,文员岗位职责岗位名称文员岗位编号所在部门行政部岗位定编1岗位设置目的保证公司档案资料存档及时、完整、保密在组织中的关系行政副总裁行政部经理行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导文件管理1. 公司公文的打印、装订、编号、分发、存档2. 外来公文的签收、登记、送阅、催办以及文件清退3. 来信、传真的收发、登记、转送4. 报纸、刊物征订及发放工作5. 文印设备的维护、使用及耗材更换档案管理1. 组织对各部门及项目公司的档案知识培训2. 档案催收、核对,整理、拆钉、排序、编目、盖归档章、装盒、上柜、办理档案交接手续3. 指导、督促各部门及项目公司档案管理4. 档案日常维护及使用管理5. 档案室卫生、温湿度、防火、防蛀等环境维护； 来电来访接待1. 客人来访询问、登记、通报、引领2. 来电接听、记录、转告会议管理1. 协调、安排会议室使用2. 会议通知、材料准备、会场布置3. 会议室的日常清扫、整理及花草维护4. 会议茶水服务办公用品管理6. 办公用品发放、登记7. 办公用品费用统计其他1. 完成部门经理指派的其他工作任职要求/条件学历要求大学本科以上学历专业要求行政管理知识要求档案管理知识经验要求2年以上档案管理工作经验，持文员证基本技能计 算 机熟练操作各种办公软件写 作基本写作能力其它要求良好沟通、协调、组织能力素质要求工作细致，条理性强,具有保密意识司机岗位职责岗位名称司机岗位编号所在部门行政部岗位定编1岗位设置目的根据调度为公司人员外勤及来访人员提供用车服务，代表公司合理接待来访人员在组织中的关系行政副总裁总裁办公室主任行政专员总裁秘书文员司机工作职责与权限职责项目工作职责工作权限经办审核批准督导出车1. 接受行政部经理或公司领导调度出车2. 车辆出车前的性能和安全状况检查3. 车辆行驶记录4. 车辆维修、年审、加油及路桥等费用统计和报销车辆维护1. 车辆的日常维护保养、清洁2. 车辆年审手续办理1. 车辆故障维修的申请、送修、验收其他1. 配合行政管理员做好后勤接待工作2. 完成部门经理指派的其他工作任职要求/条件学历要求高中及以上专业要求车辆驾驶与维修知识要求车辆机械常识，交通安全知识经验要求3年以上驾驶经验，五不良记录，持C照以上基本技能计 算 机基本操作写 作基本写作能力其它要求冷静,应急处理能力和应变能力素质要求热情、大方、细致