行政助理-秘书岗位说明书.doc

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行政助理/秘书岗位说明书
　　行政助理/秘书主要是从事秘书、信息资料搜集、计算机文字处理等办公程序性工作，以及协助领导处理日常事务的一个职业.企业/公司要做到一定的规模，要在市场的竞争中脱颖而出，就要需要有良好的管理体系，这样才能更好的统筹全局，明确分工,协调各部门的关系.目前，大多数的中型企业都有专门的行政部门，一些小的企业或公司即使没有专门的行政部门，也设置了行政助理制个岗位，以便公司更好的运作。作为现代社会的行政助理/秘书，不仅需要具有良好的心理素质，具有一定的应用写作能力、语言表达能力、理解能力和分析判断能力，还应该拥有较强的责任心和人际沟通能力，有团队协作精神与较好的英文水平，同时要求熟练应用计算机和办公系统。
　　行政助理介绍:
　　工作内容
　　1。负责公司机构员工的社保、失业、工伤、生育、保险等福利保障制度的贯彻落实
　　2。责公司机构下行文件的下发、跟踪、落实和反馈,负责相关会议的组织筹备工作
　　3。责部分相关制度和文稿的起草及监督落实
　　4。筹协调员工工作安排，草拟公司机构相关人事管理制度
　　5.责员工入职手续及人事档案管理
　　6.加对公司机构员工的绩效考评工作，负责公司机构员工的日常考勤管理及其它事务性管理工作
　　劳动活动重要度基本描述
　　实施管理活动——执行重复的管理任务,例如维护信息，及处理文书工作
　　与计算机打交道——使用计算机系统(包括硬件和软件）进行编码、写软件、设定功能、输入数据或处理信息。
　　获取信息——观察、获取或者通过其它相关的渠道获取信息。
　　与主管、同事或下属沟通-—通过电话、书写、电子邮件或面对面的方式与上级、同事、或下属进行沟通。
　　组织、计划并对工作排列优先级——设计目标,并排列优先级，组织并实施你的工作。
　　工作环境
　　作为行政助理/秘书，工作性质决定了工作主要是在办公室中完成的，大量的工作是事务性的工作，尤其是要大多时间面对电脑，所以容易产生眼睛疲劳，应该注意眼睛保护。一般来说，工作时间相对规律，节假日也能照常休息，虽然也偶尔加班，但综合来说工作环境是十分令人羡慕的。
　　工作条件
　　重要度基本描述
　　电话交流-—工作中需要进行电话交流的机会有多少?
　　联系他人-—工作中需要（通过面对面、电话或其他方式)联系他人的机会有多少？
　　面对面讨论——工作中需要进行面对面讨论的机会有多少?
　　电子邮件—-工作中需要通过电子邮件交流的机会有多少?
　　信件和便条—-工作中需要通过信件和便条交流的机会有多少？
　　精确和准确的重要性——高度准确性和精确性对于这份工作来说有多重要？
　　团队合作——团队合作对于这份工作有多重要?
　　薪酬待遇
　　一般来说，行政助理/秘书的年薪在3—4万元左右，但不同地区差异也比较大。东部沿海城市和大城市的工资水平高于中西部地区和小城市,大企业高于中小企业。
　　社会需求
　　伴随着我国加入世贸组织，国内市场进一步开放,国家对于公司的注册资本的要求也降低了很多，一时间，各种公司大量成立。各公司对于行政助理/秘书以及相似性质的工作岗位人员的需求也在快速的加强。应该说，随着市场经济的逐步发展，市场机制的逐渐完善,公司将会进入一个更加快速的发展时代，竞争也将更加激烈，要在这样的环境不被淘汰，公司必须拥有合格的管理机制，而行政秘书/助理则是这一管理体制运行的具体执行者，他的作用也将更加重要。未来，市场对于行政秘书/助理的需求仍将持续走俏,在这样的大背景下，具备良好的组织能力和沟通能力,专业知识扎实,具备一定工作经验，精通外语应聘者将很受市场青睐，薪酬水平也将令人羡慕。
　　职业晋升
　　一般来说，行政助理/行政秘书在本行业积累一定的工作经验后，可以晋升为行政主管或者部门主管，但这个过程可能比较缓慢.也有部分人转行,凭借自己积累的工作经验和业务上的关系，进入销售领域。
　　教育背景
　　一般要求文科类专业大专以上学历，大型企业或外资企业则要求本科以上学历
　　入行经验
　　一般要求1年以上管理工作经验，部分大型企业或外资企业则要求3年以上工作经验
　　核心课程
　　管理学、市场经济学、人力资源学、组织行为学等相关课程
　　培训及认证
　　国家劳动和社会保障部职业技能鉴定中心组织的秘书职业资格考试一般每年举办两次,分别为初级、中级、高级，并分为秘书及涉外秘书两大类.

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