市场部岗位职责及流程.doc

市
场
部
岗
位
职
责
及 工 作 流 程
目 录
一、合同组5
1、合同组岗位职责及主要工作内容：5
1。1岗位职责5
1。2主要工作内容5
2、合同组工作流程：8
2。1合同制作流程图附图一8
2。2合同评审工作流程图附图二9
2.3合同明细台账图附图三10
3、合同评审管理办法11
3.1主题内容与适用范围11
3。2职责11
3。3合同评审的规定11
3。4评审资格12
3.5评审内容12
3.6合同的修改12
3。7合同评审记录13
二、投标报价组14
1、投标报价组岗位职责及主要工作内容14
1。1岗位职责14
1.2主要工作内容14
2、投标报价组工作流程:16
2。1报价流程图附图四16
2。2招标项目报名流程图附图五17
2.3投标文件制作流程图附图六18
2。4项目运作流程图附图七19
3、项目报备跟踪管理办法20
3。1项目报备20
3。2项目跟踪21
3。3项目授权22
3。4项目考核23
3.5项目冲突及裁决23
第二部分 市场部岗位职责、内容及流程
本文件规定了合同的制作、评审及审核；投产明细的编制校核以及下发；项目的投标报价、项目报备跟踪管理办法；技术支持设计电梯的土建图纸，目的使公司在前期投标报价更加准确、合同更加规范，土建及电梯布置更加科学合理，确保最终生产的电梯设备达到用户要求的理想效果.
根据部门工作规划，市场部以满足部门工作职能并完成部门工作目标有以下岗位及职责:
1、合同组
2、投标报价组
一、合同组
1、合同组岗位职责及主要工作内容：
1。1岗位职责
1.1。1负责合同制作、评审及项目档案管理；
1。1。2负责合同执行中客户沟通以及与公司内部相关技术问题的核对,下发《投产计划》，提前办理商检、发货计划等相关事宜;
1。1.3负责项目执行过程中的跟踪、协调,处理现场或代理商反馈意见和信息，提交公司相关部门后并及时落实回复；
1。1.4负责部门人员日常考勤管理，并按规定提交至综合管理部;
1。1.5负责更新公司业绩;
1.2主要工作内容
1。2。1其中合同制作的具体工作内容有：
a、经投标或报价后交与合同管理人员按投标文件(或洽谈结果）制作合同文本.
b、合同文本由合同组成员进行互相审核后定稿。
c、合同信息栏必须填写完善,如有遗漏必须填补.
d、生效后的合同必须填写合同号，按合同号顺序进行合同复印存档，如有后续补充及变更,需与合同一并保存。
e、区域合同、业绩需由合同管理员统一管理，一切与公司有关的手续及合同变更及时处理。
1。2.2合同组的主要工作内容有：
1、投产计划：
接客户合同送技术组核对图纸,满足公司要求由XXX编制并与客户确认交货期；不满足时下达“合同评审单"送相关部门评审;投产计划下达部门：生产车间、工程、采购（特殊非标部件)；
2、备货：
公司规定合同生产周期为接合同至交货期2个月,提前0.5个月落实生产情况。
3、出货:
依据发货车间提供的相关信息填写“发货单"（货物名称、数量、毛净重）；
4、信息处理单：
补件:a、公司原因：经落实如因运输、设计、加工等问题由公司承担费用；b、购买配件:编制信息处理单，登记台帐,费用客户承担；c、变更：审核变更单内容后，交部长和主管领导审批，确认后,下发至技术部.确保产品符合客户要求.
5、整理发货计划，并依据公司规定及时上报发货计划：
6、投产：
如果在生产过程中,客户有变更需求，则有合同组下投产变更，以满足客户的生产需求。
7、信息处理及后期跟踪：
当客户反馈回信息，需变更、更换、补发或购买零部件时，合同组跟采购部、技术部、发货车间联系，落实零部件损坏、漏发的原因。核实无误后，帮客户解决产生的问题，编制信息处理单之后,由XXX负责校核信息处理单，审核无误之后,按照公司规定,下发信息处理单,并跟踪该项目的信息处理进度,直至解决问题。将客户所需的零部件及时寄出.
8、信息录入——生效订单的信息及时录入
※合同主管:XXX
管理分配：XXX：负责合同审核及其相关事宜；
2、合同组工作流程:
2.1合同制作流程图 附图一
图一 合同制作流程图：
合同制作流程

补充合同号、自留合同一份原件，登记备案
合同返回、查看合同信息是否完善
打印盖章、交由项目负责人
合同制作、审核后定稿
符合公司价格政策的前提下制作合同
项目算价
接受任务

2.2合同评审工作流程图 附图二
图二 合同评审工作流程图：
收到合同或合同草案
填写合同评审记录表
商务评审
技术评审
生产评审
填写合同评审信息反馈单
符合评审要求、签署评审意见
合同评审结果录入评审台账
就修正内容与用户协商
同意修改
不同意修改
修正合同草案
不签订合同
签订合同
合同、图纸转技术支持
接用户通知合同变更或补充
落实生产进度及变更涉及费用
将落实结果告知用户，合同评审完成

2。3合同明细台账图 附图三
图三 合同明细台账图
收到合同

登记月订货台账记录
电子版台账录入
填写文字信息台账

合同、图纸等相关资料技术支持核对图纸参数

核对参数登记、投产号录入订货台账后存档

3、合同评审管理办法
3。1主题内容与适用范围
本管理办法规定了XXX公司合同评审工作的职责、规定、分类与内容.其目的是澄清顾客的要求与意图,充分体现以顾客为关注焦点的经营思想，既能保证公司的产品符合特种设备安全规范的要求，又能保证合同保质、保量、保工期的顺利实施，从而达到顾客的满意.适用于XXX公司各类电梯销售合同的评审。
3.2职责
3。2。1合同负责人负责合同评审的组织工作及对合同中商务条款部分进行评审。
合同评审后要将评审信息及时地传递给有关部门，并保持与顾客的沟通，对合同评审的记录进行分类归档管理。
3.2。2 技术人员(机械技术、电气技术)负责对合同技术要求的评审.
3.2。3生产部门负责向商务部提供正常生产能力及交货期规范的要求,并负责对合同的生产能力和交货期的评审。
3.3合同评审的规定
3.3.1 与顾客签定的所有合同都需要进行合同评审.
3。3。2 合同评审应在正式合同签定之前进行，在确保公司对顾客及合同的要求能够充分理解、价格能够接受且能履行合同时，方可签订合同。
3。4评审资格
3.4.1评审人员资格：
市场部合同管理员生产部副总技术部 常务副总
3.5评审内容
3.5.1合同的各项内容是否符合公司产品要求，如制作合同附件、电梯配置清单、功能表等。
3。5。2在技术（机械、电气）、供应(外购件、外协件)、经济(价格、付款方式)、生产能力与交货期以及安装周期等方面是否具有履行合同的能力。
3。6合同的修改
3.6.1合同签订后,如合同的局部内容发生变动，需经供需双方协商办理合同修改手续,对修改的内容；
1）在原合同上修改，修改处应加盖合同章，且需修改人签字；
2)合同双方签订合同变更协议或合同补充协议,经双方确认盖章后返回由市场部随合同一并存档.
3。6。2对合同修改的内容，需按合同评审的程序经有关部门评审.
3.6。3对合同修改的信息,市场部应:
1)以转接的方式传递到有关部门（财务部、技术部),转接内容及时间应有书面记录，并有接收人签字;
2)以投产明细更改通知单的形式传递到有关部门(包括技术部或技术人员）。
3.6。4 合同生效后若甲方提出修改合同，应在掌握原合同的进度情况后，必要时应向甲方追加因合同修改而造成的在制品不能再使用的损失.
3。6。5合同生效后,若顾客提出中止合同时,应将合同终止的信息及时传递到有关部门,并对已生产的成品及半成品提出处理意见.
3。7合同评审记录
3。7。1 对合同的评审，除盖章评审外应填写合同评审记录单，要求记录字迹清晰,表达准确。
3。7。2 合同负责人负责保管合同评审记录。
二、投标报价组
1、投标报价组岗位职责及主要工作内容
1。1岗位职责
1.1.1及时、准确制作投标书,并进行投标情况分析.
1。1。2审核各办事处投标书；
1。1。3更新公司配置、功能及资质文件，将信息传达到各区域办事处；
1。1。4管理投标、履约保函及保证金;
（省内区组长：XXX;省外区组长:XXX）
1.2主要工作内容
1。2。1为销售经理提供公司资质、业绩、技术资料保障，做好售前服务工作；
1.2。2根据公司产品配置变化，及时整理技术资料，并下发到各区域办事处；
1.2。3为来电用户介绍公司产品，并将客户信息传递至各区域办事处；
1。2.4按照报价要求，制作项目报价单及报价文件；
1。2。5办理投标保证金，并在项目定标后及时催回保证金。
1。2。6严格按照招标文件的要求，完成投标书及资格预审文件的制作；
1。2。7对由区域办事处制作的报价文件及投标书进行审核；
1。2.8在项目开标结束后，进行信息跟踪，询问有关开标现场情况、竞争对手及投标书质量，总结各地区及各类情况，以提高投标书质量；
1.2。9在投标结束后，根据项目负责人反馈的投标情况报告,对投标项目、投标产品、投标价格、市场信息、用户意见按区域分类整理，进行投标分析,向区域经理及公司提供市场运作及经营决策的依据;
1。2。10在投标执行过程中与销售经理、用户、生产、技术等多方面作好协调工作；
2、投标报价组工作流程：
2。1报价流程图 附图四
图四 报价流程图
收到需要报价的信息

备案登记

与项目所在地区 是 不予报价
确认该项目是否冲突

否

询价人提供详细项目名称
电梯技术规格等详细参数

按照公司规定报价
制作报价书

审核人员审核签字后在
报价书记录本处登记项目信息

根据用户的需求制作详细
报价文件

盖章、装订
2。2招标项目报名流程图 附图五
图五 招标项目报名流程图

从各种渠道
收集到项目信息后

首先通过网络查询 不确定
或者电话确认、看现场等手段 禁止购买标书
确认招标信息的真实性

确认
真实

联系负责本
项目区域的业务经理, 确认不参与
由项目经理负责进一步确认 不再购买标书
是否参与

确认
参与

联系通过网上报名
或由业务经理前往
或由办事处帮助
报名并购买标书

确认报名完毕
准备制作投标书
2.3投标文件制作流程图 附图六
图六 投标文件制作流程图

拿到标书后首先登
记详细项目信息

根据项目情况和开标日期确定标书制作和审核人员
确定标书制作完成日期、标书必须在该日期前完成

阅读招标文件
整理出招标书中特殊要求

如果合同要求
对不符合公司规定的条款 登记后 中标 转为履约保证金
进行评审 办理投标保证金 或办理退还保证金

未中标
根据招标文件要求编制投标文件

及时追回保证金

标 书 审 核

价 格 审 核

标书电子版需在
标书负责人处备份

盖章、复印、装订

邮寄或交给投标经理
2。4项目运作流程图 附图七
图七 项目运作流程图
通过各种渠道拿到项目信息

对信息进行 是
核实并确认与办事处 交给办事处管理
是否冲突

否
在部门登记后
制订项目运作计划

临时换人
报部门审核 部门指定合适的人接项目
通过
审核

对项目进行深入的沟通和交流
联系业主、设计院、招标公司

每周将项目的进行情况写出书面报告
遇到特殊情况随时与部门沟通

项目失败
逐步与项目决策圈建 写出详细的项目总结
立联系及影响力

项目成功

促成客户考察或签定合约

项目完成、监控合同执行

写出详细项目总结
3、项目报备跟踪管理办法
为解决销售成员(或合作伙伴）间项目冲突问题，构建有序的销售竞争渠道环境,提高项目的成功率，规范销售行为提升销售综合竞争力，特制定以下办法：
3.1项目报备
3.1。1项目报备是指销售成员在运作一个项目时需要向公司市场部备案.
3。1。2公司为了保证项目稳妥和周全的进行，设立专人（市场部司胜利）负责项目报备,以保证项目备案及授权委托工作的顺利开展.
3.1。3XXX公司所有销售成员及代理商运作跟踪的所有项目均需进行项目报备.
3.1.4项目报备前，各区域销售人员或代理商应对自己跟踪的项目进行内部登记,便于管理.
3.1。5当各区域销售员或代理商申请了项目报备后,公司的项目跟踪流程才被启动，被报备的项目就会纳入公司进行跟踪管理。
3。1。6项目报备的原则是先报先确认，先到先报.
3.1.7项目报备原则不支持跨区域报备，需跨区域报备时必须具备下列条件：
a本区域开发商的异地开发项目。
b本区域代理商的异地跟踪项目.
c良好公共关系的异地项目。
d必须经过对方区域经理及市场部的认可.
e该项目在异地区域的销售人员无报备。
3。1。8项目报备的流程：
项目信息收集

项目信息登记

项目信息报备

项目信息收集由各区域销售人员或代理商完成。
项目信息登记由各区域工作人员完成.
项目信息报备由各区域销售人员即项目跟踪人或代理完成。
3.1.9项目报备的条件:
报备的项目必须是经过初次或二次跟踪，项目信息清楚、产品需求清楚、采购方式清楚、主要竞争对手清楚、项目业主信息清楚，具备以上条件方可报备。
项目报备必须填写项目报备表，按报备表格式依次填写不得漏项，市场部不接受口头或电话项目报备。
不具备上述条件的项目公司市场部将不予受理报备。
3。2项目跟踪
3.2。1各区域销售人员报备过的项目要加大跟踪力度,保持定期与业主及代理商的沟通，定期每月对项目跟踪情况进行更新。
3。2。2市场部将对有一定批量的项目跟踪情况进行及时的与报备人的沟通，并征询报备人该项目需要的公司层面的支持需求。
3。2.3项目跟踪情况的更新可围绕四个方面进行.
1) 项目进程，即该报备项目的进展程度，电梯大概签约时间。
2) 商务沟通的进展情况，包括付款方式、价位、维保服务、交货期、运输安装等。
3) 公关情况说明，包括业主决策人员的订货倾向，主要竞争对手的情况等。
3.2.4项目报备后,要求报备人每月对报备的项目进行跟踪情况的更新，连续三次没有对该项目进行跟踪情况更新的，视为放弃报备。
3。2。5对报备人放弃报备放弃跟踪的项目，公司市场部有权重新按排其它销售人员对该项目进行跟踪并授以委托。
3.2。6公司只针对半年内预计采购的项目开具授权，半年后采购的项目公司不开具授权。经过报备并开具授权的项目需在半年内产生购买结果，如果半年内没有产生购买结果，需要报备人提出书面申请，并提供该项目跟踪情况的详细报告,经市场部同意后重新申请该项目报备或延期保护。
3。3项目授权
3。3。1项目授权由市场部统一办理并加盖公司印章.
3.3。2项目授权只对报备项目开具。
3.3。3项目授权可授权给一人或二人或单位.
3。3。4项目授权需经区域经理签字确认认可，市场部确认认可。
3。3。5项目授权一经确认，任何人不得变更被授权人。特殊情况需变更被授权人时应经公司领导同意。
3.3.6项目授权书的开具日期应在项目预计签约半年内.
3。3。7项目被授权人是该项目唯一合法报价人，除此之外不征得被授权人同意其他人员禁止针对该项目报价。同一项目一旦报价决不允许出现第二 份报价,如果出现被授权人之外的报价将对责任人进行每个项目不少于200元的处罚。
3.3。8对放弃报备、放弃项目跟踪的报备项目公司市场部有权重新选择被授权人.
3。4项目考核
根据公司发展规划和办事处实际情况，每月市场部给各地办事处下发报备项目的数量和台量计划。
3。5项目冲突及裁决
3。5。1项目冲突是指新报备人或项目跟踪人需要报备别人报备过的项
目。
3.5.2新报备人必须具备充足的理由,并提出书面申请报市场部，经市场部协调原报备人经原报备人同意后或市场部认为原报备人不再具备该项目的跟踪优势可更改报备人.
3。5。3协调冲突的办法是看新报备人和原报备人谁最有可能完成项目，有利于公司利益，可采取分别同新老报备人走访业主,实地查看项目跟踪情况的办法,亦可采用双方报备人在不影响公司利益的前提下，达成利益共享共同跟踪的办法。
3.5。4解决项目冲突的办法还可以引入项目签约风险抵押金制度。风险抵押金的额度控制在项目金额的2%——5％之间，金额较大时参照2％执行，金额较小时参照5％执行。
3。5.5项目冲突的最终裁决是公司市场部。
本办法即日起执行，公司市场部保留更新此管理办法的权利，其最终解释权归市场部.
XXX公司
市场部
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