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《会议运营管理》复习资料
第一章 绪论
会议的定义： 会议是指三人以上的群体为了研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的中的一个或者数个而在特定的时间聚集在特定的地点、围绕一定的主题、按照一定的规则所进行的演讲、发言、讲解、讨论、商议、交流等行为从而集思广益、达成一定结论的活动。
会议的特征
一个可以称作为会议的活动必须具备下列特征:
1， 有明确的目的
2， 有明确的主题和各种议题
3， 有一定的结果
4， 人数不少于三人
5， 有主持人
6， 遵循一定的规则
7， 是一种短暂性的行为
会议的本质属性
1，会议的信息性
会议的最本质的属性就是信息传递、信息交流与信息创造功能。
2,会议的社会性
会议是一种社会活动
会议的社会性正是电视会议、电话会议、网络会议等无法取代一般会议的根本原因所在.
3，会议的积聚性
会议会带来人流、信息流、物流和资金流的积聚。
ICCA统计国际会议的标准
1， 固定性会议
2， 至少3个国家轮流举行
3， 与会人数至少50人
UIA统计国际会议的标准
1， 与会人数至少300人.
2， 国外人士占与会人数40％以上。
3， 与会者来自至少5个国家
4， 会期至少3天
中国国际会议推展社团组织为国际会议确定的标准：
1， 参加会议的国家(含主办国）至少在两国以上
2， 与会人数需达50人以上
3， 外国与会人数需占与会人数20％以上
4， 以年会、展览或奖励旅游形式均可。
我国的国际会议标准
按我国有关文件的规定,国际会议是指来自3个或3个以上的国家和地区（不含港澳台地区）的代表参加、以交流为主要目的研讨会、报告会、交流会、论坛以及国际组织的行政会议,而对参加会议的国外代表人数和时间长短没有具体的要求，这就可以认为是我国衡量国际会议的标准。
凡参加国家或地区数或来自国外的与会者人数占出席会议总人数的比例达不到国际会议标准的会议均称国内会议。
按会议的主办者来划分会议可分为：
1， 社团会议
2， 企业会议
3， 政府会议
4， 教育会议
会议的作用
1， 会议可以传递、交流并创造信息
会议所带来和创造的信息（知识、观念、思想等）首先使会议目的地受益。
2， 会议经所在城市或国家的会议产业带来直接收益。
会议中心或会议宾馆和会议主办者及直接为会议服务的PCO首先获得直接收益。
3， 会议为所在城市或国家的旅游业、商业服务业带来间接收益.
4， 会议可能提升会议目的地的知名度。
5， 会议可以促进会议目的地的建设和经济发展.
6， 会议是社会民主的重要手段。
7， 会议可以帮助人们消除隔阂、促进和平。
8， 会议可以促进会议目的地社会文明程度的提高。
第二章 会议市场
会议市场: 所谓会议市场，是对会议服务企业而言的,指那些主办会议的机构和参加会议的人们所组成的消费群体.
按照会议的主办者可以对会议市场进行如下细分：
1， 社团会议市场
2， 企业会议市场
3， 政府会议市场
4， 工会会议市场
5， 教育会议市场
6， 宗教会议市场
社团会议市场
社团是指具有共同兴趣、爱好或目标的人群所组成、为实现成员的共同目标、按照其章程开展活动的非营利性社会团体组织。
世界上国际性的社团数不胜数，仅列入UIA出版物《国际组织年鉴》（yearbook of international organizations)的国际性的社团就达4.9万个。
据统计，中国科协系统所属的各个机构每年组织的国内会议就有上万个。
对于各种社团来说，会议极其重要，因为会议是其重要的收入来源。
社团会议的类型
1，年会
年会是几乎每个社团不可或缺的会议，它是社团存在的象征,它是会员聚集的方式.
典型的年会包括全体会员都可以参加的大会和一些小型会议。
许多年会都会与相关的会议附设展览一起举行。
展位费是年会收入的重要组成部分.
2，地区年会
一个全国性的社团在各个地区的分会也会举行年会，只是规模较小,会期较短.
3,理事会和委员会会议
社团理事会和委员会成员往往定期召开会议，人数视社团大小从10人至200人不等.这种会议不一定在社团总部所在城市召开，常常在有吸引力的地方(如风景旅游城市、度假胜地、历史文化名城)举行,以鼓励理事会成员参加.
4，专业性会议和专题讨论会
这种会议往往需要一个大的会议室和若干个小会议室.
5，专题(学术）研讨会议,研修会
6,培训课程
7， 其他会议
社团会议的特点
1， 会议举办频率有规律
2， 大会筹备时间长
3， 会员自愿参加
4， 与会者常常带有陪同人员
5， 会议节目内容和社会活动很重要
6， 会议主办者事先并不很清楚与会者的具体情况
7， 会议地点经常变换
8， 会议人数确定得比较晚
9， 会议组织者通常不直接与会议供应商接触。
社团会议的平均会期
社团会议的平均会期最常见的是3天，其次是4天，再次是2天,第四是5天，平均会期1天和超过5天的就很少见了.
不管对何种会议，会议室的数量、大小、质量，食品服务质量,可协商的餐饮与房间价格都是社团会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素。
如何找到社团及其会议
1， 国际性的社团可以从UIA的出版物或网站中寻找,当然也可以借助Yahoo、Google和百度等搜索引擎寻找。
2， UIA出版物《国际组织年鉴》（YEAR OF INTERNATIONAL ORGANIZATIONS）是寻找国际性社团的理想去处。
3， 中国全国性的社团、跨省(自治区、直辖市）社团以及涉外（港澳台）社团可以从民政部的社团登记处查找。
4， 地区性的社团可以通过各地民政部门的社团登记处寻找。
5， 也可以通过各类搜索引擎搜寻。
UIA的出版物《国际会议日历》（International Congress Calendar）是寻找国际会议尤其是社团国际会议的重要途径.
企业会议的类型
1， 新产品推介会
这是企业很重要的会议,它直接关系到企业生意的好坏。
2， 销售会议
企业召开销售会议的目的主要是总结销售工作的经验教训，鼓舞销售人员的士气，或者为即将举行的新产品发布会作准备。
3， 管理会议
4， 培训课程
培训会议的人数大多在35人左右,10—20人也较多,一般不超过50人，持续时间1-3天。
5， 专业/技术大会
6， 股东会议
7， 学术的研讨会
8， 奖励旅行
奖励会议对会议的地点有着特殊的要求。
企业会议的特点
1， 会议举行频率多无规律
除了年度股东大会、年度销售会议和奖励旅游会议的频率较有规律（一般是一年一次)外,其他类型的企业会议基本没有什么规律，主要根据企业需要而定.
2， 会议筹备时间较短
3， 有关员工心须参加会议
4， 会议人数确定早
5， 不需要通过促销吸引人们参加
6， 没有各种委员会
7， 会议组织者事先就了解与会者的具体情况
8， 会议资金由企业全额支付。
企业会议的会期
较多的企业会议(如管理会议、股东会议）1天就开好了。 少数企业会议（如奖励旅游会议)可能持续5天甚至更多，但多数企业会议的会期是3天。
企业会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素是：
食品服务质量
会议室的数量、大小、质量
可协商的餐饮与房间价格，与社团会议策划者基本相同，只是前两个因素调换了次序.
奖励旅游会议策划者在选择会议中心或宾馆时所考虑的最重要的三大因素是：
休闲娱乐设施
当地气候
观光景点和文化资源等吸引物,与社团会议策划者和企业其他会议策划者完全不同.
如何找到到企业会议
查黄页号薄,然后一家一家企业打电话或上门推销，这也许会找到一些企业会议，但效率太低。
最好的办法是让开会的企业来找你。可以在大企业喜欢看的媒体或会展专业媒体上刊登广告或作宣传。
社团会议市场与企业会议市场的比较
社团会议和企业会议是会议市场中最重要的两市场.
从会议数量来说，企业会议所占的市场份额比社团会议大得多，从会议总人数比较，参加企业会议的总人数也比参加社团会议总人数要多得多.
从会议的总花费上来说，社团会议所占的市场份额要比企业会议大得多,前者是后者的一倍还要多,出现这种现象的原因通常是社团会议的举办时间比较长，会议期间安排的各种活动也比较多。
由此可见，对会展公司和会议宾馆来说，争取到一个社团会议比争取到好几个企业会议的收益都要大。
教育/研究机构会议市场
通常各个国家的教育机构和研究机构是紧密相关的，因此不管是二者中的哪一方举办会议，往往都会有另一方的人参加。
这个会议市场的消费能力虽然不是很强，但其举行会议的时间却很好，很多是在夏季，正是会议市场的淡季，正好可以补充会议客源。
政府会议市场
政府会议的类型:
1， 代表大会
2， 全体大会
3， 培训会议
4， 咨询会
政府会议的参加对象
1， 政府官员
2， 政治活动家
3， 官方和半官方组织成员
4， 超国家组织（如联合国、世界卫生组织等）
5， 政治党派党员
6， 工会组织
7， 专家、学者
政府会议的特点
1， 会议筹备时间短
2， 会议筹备过程政治色彩浓厚（如会议地点的选择、会议服务等)
3， 会议的目的往往是磋商问题、作决策或传达、贯彻上级指示
4， 一般不需要社交节目
5， 公款支付会议的费用
6， 会议特别讲究规格
宗教会议市场
宗教会议市场是一个很好的市场，因为它一般不与社团会议、企业会议或政府会议在时间上发生冲突,由于与会者大多是自费参加，宗教团体对价格很在意，会议策划者往往选择会议淡季或平季、每周中会议中心或宾馆接待会议较少的日子（如周末)召开会议。
会议市场的统计分析
国际社团联盟对进入其国际大会日历（INTERNATIONAL CONGRESS CALENDAR）的与会者涉及180个国家的9400个会议活动进行了统计分析，得出很多有用的数据：
统计显示，超过63%的会议之人数在500人以下，这说明那些比较小的会议目的地有很大的机会获得举办的机会。
会议的平均会期
所统计会议的平均会期是3。8天。
会议活动的旺季是9月份、10月份、5月份和6月份，这4个月的会议活动占了全年会议活动总数的50%强. 淡季是1月份、2月份和12月份. 但12月份和1月份却是中国企业会议的高峰期。
人们举办会议的目的
1， 树立、提高自己的学术地位
2， 促进行业内的信息交流，跟上不断前进的现代技术
3， 保持正确的销售目标
4， 培养团队精神
5， 激励和奖励优秀员工
6， 开发人力资源，提高员工素质
7， 营利
8， 贯彻精神与统一思想
9， 沟通、管理和决策
10 沟通思想，商讨、解决问题，寻求合作.
11，公关关系需要
12， 传播教义
13,扩大城市的知名度,树立城市的形象
不同类型的会议举办者具有不同的目的，有时，人们召开会议的目的可能同时具有以上两个或数个。
人们参加会议的目的
了解人们参加会议的目的，对于从事会议工作的人非常重要。因为会议服务与管理工作的主要目标就是帮助与会者实现参加会议的目的。
正式目的:进行信息交流，启迪智慧、开拓思路，满足决策需要，谋求集体利益，接受继续教育.
非正式目的：显示身份、地位、名望，促进事业发展，寻求职业机会，获取同行承认，与人交往、旅游。
第三章 会议产品要素
会议产品就是指参加者从会议所得到的信息、服务、物质等方面的东西。它属于服务性的产品，与一般的物质性产品有很大的不同。
会议主题与议题
会议议题是围绕会议主题而设立的一个拟讨论的问题，它是会议主题的具体化。
一般来说，一个会议只有一个主题，但议题可以有若干个。大型的会议还可以把议题分为主议题几子议题.
选好会议的主题是会议成功的重要因素，因为会议中所有节目、活动都是紧紧围绕会议主题安排的。
拟好会议的议题也很重要，它可以帮助人们更好地讨论问题。
会议演讲人
会议演讲人是指在会议上演讲、发言、做报告讲话的人。
演讲人是会议的的最重要的卖点之一
会议的举办者应尽量邀请高级别的会议演讲人到会。主也因为这个原因,主要或重要的会议演讲人参加会议的注册费应当免除，有些会议也将其参加会议的交通费、住宿费、餐饮费等各种费用都由会议主办者支付。
会议演讲人的挑选
会议演讲人一般由会议主办者挑选，大型会议由会议程序委员会挑选。挑选的途径主要有：
1， 挑选相关行业和专业方面的专家、权威做会议演讲人.
2， 从应征论文中择优选定一些人作为会议演讲人.
会议演讲人注意事项：
1， 讲话时口与话筒保持30公分的距离
2， 不要说得太快
3， 安排好发言的内容，遵守会议规定的时间
4， 熟悉投影仪等会议基本设施、设备
5， 提前到达会议场所，作好演讲准备。
会议通知
如果是国际组织的大型国际会议，筹备时间长达6—8年，一般可发4至5轮公告，目前我国多数会议仅发放两轮通知,在电子商务广泛使用的一些专业，例如计算机和自动化专业，仅仅只发一轮通知.
为减少邮寄费用，会议组织者经常利用上一届会议的开会时间,将会议的预通知带到会上散发,即为会议第一轮通知。
会议发出的第二轮通知为征文通知书。会议发出的第三轮通知一般为注册通知书。
筹备时间仅为两年左右的中小型国际会议一般只发放两轮通知，征文通知即为第一轮通知，注册通知则为第二轮通知。
第一轮通知至少应包括以下内容：
1， 会议的目的、主题与议题
2， 会议的日期
3， 会议的地点
4， 会议联系途径,如会议秘书处通讯地址、电话、传真、E—mail等
如果会议只发两轮通知，那么，第一轮通知要包含征文公告。
第二轮通知
如果会议有三轮以上的通知，那么，第二轮通知主要是关于论文征集的,所以也叫论文征集通知。
论文征集通知书的主要内容有：
1， 大会主席的邀请信
2， 会议组织机构
3， 会议主题与议题
4， 征文要求
5， 会议初步日程
6， 初步旅游线路
7， 会议秘书处联系方法
8， 重要日期
9， 论文摘要表
10， 反馈表
第三轮通知
注册通知书的主要内容有：
1， 邀请信
2， 组织机构
3， 会议主题和学术题目
4， 一般信息，如举办城市的介绍、护照和签证、保险、货币、交通
会议专业活动
会议的核心内容就是进行交流，因此会议专业活动主要是围绕着各种演讲进行的，演讲主要包括三种形式，即大会演讲、分组演讲和张贴演讲。另外，会议专业活动还包括专业参观。
大会演讲
目前只有借举办国际社团的国际会议时，才最有可能将这些学科带头人邀请到我国来。
特邀的大会演讲时间通常定为25分钟，2分钟的回答问题时间。一小时可安排2个演讲。
主持人一般应由该学科领域中最有威望的前辈学者担任，也要在最终日程上写明每个大会演讲的主持人的姓名、单位、职务.
分组会演讲
分组演讲会的报告时间一般为10—15分钟，提问5分钟，一个小时安排3到4位报告人。与会者并不是始终固定在某一个会场。
张贴演讲
张贴演讲是指会议演讲人把论文张贴在会议现场供与会者观看的演讲形式。
确定张贴演讲的原则主要是按照论文作者本人的要求。
张贴演讲的时间安排有两种，一种是在张贴演讲数量较少时，可从会议开始到会议闭幕，整个会议期间始终张贴.另一种是在张贴演讲比较多时，可安排几个单元时间,报告作者只能在指定时间、指定地点去张贴自己的论文，到时要自行撤换.不管采用哪种形式，会议都要安排专门的时间，组织与会人员阅读张贴演讲,届时论文作者要在自己的论文旁，与与会者交流.
专业参观
专业参观的目标场所应在会议策划时就选择确定好.选择时一定要注意与会议的目标和主题密切相关，并具有较强的代表性。
会议场地与会议室
会议场地包括：
1， 主会场与其他各种大小会议室
2， 休息处
3， 大厅
4， 注册台
5， 办公室
6， 展览场地
7， 存储区
会议室的布置
会议室布置的基本模式：
1， 剧场(礼堂）形
这种会议室布置形式就像剧场那样,最前面是主席台，主席台有若干个座位。
2， 中空圆（正方、多边）形
这种布置模式通常用于会议人数不是很多、规格较高、与会者身份都重要的讨论会，尤其是国际性的讨论会，体现出与会各方平等的身份与地位。其中圆形布置适用于不具有谈判性质的会议，正方形和多边形适用于具有多边会谈或多边谈判性质的会议.
3， 中空椭圆（长方）形
这种布置形式虽然主席台与与会者桌子紧紧相连，但体现出主次之分,不像中空圆(正方、多边）形那样体现出与会者或与会各方完全平等。
4， 董事会长方（椭圆)桌形
这种布置形式使与会者之间的距离比较近，可用于召开董事会、管理等类似形式的会议。
5， U形与马蹄形
主席台与与会者距离很近,感觉更随意些.主席台在U形或马蹄形开口处上方。同时配有投影屏幕，用于讲解.
6， 叠层U形（马蹄形）
它可以比单层U形布置形式安排更多的与会者。
7，E教室形
与U形布置类似，但可以安排更多的与会者。
8， T形
与U形布置形式类似，当与会者人数很少时可以采取这种形式。
9， 教室形
1 0， 宴会形
这种布置形式很像举行宴会时的布置形式，很方便进行分组讨论,也显得比较随意,有利于调动与会者参与的积极性.这种布置形式多用于与酒会、饮食结合在一起的会议。
1 1， 混合形
当上述十种布置形式不能满足会议需求时，可以采用把不同的布置形式混合在一起的方式来解决这个问题。
目前,计算机投影仪已成为了会议使用的主要设备。
会务
会议印刷品包括:
1， 会议内容摘要
2， 会议资料汇编
3， 最终程序手册和程序指南
4， 其他会议印刷品
制作和使用会议名卡时注意事项
1， 名卡上的字要足够大，使会议安全人员或其他工作人员从很远处就可以看清楚。
2， 名卡应选用统一印刷的纸片，厚度应以能在镭射打印机上打印为准。
3， 不同类型的人员的名卡最好不用不同的颜色区分。
办理住宿预订
会议注册费中一般不包含住宿费，与会者住宿需另外付费。
与会者住房表
大型会议,需准备两种与会者住房表。一种是把所有与会者的名单按一定的顺序(如字母A, B…Z顺序）排列，在名字后面写上房间号。另一种是按房间号码顺序（101、102……201)排列的住房表，在每个房间后面写上与会者的姓名。
目前由于通讯手段的改善，也由于人们注意了个人的隐私,大多数会议不公布与会者提住房表。
总账户和个人账户
会议组织者在住宿的宾馆可以开设两种账户,一种是总账户，一种是个人账户。
餐饮活动
餐饮种类
1， 早餐
2， 茶歇/咖歇
3， 会议午餐
4， 招待宴会、酒会
5， 服务式晚餐
6， 自助式晚餐
7， 主题宴会
会议餐饮活动安排须知
1， 餐饮活动与会议预算的关系
一般情况下，餐饮活动总是在预算的严格控制下进行的，不能超出预算。
2， 明确负责餐饮的人员
餐饮活动既然在整个会议中具有重要的作用，会议组织方和会议餐饮服务方都应该指定专门人员负责。
3， 餐饮活动预订事项
内容应该包括下列内容：
① 日期
② 时间
③ 场地
④ 形式
⑤ 价格
⑥ 菜单
菜单设计注意事项
a) 男女有别
b) 饮食禁忌
c) 饮食营养与健康
⑦ 酒水，预订酒水首先要确定酒水的种类，第二是酒水的付款方式。付款方式通常采用两种，一种是按实际消费付费，另一种是按餐饮活动价格的比例付费，酒水费用占整个餐费的1/3是常用的比例。
⑧ 预订人数
⑨ 主桌
⑩ 音响设备
⑪ 付款方式
⑫ 签字负责人， 餐饮预订单要经过双方负责人的签字，并对双方都具有约束力。
社会活动
会议的社会活动包括：
1， 会议开幕式
2， 欢迎招待会
欢迎招待会的食品以凉菜为甜品为主，因此有时也称为冷餐招待会。
3， 茶歇/咖歇
4， 鸡尾酒会
5， 体育、休闲活动
6， 参观、游览活动
7， 欢送/闭幕宴会
会议附设展览
安排会议附设展览的作用
1， 对会议主办者的好处
① 增加会议收入
② 可以增加预先筹款
③ 增加会议产品的价值
④ 有助于会议产品的促销，增加参会人数
2， 对与会者的好处
① 市场导向，直接接触目标市场
② 可以在短时间内与潜在的顾客进行信息交流
③ 获得向潜在的顾客进行产品展示的机会,从而获得商机
④ 可以通过得到的会议论文了解本专业领域内世界上最新技术和未来发展动向
⑤ 参展商还可以了解到同领域竞争者的产品性能和销售方式，以便及时调整自己企业的生产和销售策略.
会展附设展览会与商业性展览会的不同
1， 观众面不同
2， 组织观众所花工夫不同
3， 展览主办者收入来源不同
商业性展览会主办者的展览收入有来自参展商的展位费和向参观者收取门票费。会议附设展览主办者的展览收入只有来自参展商的展位费,观众参观通常是免费的，主办者没有门票收入。
安排会议附设展览项目注意点
1， 会议附设展览主题要与会议主题保持一致，与会议的主题密切相关，并符合会议的总目标。
2， 最好交由PEO（PROFESSIONAL EXHIBITION ORGANIZATION，专业展览组织者)安排操作。
第四章 会议供应机构
专业会议组织者定义: 专业会议组织者英文全称是Professional Conference Organization，缩写为PCO，是指通过客户组织、经办会议而攻取收入的专业的会议组织机构.
PCO的工作
PCO应能为会议提供全方位的服务。这样的好处是会议主办者可将会议只委托给PCO一家来完成,既可简化了机构之间的相互关系，也极大地方便了参加会议的代表。
概括起来，PCO在帮助社团组织、企业等机构安排、组织会议时,主要做以下工作:
1， 会议的促销宣传、新闻报道工作
2， 各种印刷品的制作安排
3， 会议地点和会议地所的选择
4， 会议住宿(宾馆）的安排
5， 会议餐饮的安排
6， 会议预先注册和现场注册工作
7， 会议财务管理工作，包括会议预算、会议资金筹措、会议成本控制、会议现金管理等。
8， 会议临时员工的招聘和培训、管理工作
9， 会议翻译（口译和笔译）人员的安排
10，会议技术设备和人员的安排
11 会议社会活动、学术访问活动的安排
12，会议旅行、游览等活动的安排
13，会议附设展览活动的安排
14,帮助会议主办机构进行国际会议的审批和申办.
15，按我国外事规定协助参加国际会议的国外代表办理入境签证事宜。
16，协调、处理与当地政府机构包括公安、消防和海关等部门的关系。
PCO的收费方式:
1， 包价式
2， 基本费+参会者人头费
3， 参会者人头费
4， 按小时收费
PCO除了按照上述四种方式中的某一种收取会议费用外，还可以从有关会议供应机构那里获取一定的佣金作为正常收入的补充。
会议中心
会议中心是一个专门为会议客户提供会议场地、会议设施、设备和会议服务而获取收入的企业.
基本会议地场地、设施和服务
一个会议中心必须具备下列基本的会议场地、设施和服务：
1， 具有固定座位和技术设备的剧场、礼堂式大会会议厅。
2， 有各种大小的隔音性强的中小型会议室
3， 会议厅、室具有照明、空调等基础设施、设备
4， 会议厅、主要会议室拥有话筒、音响、放映设备、投影银幕等必需的会议技术设备。如果是国际会议中心,还须拥有同声翻译设备。
5， 拥有大堂和其他公共区域。
6， 具有适当的餐饮场地、设施设备和服务能力。
7， 有可供会议组织者办公使用的办公室
8， 有可以提供水、电、互联网接口的展厅
9， 在存放展品的储藏室
10 有展品装卸场地和设备
11,有贵宾休息室
12，有充足的停车场
其他方面的要求
会议组织者对会议中心还有其他方面的要求：
1， 良好的可进出性
2， 有效的导向系统
3， 训练有素的专业会议服务与管理人员
4， 周围和附近有足够的住宿和餐饮场所
5， 配套服务设施齐全
6， 配有符合标准的安全、消防设施、设备，会议其间有充足的安全保卫人员。
会议管理结构
会议组织者最希望宾馆有一个人能帮他协调宾馆的各个部门，为会议提供及时的服务，这个人我们称之为会议经理。这需要会议宾馆在接待会议期间要临时改变管理结构，把平时垂直管理结构变为跨越部门界限、全力协作共同为会议提供高效服务的管理结构。
提供会议客户需要的信息
会议组织者在挑选会议宾馆时需要了解下列情况：
1， 每个会议室的面积
2， 每个展览场地的平面图
3， 会议室的布置形式和相应可以安排的与会人数
4， 可以使用的技术设施、设备
5， 所有会议场所、设施、设备和服务的价目表
6， 专业会议服务员工数量及其服务经历
旅行社
会议组织者一般都要安排与会者到会议举办地或其附近参观、游览风景名胜，这个活动往往是寻找合适的旅行社来合作安排.
会议组织者和旅行社谈好会议旅游活动的内容以后，一定要签订合作协约，明确双方的责任、义务与权利，对双方也是一种约束，以免出现变故影响会议旅游活动的正常进行。
交通运输商
大型的会议，尤其是大型的国际会议，往往要挑选交通运输商作为会议的指定交通运输商.这种做法对会议组织者和指定交通运输商双方都是可以带来收益的，双方可以通过谈判、合作达到双赢的结果。
对指定交通运输商的好处
1， 会议给其带来大量的客源,提高其交通工具的利率。
2， 其名字被放入会议的各种宣传促销资料中,会议组织者帮其作了免费广告,提高其知名度，树立其在社会公众中的良好形象
3， 使用其交通工具的会议参加者都可以列入其客户档案，成为其未来促销对象。
对会议组织者的好处
1， 可以从指定交通运输商那里获得一定数量的免费或折扣交通工具使用权.
2， 可以通过指定交通运输商的销售网络或交通工具作促销宣传.
翻译公司
国际会议所需要的翻译人员有两类四种：第一类是书面翻译人员。第二类是口头翻译人员。
口头翻译人员分三种，分别是段落性口头翻译人员，公共同声传译人员和一对一同声传译人员。一般来说书面翻译人员最容易找，一对一同声翻译人员和段落性口译人员也不难找，公共同声传译人员魏难找.
兼职翻译人员的来源主要有以下几个：
1， 高校中外语专业教师。 可以胜任主题比较大众化的国际会议翻译工作，会议主题比较专业时也会感到力不从心。
2， 高校其他专业中精通外语的教师。几个专业都有自己的专业词汇和术语，专业外的人很难翻译准确。
3， 科研机构中精通外语的科研人员和企事业单位中精通外语的专业人员。科研机构和企事业单位中不乏既精通专业又精通外语的人才。
会议局
1895年成立的底特律会议局（CB， CONVENTION BUREAU）是美国第一个会议局，也是世界上第一个会议局.
目前我国还没有一个明确的会议开发管理机构。
会议局是一个非营利性的组织机构。
会议局可以是一个政府机构，也可以是一个非官方机构或半官方机构。
会议局的特点：
1， 非营利性
2， 中立性
3， 以会议客户为中心
会议局的工作
1， 对所在城市或国家的会议业进行行业管理
2， 代表所在城市或国家政府参加相关的国际会议组织，加强与各国会议组织机构如国际大会协会的联系。
3， 规划、投资和管理所在城市或国家的会议基础设施,塑造会议目的地良好的整体环境。
4， 制作所在城市或国家会议业的整体促销宣传资料,为所在城市或国家的会议业进行整体宣传促销，展示会议目的地的美好形象。
5， 支持所在城市或国家的会议企业或会议主办者针对潜在的会议参加者的宣传促销活动。
6， 为所在城市或国家争取会议在那里举行。
7， 把争取到会议客户介绍给所在城市或国家的PCO、会议中心或其他会议供应商。
8， 为外地、国会议客户或PCO提供会议方面的音咨询，提供所在城市或国家政府有关规定和流程。
9， 帮助外地、国会议客户或PCO预选所在城市或国家的会议场所和会议供应商。
10，邀请、组织、帮助外地、国会议客户或PCO到所在城市或国家进行会议地点考察，使其了解当地举办会议的各种情况。
11，支持所在城市或国家有关部门或机构进行会议的申办工作。
政府
政府应当从财政、政策、规定、效率等多方面为会议业的发展提供有力的支持。
政府对会议企业进行财政支持的方法：
1， 在税收上给予会议企业以优惠
2， 给在本城市、国家召开的会议本身以补助.
3， 给带来会议的机构或个人表彰和奖励
第五章 会议的申办活动
申办国际社团会议的审批
在我国举办国际社团会议和在其他国家举办国际会议有很大的不同，其中最大的区别是对举办国际社团会议的审批。在我举办任何规模的国际社团会议都属于外事活动，必须经有关政府主管部门批准方可进行申办和筹备活动。
我国审批国际社团会议的基本要求与程序
1， 举办国际社团会议必须办理报批手续
2， 举办国际性社团组织会议的机构必须具备一定的资质。
3， 申请举办国际社团会议的程序.
举办国际社团会议的申请不得通过多重渠道上报。
国际社团会议审批的权限
中小型国际社团会议，可由各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委审批。省、部级以下部门无权批准举办国际会议.
国际社团会议审批的时限
由省、部级审批的国际会议,一般应提前8至12个月申请审批.需上报国务院批准的国际会议,应提前12个月提出申请报批。需国家财政经费支持，申请报告应在会议举办前一年的3月份以前提出，以便纳入年度计划和预算.
国际社团会议的报批程序
一，报批前的准备工作
向有关政府主管部门办理会议的报批手续前，要先明确下列准备工作是否完成或条件是否具备：
1， 会议的申办者与承办者
会议的申办者通常应是会议的主办单位，它应该具备前述举办国际社团会议的资质.会议可以同时由几个单位联合申办，但应由一个单位提交报告,明确其他各个单位所承担的义务和享受的权利，并应有书面的材料备案。
会议承办单位是指接受主办单位的委托，负责国际会议某方面具体工作的单位，承办单位可为一个或多个.国际上会议承办单位通常是PCO。
2， 我国的专业水平
3， 我国的综合国力
4， 会议经费平衡
国际社团要求会议的承办国能够做到收支平衡。通常国际社团不会为会议提供任何形式的经费，有些国际社团甚至还要求承办国在会议结束后上缴一部分会议的收入.
5， 举办城市
选择的城市要能满足会议的各种要求，特别是应有条件优良的会议场所和配套宾馆.
6， 举办时间和会期
国际社团系列性国际会议的时间一般都固定在每年的5—10月.我国举办国际会议要注意避开“五一”“十一”两个旅游高峰和党代表大会。
会议的会期视会议的规模大小而定，一般在4至6天,最好不要超过6天.
二,研究国际社团的有关文件
通常有两个文件是最主要的，一是该国际社团的章程,二是举办该社团会议时对东道国的要求.
三,办理报批手续
国际社团会议申办的准备
1， 建立申办机构
会议的申办机构应该挂靠主办单位。申办机构通常包括组织委员会、程序委员会和秘书处,还有PCO。
2， 制定申办计划
3，编制申办预算
以下是申办会议的主要支出部分：
① 申办文件制作费用
② 出国费用
③ 活动费用
④ 接待费用
⑤ 其他费用，如人工费用，办公费用和其他一些材料的费用。
4， 筹措申办经费
① 申办资金属于风险投资。 通常认为会议产业是一个投资回报率很高的产业，但高利润总是伴随着高风险.如果申办活动失败，前期的投资将可能 血本无归。因此申办国际社团会议的先期投资就完全属于风险投资，由于投资的高风险性，致使筹集申办会议的资金并不是很容易.另外由于大型国际社团会议的举办规律所致,申办的会议都要等到几年之后才能举办，也就是说几年之后才有可能收回投资。因此筹集申办资金远比会议申办成功后筹集会议的筹备资金要困难得多。
② 申办活动要有足够的经费
③ 申办经费的主要渠道，主要有下面几种:
A,行政事业费。目前我国许多机构申办国际会议的费用主要来自事业费。随着我国改革的不断深化，事业单位的转轨改制，事业经费的减少，将会影响我国国际会议的申办活动。
B， PCO.会议组织者经常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们提供一部分申办资金，承诺会议申办成功，该PCO为唯一的会议承办单位。PCO会根据经验来判断会议申办成功的可能性，决定是否提供这笔风险投资。
C, 旅游机构
国际社团会议的申办报告
申办报告的主要内容：
1， 邀请信
2， 学术内容
3， 中国的介绍
4， 主办城市的介绍
5， 大会会址的详细介绍
6， 宾馆的介绍
7， 旅游景点、参观、购物点的介绍
8， 交通和通讯
9， 初步预算
除国际社团有特殊的要求，会议预算中的货币一般都选择美元。
预算仍由三部分组成：
A，会议的收入。会议的收入还应包括会议附设展览会的收入、企业赞助和广告收入三部分。
B，会议支出
C,预算结果
10,组织机构
申办报告的制作和提交
申办报告的制作
参考国际社团组织的修改意见再定稿进行彩色印刷。
申办报告的提交
决定一个国际社团会议在哪个国家举办通常采用两种表决方式：第一种是仅由国际社团的理事会表决。另一种方式是先由理事会会初选，然后再由全体代表大会表决。
国际社团会议的现场申办
现场申办人员的组成
通常国际社团对现场申办人员的人数有一定的规定.申办人员应包括专业人员、会议管理机构的成员、会议中心和宾馆的销售人员以及航空公司的代表。
现场申办人员的条件
来自各个机构的申办人员都应该非常熟悉本行业的工作，特别是对于理事会关心的一些细节问题也都了如指掌。申办人员应该具有较高的英文水平，特别强调的是应有熟练的听说能力.申办人员最好参加过类似的申办活动或者在国内经经常有机会参加外事活动。
现场申办人员的出国经费
现场申办人员的出国经费通常由各个机构自己来承担。
现场申办活动
一，公关活动
1， 拜访
2， 宴请
3， 私下交谈
二，参加理事会
通常国际社团会议的主办权都是通过国际社团理事会的表决来确定的。理事会的日程比较简单，首先由几个申办国的代表向理事会成员作陈述报告。不同的国际社团采用不同的方式，有的采用的是所有申办国都在申办现场，大家面对面地作陈述报告.有的采用其他申办国都不在理事会现场,只有作陈述报告的那个申办国在场这种背靠背的方式，不管采用哪种方式,陈述报告作得是否成功都是非常关键的。
陈述报告
大多数国际社团规定每个申办国只允许一位代表上台作陈述报告。
回答问题
在申办报告结束之后，通常要安排5-10分钟的时间，由申办国的代表回答理事会成员提出的各种问题.
表决
表决的方式或是无记名投票,或是举手表决。
企业会议的竞办
举办企业会议的程序
举办企业会议可以分为五个阶段：即立项、调研、策划、实施和评估阶段.
企业会议的竞办过程
1， 招标
2， 投标
3， 开标
4， 评标
5， 定标
6， 中标
第六章 会议筹备管理
会议初期筹备
会议组织机构的建立
在我国举办重大会议时，由于涉及面广,有时还需中央和地方各部门出面协调和调动各方面的人力、物力和财力，有必要由主办单位牵头协商有关单位和上级主管部门，成立会议的对内领导小组.
一般性的会议不用设立对内领导小组.
国际组织的国际会议通常按自己的惯例设置各种会议机构。常见的有国际指导委员会、国际咨询委员会、国际组织委员会等,通常这些