媒体宣传管理制度.doc

媒体宣传管理制度
第一章 总 则
第一条 为了更好地借助新闻媒体宣传、推广公司品牌;加强与投资者沟通,增进社区成员、潜在社区成员及投资者对公司的了解和认同，结合本公司的实际情况，制定本制度。
第二条 公司从维护资本市场和公司利益的大局出发，充分认识到媒体管理的重要性，统一公司各渠道媒体信息发布的口径和方式，正确处理和维护公司的媒体关系.
第三条 本制度适用于公司及下属子公司对外信息发布、新闻采访等相关工作。
第二章 管 理 职 责
第四条 公司媒体关系的部门管理职责
1、公司董事长和总经理是媒体宣传内容和对外信息发布的最终裁定人，核准和签发由市场部提交的、经证券投资部审核的对外发布的信息。
2、市场部是公司媒体关系管理、媒体宣传发布的主导部门.
3、证券投资部是公司对外敏感信息的提供、审核与监管部门。
第三章 工 作 内 容
第五条 公司实行发言人制度
1、发言人为公司董事长和总经理，如因工作需要，可以授权委托公司相关业务负责人（经理级别以上人员)为临时发言人，但应明确授权发言内容并做好监管工作。
2、发言人主要发言范围：公司发展战略和策略、业绩表现、经营环境、重大事件、管理问题等.
3、当出现可能引起负面影响的偶发事件（非突发事件性质）时，发言人可以指定一名了解情况的主要负责人作为临时发言人.
4、未经授权，严禁对外披露属公司商业秘密范畴的、尚未公开发布的财务、资金、利润、投资计划等方面信息，不得发布远景预测性的财务数据。
第六条 新媒体管理
1、公司对以下微博、微信（公众平台）进行统一管理
（1）公司官方认证微博、微信(公众平台），包括以公司名义和公司业务部门、子公司、分支机构等名义开设的官方认证微博、微信(公众平台）。
（2)工作人员认证微博，包括以公司董事、监事、高级管理人员、证券事务代表等名义开设的认证微博以及经公司批准的其他工作人员开设的、与公司相关的认证微博。
2、注册公司官方微博、微信（公众平台）时，应规范公司官方微博、微信（公众平台)昵称,昵称应包含公司全称、简称、证券代码、证券简称等至少一项内容，并提报董事会秘书核准。未经公司董事会秘书批准或授权，任何工作人员不得开设与公司相关的认证微博、微信（公众平台），不得使用公司名称、简称、证券代码、证券简称等作为微博、微信（公众平台）昵称.公司市场部负责对未经公司董事会秘书批准，擅自使用公司上述信息作为注册昵称的微博、微信（公众平台）进行清理.对公司离职人员，由公司市场部督促其取消与公司相关的微博、微信（公众平台)认证信息。
3、公司市场部为官方认证微博、微信(公众平台）信息日常管理部门,负责发布和维护官方认证微博、微信(公众平台），对官方认证微博、微信(公众平台)开设及使用情况进行统一管理。市场部对纳入统一管理的官方认证微博、微信(公众平台）建立档案,档案内容包含：微博、微信（公众平台）网址、微博、微信（公众平台)昵称、认证信息、主要用途、管理人员姓名及联系方式等。上述信息若有变更，应及时做好变更备案手续并按规定纳入档案。
4、公司证券投资部将按监管部门要求及时将与资本市场相关的微博、微信（公众平台)及其管理部门和人员的信息上报监管部门备案。
第七条 媒体宣传内容的审核
1、各部门涉及以下内容须向市场部门提交审核,并由公司董事长或总经理做最终裁定。
各部门通过包括但不限于广播、电视、广告、报刊杂志、网站、微信、微博等各种媒体对外发布信息时，涉及以下内容信息的，均需事先报市场部审核，并由公司董事长或总经理最终裁定：
(1)与公司代言人相关的文案、画面、视频等；
（2)与公司相关的新闻稿件、媒体简报等
(3）与公司相关的研究报告
(4）与公司相关的宣传物料，包括但不限于PPT文档、手册单页、海报、H5、视频音频、微信图文等等
2、各部门涉及以下内容须向证券投资部提交审核，并由公司董事长或总经理最终裁定。
（1)公司的战略和经营策略，在公司主营业务以外新增业务的宣传.
（2)公司经营目标，包括长短期目标计划的数据描述.
（3）属于公司商业秘密范畴的财务、资金、利润及分配、投资计划等方面信息，已经公开发布的信息除外。
（4）涉及公司股东等关联方的信息。
第八条 媒体关系和谐共处
1、基本原则:
（1）坚持实事求是、客观适度、正面宣传。
(2）宣传企业、宣传团队为主。
(3)保持开放、客观和谨慎的态度。
（4）各部门的媒体资源共享。
2、媒体查询：
（1)媒体查询分为“公司资讯信息"（公司正常资讯信息和偶发事件)和“社会性公众话题”查询两类.与媒体合作组织社会宣传活动或主动要求媒体就公司业务发展进行报道不属于媒体查询的范畴。
（2)接受媒体采访或发布信息时，前后发布的内容要一致。
（3）非发言人在接到媒体查询信息时，请媒体留下联系方式，并在第一时间报备给市场部，由市场部负责甄别、对接、上报公司董事长和总经理,再行分派处理。
（4）市场部门要做好媒体查询的记录，在《媒体查询记录表》上进行登记,将相关资料存档,并按季度将媒体查询记录汇总报证券投资部备案。
3、在应对媒体时，必须采取审慎和合作的方式：即以开放心态，正面回应,不回避媒体要求，客观审慎,适度宣传企业,宁少勿过。
第九条 关于媒体采访
1、未经公司授权,任何人不得以任何名义接受媒体或分析员的采访或公开发布任何与公司有关的信息。
2、授权应以书面授权为主，如确属紧急情况，可口头授权，事后需补办授权手续.
3、原则上只有具备适当技能并已接受相关培训的且获得授权的管理人员，方可接受媒体记者、分析师（包括但不限于证券分析师、行业分析师等）等外界人士的采访或代表公司发言。
4、在接受采访后市场部应及时将采访单位、采访时间、发表的相关文字、图片、音像资料及授权手续报证券投资部备案。
5、如公司部门或个人因故意或疏忽，导致信息发布违规,给公司造成严重影响和损失时,公司有权视情况对违反媒体宣传管理制度并负有直接责任的人员进行问责处分，必要时追究法律责任.
第十条 宣传资料存档管理
1、适用范围:包括但不限于报纸、杂志、电视台、电台、网络等媒体发布的与公司相关的文字、图片、音像资料等。
2、资料收集保管
市场部负责收集公司宣传资料，并按照公司《档案管理制度》的要求,指定专人负责收集宣传资料与推广合同一并定期转人事行政部档案室存档。
3、公司活动、项目活动音像图片资料的版权均归公司所有。任何个人因公拍摄的声像图片资料版权亦归公司所有。
4、外借使用证券投资部保管的公司音像图片资料原则上需部门负责人、主管领导审批;外借公司档案室保管的音像图片资料按《档案管理制度》的有关规定执行。
5、公司活动、项目活动音像图片资料需至少保留一份备份。
6、重要资料的原始文件不得外借。
第十一条 本制度附录
1、附件一:《与媒体沟通的基本技巧及注意事项》.
2、附件二：《媒体查询记录表》.
第四章 附 则
第十二条 本制度自公布之日起试行。
第十三条 本制度解释权在公司市场部。
附件一：
与媒体沟通的基本技巧及注意事项
一、与媒体沟通的基本技巧
1、当与媒体接触时,必须谨记以下原则及技巧：
（1）只有训练有素且熟悉公司业务的人士才能代表公司发言；没有得到授权的非指定发言人，应婉拒所有媒体的查询或采访.
(2）诚信。对于不便于披露的信息，可以表示“不予回应”或“不愿置评”或以简单的理由回拒，绝不可以扭曲事实，同时保持礼貌和开放的态度。
（3)保持客观和谨慎.切勿提出个人意见，或在时机未成熟时作任何推测、估计，只可表达企业的立场，未经批准不应披露任何敏感的业务及财务资料。
(4）表达须精简、扼要。某些媒体善于捕风捉影，语言精练可避免被其利用，尤其是接受电话访问时应格外注意，一定要听清问题才作答，同时避免作太多的解释。
（5）切勿回答假设性问题。
（6）在任何情况下，不要接受声称“不会刊登，仅作背景资料用途"的访问,因为向媒体透露的内容均有可能被刊登。
2。 接受媒体专访时的注意要点
(1）接受专访前：
l 要求对方提供采访提纲，并界定访问范畴。
l 预测媒体将提出的问题，作出模拟答案并备妥所有必需的参考数据。
（2）采访结束后，要求审阅稿件。一般而言，国内传媒大多会同意全篇的审稿,而香港及国际传媒只会同意引用原句和数据等部分内容的审稿。同时也请注意，媒体拥有报导事件的自主权,文章传递出的信息可能有别于我们原来的期望，我们能做的是：确保其准确引用原句和数据这一最低限度上，力争保留审稿的权利，使报道尽量客观准确.
(3）一般而言电话访问并非专访，除非你已清楚对方的访问提纲和新闻角度，只是因为无法见面而只能通过电话完成。所以，请最好不要接受所谓的电话采访,尤其是随机性的电话采访.这种随机性的电话采访最多只能算是记者的电话查询,是为了套用受访者某些信息作为论据支持他的观点,结果往往是由正面的消息来源变成了负面的消息报道。
二、利用媒体进行品牌推广的注意事项
1、媒体是项目销售和公司品牌推广的重要渠道之一，同时也要注意媒体宣传是一把双刃剑,要积极主动规避不必要的负面报道。
2、利用媒体进行品牌推广时，选用大众的媒体，同时要注意区域性及覆盖范围的影响.
3、利用媒体进行项目销售或活动宣传，要突出公司品牌。
4、发言人在接受采访时要有意识进行公司品牌的宣传。
5、对于媒体中出现的负面报道处理原则如下:
(1）无论什么时候都不提倡以情绪化的、对立方式来处理事件.
（2）发现负面报道事件或有媒体准备做负面报道可能引起不适当的舆论导向时，应及时通知市场部，由市场部提出上报公司研究决定相应应对措施。与此同时,寻求并及时开展相应的法律救济，并负责及时和各（1）求媒体进行删除或更改。
l 判断媒体是否为友好媒体，如果是，尽快与媒体相关部门或领导沟通，取消以后的负面报道,减少对公司造成负面影响。
l 如果为非友好媒体，接受采访,不做无谓的解释，有技巧地进行淡化处理。
附件二：
媒体查询记录表
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