材料入库检验的管理制度、流程和程序.doc

材料入库管理制度材料入库管理制度 为了加强指挥部的财务管理工作,提高内部流程运行速度和效率，降低管理成本，随时掌握材料出入库情况实现实时的材料管理监控.结合公司具体情况，特制定本管理规定。一、材料到货、验收、入库管理流程:1、材料到货后，材料采购人员和库管员依据到货清单共同清点材料种类,拆包，分包点验,按材料的品种、规格、型号核对实际到货数量并检查外观质量是否合格。2、材料验收后材料采购人员立即填写材料入库登记台账，要求做到字迹清楚、数据准确、内容完整。填写内容为到货日期、供应商全程、品名、规格、单位、数量。如有外观破损或数量不符等情况要单独注明.需检验的材料存放于仓库待检区等待工程管理及技术人员检验。3、不需要检验的材料，由采购员和库管人员共同清点数量后,及时办理入库手续，填写材料入库单。入库单应注明：入库时间、供应商名称、发票号码，产品名称、规格、型号、编码、单位、数量、单价、金额等项目；入库单编号必须按顺序填制，入库单经材料主管、库管签字后确认生效，入库单不得涂改;入库单内容必须同实物验收情况和计划采购单据信息一致。4、入库单一式三联,即库管员一联、财务部一联，供货单位一联.5、运营部对需检验的材料进行检验，并出具产品检验单，对不合格的材料，出具不合格检验报告，经主管经理签字确认后反馈给材料供应部，予以退场或更换.6、库管人员根据材料不同性质调剂货物存放场地做好接货准备.货物入库后合理存放，精心管理,妥善保管，达到库容整齐,账、物、卡一致;库房物品要标识清楚，严禁无标识物品入库.物品出库要按照先进先出的原则，库房物品要来历分明，严禁来历不明的物品入库。7、材料入库核算：(1)、货物和正式发票一起到的,采购人员应持材料入库单第二联(即财务联）和增值税发票及抵扣联，经验收人、审核人、审批人签字确认后,及时到财务部门办理付款或报销手续,财务部门对入库金额及发票进行复核后及时做增加账务处理。(2）、货到而正式发票未到的,库管员开具暂估材料入库单,暂估材料入库单单价按照采购合同单价,没有采购合同的,参照上期入库单单价计算，于每月 10 日前上报财务部门，材料主管会计根据暂估入库单作暂估入账处理，待正式发票到时,库管员将第三联(财务签证留存联）附在发票后面，一同上报财务部，材料主管会计根据正式发票做相应会计处理.（3）退货及换货处理：材料到货已办理入库手续，由于在施工过程中发现质量等原因需要退换的材料，由运营部开具退库单，写清退库数量及退库原因，材料退还库房.库管员将需退换的货物清点整理，并开具红色入库单冲回前期正式入库单据，采购员与厂家联系更换货物，待换回货物办理正常入库手续。(4）材料主管会计对材料库存状况实时进行监控，为财务成本核算提供准确信息。（二)、材料出库管理流程:1、各材料使用单位根据施工计划,填制领料单，领料单应注明领料部门、日期、材料编号、品种规格、单位、数量并经专业负责人审核签字及领料人签字后到库管员处领取材料。2、库管员审核领料单，符合手续后在发料人处签字出货。3、领料单一式三联，领料部门留存一联,库管员一联，材料部门一联留底。领料单周期为上月 1 日到上月 31 日。4、以上单据在当月发现差错时，所有联次收回,标注作废字样留存，如果已报账发现差错确需更改的，库管员填写红色单据冲销(必须标注原凭证时间、单号等信息)，并同时填写正确单据报账。（三)、材料的盘点流程管理 1、材料供应部应对库存材料进行定期和不定期的清查盘点.以保证每类存货的收发、结存、帐帐相符、帐实相符。2、对存货的收发、结存，坚持会计稽核制度。3、每月存货的盘点,以次月 5 日前进行为原则.库管员每月编制工程材料盘点单,材料会计根据盘点单和库管员一起盘点，盘点结果要在 10 日前通过盘点表反应出来,对盘点存在的差异必须进行原因分析,并将分析结果上报领导。4、盘点组织工作:由材料供应部于每次盘点前，事先按盘点种类、项目编排“盘点人员编组表”，拟订盘点计划表,报主管领导核准后，通知各有关部门，参加盘点工作.5、存货的堆置，应力求整齐、集中、分类、并置标识牌。6、各项存货账册应于盘点前登记完毕，如因特殊原因,无法完成时，应由财务部门将尚未入账的有关单据如缴库单、领料单、退料单、交运单、收料单等利用结存调整，将账面数调整为正确的账面结存数。7、盘点期间已收到料而未办妥入账手续的原、物料，应另行分别存放,并予以标示。8、年中、年终全面盘点：6.1 财务部门应呈报总经理、财务总监核准后,签发盘点通知，并负责召集各部门的盘点负责人召开盘点协调会后，拟订盘点计划表，通知各有关部门，限期办理盘点工作.9、盘点应尽量采用精确的计量器,避免用主观的目测方式,每项财物数量，应于确定后，再继续进行下一项,盘点后不得更改.10、盘点物品时,会点人均应依据盘点人实际盘点数，详实记录于“盘点统计表”，并每小段应核对一次，无误者于该表上互相签名确认后，将该表编列同一流水号码,各自存一联,备日后查核，若有出入者，必需再重点;盘点完毕，盘点人应将“盘点统计表”汇总编制“盘存表一式两联，第一联由经管部门自存，第二联送财务部门，供核算盘点盈亏金额.以上制度自 2018 年 3 月实行,请各车间和部门统一遵照执行.二 0 一八年三月