规章制度行文格式.doc

公文行文管理制度
目录
第一章 总则 .。。。。.。。......。.....。。..。。..。。。。...。...。.。............。。。。.。.。。.。。。....。..。。.。..。。。.。。 2
第二章 公文种类 。。。..。。....。。。....。.。...。。..。...。..。.。。.。.。..。......。.。。。。。.。.。.。.。...。..。。。。。. 2
第三章 公文格式 .。..。.。...。。......。.。。。.。..。。.。.。.。.。。...。.。..。。。.。。。。。。.。。..。。。.。。....。。。.。。。. 3
第四章 各类公文编制格式要求 ..。。..。。..。。..。。。...。。...。..。.。.。。.。.。...。...。。。........。. 4
第四章 行文规则 。。.。。。。.。。。.。。..。...。。...。.。。...。。。..。.。。。。。.。....。。.。.。。...。.。..。。..。。.。。..。 11
第五章 发文办理 .。。。。。。..。。。.。。。。。。.。..。。.......。。.。。..。..。。..。。.。..。。.。.。。。.。....。。。。.。..。。。 12
第六章 收文办理 。.。。。。...。。..。。。.。.。。。。....。。。....。..。..。.。。。。。。。。...。.。.。.。.。.。...。.。..。。。.. 14
第七章 公文归档 ..。.。。。。.。。...。.。.。...。。。..。。.。.。..。...。。。..。。。...。。。。。.。。。..。.....。..。.。..。。 15
第八章 公文管理 。。。...。。。。.。。.。。............。.。.。。。。。.。.。。。.。。.。。。。...。。.......。.。.。。...。。... 15
第九章 附则 。..。。。。.。。...。。。.......。.。。.。.。。....。。.。。。。...。.。.。。...。。。..。.。...。。...。.。..。...。。.。 16 附件
文件会签表 .。。.。。。。.。.。。.。.。。....。.。.。.。..。.。。..。。。..。。。。。。。。.。..。..。.。...。。.。.。。。.。。.。。......。。.。。 17
发文审批表 .。.。。.。.。。。。。.。。.。。.。。.。。。.。。。。。。。。..。.。。。。.。.。...。....。。...。。...。。.。。。.。。..。。....。。.。。。 18
文件签收表 .。。.。..。。....。。。..。。。。。....。.。。.。。。....。。.。。..。.。。。。。。.。。。。。.。....。。。。.。..。。。。。。.。.。。... 19
收文处理表 。。..。.。。。.。..。。。。。.。。。。。。.。。..。。。.。..。。...。...。.。。..。.。.。..。.....。。..。。.。..。.。.。。。..。。。. 20
文件销毁申请表 .。。.。。。。.....。。.。。。.....。...。。。.。。。..。。。..。。。。.。。。。。.。。。..。。.。。.。.。.。。。。.....。。.. 21
第一章 总则
第一条 为树立公司良好形象,规范公司公文管理工作，参照《国家行政机关公
文格式》及《国家行政机关公文处理办法》,同时结合公司实际情况，制
定本制度。
第二条 公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范
管理和进行开展工作的重要工具
第三条 本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素
排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一
系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
严格执行各项规定,确保公司秘密安全。
第五条
范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。
第七条 本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件"）及各部门制发的
公文（以下简称“部门文件”）。
第二章 公文种类
第八条 本公司公文内容性质可分为以下10种类型：
一、 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更
或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。
二、 通知:适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传
达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
三、 通报：适用于表彰先进,批评错误，传达重要精神或者情况。
四、 议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。
五、 报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问.
六、 请示：适用于向上级部门请求指示、批准。
七、 批复：适用于答复下级部门的请示事项。
八、 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
九、 函：适用于不相隶属部门之间商洽工作,询问和答复问题，请求批准和答复审
批事项。
十、 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条 根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文.
一、 上行文：上行文指下级部门向公司行文,或是公司向有业务指导关系的上级部
门行文。如报告、请示等.
二、 下行文:下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、通知、通报、
批复、意见等.
三、 平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等.通知、会议
纪要有时也可作为平行文。
第三章 公文格式
第十条 公文用纸主要技术指标
一、 公文用纸一般使用的纸张定量为70g/m2的胶版印刷纸或复印纸。
二、 80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，仅用于公司对外的文件。
第十一条 公文用纸幅面及排版装订要求
一、 公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用gb/t148中规定的a4型纸,其成品幅面尺
寸为210mm×297mm。
二、 未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。
三、 排版规格与要求
（一） 未作特殊说明文件，正文用4号或小4号字，中文用宋体，西文用times new
roman.
(二) 排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。
四、 装订要求
文件应左侧装订，不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整,无
坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页.
第十二条 公文中所含要素
本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首
页红色反线（宽度156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记.
第十三条 公文中的表格 文件如需附表，对横排a4纸型表格,单页码表头在订口一边,双页码
表头在切口一边.
文件如需附a3纸型表格,且当最后一页为a3纸型表格时,封三、封
四应为空白，将a3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页上。
第四章 各类公文编制格式要求
第十四条 公司上行文(如附件6）
一、 首页上边距为8cm.后续页，纵页页面设置页边距上28mm，下25mm,左28mm，
右28mm，页眉15mm,页脚17。5mm；横页页面设置同纵页页面设置。
二、 眉首
1. 秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级，用小4号黑体字（西文用arial），顶格标识在版心
右上角第1行,两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用小4号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级及保密期限之间用“★"隔开.
2. 紧急程度
如需标识紧急程度，用小4号黑体字（西文用arial)，顶格标识在版心
右上角第1行,两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
3. 公司标识
由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。
使用红色小初号华文中宋体字。
4. 发文字号
发文字号由公司代字—“公司名称”、年份和序号组成.公司标识下空1
行,用小4号宋体字（西文用times new roman），居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕"括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线。
5. 签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居
左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用小4号宋体字（西文用times
new roman）后标全角冒号，冒号后用小4号楷体字（西文用arial）标识签发人姓名.
如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从
第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排,下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上。
三、 主体
（一） 公文标题:在红色反线下空2行。用小1号或2号黑体字（西文用arial），
可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
（二） 主送部门：标题下空1行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行
时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使
文件首页不能显示正文时,应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄
送之上，标识方法同抄送.
(三） 文件正文
主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能
回行。正文中结构层次序数如下：
1. 第一层为“一、"，左顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。
2. 第二层为“(一）”，左空1字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加
标点，回行正文对齐。
3. 第三层为“1.”，左空2字，阿拉伯数字“1"后加半角“.”，回行正文对齐.
4. 第四层为“（1）”,左空2字,阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后
不加标点，回行正文对齐。
5. 用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第二条、第三
条??的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。
6. 若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用arial)，居中排布,1。25倍
行距，段前、后间距12磅。
（四） 附件
文件如有附件,在正文下空1行左空2字用与正文相同字号标识“附件”，
后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号.附件如有序号使用阿拉伯数码(如：“附件：1. ×××××××”），数字后加半角“.”,后加附件名称，回行正文对齐，上下附件序号对齐。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件"，有序号时使用阿拉伯数码标识序号，不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订,就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及篇三：公司行文规范及管理办法
公司行文规范及管理办法
为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础；确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法. 通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的.
一、纸型、纸质
复印纸a4型(国际标准210mm×297mm), 厚度定量60-80g/㎡.
二、封面
文件材料10页以内的一般不加封面,确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一vi形象（文字和徽标)，但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。
三、书写要求
（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。
（二）副标题居中排列,使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点.
（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁.
（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一)，第三层“1、”，第四”
层“（1），第五层“1)”。 ”
(五）正文中表格一般作附件置后.小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文,字号可略小.
(六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
四、落款、盖印
在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○"用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0"。最后一个字离右边沿四格.盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰.
五、页面设置
上 2.0cm，下2。0 cm,左2.0 cm,右2.0 cm，页脚1。0 cm,行距28磅, 或每面排22行,每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距,使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅.双面印刷页码居外侧,单面印刷页码居右侧.
六、装订
一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm,2个钉在上下各1/4处，钉垂直。
七、分类与编号
（一）文件分类
公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理
制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导)主持的某某会(会议性质)为方式进行定位。
(二）简化编号名称
由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：菏泽业之峰装饰有限公司简化为“hzyzf”。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司vi规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编号.无论对内对外文件，页脚格式均为“第x页,共x页”,页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗,带格式线。
（三）细化编号内容
仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制； 初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。
编制方法：hzyzf—hr-2014—001（公司人资行政部2014年第1份文件)，其中公司名称：菏泽业之峰装饰有限公司=hzyzf；部门名称：hr（人资行政部）；时间：2014年，其后以此类推.文件顺序号:001,002，003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起,如2015-001。便于管理保存。
（五）各部门名称为
设计部：sj 企划部：qh 电子商务部：ds 市场部：
sc
工程部：gc 财务部：cw 人资行政部:hr 法档部：fd
所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。
八、行文管理主要内容
外部函、电、来文,本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等.
（一）内部发文管理
公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括:请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；
公司下发的公文由人资行政部统筹管理,各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文.
(二）发文处理程序
一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门:
1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿;
2、各部门（含分公司)间的往来文件由本部门负责人拟稿；
3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；
4、公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰,标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
文稿拟就后，拟搞人应填《发文审批表》办理审核手续. 审核签发流程：
1、首先送人资行政部部初审，人资行政部部审查修改文稿;
2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核稿;
3、公司各部门（含分公司）间的往来文件由总经理核稿；
4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿;
5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事长会审。其次进行会签、发送；
6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发.