物业公司库房管理制度及工作流程(拟定).doc

物业公司库房管理制度及工作流程
1、库存管理的基本任务和原则
(1） 基本任务：采用科学的方法，不断提高管理水平，做到保管好，损耗少，节约 费用，保证安全，提高效益。
(2） 库房管理的原则是:适量、及时、准确、经济、安全.
2、原材料、物资的保管和记录
（1） 库房物资按原材料类别分别管理。
（2） 库管员职责：保管所管原材料、物资，记原材料、物资明细帐,验收进库原材 料、物资和出库原材料、物资的发货.
（3） 库存原材料、物资要贯彻执行“先进先出，定期每季翻堆"的库房管理规定。
（4） 要节约库容、合理使用库容。重载物资与轻抛物资不得混堆，有挥发性的物资不得与易吸潮物资混堆。
（5) 库房对进库储存的物资，必须按固定堆位存储，并编列堆号，在每个堆位存放物资的货位上设立“进、出、存货卡”，凡出入库物资应于当天在货卡登记，并结出存货数，以便与物资明细帐对口。
(6) 库存物资必须做到“三对口”，即库存物资与货卡相符，货卡结存数与物资明细帐余额相符。每月末库管员应根据物资明细帐记录的收、付发生额和余额数字，编制“进、销、调、存月报表”.
（7） 库管员对所保管的物资，应经常检查，对滞存在库房时间较长的物资，要主动向业务部门反映滞存情况;对存库物资，发现霉变，破损或超保管期限,应及时提出处理意见,并送交业务部门和财务部各一份,以便有关部门会同财务部及时研究作出处理意见。
（8） 对于账外物资需要存放在库房内的，库管人员要单独登记明细账(信息同库存物资）,单独编写物资编码，并放置独立区域，要求存放人办理出、入库手续，出入库单需物品所属人、所属部门负责人、库管员签字确认，对于贵重物品，要进行拍照登记；账外物资月末盘点时一并进行核对。
（9）物资保管与保养
a、 根据不同类别、形状、特点、用途分库分区；保管要做到“三清”， “二齐"，“四号定位”摆放。
三清：材料清、数量清、规格清
二齐：摆放整齐、库容整齐
四号定位:按区、按排、按架、按位定位
b、保管物资应做到“十不”，即不锈、不潮、不冻、不霉、不腐、不变质、不挥发、不漏、不爆、不混、按物资保管技术要求，适当进行加垫、通风、清洗、干燥、定期涂油或重新包装，存放不当应及时改进。
C、要严格注意防火，防盗，防虫鼠害。
3 、物资入库、出库规定：
入库：
（1） 库管员按照采购员提供经财务人员、使用部门验收人员（部分负责人)、采购主管、供应商确认的验收单，查验无误后等级存货卡、记入库存明细账，并填制复写入库单，入库单一式四联，交由申请部门、采购部门、库房人员、及财务部门，财务部门将入库单作为记账附件记入当期账目。
（2） 库管员对与采购单上注明的物资，与实际物资供应商或其代理人、型号、规格、数量、质量不相符的，或者不符合公司对商品有效期规定的物资，要拒绝其入库，并及时向申购部门、采购部门报告；
（3） 对进口商品，要求其必须有中文标示，对于不能确认真伪,应要求供货商提供相关证明。
（4） 退库要求与入库一致，并由相关部门负责人在入库单上说明原因。
出库：
（1） 库管人员根据有部门负责人签字确认的“领用申请单"明细，填写出库单发放物品；出库单及领用申请明细中需有相关领导签字确认的数量、规格;并本着“先进先出”的财务核算原则对先入库的物资进行优先发放。出库单一式三份，交由申请部分、库房人员、财务部门，财务部门将出库单作为记账附件记入当期账目。
（2） 库管人员应制定“库房运营时间表”，并与各部门协调各自的领货时间。
（3） 为了安全，库管人员应监督领货人员未经允许不得进入库房内。
（4） 库管人员严禁先出货后补办手续的错误做法，严禁白条发货.
4、库房的存量管理
（1) 库房实行存量管理，库房的最高存量和最低存量由部门负责人及采购部批准后,交库房执行。
（2) 所有库存物资均应在存货帐、存货卡上标明最高存量河最低存量。
(3） 库存物资明细账，每月进行更新，按月报送采购部门。
5、库房的盘点
（1） 每月月中库管人员进行自查盘点,对于即将过期的物资需及时向采购部门及申请部门提出。
（2） 盘点时各项物资应处于静止状态，不得进出移动；
（3） 月底与财务人员进行实地盘点,并及时向主管领导提交盘点表，盘点表及账载库存数额应一致;
（4） 如发现盘盈、盘亏、损毁的物资，须查明原因、分清责任，属保管人员工作责任的，应由库管人员承担经济责任;上述差异应以书面形式上报主管,经公司领导及财务负责人批准后,方可对差异进行调整。
（5） 盘点结果需由财务人员存档备查并抄送总裁办.
6、财务核算
（1） 库管人员将出、入库单送交财务部门后，由财务人员提交财务经理确认，经确认后根据明细记入财务软件供应链模块，并当日完成辅助模块的登记，便于及时查询；当月出、入库的原材料、物资需记入当期。
（2） 财务人员应根据“先进先出法"原则进行库存核算。
（3） 财务人员月末,需对库存物资进行盘点,盘点前应将当期变动的物资全部入账,结出结存数量，编制盘点表格，盘点后盘点人和库管人员需签字确认，并装订备查.
（4） 对于盘盈、盘亏、损毁的原材料，必须查明原因、分清责任，提出书面处理意见，并在盘点表上说明并签字确认，上述差异应以书面形式上报主管，经公司领导及财务负责人批准后，方可对差异进行调整。
（5） 财务人员月末,应对库存明细进行汇总备查，明细账目应与总账及库存实物数额一致。
（6） 备查账应连贯记载,对于相同分类的原材料，当期增、减数额环比变动大于10%的，应请采购部门或物资申请部门做出书面说明，备查账及变动说明应打印装订，并抄送总裁办。
（7） 对于账外的物资，财务人员要制作备查账，登记物资名称、存放地点、数量、规格、价值及所属部门或人员等各项信息，对于贵重的物品，还要进行拍照登记，并在盘点时更新信息备查，存在差异或者变动要及时反映给所属人，并上报财务经理及总裁办。
7、其他有关规定：
（1）库管人员上班前必须检查库房门锁有无异常。
（2）下班后应仔细检查是否关窗、锁门、拉闸、断电及不安全隐患。
（3) 各类物资严格按照要求码放，保证库存物资无损、存放合理整齐,杜绝不安全隐患. 搞好卫生工作,保持库内干净、整洁，保持正常通风
（4) 一切进库人员不得携带火种,背包，手提袋等物进库。
(5）库房范围及库房办公地点，不得会客，其他部门职工更不得围聚闲聊，不得带亲友到库房范围参观.
（6） 库房范围不得生火，也不得堆放易燃易爆物品。
（7） 库房不准代私人保管物品，也不得擅自答应未经领导同意的其他单位或部门的物品存库。
（8） 任何人员，除验收时所需外，不得把库房商品物资试用试看。
(9） 库房应定期每日检查防火设施的使用实效，并接受相关部门的检查、监督.