企业会议瓶颈及对策研究知识讲解.doc

企业会议效率瓶颈及对策研究 摘要：会议是进行信息交流形成决策的最有效的途径，但是现今企业大多存在着会议的低效率的问题，这就大大的降低了企业的行事效率和企业的利益，要解决会议的低效率的瓶颈是不可能的，但是通过对会议前后和会议上的各种规定和准备，在很大程度上是能够提高会议的效率，这就要求一套完善的召开会议制度。 关键词：会议 效率 准备 提高 一、会议的瓶颈问题 在现今社会告诉发展的生活中，科学技术的飞速发展导致了竞争的异常激烈，这就要求企业在日常的运行当中，能够顺数的达到信息的交流和事物进程的不断更新，达到这样的有效率的途径就是开会。会议是实现有效沟通及形成决策的重要方式，开会又是一件成本很高的活动，这样效率就显得尤为重要，但是现在企业面临的问题就是会议的效率非常低下，大大的增加了企业运行的成本，下面就介绍一下企业在会议中的瓶颈问题。 （一）会而不议 现今企业会议中会议的形式主义色彩还是比较高的由于会议的主持者会是领导者来担当，所以会议往往会成为领导者的脱口秀，领导者对于工作的牢骚或是想法会在会议当中占到主要地位，或是会议成为领导者现实自己地位的方式，没事也要开会。还有一种情况就是公司的例会，惯例性的会议给人一种负面情绪，往往使得职员不愿意开会，有时候即使是没有什么事情也要开例会，这就让职员不愿意参加例会，当真的有什么重要的事情要在例会上讨论时职员的情绪还是像没事一样，不会有什么好结果有时候参会人员的不善于表达会是保持中立的态度都会导致会而不议的局面 （二）议而不决 会议的目的就是为了通过信息的交换达成决策，但是现在企业的有些会议根本不是为了交流出决策而是发布领导领导者的想法，也或是会议上大家讨论的非常的激烈，可是往往发展的方向不是会议的主题而是部门或是个人间利益的论战，导致会议的失控，还有可能进一步发展为内部的矛盾，这对于组织是非常不利的，在会议上个人的讲话时间过长就会导致会的时间过长，这样就会增加与会人员的不满，于是大家越是不满就会越是滔滔不绝的讲话，这样就会没完没了。有的组织没有合理的决策机制，意见是表达了但是究竟要怎么来做决定就是意见很麻烦的事情了，由于种种原因就会迟迟难以作出决定。 （三）决而不行 会议的巨额车达成后需要后期的跟进工作，但是由于在会议上没有做出明确的责任划分或是会议的记录不准确导致了后期的工作无法完成，有时候由于受到当时市场条件的限制，在会议上做出的某些决策在后期的实行当中是困难重重或是根本偶办法实施。 二、提高会议效率的策略 如何提高会议的效率是每一个会议负责人必须思考的问题，高效会议会使企业节约大量的成本会议的成功与否关系到企业的兴衰成败，这是高效的会议成为企业运行的重要环节，下面我会从会前、会中和会后三个方面进行阐述 （一）会前准备 一个好的会前准备会使会议的效率的道很大的提高，正所谓“台上一分钟台下十年功”要想有一个漂亮的登场就必须有充足的准备，会议的高效与否也是这样的，如果会议的负责人在会议之前能够在会场的布置，参会人员的选择，会议的召开时间，会议的内容等方面做好准备就可以在会议中显得很从容，足以提高会议的效率。 1会议的布置 合适的会场布置会使会议决策的达成概率得到提高，一般企业开会会把方便的原则放在第一位，但是这只是其中的一个方面。会场的安排至少要有七方面的内容：（1）场地必须有空档可以使用。（2）场地必须够大以便容纳与会者及试听器材。有人认为平均每一位与会者能够拥有1,5平方米的空间才算理想。（3）必须拥有包括座椅在内的适当家居。会议时间越长，使用的座椅愈应让与会者感到舒服。不过不能呢个让与会者舒服到无心开会的地步。（4）必须拥有足够充足的照明和通风设备。（5）必须能够免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心。（6）必须令主席及与会者感到方便（7）成本必须低廉。这七方面的内容是会议的必要准备。 2参会人员的选择 参会人员的选择要非常的慎重，尽量邀请有必要参加的人员，或是说和此次将会以的议题有关的人员参加。如果说有重要的参会人员不能参加那就不要让别人代替，因为代替者不会遵照会议的目的行事。一些可有可无的人就尽量不让他们参加，因为无关人员即便是参加也不发言影响整个会场的气氛。如果参会人员之间职位差别很大的话可以在会议的召开时让那些职位比较低的先行开会，然后让职位高的人员开会，这样就可以避免说话时的难看，打消员工的顾虑。 3会议召开的时间安排 一般安排在十一点左右，员工的状态是最好的开会时价，会议的时间一般是一个小时，这是人能够接受的最长的时间。会议必须按时开始不管是什么原因，如果有必要的话可以换时间开会。会议的时间安排尽量避免下班的时间，大家都急着回家吃饭，会影响到大家的参会心情，从而影响到会议的结果;也不要在大家刚到办公室的时候因为一切的工作都还没有开始，员工都还未进入工作的状态。 4会议内容的安排 会议的议题不应该安排的较多，一般在五个以内，过多了就很难讨论出结果，而且员工的精力是有限的，要是专门的会议讨论一个两个的问题也是不可取的，这样会是会议的成本升高。会议中的各种材料要提前发给每一位与会人员，让他们明白会议的主题并做好发言的准备，这样可以在会上不用留下思考的时间，也能够使职员在讨论的时候不至于跑题，或是保持沉默。 5会前会议 在召开会议前一天最好先开一个小会，在这个小会中可以把下次会议的主要目的睡一下，特别是为了达成某种效果的时候，就可以在这次的小会上做出一定的统战，这样就可以避免长时间的争吵，迅速达成目标。 （二）会中的安排 在会议当中主要有会议的主持者来提高会议的效率，一个好的会议主持者会是会议严格的按照会议的章程行事，并保持会议的高效和谐的进行。 1人员讲话 在会议当中每一个参会的人员都必须表达自己的观点，不允许有保持中立者或是保持沉默者。与会人员的讲话时间一般要求在十分钟以内，过长就会影响到整个会议的进程，会议的主持人应该提示讲话人时间，必要时要打断讲话者，使整个会议处于一个高效的环境之下。 2主题的应对 在人员讲话的过程中，主持者要时刻注意所述主要内容的含义，避免偏题，或是跑题，如果发现跑题就马上把会议的主题重新述说一遍。成员间相互讨论的过程中也要时刻注意，避免成员间的针锋相对，语言的运用不能进行讽刺或是直接的人身攻击，避免不必要的误会，人员间的交流都要站在客观的立场上。 3会议的总结 经过会议的讨论之后就必须做出决策，这就要求会议的组织者运用总结性的语言对整个会议进行总结，让每一个与会者清楚这次会议的结果，而且在会一直上划定明确的实施方法和权责体系，以便于后期的跟进工作。 （一）会后跟进 在会议结束后才是方案具体的过程，在这个过程中要实施者必须按照会议达成的决策进行行事，这样才能够证明此次会议是成功的高效的 1实施人员 决策之后就要进行实施这就要求必须有专业人员进行实施，这样可以在一定程度上提高工作的效率，但是还需要与会人员的配合，必要时可以让与会人员负责整体的控制，并作为考核的内容。 2实施方法 会议的实施必须暗战会议纪要的内容，有时候会议纪要不是很清楚，就有必要制定一套具体的实施方案，公司的所有的一般决策的实施按照统一的方法，这样在一定程度上也会提高会议的效率。 总的来说，要想解决现在企业会议中的问题这需要多方面的各种努力，特别是会议的主持者的这人十分的重大，从会议的准备到会议的召开再到会议的决策的实施贯穿于整个会议的当中。英明的领导总会有自己独特的方法使会议尽可能的达到原定的目标，这样就可以使整个企业的办事效率大大的提高，同时使整个企业的竞争力加强，在竞争中发挥出应有的实力。参考文献：1马建国，成功有约-高效会议手册，2009.9.52张晓彤，高效会议管理技巧，北京大学出版社3苏伟伦，高效会议，南方日版出版社，2008.64罗伯特C考森，一小时高效会议（管理大师的高效方法），长春出版社，第二版