私车公用油料报销管理办法.doc

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私车公用油料报销管理办法

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2013年11月1日

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文件编号：KYJC—11—01—2013
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私车公用油料报销管理办法

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2013年11月1日

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文件编号：KYJC—11—01—2013
编制：坤元行政部
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私车公用油料报销管理办法
随着公司发展和经营规模的扩大，外出工作量日益增加，从提高办事效率、降低公司汽车成本等方面考虑，并根据公司具体情况，制定《私车公用油料报销管理办法》，本办法目的是为了加强私车公用管理，提高工作效率，合理的使用车辆资源，望公司全员严格遵守管理制度。
一、 对象范围
1、 车辆必须是公司职工私人产权，车况良好，车检合格，车辆必须投保车辆损失险和第三者责任险，第三者责任险的保险金额必须大于或等于10万元，员工办理完后，将加强险和第三责任险的单据交行政部检验，留存复印件。
2、 用途：必须是用于配合公司指派的任务。车辆所有者用于本人上下班的不予报销。
3、 必须有坤元经理批准的《私车公用申请表》，并到行政部备案车辆品牌、车辆牌照、车检时间、保险内容及有效期、油耗标准等相关信息。
4、 其他规定：车辆所有者必须安全驾驶，遵守交通法规，因公外出违反交通法规罚款，一律由车辆所有者承担。公司批准私车公用的车辆，如果借给他人使用，所发生的一切事故均由其个人负责。员工私车非因公外出，所发生的情况与公司无任何责任。

二、 管理及费用报销办法
1、 外出任务时需在派车单上登记，并由部门经理和行政部专员签字认可。
2、 出车前后在派车单上登记好出车时间、出车里程、归车时间、归车里程、目的地等重要信息，如不按规定登记，当次出车不报销油费，由行政部负责登记确认。
3、 每月25日由行政部汇总当月总体里程数（排量实耗，由车队实测出具），根据公务出车里程数及车辆油耗标准给予相应的油费补贴。如不按时汇总里程的，该时间段内费用自行承担，不予报销。
4、 报销流程：每月报销一次油料费用（次月8日至15日），充卡的必须有发票和充卡凭证，无充卡凭证者公司不予报销油料费用，报销人携带派车单第二联、加油发票，由部门经理签字→行政部专员核对签字→行政部主管审核，审核完成后由行政部统一交经理签字审批，签批完成后交财务审核，确认无误后方可报销油费。
5、 粘贴单上的油料发票日期必须跟所报月份相符，如出现日期不符的情况，该发票单上的油费金额不予报销。
6、 车辆在使用中要严格遵守国家所有相关法律、法规，车辆出现任何的违章行为及事故均由车辆所有人自行负责，与公司无关。
7、 月底车辆检查，派车单用途与实际用途不符者，弄虚作假者，经核实后，给予该车使用人1000元罚款，并不再给予报销油费。
三、 其他事项
享受车辆油耗补助的员工，出差外地，公司不再派其他公务车辆为其使用，如有特殊原因，可向经理提出申请，安排值班司机同行。
此办法如与集团公司私车公用油料报销管理办法有冲突，以集团公司相关标准为准。
此办法从2013年11月1 日执行。
望享受车辆油耗报销的员工，严格遵守公司规章制度，信守职业道德。

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私车公用油料报销管理办法

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