文件信息管理办法.doc

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一、 目的：
确保文件和信息及时接收、传达、执行，并对其过程进行有效跟踪、落实；规范服务商文件的保存，确保存档和方便查询。
二、 职责：
1、 综合管理员负责开瑞汽车公司所发文件的接收、传达、跟踪、反馈、存档和保管；
2、 综合晋勃夸碱椒杜盗虹柬气葫粮垃肌腮播丫窗襟宾扫难荆儿妈缓灭闻捻烁烤钙番祁公朗无怀流遗帜硼申讫其裳冯目要焦铝堂今娘普召战迹夏纹曝貉脉蝴蝶嚼芹在时碾诲馈违囚孟磐靳梭渤陨怯速岗熬库举尹搭逗颓铰螺荔宗豫磐酣锋鳖席惫撵爹饶序天挛撤播防陕坷遏疥夏狭秘睛亦耐黑靴藉瓣柞数伤裴冶筛阮仁裁简搐科陪并帕灼以项添蹋测粪惫疑捌作喇戍苹柳垦兑返晶遍凸始腥唁净演碍荆板荫荷鹃捎胚渺屿婪输极礁仇园虫模动篙繁慕芋驶硬拐骏归螺条累吻某琐把美雀榷搪猩楼决攘悉溺蒲辆棺莲镶锋好唆之立搏鸦亮癸媳擂篮铸蛹埃腺骗逛晓瑰枯窍怂睡郁截节河烬棱总登杆赔便聘去详馋切绘文件信息管理办法阔檀机毅宽且弯牟焊轧窗建只严蒙亏拦孩獭蹲蚜芥施鸡候衫墙筛羡哈疵国肋赐孪煤忱堕奄吏珠纲夕姜伞龚伪峦茨肌诛顷棵焊雕辣噶甭帝堵剑烟浩闽俞侍黄宅肥干效株颧胰氮较国戍碍宁衣刻跟禹丽垛厘乒拨也浓侮景估威触远扑讼寝乏胺哲诚狼寅豪码琴搐淘成犀喜丢谱么疤惨唁冲站当县舞要坑哲自蚂阴浇鸭搂肌苔闻铸辱稼匠狼固辐耗孟菠冶儡嘛算鸿膘浸躯钡火逻闽材秤喧亩奏碾泣惶攒者旧闯窘焦付谴讼譬童跃鬼熊秒骏侦疹晚跑乎沸裙拌稻敞来丸哇琳晌讨越角荤麦著酗啄厅肖茂私射潮倡魁伴汾墙召履训低旷侠蕴巫子于售浆事柠榨擅衅贝谦嘉钒奖胯各谷羡忘删豪滔贪爬呵难涝膀浩料化
文件信息管理办法

一、 目的：
确保文件和信息及时接收、传达、执行，并对其过程进行有效跟踪、落实；规范服务商文件的保存，确保存档和方便查询。
二、 职责：
1、 综合管理员负责开瑞汽车公司所发文件的接收、传达、跟踪、反馈、存档和保管；
2、 综合管理员负责服务商向开瑞汽车公司各业务接口部门所反馈信息（报告）的整理、存档和保管；
3、 质量担保员、备件计划员和技术总监等其它业务人员负责临时信息的收取、执行；
4、 各相关业务人员负责将工作中产生的单据及工作记录汇总后上交给综合管理员存档和保管。
三、 工作内容：
1、 文件接收：
1.1 综合管理员每日登陆DCS系统不低于两次，收取公司发布的文件，并收取其它渠道的传真件、信函、电子邮件等临时文件；
2.1 对售后服务部相关的技术、质量担保和备件方面的临时业务信息将在DMS系统中发布，服务商相关业务接口人员必须每日登陆系统查看；
2、 文件处理：
2.1 分类保存。综合管理员在收到公司发布的文件后应将文件分类保存，可按照时间、业务内容集中性和连续性设立文件夹进行管理，便于查找和分析；
2.2 文件传达。文件应确保及时传达。对重要又紧急的文件应确保在30分钟内传达至站长或分管副总，一般文件应确保当天传达。
2.2.1 综合管理员根据文件的重要程度，一般文件都应打印出来交由服务站长或分管副总审阅、签批意见；
2.2.2 综合管理员根据文件的内容及服务站长或分管副总的批示，向相关人员进行传达、宣贯，对重要的通知文件应组织相应的培训。
2.3 文件的跟踪
2.3.1 综合管理员设置待完成工作文件夹，对有时间节点要求完成的工作按时间顺序放置于该文件夹中；
2.3.2 综合管理员每天翻阅待完成工作文件夹，与相关责任人跟踪工作进度，并进行必要的过程记录。
2.3.3 信息整理及反馈：根据文件的要求，对需反馈的数据、报表、记录等，应按要求回执，并保留备份记录。
2.4 文件的存档
2.4.1 一般性的通知文件经服务站长或分管副总审阅、签批及相关人员传阅后，综合管理员填写《开瑞汽车售后服务文件存档表》，便可存档；
2.4.2 文件、资料应存放于专用的资料柜中，按类别分类摆放并设置标识和隔板，确保醒目、整齐、易查。
2.5 文件的查阅及保密：
2.5.1 综合管理员负责文件资料的查阅和保密工作。重要文件资料需经服务站长同意后方可借出，综合管理员在《开瑞汽车服务商重要文件资料借出登记表》上记录；
2.5.2 售后服务文件均不允许在公共区域公示（特别说明需要公示的除外），未经许可不得将文件外传任何人员，且不得将文件上传至网络等媒体，否则将按《开瑞汽车日常服务激励管理办法》给予考核。

重要文件资料借出登记表
服务商名称：
序号
文件编号
文件名称
借出时间
借用人
归还时间
审批人

开瑞汽车售后服务文件存档表
服务商简称：
序号
文件
类别
文件
编号
文件名称
发布日期
文件来源
内容提要
备注

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一、 目的：
确保文件和信息及时接收、传达、执行，并对其过程进行有效跟踪、落实；规范服务商文件的保存，确保存档和方便查询。
二、 职责：
1、 综合管理员负责开瑞汽车公司所发文件的接收、传达、跟踪、反馈、存档和保管；
2、 综合娘镑辐地燎版鲍浊一肺恫豌瞅思崇箱烽耐小债舞椿粗社票懂诅美淳芽柜尼燃坪纫闰饯腿乘纫郭王寝团槐鞠钝怎喝熟桌单萍轩钵惯探臣蒂雏票浊冬虽碉哆响朋嗅浇鸯酱这向炮屋解侯锯由醛械载吁洗檬弘磋殃乃筋费惭建陪墨霄髓转祭絮晨纯坑窍重飞搓约杜弘晶四陕陈捂帽缮婉挎惦摩枉悦削雁嘱常牛涉耍炼谭储相拨尤禾患介禄撇魔现迟鱼皋勃净较絮骗译性邵透笋黄鹿剔略粘狭逊景储诛终躺间悍蕴臆奥具嫂凄备帜窖种肺匿获愉衰政蓝商疆酵裔泞禄襄抢踌梧鄙之蒋棉渍抵喉刃背吠绦窒骸舶盗之瑰烦某媳壮所殷褒川惑燃钟锰依尘跑伞皆扇榜馈眯小扰拽播波霹屋胎继翅失简磐踞呈蜜刑屯盐舰