行政SOP经典版.doc
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1、行政管理制度北京奥力泰格科技有限公司北京奥力泰格科技有限公司第一章共二十章编号:LAXZ-SK-2008-07-01第1页共1页版本号 A目 录第0次修改第一章 目 录01第二章 组织机构构图02第三章 职位说明书03第四章 行政管理制度总则09第五章 办公环境管理与礼仪规范11第六章印章管理15第七章办公自动化管理17第八章行文管理20第九章档案管理27第十章 列册与书籍管理31第十一章办公资产管理34第十二章固定资产管理37 第十三章 会议管理41第十四章 公司大纪事管理45第十五章 提案管理47第十六章 保密制度49第十七章 考勤管理52第十八章 节假日值班管理54第十九章 车辆管理55
2、第二十章 宿舍管理58第 61 页 共 61 页北京奥力泰格科技有限公司第二章共二十章编号:LAXZ-SK-2008-07-01第2页共1页版本号 A组织机构图第0次修改董事长:杨光总经理:陈文霆总经理助理韩占武首席科学家杨光(兼任)张开泰主管段利婕助理工艺部经理:高海军索田栋采购主管宗照旭储运助理采购与储运郭雪助理财务分析周玉助研刘洪梅药物与合成化学部(二)副总监:邓 并四组许浪涛主管药物与合成化学部(一)一组周 旭主管王洪久三组行政人事李爱宁主管库房管理李敏二组胡凤霞高助潘立华北京奥力泰格科技有限公司第三章共二十章编号:LAXZ-SK-2008-07-01第4页共60页版本号 A职位说明书
3、行政部主管第0次修改职位名称行政部主管所属部门行政部直接上级职位总经理助理编写日期2008年7月编写部门行政部直接下属职位名称人员编制1、行政助理12、前台接待员13、驾驶员暂无4、保洁员1工作目的依据公司发展战略目标,负责公司后勤服务、车辆管理、固定资产管理、对外接待等行政管理工作,确保公司行政业务的有序开展。主要职责1、 负责公司后勤管理工作,制定相关规定、并付诸实施;2、 负责公司固定资产及办公用品的购置、管理;3、 负责公司车辆的年检、审验、日常保养、办理各项手续及车辆日常调度;4、 负责公司对外接待及内、外部客户订票、订房工作;5、 负责公司公共环境卫生清洁、安全;6、 为各部门提供
4、车辆服务,保证及时、安全、快捷;兼管职责无任职者素质要求1 知识技能1.1 较强的社会交际能力、书写能力;1.2 丰富的组织管理能力。2 教育背景2.1 大学本科及以上学历;2.2 中文、行政管理等专业毕业。3 专业证书无4 工作经验及相关培训三年或以上相关工作经验。北京奥力泰格科技有限公司第三章共二十章编号:LAXZ-SK-2008-07-01第5页共60页版本号 A职位说明书行政部助理第0次修改职位名称行政部助理所属部门行政部直接主管行政部主管直接下属无编写日期2008年7月编写部门行政部工作目的为保障公司正常业务的有序开展,提供后勤保障工作。工作职责绩效衡量职责一:办公用品的管理。 任务
5、1:根据各部门办公需求,拟购办公用品名目,报部门主管审批后购置; 任务2:建立台帐,做好新购物品和上期结存物品的登记。 任务3:根据办公用品领用制度,及时下发办公用品,并做好记录,确保帐目清楚、无误绩优关键事件不良关键事件 办公用品发放不够及时、准确,有具体事实的投诉承担责任:全部工作时间百分比:25%职责二:客户接待管理。 任务1:根据各部门接待计划,及时办理外来客户的订房、订餐、订票等相关事宜,并做好记录。 任务2:定期与酒店、票务点对帐,正确结算各项费用。绩优关键事件不良关键事件 客户接待不周到,有具体事实的投诉 排除突发因素,实际支出大于预算费用承担责任:全部职责三:车辆管理。 任务1
6、:协助主管制订车辆管理制度, 任务2:协助主管办理公车外派事宜,并做好记录。绩优关键事件不良关键事件 车辆安排不合理,有具体事实的投诉承担责任: 全部职责四:日常事务性工作。 任务1:相关信息的上传下达 任务2:起草相关制度、通知 任务3:查询、汇总公司电话费,及时反馈给部门主管及财务部,负责交纳公司各项话费绩优关键事件不良关键事件 信息传达不够及时,影响相关部门的相应工作,有具体事实的投诉承担责任: 全部绩优关键事件 在按照要求完成本职工作的前提下,按时无差错完成由于增加临时任务造成的超额工作量不良关键事件未能按时完成公司或部门委派的工作职责五:其他任务1:在双方认可前提下,完成公司或部门委
7、派的临时性工作。 承担责任: 未知工作权限1. 人事权限:无2. 财务权限:无3. 业务权限3.1对公司办公用品的采购具有建议权任职者素质要求1. 知识技能1.1 较强的社会交际能力、书写能力;1.2 一定的组织管理能力。2. 教育背景1.1 大学专科及以上学历;1.2 中文、行政管理等专业毕业。3. 专业证书无4. 工作经验及相关培训1.1 两年或以上相关工作经验。北京奥力泰格科技有限公司第三章共二十章编号: LAXZ-SK-2008-07-01第7页共60页版本号 A职位说明书前台秘书第0次修改职位名称前台秘书所属部门行政部直接主管行政主管直接下属无编写日期2008年8月编写部门行政部工作
8、目的保证公司电话的正常转接及往来信件的收发,树立公司良好形象,保证公司前台工作的有序开展。工作职责绩效衡量职责一: 任务1:负责安排和召集的各类会议,编写并下发会议纪要,并及时了解和反馈信息。 任务2:负责公司文件收发、分类、整理、保密工作。 任务3:负责相关信息的收集,信函、电话、传真的记录、上传下达。 任务4:访客预报、来访接待工作。 任务5:翻译和打印公司有关文件及信件。 任务6:公司饮用水、餐费等费用的统计、结算。 任务7:行政主管安排的其他临时性工作。绩优关键事件 文件上传、下达准确及时,得到客户表扬不良关键事件 受到投诉,所负责事项工作内容和帐目不清晰承担责任:全部工作权限1. 人
9、事权限:无 2. 财务权限:无任职者素质要求1. 知识技能1.3 公关文秘、心理学相关知识;1.4 具有较强的协调沟通能力以及语言表达能力。2. 教育背景大专以上学历公关文秘、企业管理、中文、外语等专业3. 专业证书无4. 工作经验及相关培训4.1 相关工作经验一年以上4.2 写作、外语、办公自动化的应用 北京奥力泰格科技有限公司第三章共二十章编号:LAXZ-SK-2008-07-01第8页共60页版本号 A职位说明书行政部司机第0次修改职位名称司机所属部门行政部直接主管行政部主管直接下属无编写日期2008年8月编写部门行政部工作目的为保证各部门业务工作开展的用车需求,负责车辆的车辆日常维护、
10、保养、清洁,安全驾驶,及时为用车部门提供良好的服务。工作职责绩效衡量职责一:车辆维护、保养。 任务1:负责车辆日常维护、保养、清洁,确保车辆的正常使用。 任务2:参与车辆年检及各项手续的办理绩优关键事件不良关键事件 在正常使用情况下,车辆维护及保养不理想,有具体事实的投诉承担责任:全部职责二:安全驾驶,控制油耗。 任务1:熟悉行车路况,控制油耗,不违章驾驶,确保安全行车。绩优关键事件不良关键事件 出现责任交通事故 百公里油耗量超出规定承担责任:全部职责三:服务工作。 任务1:及时、优质为领导与各部门做好用车服务。绩优关键事件不良关键事件 服务不佳,有具体事实的投诉承担责任: 全部工作权限人事权
11、限:无 2. 财务权限:无 3. 业务权限;对公司车辆管理具有建议权任职者素质要求1、技能1.2 汽车驾驶1.3 汽车保养、维修、维护专业知识4、经验及相关培训1.1 三年以上汽车驾驶经验。北京奥力泰格科技有限公司第四章共二十章编号:LAXZ-SK-2008-07-01第9页共60页版本号 A行政管理制度总则第0次修改一、目的1.1 行政管理是为实现管理目标而进行的动作、控制、授权、反馈等企业内部管理行为的总和,是区别于业务管理的企业基础管理。1.2 行政管理有责任对公司上下、各部门之间管理活动进行协调。1.3 本制度旨在规范公司各级管理机构的行政管理,建立统一、科学、严格的行政管理体制,为进
12、一步提升整体管理水平奠定基础。二、适用范围2.1本制度规范公司的行政管理工作,是公司整体管理制度的重要组分,公司所属职能部门和所有员工, 在行政作业事项中除国家有关规定外,皆按本制度办理。三、内容3.1 本制度涵盖行政管理、文书管理、办公管理、会议管理等内容。3.2 行政管理原则:3.2.1服从指挥:对上级合乎法律和制度的指令都要服从,不得无故拖延上级布置的任务。3.2.2逐级管理:上级对下级指挥和下级对上级的请示都要逐级进行,不得越级。上级可越级检查不可以越级指挥,下级可以越级申诉不可以越级请示。申诉用书面形式表达。3.2.3一人负责:不论什么工作,上级应使最终负责任的人只有一个。3.2.4
13、连续工作:任何人任何形式的离岗,都要做好工作交接,不得使工作间断。3.2.5及时复命:任何指令不管能否完成, 必须在限定的短时间内向下达指令者回复。3.2.6一致性:任何人无权改变公司制度规则,制度的改变必须按程序进行。北京奥力泰格科技有限公司第四章共二十章编号:LAXZ-SK-2008-07-01第10页共60页版本号 A行政管理制度总则第0次修改3.2.7指挥:在管理结构图或岗位设置图上有指挥线直接连接的上下级岗位之间有指挥与被指挥的关系。3.2.8授权:包括常规性授权和临时性授权。授权时要把要求下级做什么,达到什么效果,赋予下级什么权力,必须清楚,同时应当把这种授权通知相关人员。授权应避
14、免权力的交叉和重叠。临时性授权是指,任何管理者由于个人原因使自己的工作职责不能够亲自完成时,可通过授权的方式让下属完成。3.2.9检查监督:任何管理者都有检查监督的职责,主要是本部门负责范围内的检查监督。3.3 行政效能管理的五项行为规定“五定模式”:3.3.1定位“人”的功能及角色的扮演,必须设定,才能实施权责与职责的机能。3.3.2定点内部实施与运用的各式表格、资料、文件等,必须设定固定的“责任区”和“置放区”,以确保操作的流程化,做有条不紊。各种文件资料必须分类列册管理。3.2.3定向依工作流程方法运转,在每一个环节,皆保持一定的操作方向,才不致混乱。3.2.4定人将工作责任到人,实施“
15、个人责任制度”,在每一个环节流程中, 无论是表格、资料、文件等,都必须落实到个人负责范围,以便执行查核、推动及督导。3.2.5定时将上述所列的各式内容,在日作业、周作业、月作业或季度作业中, 无论是由上往下或由下往上,都必须设定“时间管制”以便加强效率运转。3.2.6员工须以书面方式取代口头方式、以记录方式取代记忆方式进行工作流程,任何口头请示、承诺或批准均为无效;能够以表格反馈的事项尽量不以文字描述,能够以图表描述的事项尽量不用表格。北京奥力泰格科技有限公司第五章共二十章编号: LAXZ-SK-2008-07-01第11页共60页版本号 A办公环境管理与礼仪规范第0次修改一、目的1.1为加强
16、办公室管理,规范本公司全体同仁的仪态、举止;以及工作纪律,营造一个舒适、良好的工作环境,特制定本规定。二、适用范围1.2本制度适用于本公司所有部门和全体员工。三、内容1.3办公环境管理1.3.1公司所有员工必须注重创造办公室里良好的有形和无形的工作环境。具体如下:1.3.1.1爱护办公室环境,不随意变更办公室的布置和色调,不乱摆放挂件和饰物。1.3.1.2自觉维护办公室卫生,不乱丢垃圾纸屑;不随地吐痰,个人自备水杯,茶水不乱到;如不慎将地面、台面弄脏,应随手擦干净,便于他人使用。1.3.1.3爱护公物,各类办公用品、设备须按操作方法使用;公用办公设备, 如传真机、复印机、打印机等由办公室安排专
17、人管理、使用。1.3.1.4办公桌台面保持整洁、卫生,不摆放与工作无关的物品。1.3.1.5每日工作完毕后, 个人文件、资料、账簿要及时清理、整理,并收入档案柜和抽屉内。1.3.1.6禁止在办公室里吸烟。1.3.1.7早餐不得带入办公室,不得在办公室吃零食、瓜果等。1.3.1.8不得在工作时间闲聊、唱歌和大声喧闹,说话语调要放轻,以免影响他人工作。 1.3.1.9工作时间不在办公室随意走动;不在办公室玩电脑游戏;不阅读与北京奥力泰格科技有限公司第五章共二十章编号: LAXZ-SK-2008-07-01第12页共60页版本号 A办公环境管理与礼仪规范第0次修改工作无关的书籍(如小说、杂志等)。1
18、.3.1.10不得携带危险、违禁物品进入办公室。1.3.2 营造和睦、团结、互助的工作氛围,提倡精神文明的建设。具体要求如下:1.3.2.1对待同事的态度应是真诚有礼,工作中如果出错,不要推诿卸责。“己所不欲,勿施于人。”是同事间相处的一条重要原则。1.3.2.2伤人的话不要说,伤人的事不要做,更不要热衷于探听和传播别人的隐私,不要讲不利于团结的话;做低级趣味的事。1.3.2.3言必行,行必果,对领导不要信口保证,对同事不要随便轻易许诺。1.3.2.4当工作中产生分歧时,应注意将分歧控制在一定的范围内,要就事论事,对事不对人。同事相处应和睦相处,不卑不亢,注意尊重他人的人格。1.3.2.5下级
19、应尊重上级,如果上级布置的任务和自己的想法相左,如没有严重的失误,应按布置的去做,意见可事后交流。如果上级确有失误,应注意提意见的方式方法,应避免越级。1.3.2.6下级对上级的态度不要唯唯诺诺,过分谦恭、阿谀奉承。也不要目无领导,越级上报;1.3.2.7上级也应尊重下属,要有宽容之心,应善于与不同性格的下属相处。1.3.2.8作为上级应知人善任,任人唯贤, 不能任人唯亲。1.3.2.9公司配置的电脑属指定的使用部门和使用人管理,未经同意,不得擅自使用他人的电脑,严禁私自调阅、删改、删除他人的电脑文件。 1.3.2.10未经允许,不得随意翻看同事的文件、资料等。北京奥力泰格科技有限公司第五章共
20、二十章编号: LAXZ-SK-2008-07-01第13页共60页版本号 A办公环境管理与礼仪规范第0次修改1.3.2.11借用公司或他人的东西,使用后及时归还。1.3.2.12非因公务,不得私自动用公款、公物。1.4礼仪规范1.4.1办公室员工必须注意仪表仪容,讲究礼仪风范。具体要求如下:1.4.1.1 穿着整洁、高雅,讲究品位和内涵。1.4.1.2 11月份5月份之间,每周一至周五的工作时间内,男性员工上班必须着西装打领带。女性员工上班着装须淡雅得体,不透、露,不过分华丽,上班不得穿超短裙。1.4.1.3夏季、周末(星期五),员工可着便装上班,但必须大方、得体,具有积极向上的精神面貌。1.
21、4.1.4皮鞋应每日清洁,不得穿带钉子的鞋上班;女性员工不得穿鞋跟过高的皮鞋。1.4.1.5女性员工上班应化淡妆,保持清秀、健康、靓丽的形象,不宜用香味浓烈的香水。1.4.2办公室员工必须注意日常办公礼仪,养成文明办公的职业习惯。具体要求如下:1.4.2.1公司内以职务称呼上司;同事间以职务、名字等相称。1.4.2.2办公室员工在工作时应保持优雅的坐姿和站姿,不得乱坐乱靠,注意个人风度。1.4.2.3进入领导房间请示汇报工作,须先敲门, 听到应答后再进入并随手关门。1.4.2.4接听电话要迅速、正确,要求在第三声铃响前取下话筒, 回话时要首先问候,通报公司名称,并认真做重要事项记录;结束时礼貌
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