编制职位说明书培训教材.doc

职位说明书培训教材一、术语解释：1. 任务：为实现某明确目的所从事的具体活动,如销售人员出售产品就是一项任务。2. 职责:工作中所承担的一项或多项相关人物组成的活动。如销售职责包括市场调查、产品介绍、出售产品、售后服务等多项任务。3. 职位：在有效时间内，组织中由特定人员所承担的一项或多项职责的集合.在一定时间内，职位与工人人员是一一对应的，也就是说,只要是组织的员工就有其相应的职位.4. 工作：一组职责相应的职位的集合.由于企业规模和结构不同，可由一个或多个同职位的这从事某项工作，也可由一个在职者兼数职5. 职业：不同时间、不同地点，内容相似的一系列工作的总称。如律师、医生、教师、工人等。“工作”和“职业”的区别在于其界定的范围不同，“工作的概念仅在组织内，“职业”是跨组织的.6. 工作分析：将组织中所有的工作,按其性质任务的难易程度、责任的大小进行分析、比较，并根据一定的标准和程序归类,以作为报酬、奖罚、晋升的基本的依据。7. 工作关系:在工作中，上、下级之间以及同级别的工作者之间的关系。包括监督关系、汇报关系以及同事之间的关系。8、职位说明书定义：是关于工作是什么以及工作任职者具备什么资格的一种书面文件。这种信息包括两部分，即职位描述（关于工作任职者实际在做什么、如何做以及在什么条件下做的一种书面文件）和工作规范(关于工作执行人为了圆满完成工作所必须具备的知识、能力和技术）二、职位说明书内容：包括工作标识；工作概述；工作联系、职责与任务；工作权限；工作绩效标准；工作条件；工作规范。1、工作标识,包括：名称、部门、汇报关系和工作编写职位名称、直接上级职位、所属部门、工资等级、工资水平、分析日期、所辖人数、定员人数、工作性质、分析人员、批准人2、工作概述 ：又叫工作综述.它应是描述工作的总体性质，因此职列出其主要功能或活动即可，在工作概述中应力图避免出现如“执行需要完成的其他任务这样笼统的描述3、 工作联系：工作联系说明工作承担者组织内以及组织外的其他人之间的联系情况。4、 职责与任务:重点描述从事改职位的工作所需完成或达到的工作目标，以及该职位的主要职责,并准词汇是：负责、确保、保证等.5、工作权限。界定工作承担者的权限范围，包括决策的权限、对其他人实施监督的权限及经费预算的权限.6、工作绩效标准:说明企业期望员工在执行说明书中的每一项任务是所达到的标准是什么样的7、工作条件:列明工作中所包含的一般条件,比如温度、噪音水平、光线强度等。有的还要标明特殊的工作环境，如高山、露天场等8、工作规范:是指任职者从事 工作缩影具备的知识和能力，即任职资格。它主要关心专业与学历（文化程度及所学专业）、年龄、相关经历(经历与经验）、品性、能力、基本技能、知识要求、其他特殊条件等方面.三、职位说明书编制准则1、逻辑性：以符合逻辑的顺序来组织工作职责.一般的组织工作职责的次序是按照各项职位的重要程度和所花费任职者的时间多少进行排列，将重要的职责和花费任职者较多时间的职责放在前面，将次要的职责、花费任职者较少时间的职责放在后面.2、准确性:1) 职位说明书应当清楚的说明职位的工作情况，描述要准确，语言要精炼,一岗一书，不能雷同,不能“千岗一面”“一岗概全；2) 尽量避免选用最专业化的词汇来表示，如工作种类；复杂程度；技能要求程度；可能出现的部门的标准化程度；责任的程度与类型等3) 当遇到技术性的问题时，应尽量转化成较为通俗的语言.在运用表示动的词汇，如分析、搜集、召集、计划、分解、引导、运输、转交、维持、监督以及推荐等时，力图写明其标准，避免用词含糊4) 组织中较低职位的任务最为具体，而较高层次的职位则处理涉及面更广一些的问题。3、 实用性：任务明确好上岗，职责明确易考核，资格明确好培训,层次清楚能评价。应标明各项职责所出现的频率。表示各项职责出现的频率高低可通过完成各项职责的时间所占比重来表示.因此，可以在各项工作职责旁边加上一项，表明各项职责在总的职责中所占的百分比，4、完整性：指在编写职位说明书的程序上要保证其全面性.职位说明书的编写一般有现责人员自我描述，主管领导审定，专家撰写主要职位,人力资源部及其它部门工作人员协助完成其他工作描述。5、统一性：文件格式统一，可参照典型工作说明书编写样本四、易出现的问题：1、功能错位:在谈及岗位描述时，很多企业都能捧出厚厚一叠的文案，但细读后，就会发现，他们并不是岗位说明书，而仅仅是岗位职责制。企业的岗位职责制并不是岗位说明书。岗位职责制侧重于岗位任职人应该完成的职责，并不能全面反映岗位的信息，并没有其行为或工作活动的结果。但是岗位说明书则全面反映了岗位和岗位任职人的全面信息。2、职责交叉：为适应外部竞争环境，许多企业以团队来设计工作任务,即同一项工作任务需要几个部门或几个岗位共同完成，这就出现了职责交叉.正确地处理职责交叉有助于发挥协作效应，取长补短,提高工作效率.但很多企业在撰写岗位说明书时对这些职责交叉的工作没有明确各岗位的职责权限，以及对工作结果应承担的责任,反而导致工作中岗位职责不清、多头领导，工作中出现问题各部门间又互相推诿，降低了工作的效率。例如某企业，其员工福利工作在人力资源部由薪酬及福利主管负责,在后勤部由福利管理员负责，那么，当新员工对公司福利制度不了解时,他究竟应该找人力资源部还是应该找后勤部的福利管理员咨询呢？3、职责重叠：在企业的实际中，对于工作任务性质相同、工作任务量较大的工作，有的岗位不可避免会出现了一岗多人的现象.在岗位描述时是否只需编制一份岗位说明书呢？很多企业在描述此类岗位时,采取了简单的一刀切的方法，归纳出该岗位的共同特征，定义了岗位的共同要求，却忽视了该岗位的不同任职者之间工作任务的差别,以及由此导致的对任职人资格的差异，这显然是一种不可取的方法.如果是对岗位进行描述，应该采取“一岗一份”描述书的方式,每个任职人持有一份。目前不少企业在开展工作分析工作时，却混淆了“工作”和“岗位”这两个概念。4、闭门造车：目前，不少企业已经认识到岗位说明书的作用,纷纷在企业开展工作分析的工作.但编写出来的岗位说明书却未真正起作用.有的企业在追求管理科学化、现代化对工作分析缺乏正确认识的情况下,就盲目随大流,要各个岗位上的任职人自己编写岗位说明书;有的企业，由人力资源部自己闭门造车，使描述脱离本企业的实际，尤其是对任职人资格的界定缺乏客观的标准，结果使岗位说明书无法在实际工作中使用，成为案头摆设，只好被束之高阁。5、不成体系：岗位说明书编写的过程，其实是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的岗位说明书能对企业的各项工作及人力资源管理的其他工作提供依据。但是，不少企业的岗位描述都有不完整、夸大职责或缩小职责、任职资格主观性强等问题.有的为了节约成本,甚至只对关键岗位或部门进行岗位描述,导致后续的岗位评价、招聘等工作缺乏客观、统一的尺度，科学的人力资源管理工作也无从谈起.五、编制用语：使用规范用语:标准的职位职责描述格式应是“动词+宾语+结果.动词选择可参照职位职责动词使用规范表；宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容；结果表示完成此项工作所要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进”等词语连接。例如人力资源部长负责人力资源战略的工作,可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持职位职责动词使用规范 项目部门管理职责业务职责决策区主持、制定、策划、指导、监管、协调、委派、考核、交办审核、审批、签署、核转管理区组织、拟定、提高、制定、指派、督促、布置、提出编制、开展、考察、分析、综合、研究、处理、解决、推广执行区策划、设计、提出、参与、协助、代理编制、收复、整理、调查、统计、记录、维护、遵守、维护、办理、呈报、维持、保管、核算、登记、送达六、如何科学、规范地编写岗位说明书1、高层的支持和认可在开展岗位说明书编写工作之前,人力资源经理一定要和相关的高层领导进行讨论，明确规范岗位职责的意义、正确定位岗位说明书的编写工作，取得领导对岗位职责“变革”的理解和支持，并保证在岗位说明书的实施过程中,高层领导能率先树立岗位责任意识,对各项工作实行归口管理,改变原来自由随意的管理风格。2、员工的参与和配合企业在编写岗位说明书时,各部门的主管以及员工应该参与人力资源部，要为其各个部门提供编写技术的培训、指导和审核。尤其是做好充分的准备工作,给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义。对现行人员配置达不到或者远超出企业要求的现象，企业应向员工解释其原因，打消他们的各种思想疑虑，保持企业的稳定发展。3、逐步分层实施在编制岗位说明书之前,必须进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级的关系、对内对外的联系、任职资格等因素.在实际操作中,可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法取得具体的资料.岗位的职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础，因此界定岗位职责的第一步是界定部门的职责。其次，将部门职责分解到部门的各个岗位，明确各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求，应将部门的工作任务合理地分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对“一岗多人的情况，运用规范的语言明晰地确定各岗位在此项工作中要承担的责任。如某公司的财务部门的职责包括以下要项：会计核算、资金管理、预算管理、成本管理、财务分析等（见部门职责分配图）。4、使用规范用语规范岗位说明书的描述方式和用语关系到岗位说明书的质量,因此这一工作不容小觑。标准的岗位职责描述格式应是“动词+宾语+结果。动词的选择可参照岗位职责动词使用规范表;宾语表示该项任务的对象，即工作任务的内容，结果表示通过此项工作的完成要实现的目标，可用“确保、保证、争取、推动、促进等词语连接。例如人力资源部部长负责人力资源战略工作可描述为“负责组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”。5、建立动态管理机制岗位说明书管理工作相当重要，行业的发展、企业的变革会给岗位提出不同的要求。因此企业编写出规范的岗位说明书后,人力资源部应建立岗位说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。目前，我国很多企业已开始注重这一问题.如联想集团甚至规定每半年对岗位说明书修正一次。