中石油集团公司一级物资供应商.doc

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2010年度集团公司一级物资供应商
新增准入工作实施办法
随着集团公司集中采购管理的不断深入,现有供应商资源还不能完全满足集中采购工作的需要，为顺利、有效地推进集团公司集中采购工作，依照《集团公司物资供应商管理办法》，制定本实施办法，具体内容如下：
一、遵循的原则
本次供应商准入按照“公开自愿、竞争择优、总量控制、阳光公正"的原则开展工作.
1. 公开自愿.供应商新增准入要建立在供应商自愿的基础上,准入政策要公开、程序要明确、操作要透明.
2. 竞争择优。供应商新增准入要通过资格预审、采取竞争性比选评审等程序。择优选取排名靠前的适量供应商加入集团公司供应商网络。
3. 总量控制。根据未来三年需求，按照满足需求，少量优秀原则，确定各物料品种供应商库内储备的上下限数量。上限作为发展最高控制线,下限作为确保集中采购有效竞争的最低保障线.对供应商数量已较多的物料品种,本次新增准入供应商应控制在库内该类供应商数量的10％以内。4。阳光公正。供应商新增准入过程实行民主举荐、专业决策、规范操作、阳光透明,确保资格预审、评审等环节公平公正。
二、组织机构与职责
集团公司组织成立一级采购物资供应商评审委员会和专业工作组。具体构成与职责如下：
(一） 评审委员会
1. 人员构成与组建方式
评审委员会由集团公司物资采购管理部(以下简称“总部物采部）、法律事务部、安全环保部、质量管理与节能部、科技管理部、勘探与生产分公司、炼油与化工分公司、销售分公司、天然气与管道分公司、工程技术分公司、工程建设分公司、装备制造分公司、中国石油海外勘探开发公司、准入品种的专业工作组组长单位等单位（部门）相关技术和商务专家组成.具体组建由总部物采部牵头,总部物采部将《关于组建集团公司一级物资供应商管理评审委员会的函》（附件1）的形式发函至上述单位（部门）,各单位(部门）以《一级物资供应商管理评审委员会委员情况表》(附件2）方式推荐专家（推荐专家至少为副总师及以上人员）,并加盖本单位（部门）公章后报到总部物采部。
2. 职责
评审委员会作为一级物资供应商准入的决策与监督机构，负责审核集团公司一级物资供应商新增准入工作实施办法、供应商新增准入终审。总部物采部负责供应商新增准入相关评审日常工作的组织协调.
（二) 专业工作组
1. 人员构成与组建方式
专业工作组以现有集中采购各授权管理小组（授权组长单位和成员单位）为基础，考虑料性特点做适当优化调整，充实质量、技术等相关业务人员组成。各专业工作组任务分配详见《一级采购物资供应商管理专业工作组任务分配明细表》(附件3）。专业工作组人数最少不低于授权小组成员构成数量。授权组长单位应指派一名主管供应商管理的处长或副处长作为专业工作组组长，同时选派相关岗位人员参加，其人数约占专业工作组总人数的1/4左右，成员单位各派1名人员。组长与成员单位选派人员应考虑质量、技术等相关业务人员的合理配比.监察人员由组长单位另行派出,不占其派出名额。专业工作组的参与人员原则上应有别于现有集中采购授权小组采购人员，逐步形成供应商寻源团队与采购团队有效分离、互相促进的工作机制.具体组建由授权组长单位牵头，授权组长单位将《关于组建一级物资供应商管理xx专业工作组的函》（附件4）发到各相关成员单位，各成员单位以《专业工作组构成情况简表》（附件5）的形式向授权组长单位上报专业工作组成员.2.职责
专业工作组负责编报供应商新增准入工作方案；收集整理供应商申报资料;负责组织资格预审及必要的现场考察；负责组织准入评审；负责编报资格预审与评审报告等.
三、准入范围
本次新增供应商准入分为供应商新增及品种新增。供应商新增是指对尚不是集团公司资源库中一级物资供应商的潜在供应商新增准入；品种新增是指对已经是集团公司一级物资供应商新增产品的准入。
新增准入范围如下:
1. 物资范围：《集团公司一级采购物资管理目录(2010）》内的所有品种.对于：
（1)库内无资源、缺口大或有缺口的品种（即尚未达到下限的）以及集中采购需求紧迫的品种优先安排实施;
（2）对于库内资源虽已饱和但不能满足充分择优需求的品种（即过下限，并达到上限附近的），在总量控制的前提下适量充实；
（3）行业领先企业(前十名）未在资源库中的,采取特邀实施新增准入，不断优化供应商资源库，确保优秀企业、优秀产品进入。
2. 供应商范围:以境内外制造商为主.若制造商无法满足或服务不能覆盖，确需贸易商和代理商的，应按照《集团物资供应商管理办法》规定，结合《关于进一步做好一级采购物资集中采购有关工作的通知》（物采【2010】556号),由专业工作组严格审查后提报。专业工作组应对贸易商和代理商的需求予以明确，应按照双方自愿、总量控制、有利工作、布局合理的原则与供应商约定并公示合格贸易商和代理商名单.
四、供应商来源
本次新增供应商来源：
1. 供应商自荐;
2. 内部单位推荐；
3. 集团公司特邀（行业领先企业前十名)。
五、基本条件
（一）新增供应商准入必须具备以下条件：
1. 具有法人资格；
2. 具备国家有关部门、行业或集团公司要求必须取得的质量、安全、环保认证以及其他生产经营许可；
3. 具有良好的商业信誉，近三年经营活动中无违法记录和重大法律纠纷；
4. 具备完善的质量保证体系，近三年在国家、行业、集团公司以及地方政府质量监督检查中无不合格情况；
5. 具有履行合同的能力、良好的经营业绩和售后服务能力；6.准入物料品种确保满足质量、安全、环保等需设定的其他条件;
7.集团公司规定具备的其他条件。
贸易商或代理商按照准入产品实际情况,由专业工作组参照以上条件细化准入条件。
(二）供应商新增品种准入除必须具备上述（一）要求的条件外，还应是向集团公司提供货物近三年未出现质量、安全、环保事故以及相关货物和服务未出现重大法律纠纷的承诺材料。
有欺诈、贿赂等违法行为的、有重大质量或安全环保问题的均不得参与本次准入。准入过程中发现有上述情况时,也应立即终止其准入。
六、准入流程（附件6）
各所属企业、特别是授权组长单位应按照以下流程开展供应商新增准入和物料品种新增工作：
（一）供应商新增准入
1. 授权组长单位按照专业工作组人员构成要求，组织成员单位，成立与授权任务分配物料相对应的专业工作组，并以《专业工作组构成情况简表》（附件5）的形式上报总部物采部核准备案.
2. 供应商自荐/推荐/特邀
（1)自荐供应商。自荐的供应商可按照程序要求向相应组长单位提报申请,自愿填写《中国石油天然气集团公司物资供应商准入申请表》（附件7），并按照《物资供应商准入资料清单》(附件8）,提供企业法人代表签字并加盖单位公章的准入申请资料（国外供应商应提供相对应的资料，外文版资料应提供相应中文翻译件）.
（2)推荐供应商。推荐的供应商由推荐单位物资采购主管部门向相应组长单位提报推荐资料。推荐单位需填写《物资供应商准入推荐表》（附件9）,并加盖集团公司所属企业物资采购主管部门公章。被推荐供应商填制上述（1）自荐供应商所述表式及提交相应的资料.推荐仅接受集团公司所属企业、部门推荐，不接受个人推荐。
（3）特邀供应商。供应商按照《物资供应商准入资料清单》(附件8）提交资料,授权组长单位组织专业工作组形成特邀意见,代表专业工作组填写《物资供应商准入推荐表》（附件9),并上报总部物采部，获得批准后由集团公司统一组织特邀。
以上三种来源新增供应商准入资料均由到各授权组长单位收集,授权组长单位应做好相应资料接收与申请登记,并注明来源.
申请准入物料品种按照《石油物资分类代码》(2010）分类标准填写，分类层次要严格执行《集团公司一级采购物资管理目录（2010)》的目录，并要细化到相应的物料品种，同时要按照《物资供应商准入资料清单》（附件8)及各类别准入提交件要求提供有关资料。
3. 授权组长单位组织本专业工作组研究集团公司一级物资供应商库内外资源情况,向总部物采部编报《物资供应商新增准入方案》（见附件10）.方案内容要点：
（1)库内外供应商状况
(2）产品与市场分析
（3)未来三年供应商需求数量上下限
(4)2010年度供应商新增数量。确需贸易商和/或代理商的,须说明理由和必要性，并提出贸易商和/或代理商的比例和合理的区域分布。
(5）准入工作实施进度安排
（6)资格预审标准与通过比率
（7）准入评审组织形式/标准与通过比率，准入评审应按照《物资供应商准入评审项目和内容》（附件11)，结合准入品种特性制定具体评审标准。设定的通过比率，应充分体现竞争择优、总量控制的原则。
(8)本专业工作组评审专家构成等。
（9）其它情况说明.
如需现场考察,还须制定考察内容与计划.
4. 总部物采部组织审核专业工作组组长单位呈报的《物资供应商新增准入方案》，将审核意见批复专业工作组组长单位，并在总部物采部门户、能源一号网站等媒介发布相应准入启动公告,明确准入申请材料接收截止日期。
5. 专业工作组按照《供应商新增准入方案》批复意见实施供应商新增准入工作。
（1）资格预审。
供应商新增均应组织准入申请资料资格预审，必要时可组织相关人员对申请准入的供应商进行现场考察,据实形成考察报告。考察报告作为评审的一项重要依据.
资格预审前，专业工作组要广泛征求集团公司所属企业的需求，收集整理供应商自荐、推荐和特邀材料.并组织开展资格预审工作。
供应商有以下情形之一的应依照《集团公司物资供应商管理办法》第十七条规定不予资格预审。
上报资料不全或不符合要求的;提供虚假业绩证明或其它资信资料的；有经营诚信、职业道德不良行为的；有违法行为或严重质量问题的等.
（2）准入评审。
通过预审的供应商进入准入评审.准入评审由专业工作组及相关机构（如委托招标机构的)按方案批复的评审组织形式与标准进行.评审专家的构成：委托招标机构开展招标评审的，依照集团公司招标规定；其他评审组织形式的,应由专业工作组专家与集团公司专家库内专家两部分专家构成。专家库内专家应由专业工作组组长单位采取随机抽取的方式产生，抽取人数应不低于评审专家总数的三分之一。组长单位不得无故废弃随机抽取的专家，抽取到的专家因客观原因不能参加评审的,可进行二次抽取.抽取专家次数原则上不超过两次,因特殊情况超过两次抽取时，需由专业工作组报总部物采部备案后重新随机抽取专家.
准入评审结束后3个工作日内由组长单位向总部物采部编报《资格预审与准入评审报告》(附件12)。报告应对参评供应商按照得分高低进行排序，并按批复的通过率提出准入供应商推荐名单.
通过资格预审的特邀供应商可不参加准入评审，直接进入专业工作组推荐名单。
(3）准入终审。
集团公司评审委员会审核专业工作组提交的《资格预审与准入评审报告》，按照2/3通过为合格的票决制形成最终评审意见及供应商准入优选名单。评审工作由总部物采部组织。
特邀供应商不参加评审与终审程序.
6. 总部物采部依据评审报告和评审委员会意见形成物资供应商新增准入名单，并在物采部门户、能源一号网站等媒介发布公示，公示期5个工作日。公示期内无异议的予以通过.
7. 公示通过的，由专业工作组通知获得准入资格的供应商办理入网手续，并向总部物采部提报该供应商的《中国石油天然气集团公司物资供应商准入承诺书》(附件13）及办理入网手续所必须的联系方式、培训计划等.同时,做好准入程序中供应商自荐/推荐/特邀、资格预审（含现场考察,如有）、准入评审、准入终审等环节供应商提交、专业工作组组织实施以及向上编报和批复等正式文档的存档管理.,存档方式、期限等依据集团公司文件资料存档的有关规定.
8. 能源一号网站按总部物采部工作协调单，审核入网提交资料的齐备情况.资料齐备的，能源一号网在7个工作日内将准入相关信息录入供应商资源库，并打印和发放《集团公司物资供应商准入证》。
(二）物料品种新增准入
供应商物料品种新增，需填写《物资供应商增加准入产品申请表》(附件14），属同一小类下的物料品种新增原则上可不进行资格预审。属跨大、中、小类的物料品种新增，也应组织开展资格预审，物料品种新增流程按照上述（一）供应商新增准入流程进行。
七、有关要求
1. 专业工作组应严格按照《集团公司物资供应商管理办法》（中油物采【404】号文件）及本实施方案开展准入工作.
2. 专业工作组成员应服从组长单位的工作安排,遵章守纪，配合协作,顾全大局,共同努力做好准入相关工作;按时参加会议、考察等活动；无特殊情况不得缺席或找他人替代；准入工作实施期间，人员要相对稳定,特殊原因不能参加的须向组长单位请假，由组长单位推荐其他单位参加准入实施工作.
3. 组长单位要重视集团公司各所属企业的供应商推荐和供应商自荐工作，调动和发挥集团公司各所属企业的积极性和专业特长,发扬民主,实行民主决策，按少数服从多数的原则制定供应商准入相关文件。坚决杜绝少数甚至个别单位说了算的现象出现。
4. 专业工作组、评审委员会应按一定比例的差额原则形成本层级评审/终审结果.
5. 专业工作组成员单位在重大原则上产生严重分歧达不成一致的事项,应及时报总部物采部协调解决.
6. 属集中采购定商形式新增准入的,纳入本年度供应商准入开展实施。
7. 供应商准入工作将常态化开展,原则定在每年第三季度启动，当年完成。
八、进度安排
2010年度一级供应商新增准入工作从今年11月启动，2011年2月底全部结束。
1. 11月起：下达供应商新增准入通知，组建两级机构,召开准入工作启动会，发布供应商准入公告。各授权组长单位按要求组织成立专业工作组,于11月下旬前报总部物采部核准备案.总部物采部于11月下旬前牵头组建评审委员会,并召开评审委员会第一次会议，重点对其职责、工作运行方式进一步明确。
2. 11月底起:准入方案提报与审核.
3. 12月份起：准入实施。各专业工作组按照审核后的方案开展供应商准入.条件成熟的可完成首批准入。
4. 12月底起：结果发布与信息录入维护、证件发放。在总部物采部在部门门户、能源一号网站等媒介发布结果.各专业工作组组织入围供应商提报相关资料，能源一号网站实施供应商信息入库及证件打印与发放。
附件1。关于组建集团公司一级物资供应商管理评审委员会的函
附件2。一级物资供应商管理评审委员会委员情况表 附件3。一级采购物资授权组长单位任务分配明细表 附件4。关于组建一级物资供应商管理xxx专业工作组的函
附件5。专业工作组构成情况简表
附件6。准入流程
附件7。中国石油天然气集团公司物资供应商准入申请表 附件8.物资供应商准入资料清单
附件9.物资供应商准入推荐表
附件10。物资供应商新增准入方案
附件11。物资供应商准入评审项目和内容
附件12.资格预审与准入评审报告附件13。中国石油天然气集团公司物资供应商准入承诺书
附件14。物资供应商增加准入产品申请表
附件1
关于组建集团公司一级物资
供应商管理评审委员会的函
：
根据集团公司物资供应商管理总体工作安排， 2010年度一级物资供应商准入工作即将启动,按照公开自愿、竞争择优、总量控制、阳光公正的原则开展。
为确保一级物资供应商准入规范有序的开展，依照《集团公司物资供应商管理办法》（中油物采【404】号文件）,集团公司由物资采购管理部牵头成立评审委员会，作为一级物资供应商准入的决策与监督机构，负责审核集团公司一级物资供应商新增准入工作实施办法、供应商新增准入资格预审与评审报告。
请你单位（部门）推荐一名熟悉物资采购相关业务的商务或技术专家代表你单位参加评审委员会,并填写一级物资供应商管理评审委员会委员情况表于 年 月 日前回函物资采购管理部.
物资采购管理部联系人:
联系电话： 传真电话：
附：一级物资供应商管理评审委员会委员情况表 年 月 日附件2
一级物资供应商管理评审委员会委员情况表
16
附件3
一级采购物资授权组长单位任务分配明细表
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
附件4
关于组建一级物资供应商管理
xxx 专业工作组的函
：
根据集团公司物资供应商管理总体工作安排， 2010年度一级物资供应商准入工作即将启动，按照公开自愿、竞争择优、总量控制、阳光公正的原则开展。
为确保一级物资供应商准入规范有序的开展，依照《集团公司物资供应商管理办法》（中油物采【404】号文件），集团公司由被授权组长单位牵头成立专业工作组,作为一级物资供应商新增准入的实施机构,负责编报被授权采购物资的供应商新增准入方案与具体实施等工作。
请你单位推荐一名熟悉物资供应商管理相关业务的技术商务专家代表你单位参加专业工作组，并填写专业工作组构成情况简表于 年 月 日前回函我单位。
联系人: 联系电话：
附表:专业工作组构成情况简表
授权组长单位名称（公章)： 年 月 日附件5
专业工作组构成情况简表
32
附件6 准入流程
33
附件7
中国石油天然气集团公司物资供应商准入申请表
二、申请准入产品
申请人： （法人/授权代理人签字） 申请单位: （公司公章）附件8
物资供应商准入资料清单
应提供企业法人代表签字并加盖单位公章的以下资料（国外供应商应提供相对应的资料，外文版资料应提供相应中文翻译件)：
一、制造商提供
1．企业营业执照、组织机构代码证;
2．税务登记证（国税、地税);
3．银行开户证明或银行资信证明；
4．有关部门出具的生产许可证、安全许可证，产品鉴定证书或产品质量检验报告；
5．国家、行业及集团公司要求实施质量认证和特殊规定的产品,必须提供国家权威认证机构颁发的证书；
6．产品近三年主要销售业绩清单，用户评价材料；
7．主要生产、检测设备一览表；
8．评审委员会要求提供的其他相关资料。
二、代理商提供
1．企业营业执照、组织机构代码证；
2．税务登记证(国税、地税)；
3．银行开户证明或银行资信证明；
4．所代理制造商授权的代理许可证书；
5．代理商所代理制造商的有效质量安全环保体系认证证书；有关部门出具的所代理产品鉴定证书或产品质量检验报告；
6．国家、行业及集团公司要求实施质量认证和特殊规定的产品，提供所代理产品获得的国家权威认证机构颁发的证书；
7．所代理产品近三年的代理销售业绩清单和用户评价材料；
8．所代理制造商的主要生产、检测设备一览表；
9．评审委员会要求提供的其他相关资料。
三、贸易商提供
1．企业营业执照、组织机构代码证;
2．税务登记证(国税、地税）;
3．银行开户证明或银行资信证明；
4．有效质量安全环保管理体系认证证书，产品鉴定证书或产品质量检验报告；
5．国家、行业及集团公司要求实施质量认证和特殊规定的产品，提供所经营产品获得的国家权威认证机构颁发的证书；
6．申请准入产品近三年的销售业绩清单和用户评价材料；
7．必要的货场、库房等仓储设施和产品检测设备等情况说明;
8．评审委员会要求提供的其他相关资料。
附件9
物资供应商准入推荐表
是否特邀 □是 □否
备注：
1．一级采购物资供应商推荐单位可为总部机关相关部门、专业公司及所属企业供应商管理部门。
2．二级采购物资供应商推荐单位可为所属企业相关部门及所属单位供应商管理部门. 3、申请准入产品要填写产品名称，并按照中国石油sy/t 5497《石油工业物资分类与代码》填写相应的产品编码。
附件10
供应商新增准入方案
本方案由专业工作组完成，仅供内部使用,不得透露给供应商.
集团公司物资采购管理部核准意见：
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
签署:____________________ 日期：________________________
附件11
物资供应商准入评审项目和内容
以此表为基础，具体评价可视情况做适当的合理调整.
附件12
资格预审与准入评审报告
（主要格式与内容)
准入品种:
* 注：按一级采购物资目录的最细分类层级填写
组长单位:
成员单位:
年 月 日
一、 预审情况介绍
二、 评审过程简介
1、 评委人员构成
2、 符合性检查情况
3、 评审情况
三、评审结果
本次准入评审共有 家参加资格预审。经审查， 家通过资格预审。按批复方案,经评委认真评审，推荐家通过准入评审，评审结果详见附表。
以上内容报评审委员会审核。
附表1 资格预审一览表
附表2 资格评审一览表附表3 拟推荐供应商情况一览表
附表4 拟推荐供应商产品准入情况一览表
组长单位(盖章)：
月 年 日附表1
附表2
附表3
附表4
中国石油天然气集团公司 物资供应商准入承诺书
中国石油天然气集团公司：
我单位自愿为贵公司提供物资供应及相关服务， 并承诺:
一、接受并积极配合贵公司为核实准入资格所做的一切合法的调查、核实、考核工作，保证在贵公司批准的准入范围内进行合法经营活动;
二、接受并积极配合贵公司为保证产品质量而展开的驻厂监造。 三、对出现问题的产品及时召回，根据需要确保及时更换，并承担贵公司经济损失.
四、遵守贵公司关于供应商管理相关规定，贵公司有权随时对我公司经营状况、资质、能力等进行必要的考察、核实。我公司经考察/考核后如不具有相关资质和能力，贵公司有权取消准入资格。
五、我公司承诺遵守国家相关法律法规，在商务活动中遵守职业道德，不以任何形式、任何理由向贵公司员工提供个人佣金、回扣、礼金礼券和贵重物品等不正当行为，也不为贵公司员工安排高消费娱乐活动。如贵公司发现我公司以不正当竞争手段拉拢、贿赂贵公司员工，一经查实,我公司接受贵公司所采取的相应的处罚。
六、我公司承诺按时参加准入证年审、交纳物资供应商管理年费,履行贵公司准入物资供应商的相关责任。
承诺单位： （单位公章） 法定代表人：（签字）
年 月 日物资供应商增加准入产品申请表
申请人： （法人/授权代理人签字） 申请单位: （公司公章）
备注：
1．一级采购物资供应商推荐单位可为总部机关相关部门、专业公司及地区公司供应商管理部门。 2．二级采购物资供应商推荐单位可为地区公司相关部门及下属单位供应商管理部门。
3．填表说明:物资供应商基本信息：供应商名称：填写企业营业执照上的注册名称；所代理制造商名称：如代理其他公司制造的产品申请准入，填写该制造商企业营业执照上的注册名称；工商注册号、法定代表人姓名、经营范围、银行帐号:按照企业营业执照、开户许可证填写；联系人、联系电话：填写企业负责相关业务的人员姓名、联系电话（包括固定电话、移动电话以及公司对外联系电话等）；申请准入产品：填写申请准入产品名称，并按照中国石油sy/t 5497《石油工业物资分类与代码》填写相应的产品编码.