行政管理部与各部门工作流程.doc

行政管理部与各部门工作流程
一、 公章的使用
（1） 工作关系
使用公章：各部门因公使用公章，首先需填写《用章审批表》，交主管行政副总审批签字，方可到印章管理处（行政管理部）盖章。
出具证明:因员工个人需要公司出具各类证明，应先到人力资源部开具证明，填写完整《用章审批表》交主管行政副总审批签字后，到印章管理处（行政管理部)盖章。
借用公章:各部门因公借用公章外出，需填写《借章审批表》，交主管行政的副总审批签字后，到印章管理处(行政管理部）借用并 签字认可。归还公章时签字认可。
（2） 工作方式
《用章审批表》、《借章审批表》均通过纸质流转。
（3） 责任划分
分管行政副总经理:负责监督印章使用情况；
负责对使用、借用印章的审批。
行政管理部经理：负责公司公章、合同章、与原件一致章、再次复印无效章等的保管及维护；
负责各类公章的正确使用；
负责对使用、借用公章的登记存档.
人力资源部经理：负责审核员工因需要开具证明时提供的材料，并开具使用公章证明.
（4） 公章使用流程
二、 固定资产申领
（1） 工作关系
各部门需申领固定资产的,由部门经理填制《固定资产申请单》,交行政部审核,如库存已有，经主管行政副总审批，各部门经理在《资产领用表》签字并领用.如库存没有，由行政部填写《采购申请》，经主管行政副总审批，交商务购买,各部门经理在《资产领用表》签字并领用。
（2） 工作方式
《固定资产申请单》、《资产领用表》均通过纸质流转；《采购申请》通过OA流转。
（3） 责任划分
分管行政的副总经理：负责审批《固定资产申请单》；
负责审批电子版《采购申请》；
负责对行政管理部资产管理过程进行监督。
部门经理：根据工作需要，合理安排部门内的资产；
因工作原因需增加办公用品的固定资产时填制《固定资产申请单》；
行政管理部经理：负责资产的调配、购买、仓储;
保证办公过程中各类资产的正常使用，
负责审核《固定资产申请单》并监督执行。
行政助理：负责个人《资产领用表》的管理、存档；
负责自用类的资产《采购申请》的填写、报销；
商务：负责资产的采购;
（4） 固定资产申领流程
三、 固定资产借用
（1） 工作关系
如因工作需要,员工需借用公司固定资产，由部门经理填写《资产借用申请单》，交由行政管理部经理审批，行政管理部经理流转至行政助理处确认，行政助理将资产交借用人签字并领用。
（2） 工作方式
《资产借用申请表》通过纸质流转。
（3） 责任划分
各部门经理：根据工作需要，合理安排部门内的资产;
因工作原因需借用公司资产时填制《资产借用申请表》。
行政管理部经理:负责公司资产的管理、监督；
负责审核《资产借用申请表》并监督执行。
行政助理：负责个人《资产借用表》的管理、存档；
（4） 资产借用流程
四、 固定资产报修
（1） 工作关系
各部门如固定资产需要维修，则由部门经理填写《故障报修单》交行政管理部经理，行政管理部经理通知应用推广部经理,应用推广部经理安排人员检修,如能修好则返回各部门继续使用，如不能修好，由商务送外检修.
（2） 工作方式
《故障报修单》通过纸质流转。
（3） 责任划分
各部门经理：如部门内固定资产发生故障时，应填制《故障报修单》，交行政管理部经理处理.
行政管理部经理：各部门报修固定资产故障时，负责通知应用推广部检修;
负责审核《故障报修单》,并监督执行。
应用推广部经理：负责安排人员对《故障报修单》中描述的问题进行处理并跟踪。
商务：应用推广部不能修好的固定资产，负责送外检修、跟踪。
（4） 固定资产报修流程
五、 固定资产报废
（1） 工作关系
各部门如发现固定资产出现故障，应通知行政管理部,行政管理部通知应用推广部经理安排人员查看，如不能修，则由行政管理部填写《办公设施报废单》，应用推广部检修人员填写报废原因及签字确认，
（2） 工作方式
《办公设施报废单》通过纸质流转.
（3） 责任划分
行政管理部:各部门报修固定资产故障时，负责通知应用推广部检修;
负责填写、审核《办公设施稿费单》,并监督执行。
应用推广部：负责安排人员对固定资产的故障进行检修，并在《办公设施报废单》上填写原因、签字确认。
商务：对已报废的固定资产进行处理。
（4） 固定资产报废流程
六、 低值易耗品请领
（1） 工作关系
各部门需要领用低值易耗品时，可向行政助理提出申请，行政助理提供所需物品，领用人在《资产领用表》上签字确认并领用.
（2） 工作方式
《资产领用表》通过直至流转。
（3） 责任划分
行政助理:负责为员工提供低值易耗品；
负责《资产领用表》的存档、保管。
（4） 低值易耗品申领流程
七、 员工出差
（1） 工作关系
各部门因公需派遣员工出差，应由派遣人填制《出差派遣单》，出差员工填制《订票申请》交行政管理部，由行政管理部安排订票、订酒店，出差员工如需借款需填写《借款单》由主管行政副总审批后到财务室借款,最后到人力资源部登记《出行登记表》。
出差人员返回时，可填写《订票申请》交行政管理部,由行政管理部订票（火车票自行购买），返回公司后人力资源部登记《出行登记表》，再到财务管理部核算出差费用。
（2） 工作方式
《出差派遣单》、《订票申请》通过OA流转,《借款单》、《出行登记表》通过纸质流转。
（3） 责任划分
主管行政副总:负责对出差费用的审批
各部门经理：负责填写《出差派遣单》
行政管理部经理：负责对《订票申请》的审核，安排机票酒店的预定事宜。
财务管理部：负责发放借款
人力资源部:负责《出行登记表》的存档、保管，做好员工的考勤工作
行政助理：负责机票、酒店的预定。
（4） 员工出差流程
八、 员工使用车辆出差
(1) 工作关系
各部门因公需用车的人员填写《派车单》，由本部门经理审批后交行政管理部，行政管理部经理审批后，交主管行政副总审批,行政管理部经理安排车辆和司机,出差人员到行政管理部登记《出行登记表》
（2）工作方式
《派车单》、《出行登记表》均通过纸质流转。
（3） 责任划分
各部门经理：负责审批《派车单》。
主管行政副总：负责审批《派车单》并监督车辆使用.
行政部经理：负责审批《派车单》并合理安排车辆和司机。
人力资源部:负责《出行登记表》的存档、保管，做好员工的考勤工作。
（5） 员工出差使用车辆流程
九、 合同交接
（1） 工作关系
市场营销部与客户签署合同后，交行政助理处，行政助理对合同进行交接登记、编号、存档，再交一份原件到财务部存档.各部门如需借阅合同,需在行政助理处填写《借阅卡》方可借阅。
（2） 工作方式
《合同记录》需填写电子版与纸质.《借阅卡》通过纸质流转。
（3） 责任划分
市场营销部:负责与客户签订合同后，交原件到行政管理部。
行政助理：负责对合同的登记、编号、留一份存档并妥善保管，如有需要调取查阅。
财务部：负责一份原件的存档与保管。
各部门：妥善保管借阅的合同.
(4）合同交接流程
十、 名片申领
（1） 工作关系
各部门因公需要申领名片，应先填写《名片申领表》电子版和纸质各一份，纸质《名片申领表》交部门经理处审批签字，再交行政管理部经理签字，需要印名片的人员将《名片申领表》电子版发行政助理处，行政助理根据电子版《名片申领表》印制名片，纸质《名片申领表》交行政助理处存档，名片印制完毕后，各部门在《名片领用单》处签字并领用。
（2） 工作方式
《名片申领表》需填写电子版与纸质，《名片领用单》通过纸质流转.
（3） 责任划分
各部门经理：负责对本部门《名片申领表》的审批。
行政管理部经理:负责对《名片申领表》的审批。
行政助理：负责名片的印制工作,《名片申领表》、《名片领用单》的存档。
（4） 名片申领流程
十一、物品出入库
（1） 工作关系
商务采购回物品回到公司，首先填写《入库单》，行政助理点清物品后，将物品登记入库，各部门如需领用物品，填写《领料单》和《资产领用表》后领用.
（2） 工作方式
《入库单》、《领料单》、《资产领用表》均通过纸质流转。
（3） 责任划分
商务：负责物品的采购，填写《入库单》。
行政助理：负责物品的登记入库、存放保管以及发放，
负责《入库单》、《领料单》、《资产领用表》的归档、保管。
(4）物品出入库流程