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科学分析，全程管控，规范超市化采购管理流程

谢磊

摘 要：超市化采购是强化物资集中采购管控，解决零星物资需求的重要方式。湖北公司统计分析近年来超市化采购实施情况，优化管理流程，利用“物资分类矩阵”和采购历史“大数据分析”，定性与定量方式相结合，制订超市化采购目录确定、调整的科学方法；加强对超市化采购物资供应商的履约情况监控、考核；简化超市化请购流程，最终用户直接在系统中实施请购，改变以往“逐条逐级”审批的流程，由物资管理部门批量监督、审核，减少交叉重复工作，提高需求响应速度；借鉴京东、天猫等大型B2C网站的先进经验，设计超市化采购信息系统功能，能够对超市化采购管理的持续改进提供有价值的借鉴。
关键词：超市化采购；管理流程；请购流程；物资品类
：F253.9 ：A DOI：10.15913/ki.kjycx.2016.22.043
1 管理目标描述
1.1 管理理念和策略
随着物力集约化和精益管理工作的深入，超市化采购范围不断扩大，对解决零星物资采购方式不统一和采购效率低的问题发挥了重要作用。目前，提高超市化采购效率与服务水平成为扩大物资集中采购范围、强化物资集中采购管控的重要手段。湖北公司以夯实管理基础、强化全程管控、提升工作质效为出发点，将单价低、规格品种多、需求频次高、市场供应充足且采购量难以准确预测的物资纳入超市化采购范围，同一品类物资全年安排一两采购批次。通过近年来采购数据的收集、积累，逐步建立科学的超市化采购分析方法和循环改进的工作模式，固化简明高效的管理流程，实现物资计划从被动服务向主动管理的转化，从单纯的需求响应到全程管控的转化，持续推进物资集约化管理体系建设。
1.2 管理范围和目标
湖北公司促进超市化采购管理的范围包括采购目录和物资分类管理方法，物资需求预测及反馈修正，简化需求单位请购流程，供应商履约管控及评价考核。
要实现的管理目标：通过建立规范可靠、简明高效的超市化采购管理流程，实现对超市化物资需求的科学分析和全面管控，有效提高湖北公司物资计划管理水平，落实集中采购主体责任，以服务质量促进管理水平提升。
1.3 管理体系及目标值
1.3.1 科学确定目录，滚动修编
虽然国网公司明确了超市化采购的适用范围，但全省物资需求种类繁多，需要一套科学、有效的方法来审定超市化采购目录。依据供应链管理理论，从供应风险和采购成本2个维度建立物资分类矩阵，整理超市化采购适用的物资品类，再组织不同专业需求部门专家，运用德尔菲法讨论、修订，形成采购目录。按大类、中类预测需求，先由各地市预测，再全省范围汇总分析，有效规避单一物资的预测偏差，为后期计划、采购的总体规模提供有价值的参考。经过统计数据积累，根据实际执行情况和项目、资金变化，运用“大数据”理念迭代修正，既提高决策过程的科学性，又注重融合实践经验，并且具备执行过程中的应变能力。
1.3.2 简化请购流程，事前管控
优化完善信息系统功能，加大信息共享力度，科学处理基层单位差异化需求，提高工作效率和质量，减少交叉和重复性劳动。超市化采购物资价格低、品种多、频次高，所有请购由主管部门、物资部门逐级审批，使得需求响应周期拉长，大量重复的简单劳动用在了金额占比很小的物资上。按照“精简归并、提高效率”的原则，设立管控标准和约束条件，由最终用户直接在系统中完成请购，物资管理部门定期监督，随时抽查请购的合规情况，将“逐条逐级审批请购”转变为“事前统一标准，事后批量审核”。
1.3.3 履约情况跟踪，考核评价
开展超市化采购物资供应商资质能力核实，引导供应商公开服务标准和服务内容，提高超市化物资供应服务水平。及时收集掌握供应商产品质量、履约、服务过程中问题和优秀表现，鼓励灵活运用主动配送、自主领用、供应商配送与第三方配送等多种方式满足物資需求，加强对供应商履约情况的动态跟踪。将存在失信行为的供应商纳入不良行为处理范围，建立信用信息共建共享机制、黑名单制度和市场退出机制，强化处罚警示作用。依据供应商产品质量、履约情况、财务状况等方面开展供应商分类分级管理，加强分类分级成果在采购环节的应用，坚持“质量优先、价格合理、诚信共赢”的采购原则。
1.3.4 管理指标及目标值
为落实超市化采购管理的各项内容，提高工作质效，设立超市化采购执行率，超市化采购供应商评分二项管理指标，见表1. 2 主要管理做法
2.1 流程图
超市化采购管理流程如图1所示。
2.2 关键点说明
2.2.1 科学制定采购目录
2.2.1.1 依据供应链管理理论分析
依据供应链管理理论分析超市化采购物资品类。企业所需物资可以从供应风险和采购成本2个维度划分为战略类、瓶颈类、常规类和杠杆类，形成物资分类矩阵，见图2.
根据超市化采购对物资特性的要求，常规类，比如办公用品、五金材料、劳保用品等；杠杆类，比如钢材、建材、辅助设备设施等是适用于超市化采购的物资品类。
2.2.1.2 依据历史采购数据划分
依据历史采购数据划分超市化采购物资品类。从采购频次和平均单次采购金额2方面对物资种类进行量化分析。首先筛选出实际采购频次超过平均值的物资种类，然后筛选出平均单次采购金额小于5万/次的物资种类。将2次分析所得出的物资类别对比，得出采购频次高且单次采购金额低的物资品类，纳入超市化采购范围。
通过上述定性与定量分析相结合，制定出超市化采购初级目录，用于各专业管理部门专家讨论，再进一步增减、修订。
2.2.2 超市化采购系统功能分析
超市化采购系统可借鉴京东、天猫等大型B2C网站的先进经验，通过简洁明了的用户界面、智能化的操作指引，使最终用户直接执行请购操作。
2.2.2.1 可视化功能
为物资需求单位提供友好的可视化界面，展示物资品名、对应的图片、单价、现货数量、厂商和技术参数、功能介绍等详细信息。通过超市采购平台，需求单位可直接与供应商进行信息交流，更加快捷地了解物资性能、库存信息或交货周期，简化供应环节，缩短采购周期。
2.2.2.2 自助申购功能
需求单位在超市化采购的物资范围内对所需商品进行选择，经确认后向供应商发送需求，供应商直接依据需求信息发货。平台提供多维度检索方式，需求单位可在平台上对不同物资、供应商比选，实现自助申购。
2.2.2.3 实时评价功能
物资到货后，需求单位可通过平台对每笔订单的产品质量和供应商服务进行评价，实现需求单位“一单一评”，积累历史业绩，对供应商实施动态量化考核，结果可用于引导订货和物资管理部门决策参考。
2.2.2.4 订单执行跟踪功能
物资供应部门和需求单位可以在平台上实时查询订单的流转和执行情况，包括物资的发货、到货时间、在途时间等信息，有助于过程控制和需求单位的生产安排。
〔编辑：刘晓芳〕

-全文完-