采购人员岗前培训手册.doc
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1、采购人员岗前培训手册 第一节 采购人员应当做什么(一)采购人员岗前培训手册 一,分析采购需求(一)采购市场调查1,根据需求情况,制定市场调查方案,调查工作涉及资源市场调查,公司外部环境调查,公司内部条件调查,供应市场调查。2,针对物料,供应市场的情况,分别设计市场调查问卷。3,收回市场调查问卷,将其进行整理,记录,分析,制作调查记录卡,厂商资料卡,材料比价单等表单。4,制定分析竞争对手的框架,选择分析竞争对手的方法,对竞争对手进行分析。5,制定预测的环节,选择预测的方法,对价格变化进行预测。6,了解市场行情分析的内容,设立分析市场行情的指标,对市场行情的变动限度,运营的趋势进行分析。7,针对以
2、上的调查分析撰写调查报告。(二)拟定采购需求1,根据生产计划表,采购告知单,销售预测表等资料,分析生产计划和销售计划。2,明确物料需求计划的含义以及物料需求计划与其他计划之间的关系,分析物料需求,分析制造资源计划。3,分析经营计划,消耗定额,需求报表,根据分析情况制定准购单。4,根据公司内部环境,生产计划以及销售预测等的变化,预测中长期需求变化,进而修订采购计划。 二,制定采购计划(一)编制采购规划1,了解原材料采购的特性,规划原材料采购流程,制定原材料采购计划。2,明确零部件的范围,规划零部件采购流程,制定零部件采购计划。3,了解设备采购的特性,规划设备采购流程,制订设备采购计划。4,根据商
3、品准购单,制订商品采购计划和采购计划表。5,根据以上采购计划的内容,编制年度采购计划和采购计划表。6,结合公司内外部环境变化,制定采购商品结构优化方案。7,明确经济订购批量的基本原理,掌握经济订购批量的计算公式,拟定采购经济批量。8,分析采购成本及影响采购成本的重要因素,掌握采购成本的控制策略。选择采购成本控制的方法,分析预算,编制采购预算。9,明确决定自制/外包的环节,拟定业务外包的方案,制订公司外包单。10,了解采购手册的基本内容与架构,拟定编写采购手册的程序,编制采购手册。(二)分解与调整采购计划1,根据年度计划,编制分期采购计划,拟定月度采购计划制订的程序,制订月度采购计划表。2,根据
4、月度采购计划表,编制采购计划明细表。3,制定采购月报表,采购进度控制表,根据情况调整采购计划。 三,采购洽谈(一)选择供应商1,拟定采购信息的内容,选择发布采购信息的方式,发布采购信息。2,收集供应商的信息,索取供应商的资料,对供应商进行调查,制订征求建议书。3,拟定供应商评价的标准,对供应商进行评审;拟定评价和选择供应商的环节,提供供应商选择方案。4,搜集采购洽谈的资料,对资料进行分析,制定采购订单。(二)商务洽谈1,制定谈判框架,计划,拟定洽谈方案。2,了解,选择,拟定采购方式。3,制定实行招标采购的流程,制定无聊投标须知及标单,发布资格预审通告,准备招标文献,发布招标通告。4,了解订货会
5、流程,组织国内外订货会。5,掌握国际商务谈判的基本形式,准备国际商务谈判,拟定洽谈的内容,程序,进行国际采购洽谈。6,了解期货采购,期货交易的程序,制定期货交易方案。7,拟定评估的内容,制定供应商评估矩阵,对洽谈进行评估。(三)签订采购协议1,编写采购协议,制定采购订单协议模板。2,审查采购协议,对协议进行管理。3,了解进出口贸易的基本业务程序,签订进出口协议。4,明确采购协议的内容,了解签订采购协议的原则,掌握采购协议签订要点,签订协议。 四,履行采购协议(一)订单管理确认采购订单,制定产品采购记录,对国外物料的采购状况进行控制,对采购订单进行传递和归档。(二)进货验收1,明确运送规定,选择
6、承运人,制定运送战略的决策框架和运送方案。2,了解减少采购费用的途径,了解控制采购费用的方法,制定采购费用审批程序,控制采购费用。3,接受物料,制定收货单,对物料进行检查;制定进料验收单,检查报告单,来料检查月报表。(三)货款支付明确采购请付款流程,制定采购付款申请模板,进行付款操作。(四)违约解决在采购协议履行的过程中,解决由于市场,供应商生产能力等方面的因素出现的各种供应商拒绝交货,不适当交货以及拒绝或迟交单证及资料等违约情况。 五,管理供应商(一)供应商关系管理1,拟定审查供应商提供的资料和信息的内容,对资料进行审查,制定供应商资料表。2,拟定创建供应商档案的流程,建立供应商关系管理档案
7、,掌握供应商关系策略。3,拟定评审,考核供应商的流程,建立供应商等级系统,对供应商进行分级管理。4,了解采购违约的种类,形式以及免责事由,拟定采购违约的解决措施,制定纠纷解决方案。5,区分索赔与理赔的含义,明确采购方向供应商索赔的事由和供应商向采购方理赔的方式,制定供应商经济补偿方案。(二)供应商绩效评估1,制定价格,质量,交货,服务等供应商绩效指标。2,明确供应商绩效管理的内容,制定并实行供应商绩效管理方案。 六,采购控制管理(一)采购质量控制1,明确采购商品质量与控制的依据,拟定采购商品质量管理与控制的方法,货品检查的一般程序,进口物资的商检与索赔程序。2,制定商品检查说明书,商品检查委托
8、单,填写商品送检单。3,了解记录质量缺陷的过程,制定破损报告单,材料报损单,采购损失报告。4,明确不合格品的质量责任,对不合格品进行解决,制定损失索赔告知卡。5,制定退货申请书,退货单,办理退货事宜。(二)采购价格控制1,准备价格调查资料,实行采购价格调查。2,分析供应商材料成本,掌握供应商定价策略。3,搜集公司产品资料,拟定商品的采购底价。(三)采购交期控制1,规划购运时间,拟定交货期限,明确交期违约责任。2,及时掌握备货进度,消除进度落后现象。3,通过度析交期延误因素,解决交期延误事宜,进行交期延误管理。(四)采购成本控制1,节约采购需求调查成本,减少采购计划制定成本。2,通过实行采购程序
9、化控制,减少供应商管理成本和积极进行损失的索赔,缩减采购流程成本支出。3,熟悉各种减少采购成本策略,明确招标采购,联合规模采购,集中买断采购,电子商务采购等各种采购方式的合用范围与优缺陷,有效减少采购成本。4,明晰采购人员权责,强化采购人员平常管理工作,杜绝业务的违规运作。 七,管理采购信息(一)评估采购管理信息化方案1,明确采购作业电子化的含义,根据采购部门的具体情况编制采购信息分析报告。2,收集信息,数据,对采购管理信息化方案进行论证。(二)建立采购管理信息系统1,根据具体情况,拟定采购信息系统的构成,电子采购系统的架构,制定采购管理信息系统建设规划。2,拟定建立采购管理信息系统的环节以及
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