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采购管理经验：项目采购调查

    项目采购调查是为更好地制定采购决策而进行的系统的数据收集、分类和分析。采购调查中主要包括以下调查项目：第一是所购材料、产品及服务（价值分析）；第二是商品市场和商品；第三是所需物资的供应商；最后是采购系统。作为制定决策的一个必不可少的部分，市场调查通常容易被所有大中型建筑施工企业所接受，并且使用那些系统地进行市场调查的公司获益匪浅。过去有许多企业都忽略了采购调查，实践证明，建筑企业能有组织地进行采购调查，会极大地改进采购决策。
    1．采购调查组织，一个企业可以按以下三种方法之一组织采购调查。
    (1)指定专职工作人员负责此工作。
    (2)组织正式的采购及管理人员兼职进行采购调查。
    (3)让对调查过程具有广泛知识的跨职能的信息团队进行调查。
    建筑企业可以安排专职工作人员进行采购调查。但是，很多企业具有实际运行及战略基础意义的供应部门，在项目采购调查中，已经越来越多地开始使用跨职能的信息团队或战略合作的商品主管。但他们仅作调查和计划，不进行实际采购。这是因为：
    第一，从始至终地收集分析数据的工作需要大量的时间，但是在许多采购部门中，采购人员及管理人员却没有这个时间，因为他们的时间完全被解决紧急问题所占用。
    第二，采购调查人员必须对采购决策所产生的后果进行全面的分析。从另一方面来讲，采购人员有可能过于关注他（她）自己的责任范围，以至于对未来没有全面的把握。
    第三，采购调查的许多领域需要高层次的调查技术知识，而这种调查技术是一些采购人员所不具有的技能，采购部门中的日常事务也不要求将这种技能作为基本技能。 
第四，采购决策由采购人员或管理人员作出，采购调查人员仅仅掬l
供数据及建议。在一些情况下，调查人员与决策者之间会产生矛盾
此调查人员的建议有可能受到不公正的对待。  
    第五，采购人员对按项目要求所采购的货物是相当熟悉的，但调查人员最初可能没有这种经验，并因此忽视重要的数据。需要调查人员花费大量时间向卖方或管理人员寻求数据的方法很可能效率极低。最后一个原因，专职采购调查人员的工资及相关费用增加了采购部门运转的管理费用，如果分析的结果不能有效地改进采购决策，那么这些费用就不该发生。因此，为在使用专职采购调查人员与采购人员兼顾调查工作之间达成某种妥协，可利用从事不同工作的跨职能小组。这些小组有不同的名称，如信息小组、商业主管小组或价值分析小组等所以采购人员和调查不能分割，在采购过程做到了市场全面的分解信息，反馈到项目采购计划中去。
    2．商品调查，在制定项目采购计划之前，有必要进行实地的商品调查。因为，商品调查有助于对一个主要的采购商品未来长期及短期的采购环境作出预测。这些信息构成了制定正确决策及现有的采购管理方法的基础，并且为最高管理部门提供了有关这些货物未来供应与价格的相对完整的信息。通常来说，商品调查的焦点集中在那些需要大宗采购的货物上。但是，它也运用于那些被认为严重供应短缺的小笔采购货物中。主要的原材料，例如钢筋或水泥及混凝土浇灌设备，通常也是调查的对象，另外一些产成品如木材或装修装饰材料也可能是调查对象。较复杂的商品调查包括以下几个主要方面的分析：企业作为采购方现在及未来的状况；生产过程的替代性；该货物的用途；需求；供应；价格；削减成本和（或）确保供应的战略。一些公司做了非常复杂的商品调查，制定出一份相当有战略眼光的采购计划，一般是5～10年的计划，也有长达15年的预测计划，每年更新。如果一个公司制定了15年的战略性市场计划，它可以附带一份战略性的供应预测计划。因为就长期而言，获得关键原材料的充足供应可能是公司成功地实现其市场目标的决定性因素。公司需要对价格趋势作出实际的预测以便制定调整原材料供应的战略计划。
    3．所购材料、产品或服务的调查，所购材料、产品或服务的调查，即是价值分析，这是将所购货物所体现的功能与其成本相比较，从而找到成本更低的替代品的过程。价值分析的第一步是选择一种零件、原材料或服务进行分析，然后组织一个跨职能的价值分析小组（通常包括一个供应商），最后用一个动宾词组定义货物或服务的功能。例如选择一只装软饮料的易拉罐作为分析对象，它的功能可以被定义为“装液体”这种方法鼓励创造性思维并且使价值分析小组不要陷入现有的结论，即将铝易拉罐作为惟一结论。价值分析是一种系统性方法，它是供应管理过程中不可缺少的部分。价值分析技术同样也适用于服务，价值分析技术与处理信息及通信的电子方法相结合，形成了流程再造的基础。因此，价值分析是削减采购成本的一种有效方法。项目采购部门可以根据需采购货物各方面的详细信息在替代品之间作出明智的选择，从而更有效地利用采购资金。价值分析调查的主要内容包括如下8个方面：
  (1)自制或外购以及继续自制或外购。比较每一方案的经济及管理效果以便作出明智的选择。
  (2)产品规格。对现有规格进行分析以确保满足需要的功能，避免采购具有不必要的属性或不必要的高性能的商品，能保证有竞争力的采购行为。
  (3)投资回收。分析处理方法（包括再循环）、渠道及技术，以确定什么可以为公司创造最大利润。
  (4)租借或采购。收集每一种替代品优缺点的数据以制定最佳决策。
  (5)替代品。使用不同的货物替代现在所采购的货物，对其技术及至济效果进行分析。
  (6)标准化。考察所使用的具体产品的用途，考虑可否能用一种货勿来满足众多要求的可能性。
  (7)包装方式。调查工序及原材料以确定能以最低成本满足要求的宇法。
  (8)更换供应商。考虑专业供应商能够增加的效益。
  价值分析的标准方法包括上述的大多数内容，可以给项目采购货物所产生的一系列问题提供详细的答案。
    4．采购系统调查，尽管对所购货物及可能的供应商有足够的了解对在采购活动中获取最大的价值很重要，但不能确保采购会以最有效的方式进行。高效的管理过程不仅能够减少部门运转的费用，而且有利于对所购商品及其来源作出明智的决定。采购方面的调查项目主要涉及如何改进采购系统的管理，也就是以材料管理为中心的系统及过程调查。采购系统调查主要包括以下11个方面：
    (1)总定单。通过调查采购合同，分析采购杠杆作用和减少管理费用的方式，并利用长期协议作为手段确保持续供应可能会特别有效。
    (2)货物总体成本。用于确认涉及采购成本、管理成本和占有成本等每件货物成本的所有方面的一套系统和方法。例如一套建筑机械的总成本包括各种因素的估计值，如停工、废料及返工成本。
    (3)付款或现金折扣的程序。调查和改进向供应商付款或采用现金折扣的系统。例如一些建筑公司简单地通过对此采购定单副本与收货报告来完成采购定单。如果它们同意，采购部门会按先前所商定的金额在现金折扣期末签一张支票付给供应商。
    (4)供应商追踪系统。建立一套程序化系统，建筑企业及项目采购部门可以定期获取或收集来自供应商控制的关于材料状况或定单完成进度的信息。这些信息能够对供应商的业务完成情况进行追踪，从而保证定单更好更及时地完成。
    (5)收货系统。出于付款的需要，收货系统可用以证明供应商交货的数量。该系统可以在货物或材料确定没有收到时，作为领料部门通知，供应商装运的证明。
    (6)少量或紧急采购系统。是项目采购部门为处理少量和紧急定单而设计的一种新颖方法，以便以最低的管理成本实现采购需要。
    (7)系统合约。为满足建筑公司每年对特定货物的需求，调查单一供应商或一组供应商并与之签订维护、修理及辅助用料合约。供应商甚至可以按采购方的要求储备货物。
    (8)与供应商的数据共享。确定供应商和采购商材料信息交换的领域，例如用途、需求预测、生产率、时间安排、报价及存货，这样对双方都有利。通常是建立采购方一供应商计算机信息交换系统，以便定期交换信息。
    (9)评价采购人员绩效的方法。建立衡量采购人员工作绩效的系统。
    (10)评价采购部门绩效的方法。建立将采购部门共同努力的实际绩效与先前确定的标准相比较的系统，在此评价的基础上，可以采取一些行动去纠正不足。
    (11)评价供应商绩效的方法。建立一个系统来评价供应商是否履行了它们的责任，最终的数据对于重新制定采购决策很关键，并可据此将需改进的方面反馈给供应商。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责