国内煤业务手册.doc

中国煤炭进出口公司国内煤业务手册2023年10月目 录1 手册概述11.1 合用范围11.2 目的11.3 涉及的重要名词解释及范围界定12 国内煤业务图文概述22.1 国内煤业务概述22.2 国内煤业务流程图22.3 国内煤业务资金流说明表23 国内煤业务流程具体说明43.1 采集信息（F1）43.1.1 工作环节43.1.1.1 采集信息43.1.1.2 解决信息53.1.1.3 呈报信息53.1.2 工作结果63.1.2.1 内容63.1.2.2 格式63.2 制订营销计划/方案（F2）73.2.1 制订年度营销计划73.2.1.1 工作环节73.2.1.2 工作结果83.2.2 制订项目营销方案83.2.2.1 工作环节83.2.2.2 工作结果83.2.3 制订年度煤炭订货会营销方案93.2.3.1 工作环节93.2.3.2 工作结果93.3 签订协议（F3）103.3.1 工作环节103.3.1.1 询盘与发盘103.3.1.2 还盘磋商113.3.1.3 接受签约113.3.2 工作结果123.3.2.1 协议内容123.3.2.2 协议格式133.4 制订煤炭业务年度经营计划（F4）143.4.1 工作环节143.4.1.1 汇总协议，拟定销售目的143.4.1.2 编制、修改年度经营计划（含预算）143.4.1.3 上报部门年度经营计划143.4.1.4 年度经营计划审核143.4.1.5 审批143.4.1.6 下达执行143.4.2 工作结果153.4.2.1 内容153.4.2.2 格式153.5 制定月度经营计划（F5）153.5.1 工作环节153.5.1.1 汇总生产公司的月度生产经营计划153.5.1.2 收集运送计划批复情况163.5.1.3 拟定月度装船计划163.5.1.4 编制月经营计划163.5.1.5 审批月经营计划163.5.1.6 下达月经营计划163.5.2 工作结果163.6 采购煤炭（F6）173.6.1 工作环节173.6.1.1 拟定货源173.6.1.2 审批日菜单173.6.2 工作结果173.7 铁路运送（F7）173.7.1 工作环节183.7.1.1 贯彻运送计划183.7.1.2 制订月发运计划183.7.1.3 提报日菜单183.7.1.4 了解装车信息193.7.2 工作结果193.8 接卸入库（F8）193.8.1 工作环节193.8.1.1 收集接车信息193.8.1.2 收集卸车信息203.8.1.3 收集入库信息203.8.2 工作结果203.9 拟定船期（F9）203.9.1 工作环节203.9.1.1 协调单航次船期203.9.1.2 拟定船期213.9.1.3 支付海运费213.9.2 工作结果213.10 出库装船（F10）213.10.1 工作环节213.10.1.1 发装船告知213.10.1.2 审批装船方案213.10.1.3 收集装船信息223.10.1.4 投保223.10.2 工作结果223.11 跟踪卸船（F11）223.11.1 工作环节223.11.1.1 跟踪全水检查过程223.11.1.2 监督卸港煤炭抽样过程223.11.1.3 收到卸港质检单233.11.1.4 确认质量233.11.2 工作结果233.12 结算（F12）233.12.1 结算货款233.12.1.1 收回货款的工作环节233.12.1.2 收回货款的工作结果243.12.1.3 支付货款的工作环节243.12.1.4 支付货款的工作结果243.12.2 支付费用253.12.2.1 工作环节253.12.2.2 工作结果253.13 提供售后服务（F13）253.13.1 工作环节253.13.1.1 收集客户反馈信息253.13.1.2 分析客户信息253.13.1.3 上报客户信息263.13.1.4 实行售后服务263.13.1.5 总结售后服务效果263.13.1.6 提出售后服务改善建议263.13.2 工作结果263.14 分析月度执行情况（F14）263.14.1 工作环节263.14.1.1 汇总月度相关信息263.14.1.2 分析月度相关信息273.14.2 工作结果27附 录28一、营销职能部分28二、投资管理职能部分29三、调度职能部分29四、销售职能部分291 手册概述1.1 合用范围本手册合用于中国煤炭进出口公司（以下简称“中煤进出口公司”）国内煤业务的流程操作指导和管理，合用人员为与国内煤业务相关的中煤进出口公司员工和中煤进出口公司下属公司、公司与国内煤炭业务相关的员工。1.2 目的A 通过制定本手册，规范中煤进出口公司国内煤业务操作。B 过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任和义务，有效提高国内煤业务的运作绩效。1.3 涉及的重要名词解释及范围界定A 国内煤业务流程：是指中煤进出口公司国内煤业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达成一定结果的工作环节组合。B 节点：是流程的基本组成元素，是一系列的连续的动作组合；同时节点也是公司安排岗位职责的基本依据之一。2 国内煤业务图文概述2.1 国内煤业务概述国内煤业务是中煤进出口公司的核心业务，为公司奉献了大量的利润，是公司必须保证的、树立竞争优势的业务。国内煤业务流程是公司执行国内煤业务的现实执行过程。国内煤业务流程总体而言，涉及以下14个环节：采集信息、制定营销计划/方案、签订协议、制定年度经营计划、制定月度经营计划、采购煤炭、批复运送计划、接卸入库、拟定船期、出库装船、跟踪卸船、结算、提供售后服务、分析月度执行情况。2.2 国内煤业务流程图2.3 国内煤业务资金流说明表国内煤业务资金流说明表职能环节事由支付时间付款方收款方采购商品煤到站采购煤货款根据协议支付需方（买受方）供方（卖出方）船上采购煤货款根据协议支付需方（买受方）供方（卖出方）铁路运送铁路运费预付或即付承运人托运人港口作业（由华储提供明细港口作业专用清单）港杂费次月内支付委托方港务公司卸车费（每列）次月内支付委托方港务公司到站检查费（每列）次月内支付委托方检查机构过磅费次月内支付委托方港务公司除杂费次月内支付委托方港务公司称重费次月内支付委托方港务公司装船检查费每季度支付一次委托方检查机构移泊费即时支付委托方港务公司海运卸港海运费根据协议支付承租方船公司卸港检查费见票即付委托方检查机构商品煤销售船上销售煤货款（FOB）根据协议支付需方（买受方）供方（卖出方）到卸港销售煤货款(CIF、C&F、DES等)根据协议支付需方（买受方）供方（卖出方）其它服务费根据协议支付服务接受方服务提供方保险费根据协议支付委托方保险公司3 国内煤业务流程具体说明3.1 采集信息（F1） 采集信息是指通过各种渠道采集与煤炭业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集到的信息进行解决，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表格等的过程。3.1.1 工作环节3.1.1.1 采集信息A信息采集的渠道：a. 专业报纸或经济类报纸：列举报纸名称；b. 专业杂志：列举杂志名称；c. 煤炭行业互联网站：列举网站名称；d. 各种煤炭研究报告：列举煤炭研究机构名称；e. 煤炭或能源记录资料：列举记录资料的名称；f. 公司内部提供的信息（煤炭业务部门、财务部门等）；g. 平常业务活动；h. 业务相关公司和员工等B信息采集的内容：a. 市场信息：(a) 国家与煤炭业务相关的政策和规定；(b) 煤炭行业及相关行业（如能源消费、电力行业、铁路运送、港口作业、海洋运送等）的信息；(c) 中煤进出口公司目的市场（如浙江电力系统、广东电力系统、福建电力系统、湄洲湾电厂等）信息；(d) 竞争对手（如神华集团、五矿集团、同煤集团等）信息b. 客户信息：(a) 用户及供应商信息；(b) 船公司及港口信息；(c) 居间商信息等C信息采集的频度：a. 平常：专业报纸、专业互联网站、平常业务联系、公司内部信息等；b. 月度：专业杂志、期刊等；c. 年度：行业研究资料、记录资料3.1.1.2 解决信息A对信息进行整理、归类，填写相关的表格：a. 填写客户信息表格，建立客户信息档案：客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表；b. 填写客户信用信息表格，建立客户信用信息档案：客户信用信息管理卡； c. 建立市场信息资料库，涉及竞争对手资料表等B跟据整理后的信息对信息进行加工：a. 对客户信用进行评价：(a) 成立客户信用评价小组；(b) 整理客户信用信息，并进行信用分析(c) 客户信用评价小组对客户信用进行打分，填写客户信用评价表；(d) 对客户信用评价表进行记录整理，按打分结果对客户信用进行分类，填写客户信用等级分类表；b. 编写煤炭信息简报；c. 撰写市场分析报告，专题报告，公司领导需要的各种市场营 销报告等3.1.1.3 呈报信息呈报过程：A. 撰写初稿；B. 直接上级审核；C. 定稿，打印，向上呈报；D. 存档3.1.2 工作结果3.1.2.1 内容A煤炭信息简报必须涉及以下内容：近期中煤进出口公司煤炭业务销售动态，近期中煤进出口公司下属生产公司煤炭生产经营计划，近期港口作业公司经营动态，近期公司目的市场用户煤炭需求动态，近期国家煤炭供求状况，近期煤炭价格波动情况，近期国家煤炭政策信息，近期国际煤炭供求状况等B市场分析报告必须涉及以下内容：市场分析报告概述；市场变化信息；市场变化信息分析；公司针对变化应采用的对策建议；市场分析报告总结。C客户信息记录必须涉及以下内容：客户联系表；关键人物的个人资料；客户概要信息记录；客户信息表。D客户信用记录必须涉及以下内容：客户信用信息管理卡；客户信用评价表；客户信用等级分类表；E竞争对手信息记录必须涉及以下内容：竞争对手资料表F专题报告必须涉及以下内容： 专题报告的目的；报告概述；资料分析；结论和建议等；G其它需要呈报的报告：根据公司领导具体规定撰写。3.1.2.2 格式参见附件： A客户信息登记表格：附件M1B01：客户联系表；附件M1B02：关键人物的个人资料；附件M1B03：客户概要信息记录；附件M1B04：客户信息表；B客户信用登记表格：附件M1B05：客户信用信息管理卡；附件M1B06：客户信用评价表；附件M1B07：客户信用等级分类表；C附件M1B08：竞争对手资料表；C附件M1Y01：第XX期煤炭信息简报；D附件M1Y02：XXX市场分析报告；E附件M1Y03：XXX专题报告3.2 制订营销计划/方案（F2）制订营销计划是指公司为了规范和指导营销行为、营销活动而进行的计划制订工作和营销方案制订工作等，它涉及制订年度营销计划、制订项目营销方案和制订年度煤炭订货会营销方案等三大项工作。年度营销计划是公司制订的指导全年度营销工作的工作计划，重要涉及年度营销目的、营销策略、项目营销安排等；项目营销方案是指为了完毕某一单项市场营销目的而制订的市场营销方案；年度煤炭定货会营销方案是指公司为了在年度煤炭订货会上完毕订货目的而制订的一个市场营销方案，它属于一个非常特殊的项目营销方案，由于其在目前的重要性，本手册特地做具体说明。3.2.1 制订年度营销计划3.2.1.1 工作环节A前一年度营销工作总结分析；B收集市场信息，研究市场分析报告；C走访客户，洽谈年度煤炭供应设想，听取客户建议；D拟定资源配置，提出年度市场目的；E制订年度市场营销计划；F提报审批。3.2.1.2 工作结果A内容a. 本年度各市场营销方案执行的总体时间安排、年度营销费用预计等；b. 本年度协议价格方案；c. 本年度货源配置方案；d. 本年度销售策略；e. 本年度市场营销目的等。B格式 参见附件M1Y04：XXXX年度营销计划。3.2.2 制订项目营销方案3.2.2.1 工作环节A拟定项目营销计划的目的；B根据营销计划的目的收集资料和信息；C对资料和信息进行整理分析；D提出营销建议；E制订行动计划和营销计划的预算；F细化营销行动计划，贯彻相关负责人。3.2.2.2 工作结果A内容a. 协议的价格方案；b. 货源配置方案；c. 资金计划方案d. 销售目的；e. 营销策略；f. 营销活动的时间、地点、参与人、组织者、负责人；g. 营销活动的具体日程安排，活动内容，注意事项；h. 营销活动的预算和费用安排等。B格式参见附件M1Y05：XXXX营销方案。3.2.3 制订年度煤炭订货会营销方案3.2.3.1 工作环节A准备市场分析资料：负责公司市场营销的人员在年度订货会一周之前应按客户分类准备市场分析资料；B进行市场分析：根据市场分析资料，分析下一年度的煤炭的供应、运送、需求形势和价格走势，制订公司的营销策略、价格方案和资源配置方案等C制订煤炭订货会目的，并提交相应的预算计划；D阅读会务资料：参与煤炭年度定货会的人员阅读年度煤炭订货会的会务资料，掌握年度定货会参与厂商、时间、进程等情况；E制订年度煤炭订货会营销计划；F审批年度煤炭订货会营销计划3.2.3.2 工作结果A内容a. 国家相关政策方针变化情况分析；b. 煤炭业务相关行业变化情况分析；c. 下一年度煤炭供需情况预测，国家煤炭供应情况，电力、能源市场对煤炭的需求情况d. 煤炭价格走向预测分析；e. 客户资料：(a) 中煤进出口公司在过去与客户的业务联系：双方业务联系的历史渊源，近几年的业务量情况，双方业务往来情况等；(b) 客户的发展战略方针和市场营销策略分析；(c) 客户前一年度的业务发展变化情况：客户前一年度的重大经营事项、重大业绩等；(d) 其它需要关注的资料。f. 竞争对手情况分析：基本资料，市场营销策略分析，目的定位分析，成本价格分析，潜在竞争者分析等；g. 公司应采用的市场营销对策建议：涉及协议价格方案、资源配置方案、销售策略、营销目的等。B格式 参见附件M1Y06：XXXX年度煤炭订货会营销方案。3.3 签订协议（F3） 签订协议是指煤炭业务人员与公司煤炭业务相关单位签订煤炭业务执行所需的各种协议、协议等法律文献的过程。总体而言涉及询盘与发盘、还盘磋商、接受签约三个环节，协议的形式有煤炭销售协议、煤炭采购协议、煤炭运送协议、运送保险协议、煤炭代购代销协议、居间协议等。3.3.1 工作环节3.3.1.1 询盘与发盘A询盘与发盘的过程：a. 拟定本次询盘或发盘的目的；b. 收集相关的业务资料，并进行整理分析；c. 阅读公司内部的市场分析报告和市场营销计划，掌握公司的市场营销策略；d. 拟定本次询盘或发盘的条款；e. 联系业务对象，对外询盘或发盘；B询盘与发盘的方式：a. 通过电话、传真进行；b. 通过招投标进行；c. 通过业务媒体发布；d. 参与各种业务洽谈会等C询盘与发盘的内容 交易的煤炭品种、质量、数量、交货期、价格条款、付款条款等3.3.1.2 还盘磋商A还盘磋商的一般过程a. 研究对方还盘条款；b. 制订还盘对策，修改还盘条款；c. 进行还盘磋商d. 拟定合约重要条款e. 磋商合约附属条款f. 拟定附属条款g. 拟定所有合约条款，达成一致意见B国内煤销售投标一般过程a. 接受询价书（涉及商品煤数量、质量、价格条款等）；b. 研究询价书，进行市场分析，提出还盘建议；c. 填写报价书（涉及数量、质量、价格条款等），传真给发盘方；d. 接受议价函；e. 进一步分析，填写报价函；假如需要，则与询盘方进行面谈磋商；f. 继续还盘磋商，修改协议条款，达成一致意见；g. 拟定协议条款，签订协议C还盘磋商的方式投标、协议谈判、业务洽谈、电话还盘、传真还盘等D还盘磋商的内容涉及煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运送条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。3.3.1.3 接受签约A接受签约的过程： a. 缮制协议文本：协议条款拟定之后，协议缮制人员必须尽快缮制协议文本，并保证没有文字错误。b. 法律顾问审核：协议文本缮制之后，必须通过公司法律顾问审核，并由法律顾问出具法律意见书（内容涉及：协议条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容详见附件：法律意见书），c. 公司内部审批：按公司规定完毕公司内部协议审批程序：(a) 协议在部门负责人审核后，以“协议审核签署单”形式上报，并附上协议信息摘要表；(b) 由煤炭业务负责人审核，签署审核意见并署名；(c) 由公司财务负责人审核，签署审核意见并署名；(d) 最后呈报公司负责人审阅、签署。d. 外部单位审批：在协议完毕公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调协议相关单位（重要涉及用户、供应商、运送单位、保险公司以及协议中所涉及的必须签章的单位和部门）完毕协议在相关单位的审批过程，e. 协议生效。B接受签约的方式： 签订协议或协议等有法律效力的文献3.3.2 工作结果3.3.2.1 协议内容协议不同，其涉及的内容有所不同。一般而言，煤炭业务协议应涉及煤炭的品种、质量、数量、价格、交货方式、运送条款、交货期、付款方式、付款时间、违约条款等。A煤炭销售协议：煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检查条款；价格条款；运送条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议解决条款等B煤炭采购协议：煤炭品种条款；数量条款；质量条款；质量检查条款；价格条款；运送条款；相应的时间条款；款项支付条款；违约责任条款；争议解决条款等C委托代理协议：委托人；委托代理事项、委托代理费用等D煤炭货品运送保险协议：保险物条款；保险时间条款；保险责任确认条款；保险费率条款；保险补偿条款；款项支付条款等E煤炭业务居间协议：居间业务条款，居间责任条款；费用计算条款，费用结算条款；款项支付条款等3.3.2.2 协议格式A 协议/委托书/备忘录签署申请单，参见附件M1B09；B 协议信息摘要表，参见附件M1B10；C 询价书，参见附件M1Y07；D 报价书，参见附件M1Y08；E 议价函，参见附件M1Y09；F 投标书，参见附件M1Y10；G 法律意见书，参见附件M1Y11；H 国内煤销售协议格式（价格条款不同，协议条款会有所不同），参见附件M1Y12；I 国内煤采购协议格式（价格条款不同，格式有所不同），参见附件M1Y13；J 国内煤委托代理协议格式，参见附件M1Y14；K 国内煤海运保险协议格式，参见附件M1Y15；L 国内煤居间协议格式（居间服务内容不同，格式有所不同），参见附件M1Y16。3.4 制订煤炭业务年度经营计划（F4） 制订煤炭业务年度经营计划是指公司为了规划下一年度煤炭业务管理而制订指导下一年度煤炭业务运作计划的过程。3.4.1 工作环节3.4.1.1 汇总协议，拟定销售目的汇总已经签署了的煤炭销售协议和采购协议，拟定各品种煤炭销售的数量、质量和销售时间安排等，然后根据预测，提出公司年度销售目的，上报公司；最后，公司根据年度经营目的，拟定年度煤炭销售目的，涉及各品种煤炭销售的数量、质量和销售时间安排等。3.4.1.2 编制、修改年度经营计划（含预算）各煤炭业务部门及下属单位编制、修改本部门或本单位的煤炭业务工作计划和预算计划书；工作计划重要涉及本部门或本单位的上年度工作总结、分析，上年度存在的问题分析，本年度工作重点及对策等；预算计划书则涉及本年度预算基本数据、经营活动收支、筹资活动收支、管理活动费用支出以及年度损益预算、钞票流量预算等内容。3.4.1.3 上报部门年度经营计划各煤炭业务部门和下属单位上报其年度工作计划和预算计划书；3.4.1.4 年度经营计划审核公司年度经营计划部门对年度工作计划核预算计划进行审核，在全公司内进行平衡，指出调整、修改意见；3.4.1.5 审批召开年度经营计划会，对制订的年度经营计划进行审批；3.4.1.6 下达执行下发审批后的年度经营计划（含年度预算安排），各部门具体执行。3.4.2 工作结果3.4.2.1 内容A经营计划编制的原则；B公司煤炭业务内外部环境分析；C公司煤炭业务年度经营目的D年度预算基本数据、经营活动收支预算、管理费用预算、损益预算、钞票流量预算等；D公司煤炭业务年度经营计划考核方案；E公司煤炭业务内部管理计划；F煤炭业务需要提请公司解决的问题等3.4.2.2 格式 参见附件M1Y17：XXXX年度经营计划； 附件M1Y18：XXXX年度预算安排。3.5 制定月度经营计划（F5）月度经营计划是次月工作的综合安排，它涉及到生产、采购、运送、销售、资金计划等方面，是次月工作的具体指导。3.5.1 工作环节【1】月度生产经营例会最迟在每月25日召开，目的是为生产公司调整产品规格留出足够的时间，而国内煤用户次月的装船计划最早也要在每月28日才干大体拟定，因此，生产经营例会对经营计划的审批实际是依据对装船计划的预计。同时，生产公司在每月15日上报月度生产经营计划时，不也许充足考虑到销售情况。1】3.5.1.1 汇总生产公司的月度生产经营计划必须在每月15日前督促各生产公司提报次月的生产经营计划，其内容涉及：生产计划表、资金计划表、成本计划表、管理费用计划表、运送及销售计划表、基本建设计划表、生产安全计划表，并对其进行汇总；3.5.1.2 收集运送计划批复情况及时准确的从港口作业公司获得次月铁路运送计划的批复情况。3.5.1.3 拟定月度装船计划不断与用户沟通，拟定用户的装船计划，并在月度生产经营例会之前根据用户的装船计划制订出次月销售计划；3.5.1.4 编制月经营计划综合年度生产经营计划、次月销售计划、次月运送计划的批复情况、次月采购计划和各生产公司上报的生产经营计划，在月度生产经营例会之前编制出次月煤炭生产经营计划，拟定次月各生产公司生产的煤炭品种、质量、产量，港口作业公司的铁路运送安排、装船安排等；3.5.1.5 审批月经营计划最迟在每月25日召开月度生产经营例会，对次月的生产经营计划进行审批，拟定次月的生产经营计划；3.5.1.6 下达月经营计划A. 投资管理部门必须在每月26日前将审批后的月度生产经营计划通过传真方式下发给生产公司；调度部门必须在每月26日前将审批后的运送计划通过传真方式下达给港口作业公司；B. 假如月度经营计划在执行过程中出现变化，负责信息传递的部门或单位有责任将各种变化及时告知给相关部门；C. 营销部门必须定期对生产经营过程中的各种问题进行汇总、分析。3.5.2 工作结果A已批复的铁路运送计划，见附件M1Y19；B煤炭业务月度销售计划汇总表，见附件M1B11；C生产公司的生产经营计划汇总表（涉及生产计划表、资金计划表、成本计划表、管理费用计划表、运送及销售计划表、基本建设计划表、生产安全计划表），见附件M1B12；D次月采购计划，见附件M1Y20；E月度资金计划，见附件M1B13；F调度告知，见附件M1B14；G中煤进出口公司煤炭生产经营问题汇总表，见附件M1B15。3.6 采购煤炭（F6）煤炭采购分为自产煤炭采购和委托采购两种。这里的采购是指采购的执行过程，即装车发运过程。3.6.1 工作环节3.6.1.1 拟定货源根据月度经营计划和用户的装船需要定期向生产公司和委托采购方贯彻货源准备情况，并将煤炭供应量的相关信息及时传达给港口作业公司；3.6.1.2 审批日菜单中煤进出口公司拟定日发运数量目的，并将这一目的传达给港口作业公司，同时将港口作业公司用传真反馈回的日菜单提报信息准确录入数据库相关文献；3.6.2 工作结果A中煤进出口公司煤炭产运销调度日报表（生产），见附件M1B16；3.7 铁路运送（F7）铁路运送是指中煤进出口公司为了实现出口煤销售而需要的、把商品煤从洗煤厂运抵港口所需经历的铁路运送过程。具体而言涉及贯彻铁路运送计划、制订月发运计划和提报日菜单、装车发运等环节。3.7.1 工作环节3.7.1.1 贯彻运送计划A. 督促运送计划的提报负责运送计划贯彻的部门必须在每月5日前督促各供货方准时、按量、足额提报运送计划；B. 助运送计划的批复负责运送计划贯彻的部门在运送计划提报后，还必须密切关注运送计划的批复情况，发现问题，及时与运送计划的批复单位或部门进行协调，争取在运送计划批复公布之前将问题解决。C. 提报月补充运送计划根据中煤进出口公司煤炭销售的实际情况，拟定月补充计划提报的具体数量，由负责运送计划贯彻的部门在每月10日前督促各供货方及时、足额提报，并协助补充运送计划的贯彻。D. 传达运送计划的批复情况铁路运送计划批复后，负责运送计划贯彻的部门必须及时将批复情况告知相关部门（供货方、港口作业单位、中煤负责煤炭业务信息收集和传递的部门等）。3.7.1.2 制订月发运计划 月发运计划的制定需要结合中煤进出口公司煤炭业务生产经营计划和运送计划的贯彻情况具体制定。月发运计划应尽量满足煤炭业务生产经营计划规定，并预留一定的保险空间。3.7.1.3 提报日菜单A 拟定日菜单提报计划负责日菜单提报的部门必须在每日上班开始就汇集供货方的商品煤库存情况、煤炭运送计划的贯彻情况和港口堆场场存情况，按照保证商品煤准时、足额装船的原则，拟定日菜单提报计划。B 提报日菜单a. 日菜单提报计划拟定后，日菜单提报执行人员应按照日菜单审批部门的规定到日菜单审批处向日菜单审批部门提报日菜单；b. 监督日菜单提报的批复过程，保证菜单得到批复；c. 取回日菜单批复结果，反馈给供货方；d. 根据供货方的日菜单批复结果的反馈协调日菜单的具体执行。假如供货方由于意外不能满足日菜单的运送装车规定，必须及时告知日菜单审批部门更改日菜单的批复。3.7.1.4 了解装车信息中煤进出口公司必须在次日上午10：00前，将供货方传真回的日装运信息一览表和装车过程除杂报告单的相关内容录入数据库相关文献。3.7.2 工作结果A月度运送计划，见附件M3Y21；B月度补充计划，见附件M3Y22；C月发运计划，见附件M3Y23；D日菜单，见附件M3Y24；E中煤进出口公司煤炭产运销调度日报表（运送），见附件M3B17；3.8 接卸入库（F8）入库是指煤炭到达港口车站之后，通过接车、卸车过程，进入港口堆场的过程。这一过程由港口作业公司全面负责。3.8.1 工作环节3.8.1.1 收集接车信息每日在规定的时间前将港口作业公司传真来的过磅单和质检报告单的内容录入数据库相关文献。3.8.1.2 收集卸车信息每日在规定的时间前将港口作业公司传真来的卸车过程除杂报告单的数据录入数据库相关文献。3.8.1.3 收集入库信息每日将港口作业公司传真来的进车数量、质量、进入场地、煤炭品种等的相关信息录入数据库；每周将港口作业公司传真来的堆场除杂报告单的相关内容录入数据库；6个月到港口盘库一次，核算是否实现了帐实相符、帐帐相符。3.8.2 工作结果A生产公司库存情况分析报告，重要涉及库存煤炭数量分析和质量分析等，见附件M1Y25。B卸车过程除杂报告单，见附件M1Y26；B中煤进出口公司煤炭产运销调度日报表（港口），见附件M1B18；C港口库存情况跟踪表，见附件M1B19；D港口库存情况分析报告，见附件M1Y27。3.9 拟定船期（F9）拟定船期是一个不断沟通的过程，需要中煤进出口公司与用户、港口作业公司、铁路、船运公司进行多方的协调。3.9.1 工作环节3.9.1.1 协调单航次船期在船出发之前，用户会通过电话向中煤进出口公司通报船期，进行船期预报，中煤进出口公司必须根据库存进行船货平衡，通过对库存或船期的协调到达多方的平衡。3.9.1.2 拟定船期假如是年度海运协议，中煤进出口公司需要与船运公司通过电话进行单航次船期的确认，否则与船运公司签订单航次租船协议，以便拟定船期。3.9.1.3 支付海运费依据海运协议，在装船后30日内及时向公司提出付款申请，支付船运公司的海运费。3.9.2 工作结果A单航次租船协议，见附件M1Y28；B装船告知，见附件M1B20；C付款申请单，见附件M1B21。3.10 出库装船（F10）装船是指确认船期之后直至货品离开港口的全过程。这一环节需要中煤进出口公司与港口作业公司的密切合作。3.10.1 工作环节3.10.1.1 发装船告知中煤进出口公司必须在船到达港口前2天将装船告知传达给港口作业公司，提供确切的船名、装运日期、装运量、目的地等信息。3.10.1.2 审批装船方案A港口作业公司收到装船告知后，应迅速制定合理的装船方案；B在规定的时间内，港口作业公司必须将装船方案上报中煤进出口公司煤炭事业部调度部门；C调度部门呈报给煤炭事业部总监审批装船方案；D. 调度部门必须保证在装船前24小时将审批后的装船方案传真给港口作业公司，并告知销售部门有关装船方案的审批情况。3.10.1.3 收集装船信息在装船结束后3日内，及时获得港口作业公司出具的出库单，装船报告单，船方和港方共同检查的港航货品交接清单，委托检查方出具的质检报告单，并将相关信息录入数据库相关文献。3.10.1.4 投保在收到港口作业公司传真来的装船报告单后，进行货品保险，填写货品保险单，传真给保险公司。3.10.2 工作结果A装船方案，见附件M1Y29；B出库单，见附件M1Y30； C装船报告单，见附件M1Y31； D港航货品交接清单，见附件M1Y32；E装船质检报告单，见附件M1Y33；F货品运送险投保单，见附件M1B22。3.11 跟踪卸船（F11）跟踪卸船是指到用户方监督卸船，与用户对煤质检查结果进行协商的过程。3.11.1 工作环节3.11.1.1 跟踪全水检查过程在船到达目的港后，煤炭事业部销售部门必须跟踪开仓取样检查全水的过程。3.11.1.2 监督卸港煤炭抽样过程卸船过程中，煤炭事业部销售部门必须监督煤质检查的抽样过程，保证依据协议规定的方法进行随机取样，并到规定的质检机构进行煤质检查。3.11.1.3 收到卸港质检单在船离开装运港15天后，中煤进出口公司必须督促用户传真卸港煤质检查单。3.11.1.4 确认质量假如卸港的质检结果符合协议规定的质量允许标准，则与用户确认结果，否则，必须采用协议规定的方式与用户协商解决。3.11.2 工作结果A卸港检查单，见附件M1Y34；B装卸港煤质差异产生因素分析报告，见附件M1Y35。3.12 结算（F12）结算既涉及货款结算，也涉及相关费用的结算。结算过程必须遵循规定的审批程序。3.12.1 结算货款3.12.1.1 收回货款的工作环节A开具结算单根据协议规定的条款，以双方确认的数量和质量开具结算单。B开出发票财务部门根据结算单给用户开出发票，并及时将发票寄给客户。C. 催收货款随时了解用户的付款情况，在规定的货款支付日期临近时，以电话督促用户准时支付货款。D回收货款在收到用户的付款告知后，随时与财务部门联系，关注款项列帐情况。经与财务部确认货款已列帐后，方可拟定该船工作流程完毕。货款列帐时间以财务部门记录为准。如在协议规定的时间内货款未付出，要及时向用户了解迟付情况。必要时（超过规定期间15天后；或迟付因素较严重），向上级主管报告，请示解决办法。3.12.1.2 收回货款的工作结果A结算单，见附件M1B23；B每旬收支款项汇总分析表，见附件M1B24。3.12.1.3 支付货款的工作环节A开具结算单对于自产煤炭，由港口作业公司在次月5日提供上月的接车数量、质量和出库单，中煤进出口公司根据相关信息，给生产公司开具结算单；对于委托采购煤炭，在每船结束后，由中煤进出口公司根据港口作业公司提供的接车数量、质量和出库单中的相关信息，给委托采购方开具结算单。B确认结算单中煤进出口公司必须及时将开出的结算单传真给生产公司或委托采购方，使其确认到港的煤炭数量和质量，并开出发票。C填写付款申请单在取得生产公司或委托采购方寄来的发票后，应当及时填写付款申请单，并将发票附在付款申请单之后。D审批付款申请单付款申请单必须报相关部门审批，审