费用报销制度流程.doc

费用报销制度及流程
一．备用金权限；
1．总经理：备用金权限5000.00元；
2．副经理：备用金权限3000.00元，其他费用须经总经理批准后方可支取；
3．备用金一律使用请款单借支，严格上清下借制度；
4．其他部门协调费据实借支，经部门负责人审核报总经理批准。
二．工作用烟的分配：
1．公司所有业务、招待、协调等用烟在某处领取。
2．因特殊原因不能在某处领的，可先自行购买与实际情况相匹配的用烟，然后交部门主管审核后方可报销。
三．电话关机处罚：
4．公司所有员工手机必须无条件保持24小时开机状态，每关机一次给予50元处罚。
四．车辆费用报销：
1．贵AE-9133车：当月发生的所有合理费用可以据实报销；
2．贵AT-7687车：当月发生的所有合理费用可以据实报销；
3．贵AT-7323车：当月发生的所有合理费用可以据实报销；
4．贵AZ-2626车：当月发生的所有合理费用可以据实报销；
5．合理费用是指车辆油费、过路过桥费、小修理费、停洗车费；
6．车辆保险，大修费用需报总经理批准；
7．其它车辆经总经理批准出差时，可以据实报销所有费用。
8．以上报销必须提供相应的发票；
五．出差管理规定：
1．出差人员须经分管部门主管同意报总经理批准，可由出差人员向财务暂支适当数额的旅差费，返回后15日内填具“旅差费报支单”报销并结清暂支款，未于15日内报销者，财务应于当月工资中先予扣回，等报销时再行核对；
2．交通费据实报销（带车者除外），需乘座飞机，火车软卧者报总经理批准，否则不予报销；
3.人员出差必须在行政部登记出差时间、地点、行程、返程时间。出差时间：当日中午十二点以前出差的在差旅天数的计算上算全天，中午十二点以后出差的算半天；返回时间：当日中午十二点以前返回的在差旅天数的计算上算半天，中午十二点以后返回的算全天。报销时须经行政部审核后方可交财务报销。
4．住宿费限额：
①总经理：省际200元/天；市州150元/天；县级以下120元/天；
②副经理：省际150元/天；市州120元/天；县级以下100元/天；
③部门主管：省际130元/天；市州100元/天；县级以下90元/天；
④其它员工：省际120元/天；市州80元/天；县级以下70元/天；
财务严格按上述标准核报，超标自付，欠标不补。
5．生活费用补助标准：
①总经理：省际120元/天； 市州100元/天；县级以下80元/天；
②副经理：省际120元/天； 市州90元/天；县级以下70元/天；
③部门主管：省际100元/天； 市州80元/天；县级以下60元/天；
④其它员工：省际80元/天；市州50元/天；县级以下40元/天；
⑤若有接待应酬费用另报销，但应扣减相应的生活费补助。
⑥“旅差费报销单”上的内容应全部填写清楚并提供相应发票。
六．费用报销的规定：
1．公司各部门员工在当月所发生的办公等费用在真实性的基础上可以据实报销。
2．报销时一律填写“费用报销单”，按有无发票分开填写，所有须粘贴的单据应整齐稳固，须清楚地填写其内容，所有报销单必须先经所属部门负责人审核费用发生是否应该，然后交财务审核费用票据是否合法、费用金额是否超标，经总经理批准（常务副经理或副经理权限内批准）之后，财务支付对应报销款。对事前在财务有预支的，则先以报销冲预支，费用超出预支的，财务支付差额；费用不足冲抵预支的，应归还现金冲抵预支或从工资中扣除。
3.属业务及工程相关费用开支的，须填写具体工程名称的各种费用支付用途；
4.发生费用后15天内必须报销，超期未报销的财务有权暂扣工资冲低借支款，说明原因后可报销，超过30天不报销者一律不予报销（协凋费用除外）；
5．报销时，财务有权扣除已经相关领导批准，但不实的部分。
6. 以上标准内费用不得跨月提前报销.
七．费用审批权限的规定：
1．部门主管：审核费用的有效性与真实性。
2．行政部：审核出差天数的有效性与真实性。
3．财务部会计：审核费用的时间跨度与借支情况。
4．总经理/副总经理：签字方可报销
八．财务部在每月6日至25日，受理各部的费用报销业务。

备注：后附流程图及单据样本

公司借款流程图
员工填写“请款单”报所属部门领导批准

当日，财务部主管审核

1日内，总经理审批

当日，会计做账后交出纳转款

1个月内，借款到期收回或费用冲回

费用报销流程图
员工填制“费用报销单”报所属部门领导批准

当日，财务部审核（每月6日-25日受理）

1日内，总经理审批

当日，会计做账冲抵借支或收回余款或交出纳支付报销款

差旅费报销流程图
员工填制“差旅费报销单”报所属部门领导批准

当日，行政部审核

当日，财务部审核（每月6日-25日受理）

1日内，总经理/副总经理审批

当日，会计做账冲抵借支或收回余款或交出纳支付报销款

单据样板如下：
1、请款单：

2、费用报销单：

3、差旅费报销单：

4、原始凭证粘贴单（或等大小纸张）：

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责