企业档案管理办法手册-如何加强集团公司档案管理工作.doc

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企业档案管理手册

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企业档案管理手册

为加强公司档案管理工作，严格工作制度、规范工作秩序、严肃工作纪律，提高档案管理水平，特制定本管理办法。
第一章 总 则
第一条 为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，为公司的经营和发展服务，进而带动公司档案管理水平上个台阶，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合本公司实际情况，制定本管理办法。
第二条 公司的档案管理分为一和二级两部分。一级档案是指公司在基本建设、经营发展、党政管理、会计工作等各项活动中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。二级档案是指公司在进行主营业务以及基本建设、党政管理、经济活动、会计工作中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、图纸、声像以及其他不同载体，不同形式的历史记录。
根据公司的实际情况和档案目标管理的要求，将档案统一划分为十六大类作为档案管理的范畴。它们分别是：党群工作类、决策类、监督类、行政管理类、经营管理类、营销贸易类、生产管理类、产品类、科学技术类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、员工档案类、实物档案类、声像档案类及电子档案类。
第三条 公司档案工作的基本任务是贯彻国家关于档案工作的方针、政策和指示精神，遵循档案工作统一领导，分级管理的原则，维护公司档案的完整、准确、系统、安全，为发展公司的事业服务。
第四条 档案工作是各项管理工作的重要组成部分，纳入公司工作的发展规划和年度工作计划中，保证档案管理职能、人员编制和经费适应整个公司档案工作发展的需求。
第二章 管理体制与职责
第五条 公司应设置专人专岗负责档案管理工作，，根据公司自身的情况对档案进行管理。
公司的档案工作在主管经理的领导下，实行档案工作集中统一管理，统筹规划、组织协调、统一制度；同时又是收集、保管公司档案和提供利用服务的职能部门，并对各部门立卷归档工作进行指导和监督。
第六条 各部门应明确一名部门领导负责本部门档案工作，并负责本办法在该部门业务范围内的贯彻实施；各部门应设立一名兼职档案员，负责做好本部门档案工作，并定期将整理好的档案移交档案室。
第七条 本办法第二条所列档案大类，根据各部门业务范围，其具体负责的各类档案为：
（一）公司办负责行政管理类、经营管理类中经营决策档案、设备档案、实物档案、声像档案及电子档案的收集、积累、整理和归类。
（二）人力资源部负责人事档案、劳动人事方面档案的收集、整理和归类，人事档案由人力资源部负责该档案的保管和利用。
（三）财务部负责监督类中审计管理、经营管理类中财务管理及会计档案的收集、积累、整理和归类。
（四）资金部负责经营管理类财务管理中有关资金借款、担保等合同、协议的收集、积累、整理和归类。
（五）投资管理部负责决策类、经营管理类中投资管理档案的收集、积累、整理和
（六）贸易部负责营销贸易类中经营贸易档案的收集、积累、整理和
第八条 归档时间
（一）管理类、营销贸易类：一般每年三月各部门将上年度工作形成的文件材料收集、整理、立卷归档五月底前交档案室，由档案专管干部统一编目。
（二）设备档案：应抓住设备开箱验收和安装、调试完毕两个环节，将随机文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料由专人收集，交档案员归档。设备档案应保证该设备资料齐全，使用完毕后及时立卷归档，设备维修记录按年归档。
（三）工程档案：要分阶段收集、整理，并在竣工验收时完成全部档案立卷归档工作。工程项目验收结束后6个月内移交档案室。
（四）会计档案：由公司财会负责收集归档，在财会处保存一年后于次年五月底前送公司档案室统一保管，此外并重视收集相关法律、法规、享受优惠的政策等。
（五）实物档案：当证书、奖状、奖杯等实物档案形成时即进行收集、存档，或将其复印件存档，实物办理借出手续后进行张贴或悬挂。
（六）声像档案：平时将反映公司主要职能活动的照片、录音带、录像带及时收集、整理、归类，于每年六月将上一年度的声像档案进行归档。
（七）电子档案：每年三月将上年度形成的反映本公司主要职能活动、存有重要数据信息的磁盘、光盘进行收集、整理、归类，五月底前交公司档案室
第九条 为完善公司档案管理工作，根据各自的特点，应制定一系列相关档案管理制度，做到公司的档案管理有法可依、有制度可依。
本办法所规定的工作制度有：各类档案的归档制度、管理制度、档案管理人员的岗位责任制、考核奖惩办法及档案的分类及编号办法。各部门必须认真贯彻执行，不得违反。
第三章 档案管理队伍建设及培训
第十条 根据公司经营业务的发展和档案目标管理的要求，公司应配备具备档案专业大专以上学历的专职档案人员，各部门及各档案管理人员在上岗前须经过档案岗位培训。培训的内容包括宣传贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》等国家、上级颁发的档案工作法规性文件，以及档案管理及保管等专业知识的培训。以上各部门及各档案管理人员在培训结束时均须参加档案管理业务知识考核，并通过考核，方具备上岗资格。
第十一条 公司档案管理人员在职称及福利待遇上享受与其他管理人员同等的待遇。
第四章 文件材料的形成与归档
第十二条 文件材料的形成、运转、积累、整理和归档工作纳入公司经营管理、基本建设的计划和工作程序，实行“四同步”管理：在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，并纳入部门领导和有关人员的岗位职责，作为各部门季度或年度考核的依据之一。
第十三条 为了加强对公司设备管理，将固定资产中设备建档范围定为单位价值在2万元以上（含2万元）的设备要立卷归档。
第十四条 凡公司的员工在经营管理、外事、以及党政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，在下一年度内均应向档案管理部门移交入库归档，上一年度的档案资料任何人不得私自占有。
第十五条 公司员工在工作变动和离退休时，必须将属于归档范围（上述第十四条）的文件资料全部移交归档，不得据为己有或私自带到其他单位。
第十六条 文件材料一般归档一份，重要的或经常使用的可归档数份。
第十七条 归档要求
（一） 归档文件材料，应完整、准确、系统，签署齐全，确定密级，保管期限（保
管期限分永久、长期〈25~50年〉、短期〈10~15年〉三种），填写移交清单，履行交接手续；
（二）归档的文件资料须制成材料优良、符合规定、字迹线条和图像清晰，手稿须用碳素或蓝黑墨水书写，粘贴、装订应符合档案保护的要求；
（三）归档的文件资料应是原件（文件里页允许打印，但封面必须手工签署完整）。
（四）档案的装具采用国家标准的科技档案卷皮、卷夹、卷盒和表式。会计档案按照会计档案的凭证、帐册、报表分类组卷,采用会计凭证、帐册盒。
第五章 档案的保管及库房管理
第十八条 公司各类档案由档案室库房集中统一保管。保持归档文件的完整、系统、准确的反映各项经营管理活动的面貌，符合统一规范。
第十九条 公司档案管理部门应加强档案资料的收集工作，并对接收到的档案分门别类系统整理、登记和安全保管。
第二十条 对案卷保存情况应定期检查，定期更换防虫药物,发现霉变、破损等情况，应立即报告领导并及时采取抢救措施。
第二十一条 档案管理人员调动工作时，严格做好移交手续。
第二十二条 为确保档案的安全和有效提供利用，公司实行档案库房与办公室、阅览室三分开；档案库房须保持适宜的温、湿度，同时必须具备防火、防盗、防光、防虫等应急安全措施。
第二十三条 严禁在档案库房内吸烟及存放易燃易爆物品。
第二十四条 档案库房是机要重地，未经管理人员许可，不得擅自进入库房。档案库房应随手关门，妥善保管好库房钥匙，下班前要检查门窗，切断电源。
第六章 档案的密级设定与保密
第二十五条 公司的档案分为内部级和保密级二大类；保密级档案的密级由低到高依次分为：秘密级、机密级、绝密级。按国家有关规定，保密期限原则上为15年以内。具有一定密级的档案在超过保密时效后，自动解密——密级下调一个等级。
第二十六条 档案密级的设定由各归档部门经理与档案管理员协商决定，并报主管经理审核。
第二十七条 密级档案的查阅、借阅需经指定负责人批准后方可办理查阅、借阅手续。与利用目的无关的密级档案资料不得查阅、借阅。
第二十八条 销毁档案文件,必须严格履行批准手续。销毁时要严格检查、严格控制销毁现场，防止失密、泄密。
第二十九条 未经公司领导批准，不得多制和摘抄密级档案。
第三十条 确定秘密级以上的档案，必须严格保管。
第三十一条 密级档案要经常查对，发现丢失要及时报告有关部门处理。
第三十二条 对故意遗失档案或故意泄密者，必须依法追究责任。
第七章 档案的借阅与利用
第三十三条 公司内部级档案资料向所有员工开放，提供档案信息的利用，为公司经营发展服务。需要查阅时应向档案管理人员办理查阅手续，查阅本部门内部级档案填写档案借阅登记表；查阅相关部门内部级档案，还需填写借阅申请单，详见档案借阅审批流程。
第三十四条 档案查阅完毕，须及时归还，档案的借阅期限一般为一周，若有特殊原因需延长借阅期限者，应向档案管理人员办理需借手续。档案管理人员应及时催缴，以免档案材料遗失。
第三十五条 不得将档案材料拿给无关人员阅读或凭私人关系随意借阅。非档案管理人员不得随意进入档案库房，档案管理人员不得将档案带到室外，不得和外人谈论库内情况。
第三十六条 保密档案的借阅规定
（一）凡借阅行为应在档案阅览室进行，任何人未经允许不得将保密档案带出档案室外。如有特殊情况需借出档案库房，必须在借阅手续中注明。
（二）公司各部门只能查阅本部门业务范围内的保密档案。具体程序为：填写借阅申请单，经本部门经理签字并报分管领导批准后，向档案管理人员办理查阅手续并查阅。
（三）查阅与本部门业务有关的其他类别的保密档案除办理第三十六条第二点的手续外，还需经相关部门经理签字并报相关部门的分管领导批准后方可查阅。
（四）摘录批准查阅的保密档案或对档案内容进行复制，应在查阅申请单中复制栏内加以说明（批准程序同上），并由档案管理人员负责操作，在复制件上加盖“公司档案室”的标识章后，方为有效。
第三十七条 外单位来公司调阅档案，必须持组织介绍信，写明查阅内容，由相关部门经理签字并经集团公司行政副总批准后，方可查阅。
第三十八条 绝密档案只限领导查阅，其他部门不得调阅。
第三十九条 借阅人员必须爱护好档案。
（一）查阅档案的人员，必须爱护档案材料，维护档案的完整、清洁并注意摘录或复制材料的安全和保密。
（二）档案管理人员对调阅的档案材料，必须做到手续清楚，归还时详细检查，如有损坏、拆散、失窃等情况，应及时向领导汇报追查处理。
第四十条 档案管理人员应严格遵守本制度以及其他档案相关制度。如有违反，将在本人绩效考核中视情节轻重予以扣分处罚；情节严重的，将赔偿经济损失，辞退直至追究法律责任。
第四十一条 凡单位或个人赠给总部的档案，公司按有关规定给予表彰和奖励外，该单位或个人还享有该档案的无偿优先利用权。
第八章 档案的统计
第四十二条 档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、内容齐全。
第四十三条 档案数量统计：
（一）对本公司案卷按档案的门类分别进行数量统计；
（二）对档案破损情况进行统计；
（三）按类别、保管期限做好销毁档案数量统计。
第四十四条 档案利用效果统计：
（一）档案借阅人次、卷次统计；
（二）档案利用社会效果、经济效果统计。
第九章 档案的鉴定与销毁
第四十五条 档案库房的档案鉴定、销毁工作由公司主管经理组织档案管理部门和有关业务部门组成工作小组实施，鉴定档案要按照“保存从宽”、“销毁从严”的原则。
第四十六条 档案库房销毁的档案，指己过保管期限案卷，经过鉴定确认无保存价值的档案材料。
第四十七条 档案需销毁时，应由档案管理人员提出初步书面意见，经工作小组提出鉴定销毁意见，由档案管理人员负责编制销毁清单，经主管领导审批后执行。
第四十八条 对批准销毁的档案，只能化为纸浆或焚毁，不能出卖或作其他用途。
第四十九条 销毁档案时，应派两人监销。销毁后，监销人员应在销毁清单上注明“已销”字样和销毁日期及销毁方式，并签名以示负责。
第五十条 销毁清单应一式两份，一份交档案室归档，一份交上级主管领导。
第十章 奖 惩
第五十一条 对于在档案的收集、保管、提供利用和档案编研、管理等方面做出显著成绩的部门或个人，每年年底组织专项评比工作，由档案管理部门汇总材料报请公司领导给予表彰和奖励。
第五十二条 公司的档案工作列入对部门、公司负责人、兼职档案管理员的绩效考核内容。
第五十三条 有下列行为之一者，由公司档案管理部门、相关主管部门责令限期整改，并视不同情节，对直接负责的主管人员或其他直接责任人员报请公司领导给予行政处分；构成犯罪的，提请司法机关追究其刑事责任。
（一） 损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二） 涂改、伪造档案的；
（三） 擅自出卖或转让档案的；
（四） 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送外国的；
（五） 将职务活动中形成的应归档的文件、资料占为己有，拒不归档或不
按规定期限向档案管理部门移交档案的；
（六）将具有一定密级的公司内部档案文件内容对外泄密，甚至造成公司损失的。
第十一章 经 费
第五十四条 公司档案工作的经费，纳入公司财务管理的年度计划中，保证档案工作的正常开展。
第五十五条 各门类档案的归档所需经费从各相关业务的经费中支出。
第五十六条 档案人员培训经费由人力资源部教育经费中支出。
第十二章 验 收
第五十七条 公司在每年年底对公司当年的档案管理工作进行验收。验收主要从以下几个方面进行：
（一）档案管理工作的领导负责制以及专人专岗的推行落实情况；
（二）根据制定的档案管理岗位职责，对公司的档案管理情况进行评定；
（三）检查公司档案管理制度的制定情况，是否达到制度配套、齐全；
（四）档案归档的落实情况：
1．完整、齐全度：
主要按照相关档案及其二、三级类目的归档范围进行检查，看归档文件是否按照归档范围进行归档，以及是否有所缺损，并如何解决。
2．归档档案的质量：
（1）文件、案卷的装订的质量：
每份文件是否已去除所有金属装订物，纸张是否折叠整齐，页面是否清楚、无污等。
（2）卷内文件目录的质量：
每一卷档案是否均备有卷内文件目录，目录编写是否清楚，有无遗漏卷内文件，目录中档号是否与文件上的档号相一致等。
（3）卷内页码的质量：
每卷档案是否均编有流水页码，每页的页码是否清晰无误等。
（4）档号的质量：
每份文件是否均编有相对应的独立且唯一的档号。档号的编制是否符合档号编制规范的要求，以及档号的书写是否清晰可辨等。
一般完整的验收程序如下：
首先，由公司主要档案管理人员向公司提交档案管理年度总结报告，请求对公司的档案工作进行评审验收。公司接受报告后，组成一个验收组，由主管档案工作的领导和在公司中形成各项档案的现行工作负责人员组成。随后，即召开验收工作会。其验收过程为：首先验收组听主要档案管理人员对于当年档案工作的情况小结，然后，验收组根据上述验收准则进行认真、细致的检查（检查可采用抽样形式）。档案人员对于在检查中发现的问题应及时进行记录，并于验收工作结束后立即实行整改。
在验收组对公司的档案工作进行了较为全面的审查后，由验收组对该项工作作出最后的评审验收结论，并在公司内部以简报形式通报该次档案工作的验收情况。至此。归档档案验收工作告一段落。
第十三章 附 则
第五十八条 本实施办法适用于潍坊宏伟装璜有限公司的档案工作。
第五十九条 各部门可根据本办法，结合公司实际情况，制定相应档案工作制度报该公司总经理办公室备案。
第六十条 本实施办法由公司办公室负责解释。
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