外派人员费用报销制度.doc
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1、编号:财字20130715-O1广州美加棉花贸易有限公司Guangzhou Mega Cotton Trading Corporation财务报销制度(国外版)1 目的明确报销程序及要求,确保支出合理、真实2 范围适用于美加棉花贸易有限公司。3 定义3.1 审批:指在审批人权限范围内,未违反公司制度情况下的复核(审)作 用, 有权对有争议的费用提出质疑,并提请更高一级领导裁决。3.2 签批: 是指对该项费用有最终决定权利签字。3.3 合法凭证:指有效的发票及签认的单据。4 职责与权限4.1 申请人:索取真实、合法凭证;整理、粘贴、填写相关凭证交部门负责人审核;4.2 部门负责人:审核并确认申请
2、人凭证的真实性及合理性4.3 人事行政部负责人:负责如办公场地的租金、水电费、管理费、后勤人员交通费、电话费等;非业务类员工工资、业务类员工基本底薪等定额工资、五险一金。4.4 财务部负责人:根据公司财务制度、公司费用报销制度及相关规定,复核费用、报销申请和支付费用的审批。4.5 总裁办助理:负责公司整体运营费用报销支出的审批;4.6 总经理:费用额度、标准的核准审批,预算外、额度外费用的签批和特殊经费的签批。5 费用报销标准、额度5.1 个人电话费补贴; 1、 员工因工出差国外,可向公司申请个人电话费补贴人民币300元/月。2、 审批通过后由部门助理统一填写报销单并负责在每月10日前收集话费
3、发票,经人事行政经理审核,交财务部门复审,每月一次以补贴形式定期统一发放。3、 通讯补贴要求提供有效发票,无发票不予报销,超额部分不报销。5.2 跨国当地市内交通补贴可使用交通工具所有员工(不限级别)地铁、巴士、TAXI实报实销月租车需先OA申请审批,实报实销备注:1. 人员因公外出的当地交通费用实报实销,需注明起讫地点、时间和事由。出差人员应该尽量使用公共交通工具,避免搭乘私车等缺乏安全保护的交通工具。2. 出差人员如因特殊需要(如接待贵宾)外埠市内交通费超出标准较多,经预先申请,总经理批准同意,交通费可以按照所提供的票据实报实销,但本次出差不再享受交通补贴。3. 所有享有集团公司车辆补贴的
4、人员不重复享受其他交通补贴。u 车辆费用报销标准及相关规定1) 原则上当月报销上月的费用,每月报销一次,最迟在费用发生后的两个月内报销完毕,否则过期不予报销。2) 为方便管理,报销单交到人事行政部的时间为每月15日、25日,其他时间不受理。3) 所有报销必须在OA系统录入报销单,同步于线下也走纸质报销单,报部门负责人审批,交到人事行政部进行审核,由人事行政部统一交给财务部进行报销。4) 路桥费、停车费等,凭出车记录及真实、合法票据报销,财务部负责核查票据日期及加油情况是否与出车记录相符;司机填报出差补贴支付证明单时需经用车人员签名,经车辆调配负责人审批。(出车记录记载每次出车事项、时间、去向)
5、无出车记录者不予报销;5) 以上费用报销额度标准超出的,由使用人自付。6) 一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失,由责任者自付,公司不予报销;5.3 差旅费(国外报销标准)出差前,需OA填报出差申请,按批准额度办理借款,出差返回七个工作日内办理报销还款手续; 境外差旅补贴:20美金/天; (该补贴已包含餐补、生活补助)备注:出差期间若发生应酬费,则当天的出差补贴相应扣减。 差旅费需及时报销,无特殊情况尽量在15天内完成报销。5.4 应酬费用管理规定1、 原则上,一切的应酬费开支必须事先经过OA申请审批流程通过,若特殊情况可在后补OA流程后给予报销。2、 所有应酬费开支都需开具真实有效的发
6、票,若因特殊情况产生无发票消费支出时,必须说明情况报批总裁审批同意,补发票支出,无票一律不予报销。3、 大额应酬费支出,需在OA申请中写明:应酬理由、几人同行、消费地点、预算额度等内容,经总裁批准后方可支出核销,凡未经批准或超额部份由个人自行承担。4、 报销应酬费时须注明:应酬人员、应酬时间、应酬事项、应酬地点、应酬结果等简要情况说明,交该上级领导和财务部审核5、 凡不属于公司的应酬费用,一律不予报销。如有弄虚作假,一经发现则全额扣减或限期退还公司,并视情节轻重给予经济处罚。6、 以上应酬费额度,不包括实物礼品、礼金赠予。凡实物礼品和礼金赠予的公关费用和特殊市场费用都必须先OA书面申请,经总裁
7、审批同意后方可列支、报销。5.5 加班。一般情况下,在境外出差的性质,不接受加班申请。如遇特殊情况再根据业务情况特批。6 费用、业务审批流程:6.1 费用报销:董 事50000元ANN50000元ANN经办人申请直接上级审 批财务部复 核人事行政部审 核总裁办助理6.2 员工工资申请支付流程1、工资发放流程:人事行政经理财务部复核ANN总裁办助理2、 业务提成发放流程:经办人申请主管业务总监人事财务复核ANN总裁办助理6.3 借支、冲借支流程1)借支流程:经办人申请直接上级审 批财务部复核ANNANN50000元董 事50000元总裁办助理冲借支流程:直属上级审 批经办人申请财务部复核ANN总
8、裁办助理6.4 资产申购流程:经办人申请人事行政部财务部复审ANNANN50000元董 事50000元总裁办助理6.5 送礼申请流程经办人申请直接上级ANN归档总裁办助理6.6 业务流程:1)合同会审流程:部门负责人总裁办助理/财务总监经办人申请直接上 级2)棉花采购付款流程:财务部复 核ANN经办人申请商务复 核出纳归档3)期货买入流程:出纳归档经办人申请董事KEN4)期货资金汇划流程:出纳归档经办人申请董事KEN5) 物流费用支付流程:财 务部复 核申请人ANN出纳归档商务主管国外:DAVID王晓刚Steven6)佣金申请流程经办人申请财务部审核总裁办助理董事KENANN直接上级7)佣金支
9、付流程:总裁办助理财务部审核经办人申请直接上级董事KENANN出纳8)出货流程:商务执 行仓库物流部经办人申请商务部复核归档9)销售返利申请流程经办人申请财务部审核总裁办助理董事KENANN直接上级10)销售返利付款流程经办人申请出纳ANN董事KEN财务部直接上级11)特殊申请流程经办人申请直接上级:财务商务行政总裁办助理ANN归档7 报销需注意事项和对单据的要求1、 在支付证明单“科目”处填上费用发生公司名称。2、 报销事由须填写详细(发生日期/月份、事由),如X月话费费用,公司X月X日X月X日租金一定要注明清楚,并在备注栏填写附件(发票)张数;特别事项应以黄色告示贴写清楚贴在支付证明单上;
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