外派人员费用报销制度.doc

编号：财字20130715-O1

广州美加棉花贸易有限公司
Guangzhou Mega Cotton Trading Corporation

财务报销制度
（国外版）
1 目的

明确报销程序及要求，确保支出合理、真实

2 范围

适用于美加棉花贸易有限公司。

3 定义

3.1 审批：指在审批人权限范围内，未违反公司制度情况下的复核（审）作 用， 有权对有争议的费用提出质疑，并提请更高一级领导裁决。
3.2 签批： 是指对该项费用有最终决定权利签字。
3.3 合法凭证：指有效的发票及签认的单据。

4 职责与权限
4.1 申请人：索取真实、合法凭证；整理、粘贴、填写相关凭证交部门负责人审核；
4.2 部门负责人：审核并确认申请人凭证的真实性及合理性
4.3 人事行政部负责人：负责如办公场地的租金、水电费、管理费、后勤人员交通费、电话费等；非业务类员工工资、业务类员工基本底薪等定额工资、五险一金。
4.4 财务部负责人：根据公司财务制度、公司费用报销制度及相关规定，复核费用、报销申请和支付费用的审批。
4.5 总裁办助理：负责公司整体运营费用报销支出的审批；
4.6 总经理：费用额度、标准的核准审批，预算外、额度外费用的签批和特殊经费的签批。

5 费用报销标准、额度

5.1 个人电话费补贴；
1、 员工因工出差国外，可向公司申请个人电话费补贴人民币300元/月。
2、 审批通过后由部门助理统一填写报销单并负责在每月10日前收集话费发票，经人事行政经理审核，交财务部门复审，每月一次以补贴形式定期统一发放。
3、 通讯补贴要求提供有效发票，无发票不予报销，超额部分不报销。
5.2 跨国当地市内交通补贴

可使用交通工具
所有员工（不限级别）
地铁、巴士、TAXI
实报实销
月租车
需先OA申请审批，实报实销
备注：
1. 人员因公外出的当地交通费用实报实销，需注明起讫地点、时间和事由。出差人员应该尽量使用公共交通工具，避免搭乘私车等缺乏安全保护的交通工具。
2. 出差人员如因特殊需要（如接待贵宾）外埠市内交通费超出标准较多，经预先申请，总经理批准同意，交通费可以按照所提供的票据实报实销，但本次出差不再享受交通补贴。
3. 所有享有集团公司车辆补贴的人员不重复享受其他交通补贴。

u 车辆费用报销标准及相关规定
1) 原则上当月报销上月的费用，每月报销一次，最迟在费用发生后的两个月内报销完毕，否则过期不予报销。
2) 为方便管理，报销单交到人事行政部的时间为每月15日、25日，其他时间不受理。
3) 所有报销必须在OA系统录入报销单，同步于线下也走纸质报销单，报部门负责人审批，交到人事行政部进行审核，由人事行政部统一交给财务部进行报销。
4) 路桥费、停车费等，凭出车记录及真实、合法票据报销，财务部负责核查票据日期及加油情况是否与出车记录相符；司机填报出差补贴支付证明单时需经用车人员签名，经车辆调配负责人审批。（出车记录记载每次出车事项、时间、去向）无出车记录者不予报销；
5) 以上费用报销额度标准超出的，由使用人自付。
6) 一切人为或工作疏忽、违规驾驶造成的费用损失，由责任者自付，公司不予报销；

5.3 差旅费（国外报销标准）
出差前，需OA填报出差申请，按批准额度办理借款，出差返回七个工作日内办理报销还款手续；
Ø 境外差旅补贴：20美金/天；
（该补贴已包含餐补、生活补助）

备注： 出差期间若发生应酬费，则当天的出差补贴相应扣减。
差旅费需及时报销，无特殊情况尽量在15天内完成报销。

5.4 应酬费用管理规定

1、 原则上，一切的应酬费开支必须事先经过OA申请审批流程通过，若特殊情况可在后补OA流程后给予报销。
2、 所有应酬费开支都需开具真实有效的发票，若因特殊情况产生无发票消费支出时，必须说明情况报批总裁审批同意，补发票支出，无票一律不予报销。
3、 大额应酬费支出，需在OA申请中写明：应酬理由、几人同行、消费地点、预算额度等内容，经总裁批准后方可支出核销，凡未经批准或超额部份由个人自行承担。
4、 报销应酬费时须注明：应酬人员、应酬时间、应酬事项、应酬地点、应酬结果等简要情况说明，交该上级领导和财务部审核
5、 凡不属于公司的应酬费用，一律不予报销。如有弄虚作假，一经发现则全额扣减或限期退还公司，并视情节轻重给予经济处罚。
6、 以上应酬费额度，不包括实物礼品、礼金赠予。凡实物礼品和礼金赠予的公关费用和特殊市场费用都必须先OA书面申请，经总裁审批同意后方可列支、报销。

5.5 加班。一般情况下，在境外出差的性质，不接受加班申请。如遇特殊情况再根据业务情况特批。

6 费用、业务审批流程:
6.1 费用报销：
董 事
50000元

ANN
50000元

ANN
经办人申请
直接上级审 批
财务部复 核
人事行政部审 核
总裁办助理

6.2 员工工资申请支付流程
1、工资发放流程：
人事行政经理
财务部复核
ANN
总裁办助理

2、 业务提成发放流程：
经办人申请

主管业务总监
人事财务复核
ANN
总裁办助理

6.3 借支、冲借支流程
1）借支流程：
经办人申请

直接上级审 批
财务部复核
ANN
ANN
50000元
董 事
50000元
总裁办助理

冲借支流程：
直属上级审 批
经办人申请

财务部复核

ANN
总裁办助理

6.4 资产申购流程：
经办人申请

人事行政部
财务部复审

ANN
ANN
50000元

董 事
50000元

总裁办助理

6.5 送礼申请流程
经办人申请

直接上级

ANN
归档
总裁办助理

6.6 业务流程：

1）合同会审流程：
部门负责人
总裁办助理/财务总监
经办人申请

直接上 级

2）棉花采购付款流程：
财务部复 核
ANN
经办人申请
商务复 核
出纳
归档

3）期货买入流程：
出纳
归档
经办人申请
董事KEN

4）期货资金汇划流程：
出纳
归档
经办人申请
董事KEN

5） 物流费用支付流程：

财 务部复 核
申请人
ANN
出纳
归档
商务主管
国外：DAVID

王晓刚
Steven

6）佣金申请流程
经办人申请

财务部审核
总裁办助理
董事KEN
ANN
直接上级

7）佣金支付流程：
总裁办助理
财务部审核
经办人申请
直接上级
董事KEN
ANN
出纳

8）出货流程：
商务执 行
仓库物流部
经办人
申请
商务部复核
归档

9）销售返利申请流程
经办人申请

财务部审核
总裁办助理
董事KEN
ANN
直接上级

10）销售返利付款流程
经办人申请

出纳
ANN
董事KEN
财务部
直接上级

11）特殊申请流程
经办人
申请
直接上级：
财务
商务
行政
总裁办助理
ANN
归档

7 报销需注意事项和对单据的要求
1、 在支付证明单“科目”处填上费用发生公司名称。
2、 报销事由须填写详细（发生日期/月份、事由），如X月话费费用，公司X月X日—X月X日租金一定要注明清楚，并在备注栏填写附件（发票）张数；特别事项应以黄色告示贴写清楚贴在支付证明单上；
3、 所有的签名需用中文全名；
4、 不要涂改任何地方，金额处涂改无效；
5、 大小写金额必须填写一致；
6、 使用的支付证明单按公司提供样式购买；
7、 固定费用（房租/管理费/税金/等）不可和其他日常支出填在同一张支付证明单上；
8、 当月费用必须在次月报完，以发票日期为准，如超期，不给予报销。如特殊情况无钱垫付的费用，须填写借支单；
9、 费用报销需凭合法凭证报销，发票内容完整。发票抬头按公司全称填写。取得发票如未填写发票抬头、日期的，请报销人自行填写；原则上无发票不能报销，如因特殊原因未取得发票需要报销的，由报销人自行负责提供相应的发票，再附上相关原始单据，并用“黄色告示贴”注明原因贴在单据上，证明人签字证明，或购买无发票的物品，必须有购买商家开具盖章的收据或者小票，财务才给予报销；
10、 原始单据必须用胶水粘贴在支付证明单后面，个人的应酬费、差旅费、交通费等各项支出，请报销人按填写顺序粘贴相关发票并在票据后作出相关说明事项，不得使用订书机装订；如所附发票太多，需分层次粘贴，且粘贴面积不要超过A5大小；单据粘贴时，正面朝上，金额栏向右；
11、 报销单，每周二日前将本周报销单送达财务部会计；
12、 总部实行报销款打入工资卡，请在报销时将开户银行与账号写在支付证单背面和OA指定的账号上；
13、 人事行政部每月核查公司各固定电话的通话记录，能确认出不属公司业务类的电话且查出责任人的，由该责任人自理费用；
14、 如报销时不能提供发票，请先走借支流程，待发票回来以后冲减借支；
15、 在出差行程中因非工作原因修改行程的，须先经OA申请，否则不予报销该行程费用，并给予违规警告处分。
16、 不符合以上规定的报销单据，一律不予报销，退回报销人重新整理。

8 财务人员审批、支付费用报销单规定
1、 会计审核费用报销单时，必须核查费用报销是否在规定的标准内，核查报销金额是否准确，发票是否符合报销业务要求、是否真实，无发票的报销单有否备注说明。对不符合要求的费用报销单必须告之报销人退单理由；
2、 费用报销如属于冲借支的，必须核查所冲借支是否与实际借支相符合，如有不符财务审核人员有权提出异议；
3、 出纳不得支付未经审批核准或审批核准手续不全的报销单；
4、 财务人员坚持原则，不符合规章制度的支出必须坚决予以抵制，对有疑问的支出交财务上级审核处理，审批后方予以付款。

9 附则
1、本制度自公布之日起开始实施，由财务部负责解释；
2、本制度如有变动以公司另行公布为准。

财务部/人事行政部
10 2013年7月15日合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
11 合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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