采购管理信息系统[1].doc

摘要
本文以材料采购管理信息系统为背景，从实际工作出发，在分析目前本单位采购管理中存在的问题的基础上，结合管理信息系统开发的概念、结构及系统开发的基本原理和方法，开发了一套材料采购管理信息系统。企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。在这个过程中，作为购买方，首先要寻相相应模式，必然会要求生产方式，物料搬运方式都做相应的变动，合在一起共同构成.

关键字： 材料管理 ；采购管理信息系统 ; 业务流程图 ;数据流程图 ; E-R图

目录

1 系统开发背景与调查结果 …………………………………………………………………… 1
1.1 开发背景…………………………………………………………………………………… 1
1.2 调查结果…………………………………………………………………………………… 1
1.2.1 现行系统的组织结果及工作任务………………………………………………… 1
1.2.2 现行系统的业务流程及概况……………………………………………………… 1
1.3 系统规划…………………………………………………………………………………… 3
2 系统分析……………………………………………………………………………………… 3
2.1 系统目标…………………………………………………………………………………… 3
2.2 数据流程图………………………………………………………………………………… 3
2.3 数据字典………………………………………………………………………………… 5
2.4 E-R图……………………………………………………………………………………… 8
3 系统设计 …………………………………………………………………………………… 11
3.1系统功能模块图…………………………………………………………………………… 11
3.2 系统硬,软件配置………………………………………………………………………… 11
3.2.1 硬件配置 ………………………………………………………………………… 11
3.2.2 软件配置 ………………………………………………………………………… 11
3.3输入设计…………………………………………………………………………………… 12
3.3.1 订货单……………………………………………………………………………… 12
3.3.2 入库通知……………………………………………………………………………12
3.3.3 供应商错误改正……………………………………………………………………13
3.4输出设计…………………………………………………………………………………… 13
3.4.1订货单…………………………………………………………………………………13
3.4.2 缺货单…………………………………………………………………………… 13
3.5系统HIPO图…………………………………………………………………………………14
4 参考文献……………………………………………………………………………………14

正文

作为企业而言，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料输入，输出的动态过程。在这个过程，销售流程，从物流的角度看，最初的采购流程运行得成功与否将直接影响到企业生产，销售最终产品的定价情况和整个供应的最终获利情况，换言之，企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。
企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。在这个过程中，作为购买方，首先要寻相相应模式，必然会要求生产方式，物料搬运方式都做相应的变动，合在一起共同构成.

一．系统开发背景与调查结果
1．开发背景
本系统针对企业的采购业务而设计, 该公司接受客户定单,查清库存后编制缺货单,由采购员汇总缺货情况和供应商情况确定采购数量.收到供应商提供的材料如符合要求,则放入库存,如不符合要求,则退回给供应商.
2．调查结果
(1)现行系统的组织结果及工作任务
采购科的任务是，对缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐，并发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。
（2）现行系统的业务流程及概况
现行系统的业务流程情况如图1所示。

1

缺货通知单
D3
D4
采购单
P1
按厂家汇总
D5
提货通知单
P3
核对
S3
供应商

P5
登记入帐
D6
应付帐款
S4
财务科
S2
仓库管理员
P4
采购单留底
B1
编制报表
图1系统业务流程图
S1
采购员
D2
库存帐
D1
订货单
P2
确定订货量

2
3，系统规划
（1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。
（2）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。
(3)改善订货策略.
二， 系统分析
1,系统目标
(1) 人力和设备费用的减少;
(2) 处理速度的提高;
(3) 降低采购成本;
(4) 决策科学性的提高;
(5) 人员利用率的提高.
2,数据流程图
本系统的顶层数据流程图如图2所示，二级数据流程图如图3所示.仓库管理员把缺货单给采购员,由采购员汇总缺货单,再编制订货单交给供应商。对收到的供应商的供货单和货物进行检验后，符合要求的入库，不符合的则退回给供应商。

3
缺货单
仓库管理员
S2
缺货单
到货单
P1
采购处理
订货单
供货单
图2-第一层数据流程图
采购员
S1
供应商
S3

4
F1缺货单
P1.2
编制订货单
F2
F3
F4
订货单
S3
供应商
D1
厂商名录
D2
订货单文件
F6
F7
P1.3
核对订货单
F10
F11
F12
P1.5
发到货单
F13
到货情况
F8
D5
应付款明细帐
F9

P1.6
改建库存帐
F14
F15
D4
进货帐
F5
图3-二级数据流程图

P1.4
建应付帐款

P1.1
按货物汇总
D1
库存文件

3,数据字典
5
数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表1所示）、数据存储字典（如表2所示）、数据处理字典（如表3所示）三类。
总编
编号
名称
来源
去向
所含数据结构
1-01
F1
缺货单
S1
P1.1
缺货单号,货物代码,数量,日期
1-02
F2
货物数据
P1.1
P1.2
货物代码,供应商号,型号，名称,单价
1-03
F3
供应商数据
D1
P1.2
供应商号,名称,地址,联系电话
1-04
F4
订货单
P1.2
S4
订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额
1-05
F5
库存数量
D3
P1.2
货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期
1-06
F6
订货单
P1.2
S4
订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额
1-07
F7
订货单
D2
P1.3
订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额
1-08
F8
订货单
P1.3
P1.4
订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额
1-09
F9
应付数据
D5
P.4
应付帐号,货物代码,供应商号,数量,金额
1-10
F10
供货单
S4
P1.3
供货单号,货物代码,订货单,数量,金额
1-11
F11
错误供货单
P1.3
S4
错误供货单,货物代码,订货单,数量,金额
1-12
F12
供货单
P1.3
P1.5
供货单号,货物代码,订货单,数量,金额
1-13
F13
到货单
P1.5
S1
到货单号,供货单号,货物代码,订货单,数量

1-14
F14
库存数据
P1.6
D3
货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期
1-15
F15
入库单
P1.5
D4
入库单号,供应商号,仓位号,货物代码,日期
6
表1-数据流字典

表1为数据流字典，此处仅对F1作如下解释，数据流F1（见图3）是仓库管理员S2提出的缺货单，它的去向是按货物汇总P1.1，在F1中包含如下信息：缺货单号,货物代码,数量,日期。F2、F3……F15均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。

总编号
编号
名称
输入数据流
输出数据流
所含数据结构
S-01
D1
厂商名录

F3(P1.2)
供应商号,名称,地址,联系电话
S-02
D2
订货单文件
F6(P1.2-D2)
F7(D2-P1.3)
订单号,客户号,货物代码,订单量,日期,订单金额
S-03
D3
库存文件
F14(P1.5-D3)
F5(D3-P1.2)
货物代码,供应商号,仓位号,数量,日期
S-04
D4
进货帐
F15(P1.5-D4)

入库单号,供应商号,仓位号,数量,日期
S-05
D5
应付款明细帐

F9(D5-P1.4)
应付帐号,货物代码,供应商号,数量,金额
表2-数据存储字典
表2为数据存储字典，均以D表示。此处仅对D1进行解释，其余类推。D1（见图3）为厂商名录，它是用来记录厂商情况的。将数据流F3写入P1.2（编制订货单）。D1包含如下信息：供应商号,名称,地址,联系电话。

7
总编号
编号
名称
输入
处理逻辑情况
输出
P-01
P1.1
按货物汇总
F1
根据缺货单和供应商情况编制订货单
F2
P-02
P1.2
编制订货单
F2,F3
汇总缺货单,确定缺货数量
F4,F6
P-03
P1.3
核对订货单
F7,F10
核对订货单,确定供应商,检验到货单
F8,F11,F12
P-04
P1.4
建应付款帐
F8,F9
根据订货情况和应付款明细帐建应付款帐

P-05
P1.5
发到货单
F12
根据收到的货物发到货单
F13
P-06
P1.6
改库存,建帐

根据出，入库文件改库存,建帐
F14,F15
表3-数据处理字典
表3为数据处理字典，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以P1.1（按货物汇总）为例（见图3），根据缺货单和供应商情况编制订货单。凡是图4中方框都代表处理，以P为代表。
4，E-R图
如图5,图6所示,一下为本系统的E-R图.

8

仓库管理员
管理员号
姓名
性别
仓库号
年龄
M
缺货
N
采购员
采购员号
姓名
性别
采购单号
年龄
货物代码
E-R图4

仓库管理员(管理员号,姓名，性别,仓库号,年龄)
采购员(采购员号,姓名,性别,采购单号,年龄)
缺货(管理员号,采购员号,货物代码)

9
采购员
采购员号
姓名
性别
采购单号
年龄
采购处理
M
订货单号
N
供应商
供应商号
名称
地址
联系电话
E-R图5

采购员(采购员号,姓名,性别,采购单号,年龄)
采购处理(采购员号,供应商号,订货单号)
供应商(供应商号,名称,地址,联系电话)

10
三，系统设计
1．系统功能模块图
采购管理

供应商管理
缺货管理
订单管理
图6-采购科管理功能图
2.系统硬,软件配置
A.硬件配置
<1>三台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。

<2>打印机。
<3>适配器、电缆等其它网络配件。
<4>IC卡
<5>读卡器

B.软件配置
<1>汉字多用户操作系统。
11
<2>汉字dBASE—Ⅲ数据库系统。
<3>企业报税专用软件.
<4>其他应用软件
3,输入设计
输入的数据有三种，分别为订货单、入库通知和供应商错误改正。分别描述如下：
(1).订货单
来源——采购部
媒体——卡片（每张订单上的每种货物各占用一张卡片）
字段——采购代码（八位数字型）
商品代码（八位数字型〕
订货数量（六位数字型）
厂方代码（六位数字型 ）
单价（八位数字型一两位小数 ）
估计卡片数量——每天平均1 600张
每天最多2 500张
(2).入库通知
来源——库房
媒体——卡片（每到一种货物占用一张卡片）
字段——商品代码（八位数字型）
12
数量（六位数字型）
厂方代码（六位数字型）
订单发出日期（六位数字型）
估计卡片数量每天平均800张
每天最多1 500张
(3).供应商错误改正
来源——所有供应商
媒体——卡片
字段——由负责改错工作的程序员设计（也包括盘点后的实际库存的输入）
4,输出设计
(1).订货单
去向——供应商。
形式——传真
顺序——依订货单代号排序。
(2).缺货单
去向一采购员
形式——打印。
顺序——依缺货单排序。
13
5，系统HIPO图
系统的HIPO图如图7所示：
订单处理
输入
处理
输出
读库存文件
输入订单
输入订单项目
订单校验
确定能否订货
处理缺货订单
处理可供货订单
编辑备货单
打印备货单
记录缺货项目
存储缺货项目
修改库存量
记录可供货项目
图7
以上完成的是百货商店业务结构管理信息系统的系统分析和系统设计工作。
五、参考文献
(1)许晶华 . 管理信息系统[G] . 华南理工大学出版社 . 2003
(2)李东著 . 管理信息系统的理论与应用 . 北京:北京大学出版社,2002
(3)邝孔武 . 信息系统分析与设计 . 北京:清华大学出版社,1999
14
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责