项目编码及文档管理程序(正式)09061.doc

中粮置业投资有限公司

项目文件编码及文档管理手册
（试行版）
（第一版/2009-6-1）

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中粮置业投资有限公司

目 录
1.引言
2.文件归档
2.1电子文件归档
2.2书面文件归档
3.文件编码系统
3.1 文件编号（编码）系统
3.2 项目参与单位编号（编码）表
4.文件收发程序
4.1 地址和邮件
4.2 来件受理过程
4.3 发函过程
4.4 承包商文件提交
5.图纸管理
5.1 图纸分类
5.2 图纸接收
5.3 图纸发放
5.4 旧图存档
6.借阅管理
7.标准格式和表格

附录1预算合约部文件归档系统结构图
附录2招标阶段文件存档目录
附录3经济文件存档内容
附录4项目文件编号（编码）表
附录5项目参与单位编号（编码）表
附录6 文件收进流程
附录7 文件发放流程

1.引言
1.1健全的项目文件编码和文件档案管理对于提高项目管理效率至关重要。建立完善的文件档案调阅与收发程序能保证项目各项资讯通过正确渠道传输，且畅通无阻。
1.2本手册主要描述在高效的项目管理实际运作中常用的文件及其相关程序。
1.3在项目实际运作中，可能需要补充标准化的文件格式，届时将由预算合约部门负责人设计相关范本及其使用程序。
1.4本手册在中粮置业公司预算合约部范围内使用。

2.文件归档程序
2.1电子文件归档
2.1.1预算合约部应将全部文件集中存储于一个在区域网络（LAN）上建立的预算合约部门专用文件夹中，使预算合约部所有成员均可调阅。这样，即使文件作者不在，仍可保证快速及准确地找到该文件。这也有利于预算合约部将所有相关数据单独备份。在预算合约部主文件夹下可根据不同功能建立若干子文件夹，例如：
预算合约部文件夹
沟通管理文件夹
合同控制文件夹
文件模版文件夹
参与单位通讯录
发文记录
收文记录
投资估算文件夹
合同文件夹
合同变更管理文件夹
记事管理文件夹
设计变更文件夹
工程洽商文件夹
现场签证文件夹
内部文件传阅单
工作联系单格式
付款台帐
工程类文件夹
采购供应类文件夹
咨询类文件夹
经济文件
招标计划
合约规划

每一子文件夹可作为一根目录，并可以按需要扩建出更多子目录。
2.2书面文件归档
书面文件的归档原则：
2.2.1一类一档： 所有文件分别按类归档，分为合同、收/发文、变更文件、经济文件、会议纪要、图纸，具体见附录一。
2.2.2在一类一档的基础上，具体再根据对应合同进行归档、，原则上合同相关文件，包括经济文件、变更文件、结算文件、付款文件按照对应的合同分别集中归档
2.2.3内外存档资料 ：对于工作中由部门内部自行存档的资料由经办人根据本办法的文件编码编制，并注明“内”，由资料员编制流水代码，内部资料由资料员参照上述原则单独存档。
2.2.4收文：收文统一按照发文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明；咨询公司内部存档文件要求咨询公司单独出具文件形式和编号。
2.2.5发文：发文统一按照。发文统一按照收文单位进行归档，区分内部存档和外部存档文件分别存档，由专业工程师或合约工程师在文件上注明存档形式；
2.2.6 收/发文编号由资料员按照类别顺序编号。

下面是预算合约部文件归档系统目录。

1.招投标阶段
1.1资格预审阶段文件
1.2招投标阶段文件
1.3定标阶段文件
1.4合同签署阶段文件
1.5其他文件
1.6招标代理机构提供文件（除需过程移交的文件外，其他由招标代理机构在项目竣工验收后统一移交。）
2.履约阶段
2.1收/发文
2.1.1承包单位
2.1.1.1监理单位
2.1.1.1.1收/发文
2.1.1.1.1.1 内部收/发文
2.1.1.1.1.2 外部收/发文
2.1.1.1.2监理月报
2.1.1.2总承包单位
2.1.1.2.1收/发文
2.1.1.2.2监理月报
2.1.1.3造价咨询公司
2.1.1.3.1收/发文
2.1.1.3.2测量师报告
2.1.2公司内部单位
2.2合同
2.2.1设计类
2.2.2咨询类
2.2.3工程类
2.2.4采购类
2.2.5前期类
2.2.6其他类
2.3合同变更
2.3.1设计变更（根据对应合同细分归档）
2.3.2工程洽商（根据对应合同细分归档）
2.3.3现场签证（根据对应合同细分归档）
2.3.4图纸会审（根据对应合同细分归档）
2.4经济文件
2.4.1经济审批文件
2.4.1.1设计变更（根据对应合同细分归档）
2.4.1.2工程洽商（根据对应合同细分归档）
2.4.1.3现场签证（根据对应合同细分归档）
2.4.1.4工程款支付（根据对应合同细分归档）
2.4.1.4主材调价（根据对应合同细分归档）
2.4.2材料设备审批（根据对应合同细分归档）
2.4.3材料品牌变更（根据对应合同细分归档）
2.5会议纪要
2.5.1监理会议纪要
2.5.2咨询例会
2.5.3其他与合同相关会议与对应合同一起归档
2.6图纸
3.其他
3.1内部传阅文件
3.2内部留存文件
2.2.2所有书面文件归档方法详见附录1《预算合约部文件归档系统结构图》。
2.2.3招标阶段文件需存档文件详见附录2《招标阶段文件存档目录》。
2.2.4经济文件需存档附件详见附录3《经济文件存档目录》。
2.3书面文件检索
2.3.1文档控制员应打印一份与项目文件夹存档一致的目录，并进行电子文件动态更新，放入对应的共享文件夹，以便各成员查阅文件索引。

3.文件编码系统
3.1缩写编码方式可灵活掌握，一旦确定，即为唯一编码，不得随意更改，必须严格遵守。
3.2文件编号（编码）系统
3.2.1文件应遵照批准的格式书写，并依据批准的编码系统建立文件查阅编号。
部门目前主要需编号的文件为工作联系单，编号方式：YS-QS--09-001
“YS”为文件发出单位缩写， “QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
询价文件需要单独编码，编码方式为：X-QS-09-001
“X”为询价文件缩写， “QS”为文件接收单位名称缩写，“09”为年的缩写，“001”为流水代码、由0~999的数字按顺序编排。
其他文件编码详见附录4
3.3项目参与单位编号（编码）
详见附录5

4.文件收发程序
任何监理、设计、咨询顾问方或承包商若未按规定之程序，格式来提交文件，则预算合约部有权要求其修改后重新提交。
4.1地址和邮件
4.1.1邮件和书面文件需寄往预算合约项目办公室地址
4.1.2传真需发至预算合约项目办公室传真号
4.1.3邮件上需明确注明相关收件人
4.2来件受理过程
4.2.1预算合约部的所有来件均由文档控制员收取，并盖上日期和传阅印戳。盖戳后的文件交给部门领导供其审阅。预算部经理于日期印戳处及处理该文件的合适人选旁注明“执行”、“传阅”或“抄送”。通常，来件由一人负责跟进，需要时其余人员负责协办。负责跟进的人进行以下操作：
(a)将该文件复印并立即发给指定执行人签收；
(b)将原件按照发件单位或部门、文件主题进行分类归档。
4.2.2如果条件许可，文档控制员需使用登记本来记录每天收到的文件，以供查询。
4.3 发函过程
4.3.1发函：对外单位或其它部门的发函，由预算合约部成员填写《工作联系单》，打印后在经办人处签字，经部门领导签字后，文件交由文档控制员统一编号签发，并同时将电子版文件存入项目电子版文件夹中。资料员在对方签收后将文件副件归档，并进行发文电子目录登记。
4.3.2预算合约部成员在传阅文件时应及时处理，小心保管，避免传阅滞后或文件遗失。
4.3.3如文件为对外发给承包商的文件，原则上将原件由承包商专人于每天上午10：00前来将原件取走，并在文件发放登记单（见附录）上登记签字。
4.3.4如文件为内部信件，则由文档控制员统一复印、分发，原件存档。
4.4 承包商文件提交
4.4.1承包商应按照规定的程序和格式提交文件。提交文件的时间原则上应为周一至周五早9：00至晚5：30点以前。

5. 图纸管理
5.1 图纸接收
5.1.1正式发行的图纸需有签字、图签及发行版次和日期
5.1.2移交预算合约部的图纸需有工程部确认的工作联系单和图纸目录
5.1.3文档控制员或经办人需确认图纸份数、图纸版次、张数是否与图纸目录标注一致后，方可签字接收。
5.1.4工程部转送我部图纸原则上不少于3套，报部门领导批示，批示后给相关工程师阅，工程师阅后由资料员存档1份、转咨询公司2份。
5.2图纸发放
5.2.1文档控制员需按要求准确发放图纸给指定单位，需要份数以部门规定或部门负责人授权为准。
5.2.2图纸发放需配有工作联系单和图纸目录，指定单位签字接收后方可取走。
5.3旧图存档
5.3.1一旦有新图纸发行，文档控制员需按照图纸目录将已升版的图纸放入整套图纸中，做好图纸变更管理记录。

6.借阅管理
外单位或其它部门人员借用预算合约部存档资料或查阅电子版文件，需填写《文件借阅单》，经部门领导签字同意，借阅人签字借出。

7.标准格式和表格
7.1工作联系单
7.2内部传阅单
7.3公司文件传阅表
7.4借阅登记簿
7.5发文登记簿
7.6收文登记簿
7.7资料销毁记录
第 11 页 共 17 页
附录1 预算合约部文件归档系统结构图
预算合约部文件归档系统
招投标阶段
履约阶段
其他
收文①、发文②
合同
合同变更
经济文件
会议纪要
图纸
询价文件
内部传阅文件
外部单位
公司内部各部门
合同文件
监理单位
总承包商
各分包/供应商
收/发文
监理月报
收/发文
收/发文
收/发文
设计类
咨询类
工程类
采购类
前期类
其他类
设计变更
工程洽商
现场签证
图纸会审
经济审批文件
材料、设备审批单
材料、设备品牌变更审批单
设计变更
监理例会
咨询例会
其他
招标文件
投标文件
造价咨询公司
收/发文
测量师报告
工程洽商
现场签证
工程款支付
付款审批单
主材调价文件
业主指令③
零星工程
材料设备认价文件
零星工程报价文件

预算合约部文件归档系统结构图

说明：①收文：按来文编号顺序存档，无编号按对方发文日期的先后顺序存档。
②发文：按发文编号顺序存档。
③业主指令：业主工程部发给承包单位的工作指令（以工作联系单形式下发的）。
顺序：存档时按同一类文件的时间顺序倒排存放。

附录2 招标阶段文件存档内容

招标阶段文件存档目录
阶段
序号
文件名称
资格预审
1
工程招标图纸及技术说明（工程部发函）
2
资格预审文件初步定版(内部文件传阅表)
3
资格预审文件初步定版(外部文件传阅表)
4
资格预审文件招标工作小组决议(附:文件传阅表（资格预审文件); 资格预审文件编制说明)
招投标阶段
5
招标文件初步定版(内部文件传阅表）
6
招标文件初步定版(外部文件传阅表）
7
招标文件及资审结果招标工作小组决议(附:招标报名情况;资格预审评审报告；文件传阅表（招标文件);招标文件编制说明——由测量师提供
8
招标文件及资审结果招标领导小组决议
9
备案招标文件1正1副（求实提供,有备案号）
10
答疑文件和招标文件补充文件1正1副（有备案号）
定标阶段
11
中标人招标工作小组决议(附:招标投标情况报告)
12
中标人招标领导小组决议
合同签署阶段
13
项目公司内部请示、报告
14
合同文件内部流转会签单
15
项目公司合同会签表
保函
16
预付款保函
17
支付保函
18
履约保函
19
保修保函
20
调试保函
其他
21
承诺函
22
授权委托书
求实提供资料
1
归档资料
2
资格预审文件
3
资格预审评审报告
4
招标文件
5
评标报告
6
工程标底
7
资格预审送审资料
8
投标资料
9
图纸
10
业主发放的所有图纸归还业主

附录3 经济文件存档内容
经济文件存档内容
1.合同变更报价文件
2.材料设备认价文件
序号
内容
序号
内容
1
经济文件审批表
1
经济文件审批表
2
变更工程报价汇总表及变更工程报价清单
2
材料/设备价格审批单
3
组价明细
3
业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效确认文件
4
变更指令

5
业主工程部/设计单位及工程监理签署的有效文件

6
用于计量的有效图纸

7
获批准的材料价格审批单（如果有）

8
其他相关文件

3.工程款申请支付文件
4.工程款付款审批文件
序号
内容
序号
内容
1
经济文件审批表
1
合同付款审批表
2
工程款支付申请表
2
资金请款单
3
工程形象进度表
3
经济文件审批表（已签批的）
4
工程款支付评估报告（造价咨询公司出具）
4
合同中关于付款条款复印件
5
工程进度款报审表（采购货物的供应商不适用）
5
其它资料（如有，预付款保函、置业内部请示等）
6
工程部确认函（如有）

7
监理审核意见

5.材料品牌变更审批文件
6.材料价格调差审批文件
序号
内容
序号
内容
1
经济文件审批表
1
经济文件审批表
2
材料、设备品牌变更审批单
2
分部分项工程量清单钢筋混凝土等合同约定调整价格的材料价格调整明细表
3
经监理、设计单位或业主工程部签署的有效确认文件
3
工程形象进度表

4
其他合法有效的证明文件
7.材料/设备审批文件

序号
内容
序号
内容
1
材料、设备审批单

2
经监理、设计单位或业主工程部签署的有效确认文件

附录4项目文件编号（编码）表

合同类别
代号
合同编号
付款编号
相关文件如经济文件等编号，
设计类
S
JH-S-001
S-001-01
YS-MCC-09-001
咨询类
Z
JH-Z-001
Z-001-01
YS-QS-09-001
工程类
G
JH-G-001
G-001-01
YS-TR-09-001
采购类
C
JH-C-001
C-001-01
YS- -09-001
其他类
QT
JH-QT-001
QT-001-01
YS- -09-001

招标准备阶段文件
代号
收发文件单位
工作联系单编号
询价文件
X
求实
X-QS-09-01
工程部
X-GC-09-01
询价单位

附录5 项目参与单位编号（编码）表

单位缩写
参与单位
项目角色
JH
北京弘泰基业房地产有限公司
业主
QS
北京求实工程管理有限公司
工料测量师
JY
中国京冶工程技术有限公司
设计院
YGQY
北京俞龚琪元机电设计事务所
机电顾问
XHY
北京新恒元工程监理咨询有限公司
监理公司
TR
北京天润建设工程有限公司
总包单位
ZJS
中建三局建设工程股份有限公司
总包单位
MDF
北京米多芬建筑设计咨询有限公司
室内设计单位

其他待定

附录6 文件收进流程

流程
流程说明
开始

文档资料控制员收到外部单位提交文件

所有送交预算合约部的书信文件，包括：手递、传真、邮寄等
文件是否合乎程序要求

文档控制员将拆开文件，并将每页盖上收到日期，同时审察来件内容是否按规定格式提交及是否齐全。所有承包商、监理、造价顾问必须按要求的格式和程序来提交文件，
如未符合规定，预算合约部有权要求其重新提交。该有关单位将按规定提交修正内容，重新送交给文档控制员
登记文件&盖传阅印章

文档控制员将按规定的格式登记该来件
送预算合约部门经理审阅并批注有关人员

预算合约部门经理在传阅章上注明处理人员和传阅人员的名字，及“执行”和“传阅”的批示。
文档控制员按批注分发原件按编号归档

文档资料控制员将复印副本按批示分发，并将原件按文件主题给予相应归档。
文档收进过程结束

附录7 文件发放流程
流程
流程说明
开始

预算合约部成员编制拟外发文件

预算合约部成员如对外发放正式文件，需先将内容编制，然后使用合适的标准文件件格式，填妥文件编号后，提交给资料控制员发放。

预算合约部成员将拟发的文件交预算合约部门经理审阅，核准、签发

预算、合约部门负责人将审查文件内容并签字发放。
预算合约部成员将拟外发的文件送交指定的文档资料控制员

所有预算合约部往外发放的正式书信文件，包括：手递、传真、邮寄等，将全部送交予文档控制员统一处理。
文件是否符合程序要求

文档控制员将审查内容是否按规定格式提交及是否齐全。所有预算合约部成员必须按部门规定的程序、格式和编码来提交文件，如未符合规定，文档控制员有权要求其重新提交。
文档控制员按指定分发后将发出的文件登记，并按编号归档

文档资料控制员将原件及副本按指定发送，并按统一的归档编码系统按文件主题将副本归档。
文档发放过程结束

3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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