资金管理:员工报销内部控制-案例.doc
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1、香港某上市公司内部控制制度成本控制之报销流程一、 公司简介甲公司成立于2000年,隶属于是一家香港上市集团旗下,是中国大陆领先的移动互联网企业,提供多元化的无线互联网服务。作为中国知名的互联网品牌公司,甲公司专注于向年轻时尚的群体提供包括无线互联网业务和网络广告在内的服务。随着公司业绩不断提升,规模不断壮大,公司也建立起一整套相关的内部控制制度。成本控制在公司运营当中是重要环节,各部门、各环节均制定了内部控制制度且不断地更新完善。公司员工日常费用报销涉及面广,票据、审批、期限等都是影响报销流程的因素,控制环节要设置合理有效。二、 内部控制中员工日常费用报销主要流程(一) 主要流程1、 公司各部
2、门总监会根据部门成本控制管理规定制定费用支出预算计划,经上级批准后,根据计划分配员工日常费用报销额度。2、 有报销额度的员工根据额度将所要报销费用的报销申请单及相关支持性文件(包括票据、外出申请单、交际应酬单等)一并提交给各部门秘书,部门秘书核对每名员工报销额度,在对原始的单据审核后,将信息录入员工报销汇总表中,并填写现金报销单、付款申请单、营运支出申请单与原始单据一同进入权限审批。(如图)3、 部门主管审核各种提交的单据填列是否正确,金额是否符合预算范围,并在申请单上签字确认。4、 部门秘书将付款申请单,营运支出申请单,现金报销单及相关的支持性文件,包括预算费用支出记录表,发票等按单据上列示
3、的审批顺序,根据审批权限标准依次传递给各审批人审批签字(签字顺序为部门总监,主管副总裁,分管财务人员,财务高级经理,财务副总裁,总裁)。5、 出纳人员通过现金形式支付款项。同时报销金额不可以超过预算金额,在审批的过程中严格控制。6、 出纳根据现金报销单(领款人签收)登记银行日记帐,并将相关单据包括付款申请单及其附件传递给成本会计做帐。7、 部门秘书从财务出纳处统一领取负责部门的所有报销金额,并根据员工报销汇总表逐一向员工发放报销金额,要求员工领取报销金额时签字确认并进行存档备查。(二) 内部控制费用报销流程中发现的问题: 某部门秘书利用费用报销流程的漏洞在一年内的时间内骗取非法报销款超过30万
4、元,经核查该秘书主要通过以下几种方式骗取报销款项。1、 部门秘书假冒主管领导签字将个人费用混进员工正常报销单据中进行报销。2、 部门秘书刻意拖长报销期限,造成报销员工对报销金额模糊不清,介时再在报销回来的金额时抽取部分报销金额留为已用。3、 部门秘书以高额票据替换员工需要报销的小额票据,修改相关支持文件后进行报销,报销批准领取报销款后及时将差额费用拿出。发现以上情况,引起了公司领导的高度关注。随即本着全方位、全过程、全员控制的原则,切实健全公司内部控制,查找漏洞,完善公司权限审核,加强内附管理。对涉及人员经手的报销费用进行彻查,追缴多报销的金额,根据公司规定对涉及人员进行处罚。三、 讨论1、
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