物资部物资管理办法.doc

物资部部门架构

物资部

部 长

管库员
采购员

物资部部门职责说明书

一、 部门职责定位
项目采购物资的询价、采购、运输及物资报表台账工作。
二、 部门主要职责
序号
主要工作职责
全责 牵头 协助
1
负责贯彻执行公司有关物资管理工作的规章制度。
全责
2
负责项目采购物资询价、采购、样品管理、检验等工作。
全责
3
负责物资采购招标工作，组织采购招标活动。
全责
4
负责物资进场验收、发放、 质量证明文件收集工作。
全责
5
负责物资台账管理、统计报表工作。
全责
6
负责建立物资价格信息库。
全责
7
负责按公司一体化程序要求，对供方进行调查、评价、审核，建立供方档案和合格供方名册。
全责
8
协助经营部投标中物资询价工作。
协助
9
协助经营部项目成本核算工作。
协助
10
协助人力资源部门做好物资人员的业务培训工作。
协助

部长岗位职责说明书

一、 职位基本信息
职位名称
部 长
所属部门
物资部
二、 工作主要职责
序号
主要工作职责
接口单位
1
负责物资部全面工作。
项目部、工程部、经营部
2
负责贯彻执行公司有关物资管理工作的规章制度。
公司物资部
3
负责物资采购资金计划工作。
财务部
4
负责部门职员日常工作安排和解决领导安排的其他工作。

5
牵头物资采购招标工作。
项目各部门
6
牵头物资合同评审、签订工作。
项目领导、各部门、供货商
7
牵头物资进场验收、质量证明文件收集工作。
供货商
8
协助经营部投标中物资询价工作。
经营部
9
协助经营部成本核算。
经营部

采购员岗位职责说明书

一、 职位基本信息
职位名称
采购员
所属部门
物资部
二、 工作主要职责
序号
主要工作职责
接口单位
1
负责“采购控制程序”的执行。对项目所采购的材料采购过程进行控制，确保采购的产品满足工程质量和符合环保和职业健康安全的要求。

2
负责组织物资采购招标活动，收集供方调查资料工作
供货商
3
负责物资采购招标文件编制及合同评审工作。
项目领导、各部门
4
负责调查物资市场价格信息动态和资源情况。
经营部
5
负责根据项目物资申请计划编制物资采购计划。
项目部、工程部、供货商
6
负责收集材料产品合格证、材质证明书和技术检测资料。样品的收集管理。
工程部
7
负责按计划组织好周转材料的租赁，按期完成各种物资统计报表。
公司物资部、财务部
8
负责配合经营部部投标中物资询价工作。
经营部
9
牵头对物资采购价格与投标价格进行比较
经营部
10
协助部长完成合同签订工作。

11
协助部长完成其他临时工作。

管库员岗位职责说明书

一、 职位基本信息
职位名称
管库员
所属部门
物资部
二、 工作主要职责
序号
主要工作职责
接口单位
1
按程序文件要求，负责进场（库）物资的数量和质量的验收，保证进场（库）物资数量准确，质量合格，符合环境保护要求。

2
严格遵守各项物资纪律和仓库管理制度。认真履行物资的进出库手续，逐项核对材料名称、规格型号、单价、数量、质量，确认无误后，方可办理签认手续。

3
按“仓库保管技术管理规定”合理规定储存料场和仓库，做到堆码整齐，规格不串，材质不混，标识明显。

严格执行限额发料制度，发放领用小额零星物资，除难以分割、拆零的以外，不得随意超发。
项目分包队
4
易燃，易爆和有毒物品单独存放，专库专用，并明显标识。

5
根据仓库管理规定对库存物资定期进行盘点和不定期的自点自查，做到帐、卡、物、资金相符。

6
帐卡、单据要日清月结，装订成册，妥善保管。负责编制月动态表和各项报表。
财务部
7
负责材料合格证、材质证明书、试验单的收集工作，并配合试验员做好复试材料的送验。
工程部
8
根据“废旧物资管理规定”做好现场废旧物资的清理回收、修旧利废和鉴定处理工作。
工程部、财务部
9
做好料库（场）的治安保卫、消防安全工作。

10
协助采购员完成物资所需的其他工作。

11
协助部长完成其他临时工作。

一、 物资计划管理
1、一次性备料计划
项目从开工到竣工所需的全部材料计划。分部分项工程必须由工程部在工程开工前（15天） ，向物资部门提报一次性备料。
2、月度材料申请计划
月度材料申请计划由工程部依据工程一次性备料计划和施工生产进度提出的月度材料申请计划，每月的25号前提下月的物资材料申请计划。物资申请计划必须准确写明材料名称、规格、型号、数量、进场时间、到达地点、使用部位，并有工程部长审核、总工和项目经理批准签字。
3、临时用料计划
由于设计变更，以及施工所需零星急用料的申请计划。
4、物资采购计划
物资采购部门必须依据施工技术部门提报的月份材料申请计划和主要材料的一次性申请计划，本着合理、调剂、节约挖潜、集中采购的原则，编制材料采购计划。
5、没有物资申请计划单，物资部无权采购。
二、 合格分供方的管理
1、为了降低采购成本，降低采购风险，制定合格供货方名册，项目主要物资的采购应在合格供方名册之内选择采购。
2、选定合格供货方必须经对合格供方资质和实地调查，形成供方调查表之后，提交合格供方评定表，由项目各部门联合评定。
3、每年5月底前由项目物资部牵头组织完成当年合格供货方的审核、评审、发布、发放工作。并同时上报公司物资部备案，由公司物资部统一汇总各项目部合格分供方名册，公司物资部在6月底之前完成全公司的合格分供方名册的审核、发布、发放工作，并同时上报集团相关部门备案。
三、物资招标采购管理
1、物资采购必须依据材料计划，没有申请计划，物资部无权采购。对品种多、一次性需用量很小、难以形成批量的零星三类及辅助材料采购应在充分调查掌握物资市场价格信息和资源情况，通过比质比价，确保采购物资质量合格、符合环保和职业健康安全要求、采购价格最低。零星料的采购由项目物资负责人审核，项目经理批准后进行采购。
2、对物资采购总额在10万元（包括10万元）以上的采购订单要通过招标方式选择供应商；特殊情况下，如采购周期短来不及招标的，或近期采购过同类产品的，采取询价和竞争性谈判的方式，确定供应商。同类产品必须货比三家。
3、 项目物资部根据《物资申请计划表》进行初步询价，质询《物资申请计划表》中存在的诸如名称、规格、型号、质量要求等问题；编制具备采购要素条件的采购招标文件和《物资采购计划表》，招标文件经各部门评审通过后，由物资部实施物资招标采购。招标文件中，可根据项目资金状况，要求供方对付款条件提出给予我方的最优承诺，本承诺可作为评标的要素和中标后签订合同的附件。
4、项目主要材料：钢材、商砼、水泥等物资在项目开工后第一次进行招标采购时，需提前两天通知公司物资部有关人员到场参与项目物资采购的开标、评标、定标全过程。
5、物资进场必须按照总包合同的计价要求结合现场实际情况确定最佳进场时间，既不能滞后于现场进度也不能提前进场导致增加财物费用和验工计价损失。
四、物资及小型机具进出场管理
1、物资部需设专人负责所有物资的进出场登记工作（含专业分包和劳务分包队伍进场材料），并对其质量负责。专业分包和劳务分包自采物资进场的验收需严格按照“进货检验程序”执行。
2、材料进场需由物资部汇同专业技术人员到现场验收通过后方可进场，严禁私运材料进场。需进行复检的材料，对于材质单不全的材料一概不准进场，当地实行准用，备案管理的材料，必须提供当地建设工程材料准用证或备案证明防伪复印件留物资部备案。
3、分包队伍自备的料具进场时，要从门卫处登记做好料具进场记录并在物资部备案，以方便物资部出场确认。出场时要由物资部开具出门证，凭出门证携带料具出场。如无进场记录和出门证，项目部有权拒绝料具出场。
五、物资材料进场的验收
1、 物资材料进场验收要有供货方、项目技术人员、物资部及分包方四方共同验收、签认，并记录验收数据及数据计算过程（参考集团《进货检验记录表》各项内容）。
2、现场材料验收时要认真核对资料，包括与供方的定货合同，送料签认单、产品质量证明书、试验报告、说明书、装箱单、发货明细表等。
3、在设备验收时设备、仪器、机械的全貌、铭牌等照相留存，作机械设备的资料图片库。
4、质量验收严格执行“进货检验程序”。
5、应当采取与供方一致的计量方法进行验收，需要过磅的应检斤计量；需要检尺、量方的，应检尺计量；需要点数的，应计数；需要抽验的应按比例抽检，均以实际检验的数量为实收数，做到验收准确及时。
（1）钢筋的验收必须实行供货方、项目物资部、项目工程部专业技术人员、监理、施工分包方共同验收制度。必须有供货商提供的材质证明书和磅码单才予以验收，方法是过磅和点条换算相结合。按规定应进场复检的物资， 必须经过有关部门进行复检。
（2）黄砂、碎石的数量验收要求车车量方，有每车的质量验收记录。同一辆车多次运输的，也可以采用抽查的方式。以吨为单位的，重量换算不准高于以下系数：细砂1.45 t/m⒊、中粗砂1.5t/m⒊、碎石1.5t/m⒊。
（3）粘土砖、多孔砖有验收，要经常检查其规格及外观质量是否符合要求，空心砖、加气块必须每车（批）提供材质证明书或合格证。
（4）水泥的验收除核对品种、标号、生产日期等是否和定货要求相符，批号不同的水泥进场时，必须携带三天水泥试验报告单，待28天后补正式试验报告单，编号必须与三天报告一致。
6、材料验收合格后，及时办理点收入库（场）手续，并填写进货检验记录和登记材料明细帐，以便准确地反映库存动态。
7、验收中发现的不合格物资，不得办理入库手续，应单独存放，明确标识，按“不合格控制程序”处置。

六、主要物资使用控制措施
1、钢筋用量控制
（1）钢筋验收必须采用过磅和点条换算相结合的办法。圆盘料必须在现场二次过磅。过磅需使用我方提供经过出厂检定合格的电子吊磅，实际结算按照四方验收数值计算结费。
（2）钢筋的提料由工程部负责，技术员、施工员必须分层、分部位自己算量制定钢筋料表计划，不能依靠分包方的算量来提计划量，防止造成验工和预结算的被动。钢筋提料后报送经营部，向物资部提供合理的钢筋选用规格（9米或12米），合理运用规范的同时采用先进技术减少钢筋搭接，选用最优钢筋连接方案达到节省材料的目的。
（3）钢筋的进场验收必须有分包队伍的书面确认，以达到钢筋使用过程中控制废料率的目的，为与分包队伍结算提供依据。
（4）钢筋在使用过程中施工员、技术员必须到现场监督落实，防止材料浪费。
（5）钢筋的废料率控制在1.5%以下，理想状态控制在1%以下，长度超过15cm的钢筋不得做为废料处理，必须充分利用。此规定应在分包合同内约定奖惩措施。
2、混凝土用量控制
（1）混凝土需用量由工程部负责提供，经营部核定，要求计算准确，大体积混凝土提料时需扣除钢筋含量。
（2）浇筑前工程部负责检查现场模板支设情况，避免跑模、涨模、漏浆等情况的发生。
（3）浇筑过程中工程部负责监控现场混凝土浇筑厚度，板不能超厚，构件不得出现正偏差。
（4）混凝土浇筑过程中必须有专人在搅拌站驻场，监控混凝土出场数量，现场由物资部、工程部负责随机抽查，出现亏方现象立即通知搅拌站并进行处罚。
（5）每次浇筑完毕后由经营部牵头，工程部、物资部配合对混凝土用量进行分析。如出现亏方立即分析原因并采取措施纠正。
（6）对剩余混凝土可用于临时道路、场地硬化，过梁等构件的浇筑。任何人不得将剩余混凝土废弃。
3、砂石料用量控制
砂石料验收必须实测实量，以方为计量单位。不得以磅单所示吨位计量。
4、空心砖、加气块、砂浆用量控制
（1)按照现场实际尺寸进行提料，半砖、七分砖由厂家直接加工成成品，现场不得随意切割。
（2）现场拌制砂浆必须严格遵循配合比，以重量为计量单位，严禁使用体积比。砌体施工时产生的落地灰必须随砌随清，随用，杜绝浪费。
（3）主体施工垃圾再利用可将垃圾粉碎作为粗骨料，用于垫层和非承重构件。
七、施工现场材料的保管
1、水泥应存放在库内，设门上锁，有专人管理，四周墙面要有防潮措施，水泥库应高出地面20-30CM以上，并做好防水处理，水泥按生产厂、品种、标号、批号分别堆垛，严禁混存。发放水泥严格遵
守先进先发的原则，每批水泥的存放时间自生产日期起不准起过三个月，否则应重新试验或降低标号使用。
2、贵重物品、易燃、易爆和有毒物品应及时入库，专库专管，并明显标识。
3、凡施工现场存放的材料必须按照该材料的物理化学性能，采取防雨、防潮、防晒、防爆、防损坏等防范措施。
4、氧气、乙炔要单独设库，分开存放，严禁混存。
5、装饰材料和水电安装材料，价值高、易损坏材料应入库专人保管，防止丢失，并严格按照《物资技术保管规程规定》进行保管。
八、物资出库管理
1、物资出库必须凭证齐全，手续齐备，数量准确，质量完好，标识清晰。
2、严格执行限额发料制度，限额领料又称“定额领料”，限额领料是按照材料消耗定额或规定限额领发生产经营所需材料的一种管理制度，也是材料消耗的重要控制形式，主要内容有：对有消耗定额的主要消耗材料，按消耗定额和一定时期的计划产量或工程量领发料，对没有消耗定额的某些辅助材料，按下达的限额指标领发料。发放领用小额零星物资，除难以分割、拆零的经外，不得随意超发。必须做到发有数，领有据，严格控制各种材料的乱用与浪费。
3、根据仓库管理规定对库存物资定期进行盘点和不定期的自点自查，做到帐、卡、物、资金四相符。每月25号前必须进行当月的余料盘点。编制材料动态表经项目经理审批后送财务部和经营部。

九、项目管理信息平台及材料价格信息库的管理
1、项目物资部应设专人负责项目综合管理信息平台中物资模块的管理工作，负责人应随时录入有关材料设备供货商、物资采购及进场、验收、点验、发放等各种数据。保证平台信息数据真实反映项目施工进度情况。
2、价格库建立由物资部指定专人负责。要根据实际发生的采购价格和其他有效途径，如媒体、网络、供货商、兄弟单位等各种渠道了解本地区、全国乃至全球大宗商品的价格走势，建立建筑常用材料（如钢材、商砼、木材、水泥等）价格信息库，并每月更新一次。
十、施工现场周转材料管理
1、 由分包队自己进料并负责看管好周转材料。分包方自采的周转材料包括安全网等进场须有经过监理工程师签字盖章确认的《工程物资进场报验申请表》并附对应的周转材料检验报告复印件一套，交由物资部备案。所有周转材料由分包方自己保管，缺少、丢失、损耗、由分包自己负责。分包队伍负责周转料的全部使用责任，外租的周转材料使用完毕后，分包队伍要及时整理归类，负责归还。
2、存放堆放要规范，各种周转材料都要分类按规范堆放整齐，符合现场管理要求。
3、维护保养要得当，应随拆、随整、随保养；大模板、支撑料具、组合模板及配件要及时清理、整修、刷油。
4、施工劳务分包方负责现场周转材料的使用和管理，对使用过程进行监督。
5、严禁从高处向下抛物；严禁将周转材料垫路和挪作他用。

十一、现场材料消耗过程控制管理
它的主要任务是监督控制材料的合理消耗，核心是实行限额领料制。
1、限额领料的依据
限额领料的主要依据是正确的计算工程量和正确的施工定额。
2、 限度领料的形式
（1）按分项工程实行限额领料：就是按不同工种所担负的分项工程进行限额。在实际工作中，结合工作性质，以队为对象进行限额领料是常用的方法。
（2）按工程部位实行领料：就是按照基础、结构、装修等施工阶段，以混合队为对象进行限额。
3、限额领料的程序
限额领料单的签发：要按照企业现行内部定额，扣除技术节约措施的节约量，计算限额用料数量。施工队由技术员或现场施工员签发的限额领料单到物资领料。
十二、物资采购内业资料及台帐管理办法
施工现场物资应具备的原始凭证及原始记录如下：来料凭证、材质证明书、试验报告单、收料单、领料单、点验单、进货检验记录等。施工现场应设立的台帐主要有：物资采购登记台帐、周转材料租赁登记台帐、单位工程消耗台帐、单位工程材料计划台帐、单位工程收、发、存台帐。编制上报的报表有：物资采购价格比较表、集中采购供应月报表、集中采购季度报表、施工项目招（议）标采购情况汇总表、主要物资采购总量季报、主要物资统计报表、季度物资盘点报表、每月物资收、发、存动态报表、年末主要材料消耗降低率报表等。各报表应按公司或项目部相关部门要求的时间节点上报。

十三、 废旧物资管理规定
1、 废旧物资的鉴定工作应由物资部门负责牵头，有关部门人员参加。废旧钢筋及钢筋头的处理，要有钢筋班人员参加，做好确认和计量工作。废旧小型机具、工具、配件等，确认也应有技术、机械等部门人员参加。
2、确属不能再利用的废旧物资处理要严格计量，不能过称点数的要有不少于3人的评估小组，进行评估，以保证数量准确。
3、废旧物资处理要有详细记录、包括废旧物资处理的申请报告，有关部门人员鉴定意见，领导、项目经理的批示以及经办人、证明人签字和处理结果。
4、废旧物资处理资金应全部上交财务，任何部门或个人都不得扣截，挪用或存入小金库。

十四、项目物资工作自查管理
项目物资部应做到每月对现场的物资管理工作做到自查。自查内容详见附表1-（物资管理检查评分表），根据自查各项内容如实填写评分结果并存档。

物资管理检查评分表
单位： 项目名称： 检查时间： 年 月 日 编号：
检查项目
扣分标准
检查情况
应得分
扣减分
备注
管理制度 (应得6分)
1、无集团、分公司、项目部管理规定扣 2分。

2、无管理职责扣2分，职责不明确没有落实到具体的人扣1分

3、无文件管理目录扣1分

物资计划 管理 (应得6分)
1、无主要材料的一次性备料计划扣2分，计划准确性差扣1分

2、无月度申请计划和临时计划扣2分

3、无采购计划扣2分，内容填写不全扣1分。

物资招标 采购 (应得6分)
1、20万元以上采购额未进行招标的扣2分

2、招标文件内容不全的扣2分，付款条件不明确的扣1分

3、投标文件不符合招标文件要求或没有单位公章的扣2分

合同管理 (应得6分)
1、与没有参加投标的厂商签订合同的扣1分

2、物资合同在物资部门没有备案的扣1分

3、物资采购合同未采用公司标准合同范本扣1分；未经过评审、会签扣1分

4、订货合同的条款不完整，有遗漏，措辞不当、含糊其词，模棱两可扣2分。

供方管理 (应得4分)
1、主要材料供方资料不齐全，供货商调查表、评定、审批手续缺项各扣1分；

2、主要材料未在合格供方内采购扣2分

成本核算 (应得6分)
1、未按工程节点进行成本核算扣3分

2、钢筋、水泥、砼有一项亏损扣3分

进货检验 (应得12分)
1、主要材料未建立质量检验记录台帐扣2分

2、进场材料无出厂合格证或质量证明，每批次扣2分

3、使用未经检验或检验不合格的材料扣2分，检验频次不足扣1分，检验指标不全扣1分

4、钢筋验收无四方签字扣2分，砼数量抽查无记录扣2分

物资收发 管理 (应得14分)
1、无钢筋、商品砼、大堆料等主要材料原始记录每项扣3分

2、未按规定存放保管，每处扣2分

3、库房内物料应摆放整齐，做到帐、卡、物相符，不符每处扣2分

物资消耗 管理 (应得12分)
1、未制定节约目标及措施扣3分

2、废钢筋的处理未经分、子公司批准扣2分，钢筋的废料数量与实际损耗量相差悬殊的扣1分

3、余料盘点不准确的扣2分，三类用料未单列的扣1分

4、周转材料管理不善超过正常损耗的扣3分

现场材料 管理 (应得16分，每项不符规定扣1分)
1、现场外堆料要有批准手续并码放整齐，不妨碍交通和影响市容。无标示牌每项扣1分。标识牌格式不符要求或内容错误每项扣1分.

2、建筑物内外存放各种料具要分规格码放整齐，符合要求。

3、材料保管要有防雨、防潮、防损坏措施。

4、贵重物品应及时入库。

5、水泥库上门加锁，库内外散落灰必须及时清运、利用。

6、现场和搅拌机四周无废弃砂浆和砼

7、砖成丁，砂石和散料成堆，随用随清，不留料底。

8、钢材、木材、模板等料具合理使用，优材不劣用。

9、工人操作能做到活完料净脚下清。

10、施工垃圾集中存放，及时分拣、回收、清运。施工现场应设有封闭的建筑垃圾堆放点并标识明显

11、现场余料、包装容器回收及时，堆放整齐。

12、现场无长流水、无积水、无长明灯。

13、施工组织设计有技术节约措施并能实施。

14、材料管理严格，进出场手续齐全。

15、实行限额领料，领退料手续齐全。

16、低值易耗品报废处理和废旧处理有记录。

资料管理 (应得6分)
1、物资原始凭证不齐全，材料采购和收发、盘点、库存台帐缺项或混乱扣3分。

2、主要物资统计报表及周转材料报表不及时或不准确扣2分。

3、内业资料装订不整齐扣1分。

废旧物资 处理 (应得6分，每项不符规定扣2分)
1、废旧物资处理是否按照集团管理办法进行

2、废旧物资处理的定价是否合理、过程资料是否齐全

3、资金是否上交财务入账

合计：
检查人： 项目物资负责人：

十七、其他说明
项目物资招标采购范本、合同范本以及各种物资台帐、表格、报表见集团及公司物资管理办法。

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