采购付款制度.doc

采购付款管理制度文件编号SPI-CW-010-01密 级绝密 机密 秘密 内部公开共5页发布日期：编 制审 核批 准1 目的规范采购付款的管理规则，使公司的款项支付处于安全管理状态，降低企业因款项支付产生的经营风险。2 适用范围东莞市XXX有限公司。3 定义和缩略语3.1原材料、辅材及设备采购：主要指生产用原材料、辅料及设备采购,由采购部门负责办理。3.2日常办公用品采购：主要指一般文具、其他文具、电脑配件等消耗性材料采购，由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。 3.3其他采购：主要指除原材料、辅材及设备采购，日常办公用品采购以外的采购，由采购部门或采购部门指定的部门或专人负责办理。 4 采购付款相关人员的职责及流程： 序号活动责任人活动内容描述及应负责任主要输入、输出信息相关要求及时限001申请付款采购专员往来会计 按照规定正确填写付款申请书或委托付款书申请付款，并附各类单据（现金供应商由采购专员填写申请单，月结供应商由往来会议填写申请间） 申请人对单据的真实性合法性负责借款单或付款申请书月结付款的于每月20号前将单据交采购部总监审核或审批后转财务部签核；其他付款的于每周一、每周四将单据交财务部签核。002审核部门主管（经理） 审核所有单据的真实性合法性收单当日审核003审核及审批部门总监（分管副总） 审核所有单据的真实性合法性，行政部对办公用品采购付款单据签署审批意见后转财务复核；采购部对原材料、辅材、设备及其他采购付款单据签署审批意见后转财务复核；收单当日审核004审核 往来会计 审核付款单填写是否规范，内容是否合理、合法，金额是否正确及后附单据是否齐全，付款时间是否准确 对于不符合要求的单据，往来会计应退回给相关采购专员，并告知情况收单当日审核后转交主办会计。005复审主办会计 审核付款单内容的合理性、合法性、正确性，对所有采购付款单据签署审核意见后转财务经理复核； 审核完的付款单录入ERP系统打出付款凭证交出纳付款收单当日审核后转交财务经理。005审批财务经理 审核付款单内容的合理性、合法性、正确性，对采购付款单据签署审批意见后转主办会计打印凭证收单当日审核后转交主办会计006审批总经理 对公司的办公用品采购付款单据、原材料、辅材、设备及其他采购付款单据签署审批意见。收单次日内审核后转交出纳；外出时以电邮的方式进行审批，并在回来后统一补签字。007付款出纳 视资金情况准确、及时的付款，付款后即时通知采购专员月结供应商：每月28号其他供应商：每周二、每周五5.采购付款支付方式及要求：5.1 需开发票的，一律以电汇、支票、承兑汇票方式支付；5.1 不开发票的，1000元及以下付款可付现金，超过1000元的一律以电汇私账方式支付；5.2.各种不同类型不同结算方式的采购，申请付款时应配备的原始单据如下(按单据顺序粘贴): 采购内容结算及支付方式申请付款时需提交的文件物品采购（原材料，辅材，办公用品采购，500元以上维修零配件）货到付款（对公转账） 采购合同. 供应商送货单（原件）. 采购入库单（原件）. 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章，第一次请款时提供). 发票原件或复印件(财务部负责).月结（对公转账） 月结对账单. 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章，第一次请款时提供) 收款收拢（原件盖财务专用章） 发票原件或复印件(财务部负责).预付（对公转账） 采购合同. 报价单. 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章)货到付款（私账,现金或票据） 采购合同. 供应商送货单（原件）. 采购入库单（原件） 委托个人收款书(原件-盖财务专用章或公章) 收据(原件-盖财务专用章) 身份证复印件（正反面）.月结（私账,现金或票据） 月结对账单. 委托个人收款书、银行资料(原件-盖财务专用章或公章) 收据(原件-盖财务专用章) 身份证复印件（正反面）.预付（私账,现金或票据） 采购合同. 委托个人收款书(原件-盖财务专用章或公章) 收据(原件-盖财务专用章) 身份证复印件（正反面）。修理修配、工程安装(500元以下的执行报销制度）货到付款（对公转账） 工程清单. 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章) 发票原件或复印件(财务部负责). 设备维修申请单及验收单。预付款（对公转账） 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章) 设备维修申请单. 报价单.分期付款（对公转账） 付尾款前按预付货款方式。 付尾款时按货到付款方式。货到付款（私账,现金或票据） 工程清单. 委托个人收款书(原件-盖财务专用章或公章) 收据(原件-盖财务专用章). 发票原件或复印件(财务部负责) 身份证复印件.(正反面) 设备维修申请单及验收单.预付款（私账,现金或票据） 设备维修申请单. 报价单. 委托个人收款书(原件-盖财务专用章或公章) 收据(原件-盖财务专用章/公章) 身份证复印件（正反面）. 发票原件或复印件(财务部负责).修配或工程完结时需提供分期付款（私账,现金或票据） 付尾款前,按预付款方式处理. 付尾款时,按货到付款方式处理.固定资产采购货到付款(对公转账) 合同(采购订单） 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章). 供应商送货单 设备验收入库单. 发票原件或复印件(财务部负责).预付款(对公转账) 合同(采购订单） 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章).分期付款（对公转账） 付尾款前按预付货款方式. 付尾款时按货到付款方式.本制度自总经理签字下发之日起执行，解释权归财务部。凡有关规定与本制度有冲突者，一律以本制度为准。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责- 5 -