采购付款制度.doc

采购付款管理制度
文件编号
SPI-CW-010-01
密 级
□绝密 □机密 □秘密 ■内部公开
共5页
发布日期：
编 制

审 核

批 准

1 目的
规范采购付款的管理规则，使公司的款项支付处于安全管理状态，降低企业因款项支付产生的经营风险。
2 适用范围
东莞市XXX有限公司。
3 定义和缩略语
3.1原材料、辅材及设备采购：主要指生产用原材料、辅料及设备采购,由采购部门负责办理。
3.2日常办公用品采购：主要指一般文具、其他文具、电脑配件等消耗性材料采购，由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。
3.3其他采购：主要指除原材料、辅材及设备采购，日常办公用品采购以外的采购，由采购部门或采购部门指定的部门或专人负责办理。
4 采购付款相关人员的职责及流程：
序号
活动
责任人
活动内容描述及应负责任
主要输入、输出
信息
相关要求及时限
001
申请付款
采购专员
往来会计
Ø 按照规定正确填写付款申请书或委托付款书申请付款，并附各类单据（现金供应商由采购专员填写申请单，月结供应商由往来会议填写申请间）
Ø 申请人对单据的真实性合法性负责
《借款单》
或《付款申请书》
月结付款的于每月20号前将单据交采购部总监审核或审批后转财务部签核；其他付款的于每周一、每周四将单据交财务部签核。
002
审核
部门主管（经理）
Ø 审核所有单据的真实性合法性

收单当日审核
003
审核及审批
部门总监
（分管副总）
Ø 审核所有单据的真实性合法性，行政部对办公用品采购付款单据签署审批意见后转财务复核；采购部对原材料、辅材、设备及其他采购付款单据签署审批意见后转财务复核；

收单当日审核
004
审核
往来会计
Ø 审核付款单填写是否规范，内容是否合理、合法，金额是否正确及后附单据是否齐全，付款时间是否准确
Ø 对于不符合要求的单据，往来会计应退回给相关采购专员，并告知情况

收单当日审核后转交主办会计。
005
复审
主办会计
Ø 审核付款单内容的合理性、合法性、正确性，对所有采购付款单据签署审核意见后转财务经理复核；
Ø 审核完的付款单录入ERP系统打出付款凭证交出纳付款

收单当日审核后转交财务经理。
005
审批
财务经理
Ø 审核付款单内容的合理性、合法性、正确性，，对采购付款单据签署审批意见后转主办会计打印凭证

收单当日审核后转交主办会计
006
审批
总经理
Ø 对公司的办公用品采购付款单据、原材料、辅材、设备及其他采购付款单据签署审批意见。

收单次日内审核后转交出纳；外出时以电邮的方式进行审批，并在回来后统一补签字。
007
付款
出纳
Ø 视资金情况准确、及时的付款，付款后即时通知采购专员

月结供应商：每月28号
其他供应商：每周二、每周五

5.采购付款支付方式及要求：
5.1 需开发票的，一律以电汇、支票、承兑汇票方式支付；
5.1 不开发票的，1000元及以下付款可付现金，超过1000元的一律以电汇私账方式支付；
5.2.各种不同类型不同结算方式的采购，申请付款时应配备的原始单据如下(按单据顺序粘贴):

采购内容
结算及支付方式
申请付款时需提交的文件
物品采购（原材料，辅材，办公用品采购，500元以上维修零配件）

货到付款（对公转账）
Ø 采购合同.
Ø 供应商送货单（原件）.
Ø 采购入库单（原件）.
Ø 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章，第一次请款时提供).
Ø 发票原件或复印件(财务部负责).
月结（对公转账）
Ø 月结对账单.
Ø 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章，第一次请款时提供)
Ø 收款收拢（原件－盖财务专用章）
Ø 发票原件或复印件(财务部负责).
预付（对公转账）
Ø 采购合同.
Ø 报价单.
Ø 转账付款委托书(原件/复印件-盖财务专用章或公章)
货到付款（私账,现金或票据）
Ø 采购合同.
Ø 供应商送货单（原件）.
Ø 采购入库单（原件）
Ø 委托个人收款书(原件--盖财务专用章或公章)
Ø 收据(原件--盖财务专用章)
Ø 身份证复印件（正反面）.
月结（私账,现金或票据）
Ø 月结对账单.
Ø 委托个人收款书、银行资料(原件--盖财务专用章或公章)
Ø 收据(原件--盖财务专用章)
Ø 身份证复印件（正反面）.
预付（私账,现金或票据）
Ø 采购合同.
Ø 委托个人收款书(原件--盖财务专用章或公章)
Ø 收据(原件--盖财务专用章)
Ø 身份证复印件（正反面）。
修理修配、工程安装(500元以下的执行报销制度）

货到付款（对公转账）
Ø 工程清单.
Ø 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章)
Ø 发票原件或复印件(财务部负责).
Ø 设备维修申请单及验收单。
预付款（对公转账）
Ø 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章)
Ø 设备维修申请单.
Ø 报价单.

分期付款（对公转账）
Ø 付尾款前按预付货款方式。
Ø 付尾款时按货到付款方式。
货到付款（私账,现金或票据）
Ø 工程清单.
Ø 委托个人收款书(原件--盖财务专用章或公章)
Ø 收据(原件--盖财务专用章).
Ø 发票原件或复印件(财务部负责)
Ø 身份证复印件.(正反面)
Ø 设备维修申请单及验收单.

预付款（私账,现金或票据）
Ø 设备维修申请单.
Ø 报价单.
Ø 委托个人收款书(原件--盖财务专用章或公章)
Ø 收据(原件--盖财务专用章/公章)
Ø 身份证复印件（正反面）.
Ø 发票原件或复印件(财务部负责).—修配或工程完结时需提供
分期付款（私账,现金或票据）

Ø 付尾款前,按预付款方式处理.
Ø 付尾款时,按货到付款方式处理.

固定资产采购
货到付款(对公转账)
Ø 合同(采购订单）
Ø 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章).
Ø 供应商送货单
Ø 设备验收入库单.
Ø 发票原件或复印件(财务部负责).
预付款(对公转账)
Ø 合同(采购订单）
Ø 转账付款委托书(原件/复印件--盖财务专用章或公章).
分期付款（对公转账）
Ø 付尾款前按预付货款方式.
Ø 付尾款时按货到付款方式.

本制度自总经理签字下发之日起执行，解释权归财务部。凡有关规定与本制度有冲突者，一律以本制度为准。

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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