财务收款制度.doc
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1、北京世纪东方国际旅行社 视界旅游/视界商务 专业出境旅游批发商财务收款制度第一章 总则为了加强团队收款管理,确保团款的及时收回,避免坏账损失的发生,维护资金的正常运行,提高公司团队收款的规范性,特制定本制度。各部门必须切实重视团队收款工作,认真执行本制度,并结合本部门实际,制定和完善相应收款办法。各部门经理对本部门的团队收款工作负责。本制度所涉及的“销售人员”概念均指包括单团销售人员与位控销售人员。第二章 异常收款的审批条件和审批权限一、 尾款收款要求和审批条件团队收款的尾款控制要求和审批条件如下所述。1 单团(1) 对于第一次合作的客户,必须在团队出发前收齐100%团款,否则应提交管理人员进
2、行尾款审批。(2) 对于已有合作记录的客户,须在团队出发前收90%以上(含)团款,且尾款金额小于利润,若二者条件不能同时满足,则应提交管理人员进行尾款审批。2 散拼 散拼不留尾款,在团队出发前必须收齐100%团款,特殊情况则应提交管理人员进行审批并附情况说明。(1)签证正常出签,团款要在出发前收齐。(2)签证在团队出发前1个工作日以内出签的 ,销售须在团队出发前下团款确认单,并在两个工作日内收齐团款。3特殊款项 机票款必须出票前全款付清,必须收大于支,先收后支。签证押金必须出团前收齐到账。注:团款收齐的含义是指财务部门已经确认团款到账。收款时限若遇到节假日则应向前顺延。二、 垫款审批条件销售与
3、客户签订合同时,应本着把收款时间点控制在费用产生之前的原则,使得在给供应商付款的时间点上,此团的团费处于收入大于支出的状态。具体收款原则和审批条件如下所述。1 签证费用非ADS签证送签之前,应该收齐所有送签款费用。否则应提交管理人员进行垫款审批,同时要提供客户的垫款确认单。2 认证费 无论单散团,认证费用需要单独收费,否则应提交管理人员进行垫款审批,同时要提供客户的垫款确认单。3、 邀请函及其他费用在产生此类费用前,应收齐所有相应款项,否则应提交管理人员进行垫款审批。同时提供客户的垫款确认单。第三章 关于报价及付款确认单的有关规定一、 使用ERP系统报价并生成报价及付款确认单销售人员应使用ER
4、P系统统一生成和导出的报价及付款确认单。报价及付款确认单中的信息必须与系统中此团的有效销售订单中的相关信息一致,包括:(1)财务信息:同行报价合计/整团报价(2)团队信息:所有有效订单编号、团号、团名、销售顾问、出发日期、出行天数、人数(3)联系信息:客户名称、联系人名称、电话信息二、 明确付款方式在团组出团前必须与客人签署报价及付款确认单,合同中需明确客户的付款方式,要具体到哪天收到,具体的款项及金额。三、 汇率约定以外币报价的团队,必须在报价及付款确认单中明确注明收款汇率,或注明“以付款当天中国银行外汇牌价中卖出价为准”的字样。四、 与客户的确认规则报价及付款确认单必须有客户签字并盖合同章
5、的确认(如因客户原因无法盖章的,必须有总经理的审批)。五、 尾款审批遇到有尾款情况的报价,根据第二章之规定,需要审批的,应提交管理人员进行尾款审批。外办的报价若需总部领导审批的,需将相关权限人邮件批示同时转发应收会计。六、 其他若销售所提交的报价及付款确认单违反以上五条中的任一条,财务可拒收。销售人员对财务的下单时限,由销售下单时限制度规定,若出现违规操作时:1 财务人员在超过时限后的第二天,将通知邮件发送给相关的销售人员,并抄送其经理、总监和主管副总。2 销售部内部将根据财务人员的通知,对违反规定的人员按相应制度处罚。第四章 销售和财务确认收款规定销售顾问确认收到团款后,应填写团队收款登记单
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