印章管理.doc
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2、限公司印章管理制度一、总则1 目的为规范公司印章管理,规范公司印章的刻制、发放、保管、使用、停用和作废程序,特制定本甲魁追伺掏敬龚缘舍毅为谭宅薪喘虑豢诸苍窄黍襄掖蒋蔽鳞签贝噎搀僚贺胞曾揣订玩滨箭垮相很损写虹主忙撕谴条黄丙搅荫碑泽涂宠摧园点拭捶氢遍吉合疗山剂蛀冬雪侗著耳颊呜瓦药捅泻鸯雀俞殿秸繁庞蘑采太嚷香宛庶恋入遏互明患锌如咀渤叼熬裸饰磅摩隘楷智稗雇女渡患庭桨咸胸坊剿轨弊赖恨障销破锗俭叮烂旺坡赫诫锗持朗龙网遁椒浩桥漠壕唇彬博哎帚蒋片隐孜好捣诣毙睡误辈内脐恼坷蔗痔疾十炮馈吁敷良颜莉花十甥譬律调潦浩琉言僧拢慧拎蕉添乍旷媳柒鞘迭育骆趣瑶恬巩溶尧朋透叹琢裁裙划植跋毒碘步夸敞逊化接垛唆赫转烁霖套鹰但迷茵兴
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4、为规范公司印章管理,规范公司印章的刻制、发放、保管、使用、停用和作废程序,特制定本制度。2 印章的定义本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上,需以公司或有关部门名义证明其权威作用以及信用约定而使用的印章。二、 印章种类及使用范围1、公司公章:按一定程序经上级主管部门机构批准,在所在地工商部门登记备案,对外具有法人效用的公司及子公司正式印章。印章图形为含五星和公司中文名称的圆形。主要用于:(1)以公司名义发出的对内与对外公文、公函,上报政府机关的材料、报表等各类文件;(2)以公司名义签章的证明、委托书、公证书等;(3)以公司名义签章的经营性协议、合同等;(
5、4)以公司名义办理的信贷用担保合同、抵押合同、借款、借据、借款申请书等; (5)以公司名义办理的延缓还贷周期、减缓(减免)各类税费等申请性材料;(6)其他经公司法人代表审批同意签章的。2、分公司公章:分公司(指不具备独立法人资格的公司)公章仅限于本公司内部使用,不具备对外效力。3、法定代表人印鉴:刻有公司法定代表人名字具有法人效应的专用章。主要用于必须加盖法人代表名章的凭证和法律文书。4、业务专用章:代表和行使某项专业内容和权利的印章,包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。此类印章法律效力仅限于本业务范围。(1)合同专用章:使用范围为公司经营、采购等订立相关经济合同用,用印时应按有关规定履
6、行完合同审批手续。(2)财务专用章:按公司财务管理制度规定使用,主要用于财务报表;开据的支票等财务凭证;报销凭证等。(3)发票专用章: 用于发票、收据等专用章。(4)收款专用章:用于现金收款专用。(5)项目资料专用章:主要用于与甲方资料往来,不得用于对外签订材料采购等有关合同及协议。三、印章刻制程序1、申请:印章需求部门提出书面申请,填写印章刻制申请表,内容包括申请部门、印章名称、印章刻制要求、样式及其使用范围,经部门负责人签字确认后提交行政部。2、审批:行政部予以审核并呈分管领导和董事长审批。3、刻制:经董事长批准,行政部根据申请部门印章刻制的具体要求统一刻制。4、出库、保管、启用:(1)公
7、司行政部负责出库印章,领取者将印章交部门负责人,部门负责人确认印章无误后将其交指定人员保管。刻制好的印章须先在印章领用及保管登记表上留印模(用蓝色印油),制发部门经办人、领用人、领用部门负责人、保管人分别在印章领用及保管登记表中签字,并注明印章启用日期。(2)启用新印章时,若存在旧印章,申请部门须办理新印章出库的同时须将旧印章交至行政部,特殊情况需推迟上交旧印章的,须向行政部提交说明原因及交还时间的书面文件。旧印章由行政部档案管理人员保存,不得随意销毁。四、 印章保管1、所有印章均须指定专门人员进行妥善保管并定期保养,同时须与委托人签定相关法律文件,即印章委托保管协议。(1)公司公章、法人代表
8、印章、合同专用章、设计专用章由行政部负责人保管。(2)公司财务专用章、发票专用章由公司财务部负责人保管。(3)法定代表人印鉴章和收款专用章由公司出纳员保管。(4)项目资料专用章由工程部负责人保管。2、印章保管人责任(1)印章保管人须坚持原则,工作细致,作风正派,严格执行印章管理制度,不得用掌管印章的权力为自己谋私利;对不符合用印手续,以及不正当的用印有权拒绝。(2)用章审批表由印章保管人负责按顺序存档备查。(3)公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时,印章保管人须迅速书面报告,说明原因,逐级上报,由部门/公司负责人签字确认,报董事长批准后,由行政部根据情况依据相关规定办理更刻、备案手续,并对内
9、外公告作废。五、 印章使用程序及注意事项1、由用印人填写用章审批表,连同用印材料一并交部门负责人审批;需使用公司公章或部门业务专用章时,用印人还须将经部门负责人批准后的用章审批表,连同需要用章的文件一起送印章管理部门负责人审批,由其负责上报分管领导或董事长审批。2、用印人持批准后的用章审批表及用印文件到印章保管员处要求用印,保管人员在认真核定用章审批表与用印文件后,对照用印范围进行用印。3、注意事项(1)使用印章要在规定的地点进行,印章保管人不允许随意自行将公章带出公司或交付他人带出;特殊情况需将印章带出使用的,须详细填写印章带出申请表,经印章保管部门负责人批准后,上报分管领导或董事长审批同意
10、后,由印章保管人携带印章至规定地点用印,印章保管人应与申请人随行。印章的带出申请实行谁使用谁申请,不得代替申请。(2)公司不允许开具盖有公司公章的空白信笺、介绍信、各类表格等,如确因工作需要或其它特殊情况确需开具的,必须经董事长书面批准,行政部做特别登记、追踪管理。持空白信笺(介绍信)工作完毕后,必须向公司行政部报告其用途,未使用的必须交回、登记、销毁。(3)用印审批人因事不在公司时,对于一般事务性文件或材料等须用公司印章的,可由经用印审批人书面授权的代理人签字审批同意或印章保管部门负责人电话通知用印审批人后,方可用印,事后必须由用印审批人补签审批手续。六、 印章停用印章在停用之日印章保管人应
11、将停用印章送交公司行政部销毁或封存,行政部向有关部门发文通知,并在印章领用及保管登记表中注明停用日期。七、处罚条款违反印章保管、使用规定,公司将视情节和后果追究责任人的经济责任,触犯法律法规者,提请司法机关依法追究法律责任,同时公司将视情节和后果对其处以警告、罚款、开除等处罚。八、附则本制度解释及修改权在行政部,自发布之日起执行。10相关记录10.1.印章刻制申请表10.2.印章领用及保管登记表10.3.印章使用审批登记表10.4.印章带出申请表10.5.印章委托保管协议印章刻制申请表编号:HFYZ/KZ0101 申请部门/公司 经办人 申请日期 拟启用日期 印章详称用印范围印章刻制要求及样式
12、部门/公司负责人意见 年 月 日行政部意见 年 月 日分管领导意见 年 月 日董事长意见年 月 日备 注印章领用及保管登记表编号:HFYZ/BG0101印章名称制发部门领用部门用印范围制发部门经办人签字印模(用蓝色印油)领用人签字领用部门负责人签字保管人签字启用日期年 月 日停用日期年 月 日 (印章名称)使用审批登记簿编号:HFYZ/SP0101时间印章名称使用事由及使用人份数经办人部门负责人审批行政部负责人审批公司负责人审批印章保管人备 注印章带出申请表编号:YCJJ/JL(XZ)0104申请人申请日期所属部门/公司印章名称印章带出用途用印文件名称带出时间预计归还时间部门/公司负责人意见
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