信息软件股份有限公司财务制度(2).doc

信息软件股份有限公司财务制度(2)

湖南湘计信息软件股份有限公司
财 务 制 度
1、制度的目的及使用指南
本制度指明了公司员工办理财务事项时应该遵循的程序和办理的手续,包括财务预算、资金的借支、费用的报销、资产的购置、应该提交的管理报表等事项。公司的所有员工在处理与财务相关的事项时,都应遵循本制度的相关规定,预算外或超预算的需经董事长批准。
2、 资金管理
资金是公司重要的资源,加强对公司资金的管理是保证资金安全和公司健康运营以及发展的重要保证。
2.1 资金审批权
资金审批权详见下表:
资金事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
(项目负责人)
固定资产
(预算内)
预算核准
核准的预算范围内审批
审核
审核
固定资产
(预算外)
董事会决定
3万元以下
审核
审核
经营性项目
开 支
预算外或超预算
预算核准或直接审批
在核准的预算范围内负责审核
审核
日常开支

预算核准或直接审批
在核准的预算范围内负责审核
审核
融资
董事会决定

2.2 资金审批办理的程序
2.2.1 支付申请
公司有关部门或个人用款时,应根据情况适度提前并遵循逐级审批的原则向各级审核和审批人提交资金支付或报销申请,并详细填写款项的用途、金额、预算及支付方式等内容,并附有效经济合同、发票或其它相关证明等。
2.2.2 支付审核
各部门负责人或主管领导根据其职责、权限和相应程序对支付申请或报销进行审核,对不符合公司规定的资金支付申请和报销,部门负责人或主管领导审核时应当拒绝批准。
2.2.3 支付复核
资金支付由公司财务负责复核。复核人对经各部门审核后提交的支付申请和报销进行复核,复核资金支付和报销申请的批准范围、权限、程序是否正确,手续及相关单据是否齐备,金额计算是否准确,支付方式、支付单位是否妥当等。
2.2.4 支付审批
资金支付或费用报销经审核和复核无误后交有权审批人审批,有权审批人审批同意后交会计和出纳人员办理支付手续。
2.2.5办理支付
会计和出纳根据审批后的支付或报销申请制作凭证,办理支付或报销,并及时登记现金和银行存款日记账。

资金审批办理的程序如下页图所示:

主题:资金支付

主管领导审核
经办人准备有关原始单证,填写借支单或付款通知单并签字。
不同意 同意

部门或项目负责人审核资金开支的合法、 合理及有 效性并签署意见
财务审核资金开支是否已列入预算、付款是否与有关的合同等一致、有关原始凭证的合法性并签署意见

不同意

不同意

总经理审批或审核

不同意

预算外 预算内
不同意 或不合规定
董事长审批
同意
同意
资金开支报表
财务制作凭证而且付款

2.3 支付方式
除国家规定允许使用现金结算的项目(员工工资、福利费以及奖金,个人借支,出差人员必须随身携带的差旅费,金额在结算起点1000元以下的零星支出等)外,其它结算项目必须使用转账结算。
2.4 现金和银行存款的管理
2.4.1 公司每日的库存现金限额为5000元,超过库存现金限额的现金必须于当时下班前送存银行。
2.4.2 公司严格按照<支付结算办法>的规定开立银行账户,办理存款、取款和结算。
2.4.2 各部门取得的收入必须及时交财务入账,不得私设小金库,严禁收款不及时入公司财务帐。
2.4.3 各部门和项目负责人必须严格按合同规定及时组织货款和有关资金的回笼,资金的回收除金额在1000元以下的之外、其它必须使用转账结算,严禁违反规定向客户收取现金,货款和其它有关资金的回笼工作由公司财务负责监督和检查。
2.5 重大资金支付集体审批和备案制度
2.5.1 公司对单笔或合同总金额支出在人民币30万元以上的资金支付实行公司办公会集体决策和审批制度。
2.5.2 固定资产采购单件2万元以上、材料、物资、商品的采购每次单件50件以上、合同总额10万元或单价2万元以上的(以上数据均含下限),实行备案制度即每月十日前向总部审计部报送上月大额采购情况。
3、预算
预算的编制分年度、季度和月度, 在每年的12月上旬提出下年度预算,在每月(季末)的25号之前提出下月(季)预算。
3.1 费用预算
费用预算分部门和项目预算,该表由各部门负责人负责组织填报,格式如下:

费 用 预 算 表
填报部门: 预算期间: 月(季) 金额单位:元
序号
项目
用途
预算金额
备注
1
业招费

2
办公费

3
差旅费

4
市内交通费

5
会议费

6
广告宣传费

7

8

9

10

合计

填报人: 项目负责人: 填报时间:
部门负责人: 主管领导:
3.2 资金流入预算表
资金流入预算是对各部门(主要是各销售部门)在预算期间的资金收入情况的预计, 该表由各部门负责人负责组织填报,格式如下:
资金流入(回款)预算表
填报部门: 预算期间: 月(季) 金额单位:元
序号
客户
流入金额
预计回款时间
责任人
备注
1

2

3

4

合计

填报人: 部门负责人: 主管领导: 填报时间:
3.3销售预算表
销售预算表是对预算期间销售收入和成本情况的预计,该表由有销售收入的部门负责人负责组织填报,格式如下:
销 售 预 算 表
填报部门: 预算期间: 月(季) 金额单位:元
序号
项目或客户
商品名称
型号规格
合同金额
数量
销售收入
销售成本
毛利
交货时间
收款时间
2

3

4

5

合计

填报人: 部门负责人: 主管领导: 填报时间:

3.4 货物采购预算
货物采购预算是预计预算期间各项目所需要的各类货物数量、金额和预计付款时间,该表由部门负责人负责组织填报,格式如下:
货物采购预算表
填报部门: 预算期间: 月(季) 金额单位:元
序号
货物名称
规格型号
数量
金额
用于项目或客户
供货单位
预计付款时间
备注
1

2

3

4

合计

填报人: 部门负责人: 主管领导: 填报时间:
3.5 固定资产采购预算
固定资产采购预算是预计预算期间各部门或公司所需要的各类固定资产数量、金额和预计付款时间, 该表由部门负责人负责组织填报,格式如下:
固定资产采购预算表
填报部门: 预算期间: 月(季) 金额单位:元
序号
固定资产名称
规格型号
生产厂家
用途
数量
金额
备注
1

2

合计

填报人: 部门负责人: 主管领导: 填报时间:

3.6 资金支出计划
无论是项目的资金开支还是费用需要的资金开支应严格根据事先批准的预算进行,资金支出计划由各部门负责人负责组织填报,并报综合部汇总,汇总后的资金支出计划表由财务会签。资金支出计划表如下所示:
资金支出(采购)计划表
填报部门: 计划期间: 月 单位:元
序号
用于项目
金 额
收款单位相关资料
付款方式
单位全称
开户银行
银行账号
省、市(县)

合计

填报人: 部门负责人: 财务会签: 主管领导: 填报时间:

3.7 项目预算
除了编制以时间为单位的预算之外,在每个具体的项目开始实施之前,项目负责人应根据合同和公司的制度规定编制详细的项目预算,其中与财务有关的部分主要是项目的回款计划、项目的采购计划及资金支出计划、费用预算以及项目的综合效益分析。项目预算与以时间为单位的预算不冲突,项目预算应分解到各个时间预算期。项目的收付款及费用开支应根据经审批后的项目预算进行。
3.8 预算的考核
公司按月考核各部门和项目的预算执行情况。考核的结果将作为核定各部门下月费用和资金开支额度的依据。特别是市场和其它创造利润的部门每月的销售和回款情况将作为核定其下月的费用和资金开支额度的重要依据。

4、费用报销和借支
4.1程序:费用报销首先由项目负责人和部门负责人签署意见(部门负责人和项目负责人的费用报销由副总经理签署意见),属于月度预算内的费用开支经项目负责人和部门负责人签署意见(部门负责人和项目负责人的费用报销由副总经理签署意见)后由财务审核,然后报总经理审批后予以报销;预算外的费用开支必须经总经理签署意见后报懂事长批准方可报销。费用报销和借支的流程如下图所示:

报账流程
当事人填写费用报销单
(按财务规定分项目和费用种类填写在不同的报销单据上)

项目负责人会签、部门经理审核
(内容真实性和合理性)

不同意

主管领导审核
(个人业绩以及部门或项目综合业绩)
不同意

综合部审核
不同意
管理审核
(管理人员费用按管理标准审核费用标准)
业务审核
(按责任承包书或费用预算表审核业务人员费用余额)

财务审核
(合法性、预算情况、是否符合财务和公司的其它相关规定并与商务行政核对)
不同意

总经理审批或审核
财务报销
不同意

董事长审批
(报销费用超过10000元以上、无预算或超预算5000元以上、其它特例)

不同意

借款流程
用款人填写借支单
(谁用款谁借款、不得以自己名义为她人借款)

项目负责人会签、部门经理审核
(内容真实性、借款额度合理性)

主管领导审核

财务审核
(审核是否符合预算及合规性)

正常 非正常

办理借支
总经理审批或审核
(超预算借支和超标准借支)

董事长审批
(审批借款余额在8000元以上和其它特例)

(审批

注:
1、 借款必须是因公借款。必须是谁用款谁借款,不得以自己名义为她借款。借款额度必须实事求是。
2、 原则上以前借款未结清,不再办理再借款手续。
3、 市内一般工作联系不得超过500-1000元。
4、 市场人员出差或外出联系业务的,借款一般不得超过3000元,因特殊情况需要高出限额的,由借款人提出书面报告总经理或董事长审批。

4.2.3费用报销的审批:
. 预算内的费用开支经项目负责人会签,部门负责人和主管领导审核后,按责任承包书或按管理标准核销费用的还需由综合部负责人审核,然后交财务审核,最后报总经理审批或审核,不符合相关规定还需董事长审批。
. 非预算内的费用开支必须经总经理审核后报董事长批准方可报销。
. 移动电话费由本人签字、报项目负责人会签、部门经理审核,在核定报销标准内的报综合部领导审批。超过核定报销标准的还需报总经理审批。
. 前面有借支未冲销的,必须先冲销借支才能付现,否则应报总经理审批。
. 谁经手的帐务谁报销、谁签字,严禁以她人的名义报账和借支。
. 下一级报账必须经上一级审批。
. 月度内累计报账超过10000元或借支余额超过8000元的、无预算或超预算在5000元以上、其它特例,除经总经理审核外还需报董事长审批。
. 每月必须及时报销上月费用(本人出差在外的除外),否则过期不予报销。
. 报账人、会签人、审核人和批准人必须在报销单据上签字。
4.3 业务招待费(含礼品等性质的支出)
业务招待费在开支之前应事先填写业招费审批单,并在公司综合部备案登记,在报销时凭有效发票和事先填写并经审批后的业招费审批单逐级审批(综合部会签),未事先申请并登记备案的业招费财务不予报销。

5 、发票的开具
5.1开具发票应根据合同,属于工程项目的应提供验收报告等原始凭证,详细填制开票申请单,经部门领导、公司主管领导、财务负责人审核后到财务部发票管理员处开具发票。
5.2开具发票的同时应提供与发票内容一致的商品销售清单(出库单),暂时未取得进货发票的在月末财务结账前提供暂估明细表。
6、要求提供的各类报表和各类凭证的总体时间表
分类
时间
项目
要求提供时间
提供者
提供对象
费用预算表
每月的25日前
各部门
财务部
资金流入(回款)预算表
每月的25日前
各部门
财务部
销售预算表
每月的25日前
各部门
财务部
货物采购预算表
每月的25日前
各部门
综合部
固定资产采购预算表
每月的25日前
各部门
综合部
资金支出计划表
每月的25日前
各部门
综合部
各预算(计划)汇总表
批准后1日内
财务部、综合部
总经理
合同、协议
取得后1日内
各部门→综合部
财 务
购货发票、入库单
取得后1日内
综合部
财 务
销售清单及出库单
开发票当日
各部门→综合部
财 务
发货单
取得后1日内
各部门→综合部
财 务

湖南湘计信息软件股份有限公司
4月21日