小额贷款公司内部控制管理办法.doc

兴义市馨德小额贷款公司内部控制管理办法 第一章总则 第一条为保障小额贷款公司业务经营管理活动安全、有效、稳健运行，切实防范和化解经营风险，结合小额贷款公司实际，特制定本办法。第二条小额贷款公司内部控制是一种自律行为，是为实现经营目标、防范风险，对内部机构、职能部门及其工作人员从事的经营活动及业务行为进行规范、牵制和控制的方法、措施、程序的总称。第二章内部控制的目标、原则、结构和要求 第三条内部控制的总体目标是：在全公司建立一个运作规范化、管理科学化、监控制度化的内控体系。具体如下： 一、保证法律法规、金融规章的贯彻落实； 二、保证全公司发展规划和经营目标的全面实现； 三、预防各类违法、违规及违章行为，将各种风险控制在规定的范围之内； 四、保证会计记录、信息资料的真实性，保证及时提供可靠的财务会计报告； 第四条全公司要按照依法合规、稳健经营的要求，制定明确的经营方针，完善“自主经营、自担风险、自负盈亏、自我约束”的经营机制，坚持“安全性、流动性、效益性”相统一的经营原则。在内部控制建设方面应遵循以下原则： 一、合法性原则。内控制度应当符合国家法律法规及监管机构的监管要求，并贯穿于各项经营管理活动的始终。 二、完整性原则。各项经营管理活动都必须有相应的规范程序和监督制约；监督制约应渗透到所有业务过程和各个操作环节，覆盖所有的部门、岗位和人员。 三、及时性原则。各项业务经营活动必须在发生时进行及时准确的记录，并遵循效率性原则，外简内繁，按照“内控优先”的原则，建立并完善相关的规章制度。 四、审慎性原则。各项业务经营活动必须防范风险，审慎经营，保证资金、财产的安全与完整。 五、有效性原则。内控制度应根据国家政策、法律及全公司经营管理的需要适时修改完善，并保证得到全面落实执行，不得有任何空间、时限及人员的例外。 六、独立性原则。直接操作人员和控制人员应相对独立，适当分离；内控制度的检查、评价部门必须独立于内控制度的制定和执行部门。 第五条内部控制系统的结构。全公司内部控制纵向结构由决策控制、执行控制、监督控制组成。横向结构由组织结构控制、计划财务控制、资金营运控制、会计管理控制等组成。纵横结构相互交叉，相互依赖，相互制约，共同构成对全公司经营活动具有全面控制功能的综合网络体系。 第六条内部控制的基本要求。 一、小额贷款公司要结合本单位经营管理及业务特点，按照本规定的有关要求，建立明确、具体、有效的内部控制制度，形成责权分明、平衡制约、规章健全、运作有序的内部控制机制。在各项业务经营中，坚持授权有限，相互制约，事后复核”原则，切实加强对管理人员和一般从业人员的约束和监督。各项业务的开展要制定相应的岗位工作手册和业务指导书，明确操作规则、程序和各项具体要求，各职能部门、各业务岗位和人员都必须严格照章操作业务，不允许违反程序或省略程序操作。 二、必须建立三道控制防线： (一)自控防线。各业务部门应根据防范本部门所辖业务范围内各类经营风险的需要，组织开展管辖业务内控制度执行情况的检查、监督和控制，并对控制效果承担控制责任。 (二)互控防线。应建立相关部门、相关岗位之间相互监督制约的工作机制，建立业务文件在相关部门和相关岗位之间传递的工作程序，明确签字责任。 (三)监控防线。应建立以内部监督部门对各机构、部门及岗位各项业务实施全面监督反馈的监控防线。内部监督部门必须认真履行监督职能，加强业务监督，并及时将检查、评价结果向有关部门进行反馈。 三、公司在业务经营过程中对以下业务及人员应实行恰当的责任分离制度 (一)部门责任分离。 1资金计划业务的管理和其会计的核算；资金调拨、授权和账户调剂； 2贷款调查、贷款审查、贷款管理和贷款业务会计核算。 3会计核算和现金出纳。 4固定资产及内部财产的登记、保管、领发与账务核算。 5现金、有价证券的保管与核算。 6各项资金(含信贷、财务)及财产损失的确认与核销。 7开证申请人资信状况和偿付能力的审查与开证。 8其他有必要实行责任分离的部门。 (二)岗位责任分离。 l各项业务的授权审批与具体经办。 2资信调查、风险评估与贷款审批发放。 3市场开拓与业务处理。 4负责账务处理的人员与负责资金划转(含审批)人员。 5其他有必要实行责任分离的岗位。 四、要严格按照以下要求建立健金信息资料 (一)完整性。应按照中华人民共和国档案法的有关规定，建立和完善信息资料管理制度，按部门分类积累、整理和管理全面完整的信息资料。 (二)真实性。各类信息资料应真实准确。 (三)保密性。贯彻执行国家有关保密规定。对信息资料实行严格的密级管理，对重要的信息资料必须双重以上备份。 (四)安全性。务必保证各类信息资料在采集、加工、处理、网络传输、输出过程中的安全、准确和完整；重要信息资料必须妥善存放在有保密设施和安全措施的库房内，防毁防盗。对信息资料的存取、复制、更正、调阅、使用，必须实施严格的操作、授权及责任制度，保证信息资料安全。 五、要对各重要部位和岗位建立实施完备有效的应急应变计划。 (一)对惹外灾害及人为原因可能出现的各类突发事件或故障，须制订严格的、可操作的、责任落实的、公开的应急预案。加强灾害性事故防范和应对演练，确保资金和人员安全，并建立实体保护的保险制度。 (二)对重要及关键岗位人员必须具备适当的人员备份。 六、要建立有效的内部监督系统，建立各项业务风险评价、内部控制的检查评价机制和对违规违章行为的责任追究机制，及时发现问题并堵塞漏洞，有效防止内部侵吞、挪用和外部盗窃、诈骗。凡违反规章制度的，必须做出严肃处理，包括：批评教育、经济处罚、通报批评、调离工作岗位，触犯刑律的移交司法机关追究刑事责任。各经营部门负责人应牢固树立内控风险意识，对管辖部门及分管业务的内部控制状况负责，对由于内控不严所形成的风险损失承担领导责任。 第三章组织结构内部控制 第七条组织决策控制。 一、制衡系统。建立完备的决策系统、执行系统和监督反馈系统，并按照相互制衡的原则设置内部机构及部门。 二、决策程序。制定明确、成文的决策程序，全部经营管理决策要按照规定程序进行，并保留可核实的记录。切实保证决策的民主性、科学性，防止个人独断专行、超越或违反决策程序。 三、关系协调。 (一)纵向协调。应保证指标指令自上而下地完整执行和经营责任自下而上逐级负责，在系统内部形成有效的命令链和报告链。 (二)横向协调。建立健全标准的协调程序，明确各部门的协调职能、义务及协调方法和措施，并建立健全定期会议和临时会议制度，及时消除各种不协调因素。 第八条人事制度控制。 一、岗位职责。按照目标管理要求，制定规范的岗位责任制度、严格的操作程序和合理的工作标准；明确不同岗位的工作任务，并赋予相应的责任和职权，建立相互配合、相互督促、相互制约的工作关系；对重点岗位、重点业务、重点凭证及财物要加强监控和管i-理。任何一项业务，必须有两人以上签字或授权。 二、调配任用。 (一)录用调配。严格扰行国家及公司有关录用调配工作的政策及规定，制定明确的人员招聘录用条件，充分体现“公开、公平、竞争原则。坚持近亲回避制度，重要管理岗位和重要业务岗位轮换制度。 (二)选拔任用。制定明确的用人标准，坚持任职资格审查。建立严格的组织程厅。明确领导管理权限，严禁任何越权行为。 三、培训开发。应制定职工教育与培训计划，并认真组织实施。坚持入公司教育、岗前培训、各类专业培训和定期离岗培训制度。坚持每年对从业人员进一定期限的离岗业务培训和内控知识培训，增强员工的风险意识、法纪意识和责任意识，确保员工熟悉岗位工作要求，了解和掌握相关的内部控制制度。 四、考核机制。建立并完善员工考评制度，促进员工积极进取。 第九条领导职权控制。 一、权力监督。加强对领导权力的监督制约，增加权力透明度。在不涉及失泄密的条件下，公开办事规则。公开的内容应包括办事职责、纪律、程序、时限及结果等。 二、任期责任。在领导的任期内，按照公司高级管理人员任职资格管理规定的要求，进行任期目标责任考核和检查，对任期中演变为不符合任职资格和条件的人员，必须及时调整。 第四章计划财务内部控制 第十条计划目标控制。 一、目标设计。计划目标应根据全公司统一的经营思想及原则，结合当地实际情况，在深入调查研究的基础上制定。计划目标应具有预见性、先进性、经济性和可操作性。 二、运作程序。充分调查研究，预测发展趋势，评价、选定方案，拟定经营计划，编制报告。 三、组织执行。按部门有机分解目标和制定具体实施方案，建立目标考核责任制度，对目标实行系统监测。 四、目标调整。计划目标与实际情况差距较大时应及时进行调整，目标调整必须遵循实事求是的原则，从实际出发，以公司政策规定为依据，纠正偏差，使计划目标切实可行。 第十一条资产负债比例控制。 一、组织决策。应成立资产负债比例管理委员会，制定工作规则，并对决议事项建立系统、完整的书面记录和执行反馈的内控制度。 二、计划监测。严格执行公司下达的资产负债比例或限额，并定期对执行情况进行检查、监测和分析。 三、利率执行。认真执行公司各项利率政策、制度及规定。合理制定内部资金利率。加强对利率政策执行情况的检查，发现问题应及时报告并予以纠正。 第十二条财务核算管理控制。 一、组织决策。应成立财务审查委员会，作为财务开支审查机构，负责审议、分析、监督全公司重要财务事项，决议事项应保留系统、完整的书面记录。 二、管理及授权。 (一)必须真实、准确、及时、完整地进行财务核算，依法建账，严禁搞“两本账”或弄虚作假。 (二)财务管理尤其是对各项支出的管理必须实行严格的授权控制和管理，根据制定合理的财务审批权限，对大额支出必须严格实行授权控制。未经批准超限额审批及越权审批的，要追究签批人的责任。 (三)财务指标的分配、所有财务资金的上划与下、筹集与使用等，必须归财务审查委员会和财务部门统一管理。其他任何部门开口子、下指标的，财务部门均有权拒绝执行；财务账户必须统一管理，严禁私设“小金库”。 三、各项收入应及时、足额、完整入账。严防跑、冒、滴、漏，任何部门及个人都不得少计、少收、转移甚至截留任何收入。 四、成本费用。(一)严格执行公司利率政策，改善负债结构，降低负债成本。 (二)加强对各项成本支出的管理。严禁乱划、乱挤、乱冲、乱摊、乱支及虚列支出，各项准备金应按规定提取、使用。 (三)制定并严格遵循费用支出控制办法，加强对费用支出的监督，增加透明度，禁止任何部门及个人滥用职权乱用多支。各项费用支出不得以拨代支。 五、损益核算。确保损益核算的真实性、完整性和准确性，所有应计、应提、应列、应摊、应并的各项财务收支必须按制度规定进行，严防损益失实，严禁隐瞒或编造损益，严禁截留利润。 六、分析预测。建立健全财务分析制度，完善财务考核和激励机制；依据管理会计理论，建立成本、利润责任中心，强化成本控制，推行部门成本核算，建立预决算分析模型，加强对本公司及各项业务的本、量、利分析。 第十三条固定资产(低值易耗品)管理控制。 严格控制固定资产投资规模，严格遵守公司核定的固定资产控制标准，严格固定资产增加、减少、折旧等账务核算管理；建立健全固定资产购建、领用、改造、维修、报废及实物管理、残值入账等各项内控管理制度；购建的固定资产必须登记造册、纳入账内核算；租赁性资产要视同本公司资产登记管理；加强固定资产实物管理，确保账卡齐全、账实相符；实行年度检查制度。 第五章资金营运内部控制 第十四条计划管理控制。要按照公司的统一部署和要求，按月编制资金营运计划，做好资金头寸预测工作，加强资金头寸管理，定期进行检查监测。 第十五条资金调度控制。 资金的调出调入应严格按照授权范围进行审批，并及时划拨资金，登记相应台账。对大额资金调拨，资金汇出管理部门必须做好跟踪监测工作，确保汇出资金及时汇达指定行、指定单位，以减少在途损失；对当天未入账的在途资金，应查明原因，并及时与有关部门联系，采取补救措施。 第六章贷款业务内部控制 第十六条组织控制。贷款审批机构必须建立贷款审查委员会和企业信用等级评定委员会，负责贷款的审查和贷款企业的资信评估。上述两个委员会都要制定工作规则，并对决议事项保留完整的书面记录。 第十七条政策控制。 一、贷款投向要符合国家法律法规及经济、金融政策和全公司总体发展战略及信贷制度规定。 二、贷款投量要遵循资产负债比例管理的有关规定，严格控制在授权授信范围以内。 三、必须按照公司的有关规定，坚持贷款基本条件，坚持效益性、安全性和流动性原则。 第十八条贷款程序控制。 一、责任分离。建立健全审贷分离责任制度，严禁由单人或单个部门单独完成贷款金过程。任何人不得超越职权或违反程序发放贷款。 二、操作程序。应针对贷款业务调查、 (项目贷款)评估、审查、审批、签约、发放、检查、监测、收回、不良贷款催收等各环节制定明确具体的操作规程。坚持贷前调查、贷时审查、贷后检查制度。 三、分级审批。应根据信贷政策、贷款种类、借款人的信用等级和抵(质)押物、保证人及贷款风险度等情况，在授权审批权限内确定是否贷款。 第十九条安全保障控制。 一、各部门领导在授权范围内对贷款的发放和收回负全部责任。 二、建立健全并严格执行企业信用等级评定制度，合法有效的担保制度，不良贷款的监管、清收制度，信贷人员岗位责任制度。 三、加强信贷风险考核指标体系以及预警预报系统建设，建立并完善信贷管理台账，对信贷风险和借款企业经营风险进行监测，对每笔贷款明确责任人员，落实清收责任。 四、信贷部门对贷款的分析、考核、检查必须保留完整的书面记录。 五、发放贷款应使用公司统一的借款合同文本，特殊情况需要修改的，必须经过法律事务部门审查。 六、住房信贷业务应抓好以下控制部位及环节：住房开发贷款的建设项目评定、项目工程保险、有效抵押和第三者保证；个人住房贷款期房和现房的价值评估、有效抵(质)押、房屋财产保险、履约信用保险或第三者保证。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责