服装采购运作手册.doc

前言采购部，是公司的非常重要部门，她工作的成败，直接影响着公司的外界形象，直接左右着消费者对公司产品的信心，也直接决定了公司经营的回报。公司需要一个优秀的采购部，凭着专业的技术素质，发扬齐心合力的团队精神，在设计部的统一设计意念的引导下,反季节地策划及订制公司的优质名牌商品，将公司的品牌概念，通过商品的设计，质感、色彩等元素，不断地循环地灌输于消费者，令消费者在欣然接受商品的同时，也在潜意识之中，自觉成为公司的拥护者。采购部肩负着非常关键的使命，她有责任为公司提供合理的商品成本价格，优质的货品，足够的数量、准时的上市。任职于采购部的员工，必须具有良好的专业基础，好学谦虚、临财不苟得的美德，不畏困难与挫折的勇气，以及高度的职业责任心。同时，每位职工应随时作好准备，为公司付出不懈的努力，也应为采购部成为公司的坚强后方阵地而发挥各自最大的潜能！ 第一节采购部之分工及部门架构一 采购部的架构采购主管面料采购员2人辅料采购员1人面辅料QC第二节采购部各级人员之职责一、 采购经理职责：直1. 接上级:总经理2. 直接下属:面料采购员、辅料采购员、质检员(QC)3. 本职工作:采购公司规定的所有商品、控制商品的质量及交货期4. 直接责任:l 为申请部门提出的采购项目寻价、寻货,作出三家供货商的对比价。l 采购单申请单、订购协议的初审。l 在采购单批准后分派采购员完毕采购,重要的采购项目自己跟进。对采购进度、质量控制作出安排交跟单员及QC跟进。l 在生产中或到货后发生问题,和厂家交涉并解决。l 协调解决公司各个部门同商品部相关联的工作。l 制定下级岗位描述。l 所有采购品要保存封样。l 指导评价下级工作5. 领导责任:l 对采购手续负责。l 对供货商选定水平负责。l 对所选样品的品种、规格、质量、价格、交货期负责。6. 重要权力:l 选择供货商的权力。二、面、辅料采购员职责：1. 直接上级:采购部经理 2. 本职工作:采买成衣所需的面、辅料物资3. 工作责任:l 根据采购经理分派的采购申请单,具体实行选择供货商和报价并取得相关样办,填写申购单后上报采购经理。l 根据批准后有效的采购定单向财务部取得付款票据,实行购买。l 具体办理跟进交货、验货、收货(退货)、入仓(出仓)及报帐手续。l 服从上级的工作安排。l 保存采购工作时的必要原始记录及样办封存,做好记录,定期上报。随时了解市场情况,提供市场信息,积极出主意想办法减少采购成本。三、面辅料QC职责：1. 直接上级:采购经理 2. 本职工作:商品的质量控制3. 工作责任:l 根据公司对所有采购商品的质量规定,以此为标准严格检查及控制商品的质量。l 对商品由头办到货品入仓,整个生产过程的质量全程监控。l 对质量不合符公司规定的商品及时发现并第一时间告知上级。l 服从上级的工作安排。l 对供应商可作出否决合作的建议,不断修正、完善检查控制商品质量的标准和方法,不定期以书面形式会报上级。第三节 采购部工作程序一、 商品部平常工作流程图：（见附表）二、开发、拟定布物料程序：设计部会同市场部、生产部、采购部、总经理开设计意念会采购部根据设计意念收集合适的布/辅料交设计师筛选（所收集的布/辅料需注明厂家、封度、成份、价格）设计师拟定所需用的布料/辅料，并填写布/辅料设计卡（布/辅料设计卡一式三份：设计部、生产部、采购部各一份，如有特殊规定需注明）三、申购程序：1、 申购板布：跟单员填写起板申请单交生产部经理批核后交采购经理，由采购经理分派到采购员，采购员填写申购单后，连同布样交采购经理批核（布样上须经设计部经理署名确认），并呈交总经理署名批准后方可购买板布。采购员安排购买板布，板布返货后，入仓登记，并填写板布使用登记表交仓库、生产部、采购经理各一份及存档。2、 申购现布大货布：跟单员填写大货布申购单，必须写清楚数量、封度、规定、日期等资料，连同协议及式样一起交生产部经理签核，后交采购经理。由采购经理分派到采购员，采购员填写申购单及借支单后，连同布样交采购经理批核（布样上须经设计部经理署名确认），并呈交总经理署名批准后方可购买板布。采购安排上大货布，收大货布前一星期应以一周返布计划告知生产部，于返布当天以落布告知单告知生产部，布料返货后采购员办理入仓报销手续。3、 申购订购大货布：跟单员填写大货布申购单，必须写清楚数量、封度、规定、日期等资料，连同协议及式样一起交生产部经理签核，后交采购经理。由采购经理选定供应商后，分派到采购员，指引采购员议价及商谈付款条款、货期等。与供应商签署订布协议并填写付款同告知书给财务部。4、 申购物料：各个组别跟单所提供的物料预算数量及经设计部拟定的物料式样，经生产部经理审核署名确认后，交采购员订购，采购员统筹资料后，根据库存情况填写请购单，交采购部经理加签，后交总经理批核。四、批核布/辅料对的样、颜色、船样程序：（略）五、报价、议价、定价程序：1、 报价：采购经理接到设计部所给的布/辅料设计卡，分派给采购员寄往多个供应商作报价，并规定供应商提供布样。采购员填写报价单连同供应商提供的布样交采购经理。采购经理审核后，初选供应商及价格。价格若在公司接受范围内，记录汇总后交生产部作初步成本核算；若高于公司接受范围，则需知会设计部，并寻找类似布或代用布给设计师重新选确认样。2、 议价：经初步报价后，生产部计算成本交市场部，由市场部给出成本目的价及造货数量，生产部计算出布/辅料的目的价及数量交采购部。采购部根据该目的价及数量，运用自己的专业知识与供应商议价。此议价作同一商品多个供应商议价，同等价格或差额不超0.5元的,开发打板此商品的供应商优先。3、 定价：通过根据目的价与供应商议价后,由采购经理汇总记录后决定最终供应商,并将价格报交生产部，由生产部重新核算成衣准确成本交市场部审批。若市场部可接受则生产部及采购部可做采购协议交总经理批核。若不能接受，则给出意见，生产部及采购部等根据市场部意见再作出修改或交由总经理决定。六、协议的审核与签定（略）七、查货程序:1、 作业程序：QC员到厂查验货品前，应先以电话联系厂方，了解生产进度；QC员到厂后，应第一时间有礼貌知会厂方负责人，按公司规定抽取相应数量的货品查验，有程序地做好检查前之工作准备。2、 查货的目的与内容布料先分为三大类：现坯印染布、织坯印染和色织布；跟进生产进度，查验布料为初期、中期、尾期；、初期：目的：了解供应商的生产情况及我司订单的生产安排情况查货人员：采购员查货时间：现坯印染 不用查织坯印染 交货前25天色织布 交货前20天查货内容：供应商生产是否繁忙，我司的订单是否已购纱及上机，上机台数，拉经数量，机台运作是否畅顺，坯布的风格花形是否对的。如色织布则要查验布筒染后颜色跟手样板是否一致。、中期：目的：查验坯布数量、质量是否符合规定查货人员：采购员或QC查货时间：现坯印染 交货前15-20天织坯印染 交货前 15天色织布 交货前10天查货内容：查验坯布数量是否已够我司订单需要；查验坯布的疵点：污渍、色纱、油沙、稀密路、吊经、缺纬、破洞、棉结、棉粒、粗经、粗纬等外在因素，是否符合规定；另尚有一种检查方法：煮漂10-20米左右坯布作抽检；如色织布则要查核头板坯花型与原样、手感是否相符。、尾期：目的：查验所订布料是否符合我司规定返货查货人员：QC查货时间：返货前3天查货内容：测试大货的缩水率、拉力、撕破力、手感、侧向纱线滑移强力、色牢度等；查验匹头条时应左右中边查看色差限度，查验大货布的颜色、手感否与所批船样一致，抽查大货10%-20%的大货布作布面综合质量评估，按标准收货。3、 测试程序：、布料检查：布面平滑度、布纹、花式、手感、布痕、色匀限度；、布匹力度：拉力、涨破力、摩擦限度、伸长后还原限度；、缩水和变形限度：车缝时缩短或伸长限度、湿洗时伸长、缩短、变形限度。、褪色和染色限度：湿洗时褪色或染色限度、摩擦时褪色或染色限度。、布面皱折后自动平服能力。4、 发现问题解决方法：、 能独立与厂方解决的问题，应即时解决后及时向上司报告，以便跟进；、 当有某些问题无法解决时，即时向上司如实报告，以便及时解决；5、 QC员查货前必须有如下文献资料：、 协议复印件；、 已批核的布样；八、入仓程序：（略）九、付款程序：（略）十、供应商的开发及评估1、 供应商的开发：采购部应每季根据公司产品结构，开发供应商，每季合作的供应商中应有10%为新的供应商以作价格的对比及控制。供应商的重要来源：展会、网络、同行介绍等供应商开发的程序： 选择目的供应商 初步了解供应商的生产特性，及规模 派人员审厂，填写供应商资信表，并规定供应商提供营业执照、国地税证、一般纳税人证、法人代码证等五证；交采购经理审核。 经采购经理审核后，合格的供应商由采购经理初步洽谈合作意向及条件，并录入下一季的合作供应商中。2、 供应商的评估：每季末，根据所有合作供应商的货期、价格、质量等因素进行全面评估，好的供应商可继续合作，不好的供应商需淘汰加入新的供应商。具体评核见厂家评核表。十一、应急措施的启动及程序：1、 应急措施的启动条件：A、 货品在查中期时，发现供应商并没作出生产安排或货品有严重的质量问题之时B、 货品在查尾期时，发现货品质量，数量严重不符合公司规定之时C、 货品交货期严重迟期2、应急措施程序：A、 若货品在查中期时发现供应商并没作出生产安排时，采购员应即时报告采购经理。采购经理与供应商联系了解供应商生产情况及实际安排情况，作出判断该订单是否会严重迟期，并指引采购员作出后备供应商的前准备工作，涉及后备供应商的选定，报价，对的样品的确认，颜色小样的批核，货期等工作。填写货品延期申请交生产部，市场部批核加意见。根据生产部，市场部的意见，作出是否需取消协议或更改供应商的等决定，并呈交总经理批示。B、 货品在查货尾期时，发现货品质量严重不符合公司规定期，QC应剪能代表全批货的质量板及查货报告交采购员。采购员联系供应商了解供应商情况，若能返修的，与供应商商议返修后货期，并填写货品延期申请连同质量板及查货报告交采购经理批示，采购经理批示后交生产部及市场部批示意见。若货品需重做的，与供应商商议重做的交货期，并填写货品延期申请连同质量板及查货报告交采购经理批示。采购经理批示后交生产部及市场部批示意见，若生产部及市场部可接受货期的延期，采购经理应判断是否需更换供应商，作出解决意见交采购员跟进；若生产部及市场部不接受货期的延期，采购经理应根据情况作出如下解决: 根据质量实际情况,实行避裁,所有损耗及耗工费由供应商承担。导致减数部分征询市场部是否取消或补数，并上报总经理批示。 根据质量实际情况,征询市场部是否可接受打折，减少质量标准收货。并上报总经理批示。 若无法避裁且减少质量标准打折都无法接受的，采购经理应上报总经理，同时，征询市场部及设计部是否可取消或找代用现货布代替。C、 货品交货期严重迟期货期迟期采购员应于交货期前一周以上填写延期申请交采购经理批示，并交生产部及市场部批示。货期迟期超过15天以上的采购经理应会同生产部、市场部及设计部商议是否打折接受或取消订单或找代用现布代替，并上报总经理批示。第四节 采购部工作程序监控条例1. 高级经理每季交造货计划到设计部，每迟一天，罚款30元，若提供错误的信息罚款50元；2. 由于设计部迟交板单及设计图样，而致迟返货的负责人，每款罚款50元；3. 布料采购员迟交布料资讯，致迟返货每款罚款50元；4. 因物料采购员不能及时提供对的的辅物料，导致迟返货的，每迟一天，罚款20元；5. 采购员迟告知QC员查验大货布，QC员延迟查验大货布或延迟测试布板，或迟递交测试报告给QC组长，每项罚款20元；6. 货期以协议期为准，允许正负浮动5天，超过范围须有总经理签批方免扣罚。采购部经理查明因素，再于5日递交行政部复核，并交财务部扣罚。扣罚方式以财务部制定的为准，并将扣罚情况公布；7. 采购部于返货前当天应递交返货告知单给生产部，货品到仓后，采购部仍未发出落货告知单，负责人罚款20元；8. 当布/辅料采购员收到船头样时，布/辅料采购员应先将船头样提成4份资料，分别提供应：设计部(A4纸大)；QC组(半A4纸大)；跟单组(半A4纸大)；每一份资料必须有采购经理、设计部主管署名为准，并规定布/辅料采购员将所提供的船头样必须区分正、反面，不能收到大货布时才提供以上资料，如每漏一项的，罚款20元。9. QC组测试项目涉及：缩水率、脱色度、扭格、洗水前后对比、克重等；每少做一个测试项目，罚款10元；10. 布行大货在国内生产的，采购员必须进行查验前期、中期、后整等项目，采购员并将查验结果报告给采购经理，每少做一次查验罚款20元。11. 布/辅料采购员必须监控布行返货的大货数量，总数量不能超过5%，不按规定返货的负责人罚款30元；如有特别情况由采购经理签批方能免扣罚。12. 布/辅料采购员必须规定布行返货前2天提供装箱单(加工形式是FOB价的，规定布行给厂家一份，CMT 单的由布/辅料采购员提供应辅物料仓一份)，不按此程序进行的，每次罚款10元。13. 大货布到加工厂后，生产部同事必须规定厂家在3-5天内完毕所有验布工作，每迟一天扣罚跟单人员10元。当布料出现质量问题，布料采购员必须在3天内完毕解决好布料工作，每迟一天扣罚采购员10元。14. 采购部必须控制好布行所提供的每只布种LOT色问题，总布料2023码以下的不能超过2个LOT色；3000-8000码以内的不能超过3个LOT色；8000码以上的不能超过4个LOT色；LOT色与LOT色之间不能超过3级，此LOT色标准由所属组别的副经理签批为准，每超过一项布料采购组负责人扣罚30元。(注：现布及如设计部或董事局指定规定造货的除外)15. 采购部于每星期六发出一周返布计划；于返布当天发出返布告知书给有关部门，每迟一天罚款10元；如实际返布日期与一周返布计划有更改的，则于返布前3天，以书面形式告知有部门，否则，每次罚款10元。16. 物料采购员根据各跟单组所提供的资料进行订购辅物料，返货后如发现辅物料有错误的，应追究负责人：如属跟单提供资料错误的，每次罚款30元；如属物料采购员提供资料错误给印刷商的，每次罚款30元；如属布料采购组提供资料错误的，每次罚款30元。17. 物料采购员与供应商所签的货期，每迟一天罚款10元。18. 如本公司提供布料之样板，应在返货前办好入仓手续，再按实际情况而定解决方案，违者每件罚50元。19. 协议应在生产大货前签订，如有违反每次罚50元。如遇大货有问题，而协议仍未签订，后果由当事人自负，一切与公司无关。20. 因跟单员违反运作规程，而导致操作产品不合质量规定，或致返货延迟，则要视情节的轻重作出罚款解决。21. 如因组长或经理未能履行职责而导致无法准时或按规定返货，则视实际情况由行政总经理作解决。22. 员工对违反部门规定的行为知情不报者，每次罚30元，上司包庇下属过错者，每次罚款50元。23. 员工工作儿戏，态度不负责者，第一次口头警告，第二次罚款50元。24. 工作中出现问题故意隐瞒以图蒙混过关者，每次罚款100元。25. 因未告知仓务部而致货品到仓库后无人查收，负责人罚款100元。26. 协议未经副总经理审阅盖协议章，而擅自落单生产者，一切后果及经济损失，由落单者本人自行承担。27. 本部人员要复印图样，必须填妥复印申请表。交经理署名后方能复印如发现违反者，罚款50元。