存货内部控制设计.doc

存货内部控制设计
【摘要】 存货是一个企业的重要资产项目，一般占资产的比重比较大。内部控制是现代企业管理中的重要手段。尽管现在我国的内部控制体系已经有了一定的规模，但是仍存在许多弊端。因此，针对存货管理特点，如何运用内部控制理论，构建科学、合理的存货内部控制管理体系具有十分重要的现实意义。
【关键词】 存货 管理 内部控制
一、 存货内部控制的概述
（一）存货的概念
存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料。主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、商品等，但也包括企业代销、代管存货、委托加工、代修存货。
（二）内部控制的概念
内部控制是以专业管理制度为基础的，以防范风险有效监管为目的，并且通过全方位建立过程控制体系描述关键控制点、以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。
（三）存货内部控制的内容。
通常情况下，存货的内部控制主要包括以下两个方面：一是控制存货的实物流转程序，二是控制存货的价值流转记录程序。控制实物流转程序主要是针对存货的采购、验收、存储、发出、生产及发货等各环节，对其工作程序进行明确的规定、划分职能、同时设置控制环节、要求进行及时有效的信息传递，以及明确相应的授权等。二是控制存货价值流转记录程序，会计部门从原材料采购到产品生产、库存及出售的全过程建立控制制度，以配合企业存货的特点。
（四）存货内部控制的目标
存货内部控制是指企业为了实现经营的目标，保护财产安全和完整、确保存货会计信息资料的可靠和真实，所采取的一系列相互联系和相互制约的措施、方法和程序。建立了健全有效合理的存货内部控制不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生，还能使企业加强成本控制。实施低成本战略，不仅促进了企业生产经营持续稳步发展，达到了以效益为中心，也达到了向管理要效益的目的，是企业实现经营目标的重要保证。
二、 存货内部控制的现状和存在的问题
（一） 存货内部控制的现状
1986年，财政部颁发的《会计基础工作规范》。该法规只是提出内部会计控制，并且将其定义为“单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全和完整，确保有关规章制度和法律法规的贯彻执行等制定和实施的一系列控制方法、措施和程序”。该定义为后来财政部发布的其他有关内部控制文件以及《会计法》所承袭。财政部从1993年7月1日起实施《企业会计准则--基本准则》第七条第三款中规定：“内部会计控制应当涵盖单位内部涉及会计工作的经济业务及相关岗位，并应针对业务处理过程中的关键控制点，落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节”。1999年全国人民代表大会通过了新的《会计法》，从2000年7月1日起实施，该法明确各单位应当建立健全本单位内部会计控制，并提出具体的要求。2000年12月29日，财政部又颁发了《企业会计制度》，于2001年11月9日出台，并从2002年1月1日起实施《企业会计准则--存货》；2002年又印发了《内部会计控制规范--采购与付款（实行）》和《内部会计控制规范--销售与收款（试行）》，上述法规是以单位内部会计控制为主，同时兼顾与会计工作相关的控制。2006年新颁布的《企业会计准则》，对存货的核算进行了重新规范，法规的陆续出台与完善，使得各企业存货的内部控制有法可依，落到实处，从而有利于保护资产的安全和完整。
无论是国有或国有占控股地位的企业，或者是在所有其他各类的企业中，明确内部分工并且落实责任，使各项物资从采购、验收、入库、付款等环节中实施了严格的控制和监督，这是非常重要的。现在发生的许多触目惊心的经济案件中，有很多都是由于内控失效和缺乏监督所导致的。在市场经济大潮的冲击下，缺乏透明度的采购过程中，产生了“以权谋私暗箱操作、收受回扣、跑冒滴漏、弄虚作假”等问题，使得企业采购商品质量差价格高，使用效率大大降低。比如说，有的采购人员图谋私利，在物资采购的过程中营私舞弊；有的采购人员通过签订假合同来骗取企业货款，或者用假合同来骗取预付款项；有的采购人员购买假冒低劣的商品，从中捞取差价和好处；有的采购人员内外勾结、暗算企业，拿“佣金”、“回扣”；有的采购人员舍优求劣、舍廉求贵、舍国营求个体，牺牲了企业和国家的利益，而谋求个人私利和实惠；有的采购人员接受请客或送礼，把原则做为交易；有的采购人员大搞人情买卖或订君子协议，明知上当不揭发、不举报，却还是与之同流合污等等。这些都是现实生活中常见的现象。
(二)存货内部控制存在的问题
1.企业内部存货采购管理制度还不够健全和完善。企业的内部控制非常重要，一旦内部控制比较薄弱，就会给企业带来一系列的负面影响。尤其在存货的采购环节中，采购是企业生产产品及维护正常运作所必须消耗的物品，这是企业控制成本的重点。正由于目前一些企业存货采购管理制度的不健全，从而导致采购环节中发生营私舞弊、采购成本过高、质量低劣、数量及规格不达标等现象，也正是因为存货管理制度的不完善，造成了企业存货资源的大量浪费，严重削弱了企业在市场中的竞争地位。
2.存货的日常管理欠科学。大多数的企业，尤其是一些中小企业，在日常存货入库、数据核对、出库审批、以及存货的日常盘点等日常管理事项上比较松散，最后导致存货的资金成本占用率过高、存货安排和结构不合理、存货周转速度变慢。如果一旦出现资金紧张，就会很容易发生产品价格的“被迫”上涨，从而必然带来商品的积压，使得企业陷入经营困境，限制了企业的进一步发展。
3.企业内缺少独立的内部控制组织机构。一些企业未设立专门的内部控制部门，各项控制制度只是由各单位的领导负责，由上级对下属的工作负责监督和检查。以材料的控制为例，材料从采购到保管、出库的管理内容均为供应部自行控制，没有独立的审查控制机构对其进行监督。这种内部控制产生的结果只能是纵向的控制，而缺乏纵向的监督检查，一方面可能会形成舞弊的漏洞，另一方面因为横向的沟通监督不善，缺乏从公司整体角度考虑的控制设计，浪费和低效率的现象不可避免。组织结构的不完善，缺乏有效的控制措施，从而产生了大量内耗，提高了企业的经营成本。
4.企业缺乏检查和监督，没有建立材料管理的分析评估系统。监督检查是企业对存货内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查和评估，形成书面报告并作出相应处理的过程，是实施存货内部控制的重要保证。一些企业并没有建立材料管理的分析评估系统，对于材料的库存量，没有一个科学的模式，绝大部分都是凭经验办事，超量采购，盲目储备的现象时常发生。首批订货量如何控制，库存材料的流转情况如何，流转件、慢流转件、不流转件的材料项数、资金比例各占多少，对多余部门如何处置，材料的结构是否合理，材料的订货件号、数量与实际使用的材料件号、数量有无偏差，产生偏差的原因是什么，如何才能避免偏差材料影响等，没有建立一个科学的模式。
存货是企业流动资产重要组成部分之一，存货数目庞大，种类繁多，管理机制复杂等容易产生舞弊，不合法和大量浪费的行为。为了确保资产的安全和使用效率，这就要要求企业必须加强对存货的管理，抓住存货内部控制的关键点，加强管理、监督和培训，特别是要建立和完善企业存货的内部控制制度。
三、 加强存货内部控制的相关措施
（一）建立科学的存货采购内部控制制度
根据存货的业务流程，可以分为采购,库管，领用，盘存等多环节，其中存货采购师是重点，他是控制企业成本的重中之重。因此，我们必须建立科学的存货采购控制制度。
1.定采购的条件。明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任，并且还要明确采购主管对下属采购员的工作过程和结果的监控负责，采购物品必须要适量，不得超标积压或者不可用或者根本不需用，采购物品的单价必须为询价后的合适的单价，而且力求要最低的单价。执行到价格不得高于公司核定的价格或掌握的现行市场价格。
2.明确分工。明确采购员的权利和责任，使各采购活动有条不紊的进行并将责任归落到人，必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并且落实到相应的采购人员身上，采购人员同时也必须是该种采购的内行者。
3.购审批权限。所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行，有效批准者需是总经理。禁止未经批准的采购事宜，但突发性或临时性急需物品可以由财务部确认后即由采购负责部门采购，但是在请购单上须注明急购字样并说明理由，然后请购单由总经理补批。
4.验收职能。任何物品购入后须经非采购者本人验收并且在送货单上签名。验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符合，对于经手验收物品的品种、规格、数量、质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才能允许验收入库。验收无误之后，再填制材料入库单，连同供应商送货单分别送到财务部作为结算货款的凭据。但是为明确责任，结算凭据必须由采购员签名。
5.退货与索赔。为了避免损失，采购回的物品由于质量，规格不符合标准的，采购部门必须立即办理退货，无论货物是否退还给了供应商，都要立即书面通知财务部并且及时扣回相应的款项。凡是检验结果为不良品的检验报告，物管部都应分发至采购部门和财务部，以有效追踪，确保有遗漏退货扣款事项的发生。采购约定中必须要明确索赔条款，对于因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此而导致产生的其他损失，应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。对于采购部门不能解决的事项，公司可以采用不排除以法律形式解决的措施。
（二）加强存货控制的日常管理和监督
存货的日常管理包含存货的验收入库，发出和领用，加快存货周转速度，合理分析库存结构，建立存货盘点清查制度，管理的信息化水平等方面。
1.存货的验收入库，企业应采用先进的管理技术和方法，规范存货验收程序和方法，对入库存货的质量，数量，技术规格等方面进行检查，验收无误后才能入库；加快存货的周转速度，降低资金的占用成本；建立存货保管制度，定期对存货进行检查，加强存货的日常保管工作，严格禁止未经授权的人员接触存货；企业应当明确存货发出和领用的审批权限，仓储部门应该根据审批的销售通知单发出货物。
2.合理分析库存结构，依赖信息技术，结合自身的采购流程、生产流程、销售流程，采用与之相配套的计算机软件来实现企业存货资源信息化的统一管理和数据共享，降低人工管理成本、订货成本、缺货成本、资金的机会成本等各种费用，有效的阻止与存货相关部门的信息阻塞、账实不符、随意性强等现象的发生，提高工作管理效率，确保存货始终处于最佳库存状态。
3.建立存货盘点制度，根据本企业实际情况来确定盘点周期，盘点流程等相关内容，核查存货数量，并且及时发现存货减值迹象。企业至少在每年年终了开展全面的盘点清查，盘点清查结果应当形成书面报告。盘点过程中如果发现盘亏、盘盈、盘损、闲置以及需要报废的存货，应当查明原因，并且落实并追究责任，按照规定权限批准后再处理。
企业的存货的日常管理尤其重要，日常管理一旦薄弱，就会增加营私舞弊的可能性。一直以来，很多企业内部都缺乏一整套有关存货日常管理的规章制度，这些日常存货管理上的不规范造就了企业不可弥补的损失以及企业利润的大幅下降。
（三）完善存货内部控制环境
企业的内控部门欠缺，严重影响了内控的执行制度的执行效果。企业应当建立独立的内控部门。该部门应当具有如下几个特征：
1.独立的存在。现在有些企业对存货各个管理环节的控制，还是以上级对下级的监督考核为主，这种纵向的控制弊端是错误的，内部控制部应具有独立性，只有这样才能保持监督的公正性。
2，直接向管理层汇报工作。这样有助于在监控中发现问题的解决，更利于获得上层的支持，这样也方便在各个相关部门之间的沟通与协调。
3.专职内部控制工作，行使以下职责：（1）制定内部控制的实施方案和实施计划，并组织实施。（2）制定和完善公司的内部控制体系管理制度及相关标准和方法，并监督实施。（3）定期向管理层和相关部门报告内控工作的进行情况。（4）协调内、外审计测试工作。（5）监督、检查各单位贯彻、执行内部控制程序情况，并对控制缺陷与经营效率提出建议和措施。（6）跟踪检查内外部审计提出的管理建议和内控更正建议的落实情况。（7）根据内部控制体系建设的要求定期组织开展内控培训，提高员工对内控工作的认识并知道员工展开自我监督。
通过设立内部控制部，改变内部控制只是由相应部门主管领导负责的局面，完善组织 制度，使得控制的实施有组织保障。
（四）加强存货内部控制检查监督管理
1.建立持续的监督检查机制。公司对存货控制的监督检查应当正常化、制度化。对于存货的盘点、购货手续、出库手续的核对，应当加大频率，要改变以往只是年末核对检查一次的状况，这样才能保证出现的风险被及时的发现与纠正。
2.完善自我监督评价体系。完善监督评价体系，根据情况的变化和出现的问题对相应的存货内部控制制度作出及时修正，才能建立起行之有效的存货内部控制体系。
3.注重人员参与。存货内部控制自我评价使内部审计人员到业务流程具体执行人员全体参与，体现了存货内部控制是全体相关人员的事情，将传统观念中原本仅仅是内部审计人员的工作转化为具体执行人员共同参与的工作。
4.采取恰当的形式。存货内部控制自我评价采取的专题讨论会，问卷调查等方法强调的是相关之行人员的合作，这就会更容易激发员工的责任感。
5.借助内审人员。在研究讨论企业存货内部控制时，在内部审计人员的帮助下，参加者可以更好地理解这些问题，了解组织其他职能部门的工作情况，并且尤其关注与本部门有关的事项。
存货内部控制自我评价提高了参加者实施控制并且不断改善控制过程的积极性。研讨会也增加了员工间的交流，提高了他们的积极性。存货内部控制自我评价会促进并提高企业的存货内部控制的结果。
四、建立企业存货内部审计制度
内部审计属于经济监督的再监督，是内部控制的重要组成部分之一、是企业改善经营管理方式、是提高企业经济效益的自我需要。一些有条件的企业应当独立设置内部审计机构，不单独设置内部审计机构的企业，可以在财务会计部门设置审计人员，由他们单独从事企业内部审计业务。但是为了确保审计人员工作的独立性，内部审计人员应该直接对企业的最高领导层负责和报告。存货内部审计的主要内容包括：存货领用内部审计和存货采购内部审计。前者是由内部审计人员抽查存货的盘点表，监督存货盘点的全过程，审核保存管理部门和财务会计部门的日常核算是否正确，各部门的存货数据是否相符，有无舞弊行为和违反规定的程序，对存发领用存货的内部控制措施进行评价。后者是由内部审计人员抽查存货的采购合同，审查合同是否经过严格授权，合同是否有效，同时还应该审查在途存货，审核各个部门的核算是否正确，各部门反映的存货数据是否相符，有无舞弊等行为和违反规定的程序，对存货的内部控制措施进行评价。
随着市场经济的不断发展和科学技术的不断创新，市场竞争越来越激烈。企业只有不断地加强自身的存货管理，降低企业的运营成本，提高企业的经济效益和核心竞争力，才能更好的促使企业健康、快速地发展。

参考文献：
[1]李凤鸣：《内部控制设计》[M]，经济管理出版社，1997
[2]李敏：《小企业会计控制》[M]，上海财经大学出版社，2004
[3]于玉林：《企业内部会计控制标准化指标》[M]，上海财经大学出版社，2011
[4]洪洁：《浅谈解决企业存货内部控制存在问题的措施》[J]，职业技术，2010
[5]王敏：《完善企业存货内部控制的对策探讨》[J]，会计师，2010

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责