职业安全健康管理体系审核.doc

职业安全健康管理体系审核定义为获得证据并对其进行客观地评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核的核心原则n 客观性n 独立性n 系统性审核的种类 第一方(对组织) - 内部审核由公司内部进行的审核 第二方(对供方) - 外部审核由采购方或代表采购方对供方/出售商进行的审核审核的种类n 第三方(独立) - 外部审核由独立发证机构或类似团体所进行的审核审核的目的 客观评估职业安全健康管理体系执行的情形: n 明文规定的管理体系是否符合OHSAS18001标准的要求-文件审核n 所有的管理规定、办法、作业指导书是否被遵守执行-现场审核审核阶段 n 准备n 执行 n 报告n 效果跟进准备审核 失败的准备,就是准备失败fail to prepare is prepare to failOHSAS内审的审核范围从以下三个方面界定:企业的管理权限/活动领域/现场区域确定审核准则n OHSAS18001 标准n 职业安全健康管理体系文件n 适用的职业安全健康法律、法规的要求审核方式有三种1) 按部门审核2) 按要素审核3) 按重大危险源为主线审核检查表 Checklist 检查表是一连串的问题,作为审核的途径,以确保覆盖有应该审核的范围检查表内容n OHSAS18001 标准的要求n 内部文件(作业程序, 工作指引)的要求n 需要审查的安全健康控制记录使用检查表的好处n 确保准备工作的完整性n 作为审核员之引导及备忘录(aide-memoir)n 审核的客观证据n 减少笔记时间确定审核方案审核的安排和频率的决定因素n 与过程/人员设备有关项目的关键性n 客户的要求n 管理,技术,措施或体系上的显著变动确定审核方案审核时间表/行程表n 年计划 n 覆盖全部要素及部门 n 以部门 / 功能 作审核单位n 时间分配需考虑- 审核的项目-审核单位的操作员数目-审核单位的工作内容-位置及面积审核员小组会议 n 审核组长应於审核前召集所有审核员进行审核小组会议 n 确认准备工作均已完成,各审核员亦明了其将扮演之角色n 讨论可能出现的问题及需 注意事项n 交流经验及审核技巧审核通知 / 开始会议n 发出审核时间表n 说明审核目的，内容，方法和时间安排n 与被审核部门/项目的负责人确认审核时间和人员安排 -确保审核方案的有效性审核执行审核执行n 沟通 n 观察 / 收集证据n 评审 沟通 (Communication) n 单向沟通 (One Way Communication)n 双向沟通 (Two Way Communication) 沟通技巧n 提问的技巧n 信息的理解(聆听技巧) 问题的种类n 封闭式的问题 n 开放式的问题 n 跟进式的问题n 引导式的问题n 没有声音的问题封闭式的问题(Closed Question)n 简单答案 F 是/否，有/没有 n 可获得指定的资讯n 可用以总结结论n 由审核者控制问与答n 带来压力 / 减轻压力 ？开放式的问题(Open Question)5W 1Hn 怎么样？HOWn 什么？WHATn 何时？WHENn 谁？WHOn 哪里？WHEREn 为什么？WHY开放式的问题(Open Question)n 鼓励被审核者自由发言n 可获取最大量的资讯 跟进式的问题(Follow Up Question)n 由获得的资讯再提出跟进问题n 对问题进一步探讨 引导式的问题(Leading Question)n 可减轻被审核者压力n 避免使用 没有声音的问题(Silent)n 以身体语言提出问题n 沉默 - 非常强而有力的工具! 应避免的问题n 欺诈式问题n 含糊不清的问题n 多重式问题 多重式的问题(Multi-Question)n 有没有 .? 怎样 .? 如何 .？n 做成混乱n 回答者选择式回答n 绝对避免使用倾听认真专注的倾听是对别人最大的尊敬有效的听n 专注n 查对n 澄清n 反应 / 反馈n 记录n 需要时作出摘要，与讲话一方确认影响倾听的因素n 不专注集中n 选择性的听n 个人偏见n 情绪与喜恶n 草率的结论除了听，还要看沟通时，需注意对方的身体语言n 身体动作n 面部表情n 眼神身体语言 - 信心篇身体语言 - 疑惑篇身体语言 - 惊惶篇身体语言 - 防卫篇身体语言 - 愤怒篇身体动作 + 面部表情身体动作 + 面部表情身体语言观察/收集证据n 通过会见人员,检查文件/记录，及观察有关活动以收集符合要求的证据观察/收集证据n 留意检查表内容以外的有关不符合事项的线索n 验证通过面谈、感官观察或测量记录而获得的资料(包括数据的汇总和分析)检查方法n 检查是以随机抽样型式形进行，而非100%全检n 决定抽样的数量时应考虑- 被审查部门/项目的文件，工作，人员和记录的数量-过去的表现检查方法n 抽查的方向不一定需要从头到尾，可从任何一点展开n 抽查的文件/人员/记录间应有连贯关系断指事故 设备维护 设备放置 操作指导书 人员上岗培训 纠正措施 效果监控 评审观察点n 记录下所有的观察点n 评审观察点以确定不符合事项n 对所有不符合事项须有证据作为依据准备不符合事项报告n 分析观察所得的不符合事项，以准备不符合事项报告- 不符合事项的类别- 不符合事项的模式不符合事项的分类严重(主要)不符合项M 缺少所要求的职业健康安全体系要素M 多个次要不符合项发生在一个要素上不符合事项的分类轻微(次要)不符合项M 在执行或控制中的一个孤立的或小的缺失M 文件化体系有部分缺失 不符合事项的模式文件问题L 没有把标准的要求文件化L 文件不能反映实际运作情况L 文件内容不当，不足或错误L 文件之间有矛盾不符合事项的模式执行问题L 没有按文件要求执行工作 不符合事项的模式设计问题 - 技术/方法/工具L 方法错误L 工具设计错误L 技术错误 不符合事项报告不符合事项的说明n 发现的问题 (观察所得的事实)n 客观证据n 结论 ( 违反标准或文件的章节 )n 类型 ( 严重，轻微 )不符合事项报告案例 1 ：在检查2000年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括对职业安全健康目标的达成性进行评估。不符合事项报告案例 1 ：在检查2000年度的管理评审记录时，审核员发现管理评审内容未包括对职业安全健康目标的达成性进行评估。不符合事项报告报告方法 ：方法 1 - 分点式问题 ：管理评审中，未对职业安全健康目标的达成性进行评估。证据： 2000年度的管理评审记录结论：违反OHSAS18001条文4.6的要求 。 不符合事项报告报告方法 ：方法 2 - 述句式在2000年度的管理评审中，未包括对职业安全健康目标的达成性进行评估。违反OHSAS18001条文4.6的要求。不符合事项报告案例 2 ：文件WI-016 规定：“所有特种岗位员工在上岗前，必须通过相关的技术培训，并持证上岗。”当审核员要求查看电工王小虎的培训记录时，人事部主管说：“他们已经进行了外部培训，但是没有保存记录。”不符合事项报告案例 2 ：文件WI-016 规定：“所有特种岗位员工在上岗前，必须通过相关的技术培训，并持证上岗。” 当审核员要求查看电工王小虎的培训记录时，人事部主管说：“他们已经进行了外部培训，但是没有保存记录。”不符合事项报告案例 3 ：某电子厂在进行了危险源辩识和风险评价后，没有保留文件化的辩识和评估信息。不符合事项报告案例 3 ：某电子厂在进行了危险源辩识和风险评价后，没有保留文件化的辩识和评估信息。审核报告报告目的n 将所作的结论通知管理阶层n 对审核发现的结果作出适当的总结n 让管理层作出回应n 讨论必要的纠正措施和跟进日期n 对必要的措施达成协议n 提供合适的审核结论审核报告的内容n 审核的范围和目的n 审核的资料-计划,审核组成员,接触的人员和日期n 所审核的文件审核报告的内容n 审核的结果- 不符合事项- 观察事项o 审核小组对体系与有关文件和OHSAS18001标准的符合程度所作的判断纠正及预防措施纠正措施n 为消除已发现的不合格或其他不希望情况的原因所采取的措施- 让问题不再发生 -纠正及预防措施预防措施n 为消除潜在的不合格或其他潜在不希望情况的原因所采取的措施- 让问题不发生 -纠正及预防措施必须针对不符合事项的起因 (Root Cause)n 文件不当n 设计失误 - 方法，工具n 没有按规定要求执行工作-训练不足-管理不善纠正及预防措施的跟进n 需跟进相关的纠正/预防措施，确认v执行情况有没有在规定期限内实施v有效性(effectiveness)实施之後，不符合事项有没有改正 问题有没有解决n 需记录确认结果审核结束在所有纠正/预防措施的有效性都经已完全确认时，审核才是正式结束合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责