行政办公室人员岗位职责及分工.doc

办公室人员岗位职责及分工
       为进一步明确行政办公室人员岗位职责，增强其工作责任性，提高企业的管理水平，现将行政办公室人员工作职责进行明确分工如下:
一、 行政办负责人
1．主持行政办工作，协助领导处理日常工作
2．具体承担政务性综合工作，负责办公室岗位责任制度考核工作。
3．负责办公室职员的工作督促及检查工作.
4．办公用品采购项目落实。
5．对外协调性工作。
6．公司公章及证照的保管.
7。 负责与各地有关单位领导的接待与外联工作。
8. 车辆的管理工作。
9. 领导临时交办的其它工作。
二、 行政文员（文件管理）
1．负责上级机关和有关单位来文的接收登记、管理和归档工作。
2．根据领导指示参加有关会议,做好会议记录、撰写会议纪要并做好保密工作。
3．领导临时交办的其它工作.
三、 行政文员（事物管理）
1．负责人员考勤,做好考勤的登记、记录和日常检查。
2．负责办公室人员出入登记。
3．工装的管理及发放.
4。 报刊的分发工作、办公用品管理及发放工作.
5．协助安全防火、办公区域环境管理、职工就餐等.
6．检查领导办公室和各办公室的备品并及时补充。
7. 负责火车、机票及酒店的预定。
8．公司财产登记核查工作及固定资产实物管理。
9．负责办公用品等的保管和发放以及内务工作。
10．各种会议筹备及接待工作。
11．领导临时交办的其它工作。
四、 行政文员（前台接待）
1. 接听客户咨询电话，应熟练地使用规范用语，热情、礼貌地接听电话咨询，科学、耐心、有针对性地回答客户的相关问题.
2. 接待客户来访，应主动、热情、礼貌周到,耐心解答客户有关各类问题,遇到疑难问题，应协调解决，保证客户的满意度。
3. 做好来客登记表的记录，要求能够完整反映客户的个人信息及相关要求，为后期客户跟踪及公司领导提供有利依据.
4. 培养与提高业务能力，善于观察，区分对待，灵活应变。
5. 仪容仪表整洁大方，待人接物有礼貌不卑不亢；前台接待代表公司对外窗口第一线，要时刻维护公司形象。
6. 领导临时交办的其他工作。
五、 网络IT人员
1。 统计IT设备及使用情况。
2．处理日常办公设备及使用软件问题.
3．对办公设备进行日常维护。
4．掌握各部门设备的使用情况。
5．对打印机、一体机的日常维护.
六、 驾驶员
1.做好车辆维修保养，及时车检，保证车辆使用正常。
2.接受领导业务派车,辅助部门代送资料、物品等。
3.按时完成车辆年检及各类行车手续的办理.
4.完成领导交办的其他工作。
全体行政办公室人员要求：
1、各种文件资料的保存要严格执行档案管理的各项规章制度，遵守保密制度和保密纪律，确保档案与文件的安全。
2、对领导交办的工作要确保回复，要求及时、准确。文件的处理要做到及时、准确、安全、保密,文件运转迅速，催办及时。
3、主动积极对待工作，绝不允许出现无人接听电话、无人接待来客来访、无人解答咨询等情况的发生。
第 3 页 共 3 页