行政后勤作业指导书.doc

第二部分 员工岗位说明书
一、行政后勤岗位
岗位名称
行政后勤
所属中心
综合部
岗位定员数
1人
岗位编号

薪酬等级
E级
直接上级
行政总监
直接下级
无
工作目标
和职能
1. 负责公司行政后勤保障管理基础性工作.
2. 协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。
主要工作
内容和职责
1. 把控公司的办公用品投入，通过以需申购、调配利用闲置用品、可再利用等措施节约后勤费用开支。
2. 公司固定资产和低值易耗品包括申购、发放、出入库登记、盘点等日常管理工作。并进行领用管控，做好办公用品领用登记，并把公司备用办公用品进行分类保管,易于查找领用,保障各部门工作正常运行。
3. 公司文件资料、合同的分类统计保管工作，档案查阅与借阅登记工作，以及重要档案的保密管理工作。确保档案资料分类明细易于查找，借阅登记完整。
4. 制定公司办公环境考核标准，按照公司文明办公管理规范要求,每周至少检查一次并对各部门卫生情况进行打分，对卫生工作做的差的部门责任人进行罚款.
5. 公司业务招待费用的统计工作，按时办理费用结算，并与签订协议的酒店建立了良好的合作关系，为公司业务招待、住宿提供了便利和保障。
6. 公司员工福利的统计与发放工作，包括生日礼金、电话卡的购买，并及时发放。
7. 各部门新装电话、宽带、套餐变更处理等工作.并负责电话、宽带费用的缴纳,保障公司各部门通讯设备正常运行。
8. 宿舍管理，对新进人员的宿舍安排及在住人员的宿舍合理调配。
岗位权力
工作职责内的工作范畴。
任职资格
学历要求
专科及以上学历；
工作经验
1年以上房地产企业工作经验，熟悉房地产行政事务;
专业背景
行政管理或其他相关专业；
综合素质
忠于公司、为人正直、善于沟通和决断、为人正派、办事公正。
英文水平
一般；
计算机水平
能熟练操作电脑及办公软件，例如word、excel等；
工作协作
关系
内部关系
公司各单位（部门）；
外部关系
相关企业；
工作环境
工作地点
办公室、外勤、现场;
工作时间
标准工作时间。
第三部分 工作作业指导书
一、每天工作
行政后勤
1、例行工作：每周至少检查一次并对各部门卫生情况进行打分，对卫生工作做的差的部门责任人进行罚款。
2、例行工作：办公费用的计划、办公用品的申购、管理和发放工作；如有需要，协助采购。
3、例行工作:员工生日福利、节日福利的统计、申请、发放、结算及报销。
4、例行工作：每月25日前统计公司员工电话费补助明细表及电话充值卡的购买和发放。
5、例行工作：公司各类文件和资料的归档、分类、整理、管理.
6、例行工作：固定资产及低值易耗品的管理。
7、例行工作：为员工办理离职交接手续,离职人员在办理离职时,应将所领用的办公用品(一次性消耗品除外)如数归还，有缺失的应照价赔偿.
8、例行工作：每月22日—24按时为公司缴纳座机及手机的费用,并随时办理相关通讯业务。
9、例行工作：公司公务招待（就餐、住宿）的安排以及招待费用的统计、结算及报销.
10、例行工作：公司内部餐厅食材及消耗品费用的审批、结算及报销。
11、例行工作：日常后勤服务,办公设施有损坏需维护，负责及时联系相关部门解决问题.
12、例行工作：负责公司员工宿舍设备设施及就宿人员的管理;
13、随机性工作:安排花卉公司对公司所有花卉、盆栽的维护、保养及更换。
14、随机性工作：领导安排的其他临时性工作.
二、工作作业指导
（一）办公用品的申购、入库及发放管理工作作业指导
适用职位：行政后勤
作业标准 ：
1、科学管理,合理购置及正确使用固定资产及办公用品。
2、办公物品出入库登记，盘存，帐物相符。
3、办公用品品种齐全、库存合理、开支适当。
4、控制采购成本，节约经费开支。
程序
1、办公用品的分类：
1.1、常用消耗品：签字笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、修正夜、固体胶、液体胶、笔记 本、透明胶带、双面胶、回形针、大头针、图钉、复写纸、标签、告示贴、便签纸、橡皮、长尾夹、单片夹、文件套、拉链袋等.
1.2、控制品：文件夹、档案盒、文件盒、文件架、三层文件盘、笔筒、剪刀、卷 笔刀、直尺、三角尺、压杆夹、打孔器、计算器、订书机、记号笔、美工刀、刀片、票夹、起钉机、印台（油）、打印纸等。
1。3、特批品：量具、印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等）,刻录盘、U盘、电脑消耗品(鼠标、墨盒、打印墨水碳粉、硒鼓、色带)、办公设备、办公家具等.
1.4、固定资产：桌椅、公文柜、电脑、饮水机、打印机、复印机等.
2、申购计划与审批流程：
2。1、办公用品申购计划在每月25~30日间，根据实际需要及库存量情况以及消耗水平,将所需办公用品的种类、规格、数量统计、汇总，并打印物品购买申请单计划签呈。（附件物品购买申请单）
2。2、申购计划经行政部门总监审核后，提交财务部总经理审批;部门申购计划经部门经理审核后,交行政部门总监核准，再提交财务部总经理审批；呈送公司总经理审批，获准后将申购计划单交由采购部实施采购。
2。3、临时急需的办公用品，由部门办公用品负责人提出申请，经部门总监确认,总经理批准后购置.
3、入库及保管流程：
3。1、办公用品采购到位后，由行政部后勤人员验收并办理入库手续。
3。2、所采购物品必须一一登记造册,如：名称、规格型号、数量、价格及用途等。
3.3、必须清楚地掌握办公用品库存情况,并经常整理与清洁，必要时要实行保全措施。
3.4、办公用品应定期盘点，盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因。
4、 发放与控制流程 ：
4。1、提出申购的部门可到综合部办公用品保管员处办理领用手续，在出库单/领用发放记录表上签字确认。
4。2、办公用品领用之后，使用人员应尽量节约,严禁浪费或假公济私。
4。3、对于计算器、订书机、水笔、胶水、电池等物品，采取以旧换新的惯例，禁止无限制发放领用。
5、办公用品的交接和收回
5.1、员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收.
5.2、移交人需逐项列出物品清单,综合部清点核对台账确保办公用品损耗程度,书面标明,移交接收回。
注意事项:
1、建立和登记办公用品台账。
2、定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。
3、办公用品应为办公所用,禁止私用或挪用。
4、办公用品应本着节约的原则,不得浪费.
5、盘点出现差异，核查原因并进行相应处理。
相关表格:
《物品采购申请单》
物品购买申请单
部门

申请人

日期

申请事由
日常办公用品
物 品
数量
单价（元)
合计（元）
备注
序号
名称/规格
单位
1

2

合计
综合部

财务部

总经理

《物品发放明细一览表》
物品发放明细一览表
日期
部门
姓名
品名
单位
数量
备注

《办公用品盘存表》
XX年X月份办公用品盘存表
序号
品名
账薄数量
实际数量
单位
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

盘点人: 监盘人： 日期：XX年X月X日
（二)行政环境卫生检查工作作业指导
适用职位 ：行政后勤
作业标准
1、工作检查内容100%符合公司管理规定;
2、每周至少1次公司全面工作检查。
程序
1、明确工作检查时间。公司工作检查每周1次不具体确定时间。
2、召集人员。一般为与工作检查工作联系较大部门（综合部门及各部负责人）在检查区域准时集合；
3、开始工作检查。按部门顺序进行;
4、工作检查人员指出不合规范的卫生环境问题，行政文员进行记录，相关责任部门进行及时整改；
5、综合部现场就存在的卫生环境问题与相关部门负责人进行现场沟通，可以即时解决的由部门负责人指挥安排处理；暂时无法解决的工作检查之后再协商解决；
6、工作检查完毕后，根据记录打印《卫生环境工作检查通报》；
7 、综合部总监审核《卫生环境工作检查通报》并确认;
8、行政后勤人员与相关部门负责人联系，就查出的问题解决时间和方法，并在通报上注明，签字确认；
9、综合部根据相应时间进行跟进检查；
10、检查发现未解决者，依据相关规定或制度对相关人员进行处罚,已按要求解决者，工作检查结束；
11、行政文员对《工作检查通报》进行整理归档。
注意事项：
1、综合部根据相应解决时间跟进检查;
2、《工作检查通报》上列出的问题，必须由相关部门负责人签字确认。
相关表格：
《公共区域卫生区域划分责任表》
《办公环境标准检查用表》

《公共区域卫生区域划分责任表》
公共区域卫生区域划分责任表
卫生区域
主要责任人
要 求
处罚
会所一楼大厅西侧（包括1楼-2楼楼梯）
周荣菊
1。走廊做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；地面无积水；
2.桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹,清洁、整齐,窗明几净；
3.无蜘蛛网、无杂物；
4。不准许随便存放垃圾，应及时把清理室内垃圾;
5。楼梯台阶、扶手、墙面、消防栓、消防管道、楼道门窗、楼道灯开关目视无烟头、果皮、纸屑、广告纸、蜘蛛网、积尘、污迹等 6。沙盘干净整洁，做到无灰尘、污垢及杂物，清洁时注意保证沙盘部件的安全。 7。谈判桌椅、博古架、门、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净；
一处不合格罚款2元.
会所一楼正门大厅
姜焕梅 许秀荣
一楼大厅东侧（包括1楼—2楼楼梯）
刘英
会所二楼（包括2楼-3楼楼梯）
喻平
会所三楼（包括3楼-4楼楼梯)
魏国英
厕所（包括1楼—2楼4个卫生间)
崔玉
1。厕所必须特别保持清洁，做到无异味、蹲位无污秽，及时清理纸篓；
2。水池桌面、地面无积水;
3.地面保持无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑;
外围
张水春 赵连玉 张金凤
1.及时清理会所外围地面、台阶、车场垃圾，保持无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；2.外围花卉、花草应及时浇水、养护和清洁，并保持喷泉水池的清洁。做到无污垢及杂物。
《办公环境标准检查用表》
办公环境标准检查用表
检查区域：驻马店开发区嘉富诚置业有限公司 检查时间：2014年 月 日
部门名称
考核内容　
考核1
考核2
考核3
考核4
考核5
分数
地面扫清拖净，无纸屑、果壳、碎末等废弃物，无积水，不留卫生死角.（发现一处不合格扣5分）共计20分
门、窗台表面擦拭干净，室内无蜘蛛网、烟头、残存塑料杯。（发现一处不合格扣5分）共计20分
办公室桌椅、文件柜、电脑、打印机、沙发、电话机等设施擦拭干净,无灰尘，无污迹。饮水机水槽无水垢。（发现一处不合格扣5分)共计20分
办公桌面、用品、办公文件、票据整齐整洁无乱放的杂物；谈判桌椅、沙发、展架资料物品摆放整齐、清洁发现一处不合格扣5分）共计20分
办公室内烟灰缸，垃圾篓需清理干净；盆栽内无杂物、盆底周边无污垢、落叶及杂物.（发现一处不合格扣5分）共计20分
采用百分制计算,100减去被扣分值得最终分数
财务部

开发部

综合部

电销大厅

营销经理

客服部

物业部

案场秘书室

企划部

一期工程部

二期工程部

市区售楼部

备注:办公区域参照办公环境标准检查用表进行处罚,分值低于60分的部门将给予当日值班人员每次50罚款；部门负责人每次100罚款!
本表2013年11月28日确定执行
（三）福利申请发放工作作业指导
适用职位 ：行政后勤
作业标准
1、根据集团公司薪酬管理制度《福利津贴项目及标准》发放。
2、入职六个月以内按50％发放，六个月以上100%发放。
3、员工领取福利时必须出示身份证件或工作证。
程序
1、节前15天导出当前在职员工名单；
2、制作员工福利品意向调查表;
3、合理选择员工意向福利品并制作申购签呈和员工福利发放明细表；
4、申购签呈和员工福利发放明细表经行政部门总监审核后，提交财务部总经理审批；再呈送公司总经理审批，获准后将申购签呈表交由采购部实施采购;
5、行政后勤根据员工福利发放明细表按规定时间及时发放；
6、员工领取福利时在福利发放明细表上签字确认;
7、申购签呈和福利发放表存档备案.
注意事项：
1、尽量选择贴近员工生活的物品.如：食用油、干货等.
2、尽量到大的批发商处购买要求开发票。
3、发放时不允许员工代签。
相关表格:
《福利津贴项目及标准》
《签呈表》
《福利发放明细表》
《福利津贴项目及标准》
福利津贴项目及标准
级别
防暑降温补贴
采暖补贴
生日礼品费
通讯补贴
司龄津贴
婚丧慰问金
生育慰问金
(元/月）
(元/月）
（元/月)
公司总经理
100
100
100
400
80
600
200
总监、总工
100
100
100
300
80
600
200
经理
100
100
100
100
80
600
200
普通员工
100
100
100
司机与外联100元,其他50元
80
600
200
发放时间
每年6/7/8月
每年11/12/1/2月
生日当天
每月月底
按月
当月
当月
发放形式
和当月工资一起发放，打到工资卡里
现金
话费充值卡
和当月工资一起发放
打到工资卡里
提供资料

身份证,100元发票

结婚证或者出生证明
发放对象和前提条件
已转正员工(入职必须满两个月）
司龄每增一年增加80元,最高5年
已转正员工（必须满足入职两个月）
《签呈表》
签 呈 表
□ 部 门： 综合部 XXX 年X月X日
□ 签 呈 人

会
签
部
门
分 管 领 导

人事行政

采 购

财 务

□ 总 经 理

1、主题：嘉富诚置业2014年XX福利购买的申请
2、说明:
①理由:根据集团公司薪酬管理制度福利标准规定,XX时间为员工发放XX福利。
②数据:
③分析：
④建议:尽快购买!
特此申请望领导批准！
《福利发放明细表》
嘉富诚置业2014年XX福利发放明细
部门
序号
姓名
入职时间
福利金额
领取人签字
总经办
1

2

财务部
3

4

5

6

7

8

9

开发部
10

11

综合部
12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

成本部
24

25

26

27

营销部
28

29

30

31

制表： 行政总监： 财务总监： 总经理：
(四）档案管理工作作业指导
适用职位 ：行政后勤
作业标准
1、档案无丢失、无损毁；
2、归档文件齐全、完整、有效、准确、系统。
程序
1、档案管理
1。1、档案的类别：公司章程、组织规定及办理细则、公司证照档案、行政档案、营销档案、工程档案、政府机关核准档案、不动产所有权及其它债权凭证、各部门规章等；
1.2、对处理完毕或批存的归档材料，有专（兼）职档案员集中管理；
1.3、对各部门报送审核通过进行档案移交.先办理移交手续，然后由经办人员在移交单上签名；
1.4、对移交的文档进行登记编号和编制目录；
1。5、将编制好的档案进行划分，存档;
1。6、档案保管人员随时擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。
1、档案借阅
1。1、经部门经理同意，员工可调用本部门档案；
1。2、调用公司档案,提出申请，填写《档案借阅单》经行政主管审批，综合办主任审核通过，行政文秘记录后予以调用；
1。3、调用档案，不得带离公司,公司档案被借出综合办时（或要求复印时），借阅人及时提出带出（或复印）申请,在档案登记表上登记,经综合办主任同意方可借阅；
1.4、凡属绝密、机密数据与本人工作无关不得查、借阅,因工作需要必须经部门经理批准,综合办主任审核同意方可查阅；
1.5、丢失数据者,应及时通知综合办负责人，以便采取相应的补救措施；
1.6、调用、借阅完毕后,对归还的档案进行检查，无误后归档并登记。
注意事项：
1、 各部门、各员工严格执行立卷归档制度，归档材料要妥善保存、及时归档编号；
2、 员工离职、调动时必须归还借阅档案，方可办理离职、调动手续；
3、 借阅的档案、合同,不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散。
相关表格:
《档案明细表》
《档案借阅登记表》
《XX档案明细表》
序号
文件编号
文件名
时间
存放地点
备注
1

2

3

4

5

6

《档案借阅登记表》
序号
日期
部门
借阅人签字
档案名称
用途
归还人签字
归还日期
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

（五)业务招待费用管理工作作业指导
适用职位 ：行政后勤
作业标准
1、礼貌周到；
2、勤俭节约；
2、严格控制招待费用支出。
程序
1、招待对象:
1。1、为了促进公司发展而进行的业务交往所需要的正常业务招待；
1。2 、公司经营销售过程中发生的业务招待；
1。3 、政府部门来视察、检查、指导、接洽工作等；
1.4 、有关业务单位的访问、参观、联系工作等；
1.5 、公司领导决定的其他事由.
2、招待标准（就餐):
2。1、餐费标准含菜、酒、烟、饮料、水果、饭等发生在用餐时的所有费用.陪客人员的餐费标准按照相应招待对象计算。
2.2、接待上级单位或政府有关部门领导及随行人员，中、晚餐100元/人以内；非领导人员来访，中、晚餐50元/人以内；
2。3、接待有关业务单位领导随行人员，中、晚餐50元/人以内；非领导人员来访,中、晚餐30元/人以内;
2.4、公司管理人员会议的聚餐，中、晚餐20元/人以内;
2。5、公司领导决定的其他事由，一般按中、晚餐50元/人以内执行；
3、招待标准（住宿）:
招待对象
住宿费限额(元/晚）
政府部门主要领导
300-500
上级单位高层管理人员
200—300
业务单位人员
100—200
因工作需要长期驻公司客户
公司客房或经理级宿舍
其他
报总经理审批决定
4、招待相关规定：
4.1、总经办按照公司规定负责对所有招待标准的掌握，未经批准或超出标准的招待费自行承担,公司不予报销；
4。2 、午餐招待原则上不引用酒类，确有需要时也应适量控制；
4。3 、陪餐人员人数一般控制在2—3人，应为接洽工作的部门负责人及具体办事人员，必要时由总经理、副总经理出面，但陪餐人数最多不超过3人；
4。4、一切招待费实行提前申请、审批的原则，执行招待任务前，除出差人员外，一律填写《招待费申请单》；
4。5、 接待人员凭招待费申请单办理借款和报销手续。
4、申请程序：
4。1、公司管理人员执行招待前,先填写《招待费申请单》,经行政总监签章审核,报总经理批准后方可招待.
4。2、若为差旅过程中的招待费用,则应在出差前先填写出差申请,做好差旅过程中的招待费预算，经总经理批准后方可招待。若特殊情况未预算到的招待费应电话逐级上报至总经理，经同意后方可招待，出差回来后两天内应补办书面申请手续.
5、报销程序：
5。1、招待费报账时由接待人员在招待任务完成之后凭借招待费用的正式发票、《招待费申请单》以及财务规定的报销凭证,经行政总监、财务总监审核，总经理审批后方可报销。
注意事项：
1、 招待审批手续要齐全；
2、 按规定控制餐费标准,不允许无故超标；
相关表格：
《招待用品领用审批单》
《招待费用审批单》
《招待费用签单条》
招待用品领用审批单
日期
部门
领用人
事由
品名
数量/单位
备注

行政总监审批: 总经理审批:
《招待费用审批单》
招待费用审批单

日期： 年 月 日

大酒店

申请部门

申请人

来客单位

来客部门
人 数

级 别

招待事由

经办人

陪客人数

就餐标准
元/人共 元
住宿标准
元/人 间 天
部门负责人

行政总监

总经理

第一联存档

----—-—---——-——--——-—----—-———-————-——---—--—---—-———---—缝----——-章-—---—-—————--——------—————-———-——————-----------—-—---—-——-——

招待费用签单条

大酒店

部 门

经办人

招待合计费用（大写） 元(后附酒店明细单）
总经理核准

行政总监

日 期

第二联酒店