浅谈办公室三大职能的创新问题.doc

浅谈办公室三大职能的创新问题
我们通常把办文、办会、办事称为办公室的三大职能。如何在坚持制度化、规范化的同时,大胆探索、积极创新上述三项职能,是一个看似简单却又说不完、道不尽的大问题。本文所谈的只是结合自身实际的一些粗浅看法，只是这个大问题的一个很小的侧面。
办文的创新
应有敢于否定的意识。既然要创新，就要抛开习惯性思维,敢于否定原来的做法。现行的电力企业公文标准以国务院颁发的《国家机关公文处理办法》为依准，对普通规范性公文给出了明确的格式和要求，但是系统各单位在实际执行过程中,根据各自的实际情况，形成了一定的办文特色和一些传统做法。但是当环境发生改变，却依然坚持照搬照套某些传统的办文方法，就显得不合时宜了。今年年初，根据上级公司要求，我们对发文环节进行了自查，对一些过时的做法予以革新.例如，在文件的抄送栏中去掉了“海门苏源公司、海门鼎力公司"的称谓(该称谓未能完全涵盖所有多经公司),将所有多经公司（含子公司）与主业职能部门、运行工区等统称为“单位”，统一归入主送单位一栏中，消除了部分多经子公司收到文件后是否应当执行的疑义，有效增强了文件的穿透力和执行力。
采用追究问题的方法。办文是一项程序性、规范性很强的工作,每一项否定都要审慎决策.在实际工作中,必须在确保严格符合办文标准的前提下，通过发现问题、分析问题、解决问题的方式进行创新。一次，公司一位新上任的领导想了解一下一份早期文件的办理情况.经查找，档案室里的办文单上只有原落实部门负责人的签字，没有落实情况的记录，而那位负责人一时间又联系不上，致使领导的要求无法在第一时间内完成,造成了工作上的被动。为避免类似问题的再次发生，我们采取了问题追究法，认真研究了现行办文单的格式和文件流转的有关规定,找到症结并拿出了解决办法。我们重新设计了办文单，增加了“承办情况”一栏，并要求牵头承办部门必须在该栏中注明主要做法和落实情况.对于需要较长时间办理而又必须在规定时间内流转、返回的文件,要求写明拟实施的计划,预计完成时间等等。实践证明,这项改进措施不仅使事后查阅提供方便，同时还强化了办公室对文件办理的督办、催办的监督职能，收到了良好的效果。
办会的创新
要纠正办会思路的偏差。会务组织也有所谓的“潜规则"，比如会议时间的安排要尽量的长，邀请对象的覆盖面要广、要全，会场的布置要豪华气派等,使得会议更像是一场热闹的聚会。种种此类现象的背后,主要还是办会思路的偏差。诚然，让每一位参会者舒心满意是会务组织的一项重要内容，但这绝不是会务组织的最高目标。办会必须要坚持“效率优先”的原则，重心放在会议议程的安排以及围绕会议高效、顺利进行所开展的服务方面。我们应当借鉴国内外现代企业会务组织的先进经验,不断提升自身认识，主动调整思路，在准确把握领导意图的前提下，坚持效率优先，追求高效、简洁、大方的会务风格，改掉舍本逐末的陋习，这对塑造良好企业形象，强化务实作风，减少资源浪费将具有十分积极和重要的意义。
要精细化办会流程。精细化管理的经验和做法，对大型会务活动组织服务工作有很好的借鉴作用.工作中，可以对照设计流水线的要求制定工作预案,按照管理规模化生产的要求进行统筹。编制预案时，通过“全过程预想法”来明确细节，以任务为导向进行推演，遵循由大到小、由简到繁的顺序“化整为零”.同时,充分考虑自然条件、人为因素、突发事件等可能影响活动进行的外部因素。最后以进程为主线进行整合，按照时间顺序和逻辑顺序“合零为整”,将分散的要素和环节衔接起来，形成周密的方案体系.会务组织结束后，还可以将会务组织人员再次召集，总结经验教训，形成会务案例，整理编制成具有组织自身特色的《会务指南和操作规范》。
办事的创新
在坚持原则的前提下，以实践作为标准，实现最佳效果，这是办事创新的核心。办公室作为一个综合管理职能部门，承担着大量的管理工作，要实现最佳效果，就必须在办事过程中坚持科学合理运用现代管理学的方法.
拿办公室一项重要工作——调研来说，就可以按照“计划、组织、领导、控制”的管理学步骤来执行.我们前一阶段开展的“如何提高公司执行力”的调研活动就与以往的调研有了很大的区别。事前，我们认真分析了各部门执行力现状，制定了调研工作的总体目标,并细分成九项子目标,还特别增加了“探索如何提高部门执行力”的子项。此外，我们对每一项目标的实现都细致制定了实施方案和量化了的调研效果评价标准，并在此基础上形成了调研工作的总体规划方案；调研方法上，召开座谈会仍然是重要手段，但不再是唯一途径。我们按照部门领导、班组长、普通员工三个层面，有针对性的设计了《执行力调查表》，并根据调查表中反映的普遍性问题与部分员工进行了个别访谈。同时，在部分有代表性的部门，就如何有效减少执行力在部门中的衰减进行了探索和试验，如我们探究了部门例会制实行与否的区别，文件宣贯方法的不同对员工的影响，看板管理在部门沟通中发挥的作用等等。调研结束后，最终形成的调研报告中不仅有各部门执行力建设方面详尽、准确的一手资料，还包含了执行力到位部门的典型经验和做法、少数部门执行力弱的原因分析以及初步诊断方案、公司整体执行力概况分析和对策,这些都为领导有效决策提供了依据，同时也印证了在办事过程中大胆运用科学合理的方法,能够将好事办得更好。
最后需要指出的是,创新也有真假之分。真创新是一种讲科学、受规范的稳妥行为,而一些随心所欲、投机取巧的做法则属于违规操作,则不在创新之列。