工程项目会议管理制度.doc

工程项目会议管理制度
（一）基本原则
1、坚持以多种会议形式贯彻和落实公司各种规章制度及有关决定，及时研究和解决工程建设管理中存在的问题，多方交流信息，加快信息反馈的速度，不断完善和改进管理工作。
2、所召开的会议本着既要解决问题，又要缩短时间的原则。尽量精简会议频率，可开可不开的会，坚决不开；可在基层现场解决的问题，不在会上研究;属于部门职责范围内的事情,不开全体会议。必须召开的会议,应于会前通报议题，事先准备好供会议讨论的重要事项或文件材料。凡涉及对外或需向上级请示的，一定要在会前做好协调和请示等准备工作.要使各种会议开得有内容、有决议、有效果。
3、各次会议要明确主办部门，同时明确召集人和会议筹备人员,准备好与会人员签到表。凡属部门专业性质的业务会议,原则上各个业务部门自行组织召集会议，办公室协办。
4、凡涉及到公司会议，或者两个部门以上参加的会议，以及要求上级领导参加的会议，均需事前报办公室备案并取得协调安排后,始得召开。
5、凡会议需要费用开支的，主办部门必须提前做好会务方案，专门编制预算，经办公室、财务部门审核并报公司领导批准后，由办公室统筹安排。
6、会议决定的事项由办公室或会议主办部门根据会议纪要逐项负责落实、督办，应将执行情况及时向公司领导汇报.
7、对会议决定的事项，各部门要坚决执行、抓紧办理。在执行过程中如存在问题,应及时反馈。对各自职责范围内的问题,要积极协调解决；对涉及其他部门经协商仍解决不了的，要如实向公司分管领导反映并提取建议,由公司领导协调解决。
（二)会议形式
工程建设管理会议按召开类别主要可分为公司员工大会、公司周办公例会、部门内部工作会、工地现场会、技术专题研讨会、工程重大问题专题会(质量、安全、进度）、监理协调会、工地会议等形式.
工程建设管理会议召开时间可分为定期会议和临时会议两种。定期会议要有固定的议题、时间、参加人员和会议地点。临时会议一般是指由针对性解决专项问题的专题会议。
(三)、会议的组织与落实
1、员工大会
公司员工大会是临时会议，主要任务是传达公司董事会和公司领导层对建设项目管理的要求,本项目总体工作计划安排和发展目标,公司最新决策、决议,以及公司下一步重要工作事项布置等。员工大会一般每季度或半年召开一次，由总经理主持，公司全体员工参加。
会议由办公室负责筹办和召集，并拟定会议议程报公司经理审定。办公室负责会议记录并在会后3天内整理出会议纪要，由总经理签发并送公司各部门.
2、公司周办公例会
周办公例会，一般在每周初或末召开，会议由总经理或委托副总经理主持，公司各部门副职以上人员参加,办公室负责会议召集并做好会议记录，会后，需督促各部门积极完成公司布置的各项工作.
会议的主要议题是:
（1）检查落实上周公司主要工作完成情况;
（2）各部门提出本周工作重点;
（3）对各部门之间的工作协调以及重要问题的讨论研究;
（4）其他需要在工作会议上讨论决定的事项。
3、部门（项目工作站）内部工作会议
部门(项目工作站）内部工作会议可根据各部门的工作需要定期或不定期召开，由各部门（项目工作站)负责人主持,主要是传达公司领导的相关指示和对本部门(项目工作站）的工作要求,讨论和解决本部门（项目工作站）工作中存在的问题等。会议需做好会议记录，以备查核。
4、工地现场会议
工地现场会议是针对施工现场质量、进度、安全等问题的协调和讨论设计变更、技术问题等方面的临时性会议，一般由监理代表拟订会议议题，书面向公司相关部门(项目工作站）提出申请,也可由公司有关部门（项目工作站)提出。公司相关部门（项目工作站）根据具体事项，约定时间、地点，提前24小时书面通知承包人、监理代表处和公司有关部门人员参加，必要时邀请公司领导和其他有关人员参加.
工地现场会议由公司分管领导、主办部门（项目工作站）负责人或授权人主持，监理代表处负责召集， 并负责会议记录和整理会议纪要，经会议主办部门(项目工作站）审查后，由公司分管领导(或授权项目工作站负者人）签发,在会后3天内发布。
5、技术专题研讨会议
技术专题研讨会议就是工程建设中重大技术问题和重要施工方案讨论而召开的临时会议，由公司有关业务部门书面提出申请(包括会议议题、时间、地点、参加人员、拟邀请专家名单、会议费用预算等），经总工程师审查后报总经理批准后召开。
会议由总工程师主持，办公室负责筹办及会务工作,相关业务部门有关人员参加会议。技术质量部负责会议记录和整理会议纪要，报总工程师审定后，由总经理签发.会后5天内发布。
6、工程重大问题专题会议
工程重大问题专题会议是指工程建设中，为加强施工质量、安全、进度管理，开展劳动竞赛活动等专门召开的大型动员、总结会议。由总经理主持，各监理代表处、各承包人及有关建设协作单位代表、公司各部门主管以上人员参加。必要时请董事长及上级主管部门领导参加。
办公室负责会议筹办和召集工作,提前3天预订和布置会场,拟订会议议程报总经理审定,发出书面会议通知。会议开支预算由办公室专题签报批准。办公室负责会议记录和整理会议纪要,会后7天内发布.
7、监理协调会
监理协调会是项目工作站与监理代表处针对工程施工管理问题进行交流的会议，由项目工作站负责主持，每月下旬在各监理代表处分别定期召开.要求监理代表处总监、驻地高监及专业监理工程师参加,工程管理部门负责人及有关主管参加，公司领导酌情参加。
主要议程:
（1)各合同段驻地高监汇报各自职责范围内的工作情况和存在问题，提出有关工作方面的建议和意见;
（2）总监总结本月监理代表处工作,对公司管理工作提出建议和改进意见；
(3）项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处辖区内的监理工作提出建议和改进意见,并交流工作体会；
（4）项目工作站及公司各工程管理有关部门负责人对监理代表处提出的问题和意见进行答复。
8、工地会议
工地会议分第一次工地会议和常规工地会议（一下简称工地例会）,由监理代表处组织召开.
第一次工地会议是在各合同段正式开工前必须召开的会议，会议由监理代表处总监主持,参加人员包括公司领导、公司各工程相关管理部门负责人、质量监督站代表、设计代表、监理代表处专业工程师、相关驻地监理办驻地高监和驻地监理工程师及合同段承包人授权代表、合同段项目经理、技术负责人及当地政府代表等。会议主要议程如下：
(1）介绍各方人员及组织机构（包括地址及通讯）
①公司应向监理工程师授权，并声明自己仍保留哪些权利;宣布公司职能机构、主要人员及职责范围。监理工程师将授权书、监理组织机构框图、职责范围及全体监理工程师名单提交承包人.
②承包人应书面提交工地代表(项目经理)授权书、主要人员名单、项目经理部职能机构框图、职责范围及有关人员的资料材料，以取得监理工程师的批准；监理工程师应在本次会议中进行审查并口头予以批准(或有保留的批准），会后正式予以书面确认。
(2）宣布承包人的施工进度计划
在第一次工地会议上，监理工程师应就施工进度计划作出如下说明:
①施工进度计划可于何日批准或哪些分项已获得批准；
②根据批准或将要批准的施工进度计划，承包人何时可以开始哪些工程施工准备，有无其他条件限制;
③有哪些重要或复杂的分项工程还应单独编制进度计划提交批准。
（3）检查承包人的施工准备
承包人应就施工准备情况按如下主要内容提出陈述报告，监理工程师应逐项予以澄清、检查和评述。
①主要施工管理人员和施工人员（含项目经理、技术负责人、部门负责人、主要技术人员及主要机械操作人员）是否进场或将何日进场，并应提交进场人员计划及名单;
②用于工程的进场材料、机械、仪器和设备是否进场或将于何日进场，是否将会影响施工,并应提交进场计划及进场清单；
③用于工程的本地材料来源是否落实，并应提交料源分布图、供料计划清单及向甲方提供的供材计划；
④施工进度及临时工程的进展，并应提交驻地及临时工程建设计划和布置图;
⑤工地试验室、流动试验室及其设备是否安装就绪或将于何日安装就绪,并应提交试验室布置图、流动试验室分布图及仪器设备清单；
⑥施工测量的基础资料是否已经落实并经过复核，施工测量是否进行或将于何日完成,并提应交施工测量计划及有关资料;
⑦其他与开工条件有关的内容及事项。
（4）检查业主负责的开工条件
公司应就工程占地、拆迁以及其他与开工条件有关的问题进行说明；监理工程师应根据批准或将批准的施工进度计划安排，对上述事项提出建议及要求。
（5)明确施工监理例会程序
在第一次工地会议上,监理工程师应沟通与承包人的联系渠道,明确工作例行程序,提出有关表格及说明：
①计量控制的主要程序、表格及说明；
②计划进度控制的主要程序、图表及说明；
③计量支付的主要程序、证书、报表及说明;
④延期与索赔的主要程序、报表及说明；
⑤工程变更的主要程序、图表及说明;
⑥工程质量事故及安全事故的报告程序、表格及说明;
⑦函件的往来传递交接程序、格式及说明；
⑧确定工地例会的时间、地点及程序.
（6）检查讨论与开工条件有关的其它事项。
第一次工地会议由监理代表处负责会议记录和整理会议纪要，由总监签发,在会后3天分别送各有关单位。
工地例会时根据“FIDIC"条款和合同管理要求，在建设施工中各参建方进行协调的定期会议。它应在工程开工后的整个施工活动期内定期举行，每一个月召开一次，每次半天或一天,其具体时间间隔可根据施工中存在问题的缓急程度由监理工程师决定，工地例会由监理代表处或驻地监理办组织召开,参加人员为项目工作站、公司工程管理相关部门、监理工程师及承包人的相关人员,每月月底召开。承办人项目经理部各工程管理有关部门负责人也必须参加会议.各承包人应在会议召开前48小时提交书面汇报材料（统一格式）.在工地例会中如出现延期、索赔及工程事故等重大问题,可另行召开专门会议协调处理。
工地例会应按既定的例行议程进行，一般应由承包人逐项进行陈述并提出问题和建议措施;监理工程师应逐项组织讨论并作出决定或决议的意向。工地例会一般包括主要议程如下：
（1）落实和确定上次工地例会所决定事项的完成情况，征询意见并在本次会议进一步落实未完成事项；
(2）承包人汇报上月工程计划完成情况和质量、安全状况，以及施工中存在的问题和原因分析。根据合同规定向监理和公司提出工程实施中急需解决的问题和要求,并对下月的工程计划作出安排;
（3）审查工程进度：主要是关键线路上的施工进展情况及影响施工进度的因素和对策；
(4)审查现场情况：主要是现场机械、材料、劳力的数额以及对进度和质量的适应情况并提出解决措施；
(5)审查工程质量:主要应针对工程缺陷和质量事故，就执行控制标准、施工工艺、检查验收等方面提出问题及解决措施；
(6）审查财务事项：主要是期中支付、价格调整、额外的临时金额等发生或将发生的问题及初步处理意见或意向；
（7)审查安全事项：主要是对发生的安全事故或隐藏的不安全因素以及对交通和民众的干扰提出问题及解决措施；
（8)讨论施工环境:主要是承包人无力防范的外部施工干扰或不可预见的施工障碍等方面的问题的提出及解决措施；
（9）监理工程师或承包人提出的其他事项；
（10）总监或驻地高监根据施工现场实际情况提出总体协调意见，并明确下一步施工管理实施具体目标.
（11)项目工作站和公司各工程管理有关部门负责人对承包人和监理代表处提出的意见进行答复。
工地例会由监理代表处负责会议记录和整理会议纪要，由总监签发，在会后3天分别送各有关单位。